Административная служба гостиницы

Содержание

Введение                                                                                                    2                                                  

1. Характеристика административной службы гостиницы                   3
2. Состав и функции административной службы гостиницы               4

Заключение                                                                                              13

Список литературы                                                                                14

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Организационная структура гостиницы — это состав функциональных подразделений, служб и аппарата управления. Она определяется  назначением  гостиницы, ее местоположением и спецификой гостей.

Организационная структура гостиницы обусловлена полномочиями и обязанностями, возложенными на каждого ее работника.

Административная служба – это подразделение гостиницы, отвечающее за организацию управления всеми службами гостиничного комплекса, решение финансовых вопросов, вопросов кадрового обеспечения.

Цель данного реферата поближе рассмотреть работу административной службы гостиниц, понять субординацию персонала, рассмотреть состав и функции административной службы гостиницы.

Задачи реферата:

- охарактеризовать административную службу;

- выявить состав административной службы;

- изучить функции административной службы.

 

 

 

 

 

 

 

1. Характеристика административной службы гостиницы

Административная служба - подразделение гостиницы, отвечающее за организацию управления всеми службами гостиничного комплекса, решение финансовых вопросов, вопросов кадрового обеспечения и прочее. К ее функциям относятся: организация управления всеми службами гостиничного комплекса, решение финансовых вопросов, управление персоналом, контроль за соблюдением норм и правил по охране труда, технике безопасности, противопожарной и экологической безопасности. В ее состав входят: секретариат, финансовая служба, кадровая служба, эколог, инспекторы по противопожарной безопасности и технике безопасности.

Административная служба отвечает за организацию управления всеми службами гостиничного комплекса, решает финансовые вопросы, вопросы кадрового обеспечения, занимается созданием и поддержанием необходимых условий труда для персонала гостиницы, контролирует соблюдение установленных норм и правил по охране труда, технике безопасности, противопожарной и экологической безопасности.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Состав и функции административной службы гостиницы

В состав службы входят секретариат, финансовая служба, кадровая служба, эколог, инспекторы по противопожарной безопасности и технике безопасности.

Административно-управленческая служба в гостиницах обеспечивает организацию  управления всеми структурными звеньями гостиничного комплекса, принимает  общие решения для его функционирования – решение проблемы финансового  и кадрового обеспечения, модернизации предприятия, корпоративных отношений, определение направлений деятельности и др. Управление гостиничным предприятием осуществляет группа руководителей, которые наделены различными полномочиями. Высокими полномочиями наделен руководитель предприятия, он координирует работу менеджеров отдельных направлений, которые в свою очередь координируют работу менеджеров отдельных служб (отделов), менеджеры служб контролируют производственный процесс неуправленческих кадров – обслуживающего персонала. Таким образом, в иерархической пирамиде управления от высшего уровня до низшего количество управленческого персонала увеличивается, одновременно уменьшаются и полномочия по управлению и растут исполнительские функции. Высший уровень управления предприятием представлен его владельцем и генеральным директором, принимающих решения общего стратегического характера. Владельцем гостиницы может быть частное лицо или корпорация. В гостиницах – акционерных обществах, генеральный директор избирается общим собранием акционеров. Владелец отеля или генеральный директор осуществляет:

- управление всей хозяйственной деятельностью гостиничного предприятия;

- несет ответственность за утверждение бюджета гостиницы;

- определяет стратегические направления деятельности, которые предусматривают ориентацию на определенный сегмент туристического рынка;

- внедряет и придерживается единой политики организации труда и других функций, в частности эксплуатации, сбыта, соблюдение норм и правил по охране труда, повышение квалификации кадров, соблюдение стандартов качества и др.;

- периодически осуществляет проверку и оценку технического состояния гостиничного предприятия;

- пользуется всеми видами банковских услуг, в том числе кредитами, открывает и распоряжается счетами, подписывает чеки на получение наличных и проч.;

- имеет право иска и ответа на суде, а также представляет отель во всех административных учреждениях;

- подписывает соглашения, обязательства, доверенности;

- принимает решение о системе тарифов, расчетов с клиентами.

В крупных гостиничных  предприятиях, характеризующихся сложным  технологическим процессом, возникает  необходимость постоянного контроля со стороны администрации, поэтому  выделяется должность исполнительного  директора, который осуществляет управление в отсутствие владельца или генерального директора. В гостиничных комплексах, прежде всего значительной долей  иностранного капитала, управление может  осуществляться через исполнительный комитет. В исполнительный комитет  входят руководители основных функциональных подразделений – службы приема и  размещения, коммерческой, обслуживание номеров и других, которые решают общие задачи, согласно их функционального  профиля. В структуре управления крупных гостиниц может выделяться 5-6 заместителей генерального директора – директор по размещению, директор по маркетингу, директор ресторана, финансовый и технический директор. Эти руководители представляют средний уровень управления и обеспечивают реализацию политики отеля разработанной высшими руководителями, отвечающими за выполнение задач в функциональных подразделениях, заместители директора в гостиницах наделены значительными полномочиями, имеют широкий круг обязанностей, кроме общих технологических задач решают проблемы обслуживания и удовлетворения потребностей гостей. Директор по размещению координирует работу менеджеров службы бронирования, приема и размещения, обслуживания номеров, менеджера по обслуживанию. Он обеспечивает:

- Необходимый уровень  обслуживания и содержания помещений  по категории отеля; 

