Административный менеджмент и его элементы

Одним из направлений использования принципов, средств и методов ФСА является планирование бюджета, основанное на функциях. Планирование бюджета использует ФСА - модель для определения объема работ и потребности в ресурсах. Можно выделить два пути использования:

1.Выбор приоритетных направлений деятельности, увязанных со стратегическими целями;

2. Разработка реалистичного бюджета.

ФСА - информация позволяет принимать осознанные и целенаправленные решения о распределении ресурсов, опирающиеся на понимание взаимосвязей функций и стоимостных объектов, стоимостных факторов и объема работ.

2.2. Основные принципы  контроля и анализа доходной  и расходной частей бюджета.

Контроль за доходной частью бюджета должен осуществляться на основе анализа составленного плана маркетинга предприятия.

Анализ плана маркетинга представляет собой сравнение реального развития событий в сбытовой деятельности предприятия с запланированными или ожидаемыми показателями в течение определенного периода времени. Если результаты этой деятельности неудовлетворительные, в план вводятся соответствующие корректировки. Планы могут пересматриваться в результате воздействия неконтролируемых факторов (наступление форс-мажорных обстоятельств и т. п.).

Предлагаются следующие методы анализа планов маркетинга: анализ маркетинговых затрат, анализ реализации продукции, маркетинговая ревизия.[486]

Анализ маркетинговых затрат позволяет оценить стоимостную эффективность различных факторов (различные ассортиментные группы выпускаемой предприятием продукции, методы реализации продукции, сбытовые территории, участники каналов сбыта, рекламные средства и т. д.).

Анализ реализации продукции предприятия представляет собой детальное изучение данных о сбыте с целью оценки пригодности маркетинговой стратегии.

Маркетинговая ревизия определяется как систематизированная критическая и объективная оценка и обзор основных снабженческо-сбытовых целей и политики предприятия. Цель маркетинговой ревизии - сформировать базу для будущего планирования снабженческо-сбытовой деятельности предприятия.

 

Контроль за соблюдением расходной части комплексного бюджета является важной задачей, от решения которой во многом зависит эффективность финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

Для обеспечения качественного решения этой задачи необходимо установить четкий порядок управленческих процедур, который позволит обеспечить:

1.Оперативное проведение анализа фактических отклонений от плановых значений (сумм) сводного бюджета (в т. ч. анализ по отклонениям функциональных бюджетов);

2. Разработку мероприятий по ликвидации непроизводственных затрат и удорожающих факторов, выявленных в ходе анализа;

3. Оформление и представление руководству предприятия аналитических материалов по исполнению сводного и функциональных бюджетов, для оперативной коррекции этих бюджетов и, соответственно, бюджетов структурных подразделений.

Важнейшей частью системы контроля затрат является оценка деятельности отдельных подразделений, отдельных управляющих и организации в целом. Менеджеры производственных участков также, как и руководители, ответственные за оказание услуг и продажу товаров, постоянно сравнивают — что произошло (фактические затраты) с тем, что должно было произойти (планируемые или нормативные затраты). Разница между фактическими затратами и нормативными или бюджетными (плановыми) называется отклонением. Процесс определения величины отклонений и выявления причин их образования называется анализом отклонений.

Для целей контроля прежде, чем анализировать отклонения от бюджетных данных, сами бюджетные данные должны быть скорректированы на соответствующий фактический выпуск. Для этих целей используется гибкий бюджет, также часто называемый переменный бюджет, который обеспечивает прогнозные данные для разных уровней выпуска в диапазоне релевантности (пределах обычных уровней деятельности). С помощью гибкого бюджета четко обозначается связь между статичным бюджетом и фактическими результатами.[487]

Формула гибкого бюджета = (переменные затраты на единицу х количество произведенных единиц) + бюджетные постоянные затраты.

Используя формулу гибкого бюджета, мы можем получить бюджет для любого уровня выпуска.

Гибкий бюджет можно использовать как в предплановом, так и в послеплановом периоде. При планировании, проигрывая и анализируя различные варианты, он помогает выбрать оптимальный объем продаж или производства, при анализе в послеплановом периоде — оценить фактические результаты.

На практике часто разрабатывается серия бюджетов доходов и расходов для дискретных уровней активности (разумеется, в данном релевантном уровне). Иногда, напротив, принятый бюджет пересматривается в конце учетного периода, когда уровень деловой активности низок.

 

2.3. Документы необходимые  для административного управления персоналом организации.

Положение о системе оплаты руководителей, специалистов и служащих.

Положение о системе оплаты работников рабочих профессий

 

Положение о системе премирования;

Положение о тарифах (окладах);

Положение о надбавках к тарифам (окладам);

Положение о системе стимулирующих доплат;

Таблица признаков (характеристик) комплексной оценки качества труда;

Типовой оценочный лист (оценка качества труда);

Инструкция линейному руководителю по управлению персоналом.

Приложения к инструкции:

Инструкция линейному руководителю по проведению периодической оценки качества труда;

Инструкция линейному руководителю по ведению табеля учета труда руководителей, специалистов и служащих;

Инструкция линейному руководителю по ведению табеля учета труда работников рабочих профессий;

Инструкция линейному руководителю по применению наряд-заданий для рабочих сдельщиков;

Правила внутреннего трудового распорядка. Права, обязанность и ответственность администрации и работников;

Инструкция экономисту по труду;

Инструкция главному бухгалтеру.

 

Глава 3. Административная система и эффективность управления от ее использования.

3.1. Технические условия  внедрения Современной административной системы управления

На предприятии должен быть решен вопрос с бизнесом: должно быть известно, какой вид продукции или услуг, потенциально пользующихся спросом, оно предлагает или может предложить потребителю.