- Принимает необходимые  меры по максимальному увеличению  доходов от использования номеров; 

- Осуществляет контроль  за расходами на производственные  нужды подчиненных служб; 

- Обеспечивает соответствие  согласно стандартам внешнего  вида и требований личной гигиены  всего обслуживающего персонала; 

- Осуществляет регулярную  проверку состояния номеров отеля,  коридоров, холлов и других  помещений, используемых гостями,  с целью соблюдения надлежащего  состояния согласно производственных  требований;

- Ежеквартальную инвентаризацию  и составляет заказ на необходимые  в использовании ресурсы; 

- Реагирует на жалобы  гостей относительно функционирования  подчиненных служб, принимает  меры по локализации конфликтных  ситуаций с гостями и среди  персонала; 

- Ответственность за внедрение  и программу повышения квалификации  в контролируемых службах; 

- Осуществляет управление  дежурными дневной и ночной  смены, ежедневно анализирует  их отчетную документацию. Технический  директор обеспечивает контроль  работы инженерно-технической службы. Главная функция связана с  корректировкой мер обеспечения  эксплуатации здания и оборудования  в соответствии с установленными  стандартами. Финансовый директор  контролирует работу финансовой  и коммерческой службы отеля.  Функции управления финансового  директора связанные с: - Разработкой  финансовой стратегии гостиничного  предприятия на длительный период  – важной составляющей общей  стратегии экономического развития  предприятия; 

- Созданием организационных  структур, обеспечивающих принятие  и реализацию управленческих  решений в различных направлениях  финансовой деятельности гостиничного  предприятия; 

- Осуществлением анализа  различных аспектов финансовой  деятельности гостиницы с углубленным  анализом отдельных финансовых  операций и финансовых результатов  деятельности филиалов и обособленных  подразделений гостиницы, обобщению  результатов деятельности фирмы  в целом и в разрезе отдельных  направлений; 

-Обеспечение планирования  финансовой и коммерческой деятельности  фирмы по основным направлениям  деятельности различными структурными  подразделениями;

- Осуществлением эффективного  контроля за реализацией принятых  управленческих решений. Директор  по маркетингу осуществляет управление  отделом конгрессного обслуживания, отдела рекламы. 

Его основные функции связаны  с:

- Анализом состояния рынка  гостиничных услуг; 

- Поиском возможностей  выхода на новые рынки, поиск  и отработка каналов продвижения  гостиничных услуг; 

- Оценка потенциала основных  рыночных сегментов; 

- Исследование потребительского  спроса с целью выявления наиболее  перспективных гостиничных услуг;

- Получение, обработка  и систематизация информации  о клиентах отеля;

- Формирование базы данных  о клиентах согласно демографических  данных, характеристик социального  положения, географического признака;

- Анализ деятельности  отеля и его основных конкурентов  по уровню среднегодовой, сезонного  заполнения, средних цен, качества  услуг; 

- Работа по созданию  и поддержке электронного сайта,  электронной рекламы и средств  бронирования;

- Планирование маркетинговой  деятельности, составление рекламных  программ.

Эта служба отвечает за организацию  управления всеми службами гостиничного комплекса, решает финансовые вопросы, вопросы кадрового обеспечения, занимается созданием и поддержанием необходимых условий труда для  персонала гостиницы, контролирует соблюдение установленных норм и  правил по охране труда, технике безопасности, противопожарной и экологической  безопасности.

Отдел кадров имеется не в каждом отделе. В небольших гостиницах в нем нет необходимости, достаточно специалиста (менеджера) по работе с  персоналом. Важно, чтобы эта служба приносила пользу в отборе и найме  рабочей силы для отеля. Эффективность  работы кадровых служб зависит от взаимодействия с другими менеджерами всех уровней управления гостиницей. Качество таких взаимоотношений определяется тем, насколько четко установлены объемы прав и обязанностей менеджеров по кадрам.

Управление персоналом на гостиничных предприятиях включает в себя планирование, поиск персонала  и прием на работу, развитие и  обеспечение персонала, управление им - от оформления на работу до окончания  отношений, вытекающих из трудового  договора. Отдел кадров оказывает  содействие руководящим работникам гостиничного предприятия при решении  этих задач.

Кадровая служба является функционально-вспомогательным подразделением гостиницы, т.к. ее сотрудники косвенно участвуют в создании гостиничной  услуги. Как правило, работники отдела кадров выступают в качестве экспертных советников линейных руководителей  при решении вопросов о приеме на работу и увольнении, назначении на новую должность, направлении  на профессиональное обучение, повышение  заработной платы и т.п.

По мере ослабления централизованной системы управления стали появляться принципиально новые задачи, связанные  с управлением персонала. Решение  этих задач требует совершенно иных навыков и умений, чем те, которые  были достаточны в недалеком прошлом  для ведения документации, составления  отчетов, организация культурно-массовых мероприятий и хранения трудовых книжек. Именно по этой причине сегодня  многие работники кадровых служб, перешедшие из ранее функционировавших отделов  кадров, не могут предложить руководству  гостиницы пути эффективного решения  проблем, связанных с управлением  персонала. Поэтому и появилась  новая профессия "персонал-менеджер", т.е. управляющий персоналом. Управляющие  персоналом - это самостоятельная  группа профессиональных менеджеров, главная цель которых - повышение  производственной, творческой отдачи и активности персонала, разработка и реализация программы развития кадров гостиницы.