Продукция должна быть рентабельной, хотя бы теоретически. При этом не имеют значения фактическая себестоимость и рентабельность продукции, а также существующий уровень заработной платы. При расчетах плановой себестоимости продукции /услуг/ с учетом устоявшихся отпускных цен, определяемых рыночной конъюнктурой, расчетная рентабельность продукции должна быть не ниже 10 - 20 %, а расчетный размер заработной платы не ниже стоимости рабочей силы, т. е. не ниже существующего уровня з/п на соседних предприятиях.

Заработная плата должна выплачиваться всему персоналу регулярно. Ее фактические задержки не должны исключать теоретической возможности ее выплаты. [488]

Руководство должно принять следующую идеологию: получать экономический эффект не за счет экономии средств на выплату з/п работникам, но за счет ликвидации непроизводительных затрат рабочего времени, за счет производительного использования оборудования и площадей, за счет снижения брака и т. п.

Предприятие должно обладать оборотными средствами или возможностью их пополнить до необходимого (рабочего) уровня. При наличии одних долгов вместо оборотных средств результата не получить.

 

На предприятии должен быть решен вопрос собственности. Трудовой коллектив ни в коем случае не должен обладать контрольным пакетом акций. Должны быть правильно урегулированы отношения между собственником и руководителем предприятия. Если эти отношения не урегулированы должным образом, то руководитель предприятия не будет работать с полной самоотдачей. Он невольно будет тормозить развитие предприятия.

 

3.2. Административная система и бережливое производство

Бережливое производство (lean production) - прорывный подход к менеджменту и управлению качеством, обеспечивающий долговременную конкурентоспособность компаний без существенных капиталовложений.

Для отечественных предприятий сегодня в условиях дефицита инвестиций и ужесточения международной конкуренции (особенно в преддверии вступления России в ВТО) система бережливого производства крайне актуальна, так как ее использование может существенно повысить конкурентоспособность производимых товаров и услуг без дорогостоящей модернизации оборудования.

Об этом говорят все последователи lean production (бережливого производства) на Западе и в Азии, утверждая, что, например, в таких отраслях, как металлургия или машиностроение, при использовании lean production чаще всего не нужно закупать оборудование, менять материалы и технологии, не нужно даже ничего компьютеризировать. В известном смысле ничего, кроме менеджмента, здесь не требуется.

Идея бережливого производства (lean production) - выявить и исключить из процесса производства все лишние материальные ресурсы, действия и операции, которые прямо не участвуют в создании новой потребительской стоимости, а значит, только вредят компаниям, увеличивая себестоимость их продукции.

Для решения этой задачи менеджмента необходимо, прежде всего, полностью систематизировав управление, ликвидировать хаос в организациях. Это значит, решить все организационные проблемы - четко до деталей отладить весь процесс производства и решить проблему мотивации персонала на каждом рабочем месте. Эта непростая задача может быть решена только в рамках системы административного управления, которая обладает, как говорилось выше, уникальным свойством – она существенно упрощает процесс управления и многократно повышает эффективность организаций, направляя всю энергию организаций на решение поставленной задачи.

 

3.3. Административная система и ERP-системы

Сегодня популярны автоматизированные системы управления предприятием - ERP-системы (Axapta, R3, Oracle и др.). Но, возможно ли автоматизировать работу предприятия с пользой для дела в обход внедрения современной административной системы управления? Ответим на этот вопрос.

Если на предприятии нет четкой и прозрачной организационной системы управления, уровень дисциплины и исполнительности персонала низкий, то есть система административного управления неэффективна или вообще отсутствует, то автоматизация ровным счетом ничего не даст, кроме серьезной «головной боли», связанной с ее внедрением. Как говорится, если автоматизировать хаос, получится автоматизированный хаос.

Как происходит внедрение ERP-систем.

 

IT компании, предлагающие  российским предприятиям ERP-системы, перед их внедрением вынуждены  заниматься не своим делом  – пытаться описывать работу  предприятий путем создания систем  административного управления, которые  на отечественных предприятиях  просто отсутствуют. Но их продукт  и цель – система автоматизации. Поэтому административная система  им нужна лишь как объект, который  можно автоматизировать. Как следствие  административная система создается  наспех в виде некой теоретической  модели, чаще всего нереально  описывающей работу предприятия, которая затем автоматизируется. [489]

В результате IT компания, вроде бы, свою работу сделала на совесть – внедрила ERP-систему. Но реальное положение вещей на предприятии при этом чаще не меняется - предприятие продолжает жить своей «бессистемной» жизнью, а автоматизированная система своей. Она не востребована персоналом, так как является чужеродной для коллектива, который не приучен к системной работе. В итоге вместо облегчения процесса управления, на что направлена автоматизация, у руководства предприятия возрастает количество проблем. Теперь появилась еще одна и очень дорогостоящая проблема - автоматизированная система, которая мало кому нужна и которой приходится заниматься, чтобы поддерживать ее жизнедеятельность.

Итак, мы вновь приходим к тому, что система административного управления первична. Она является базисом эффективного управления, ERP-системы - это надстройка. Поэтому вначале нужно создать систему административного управления, затем внедрить, отладить весь документооборот и, наконец, заставить четко и эффективно работать. Система должна быть не только на бумаге, но и в головах сотрудников. Вся организация должна работать в режиме бережливого производства. Только после этого имеет смысл автоматизации административной системы. То есть с позиции администрирования ERP – системы – это управленческий сервис, целью которого является автоматизация информационных потоков в рамках существующей до автоматизации и эффективно работающей системы административного управления.