Анализ деятельности ООО «Автопробег»

Описание бизнес-процесса:

Данный бизнес-процесс включает в себя подготовку, оформление и отправку коммерческих предложений потенциальным клиентам.

На шаге «PRSA02.01. Подготовка коммерческих предложений» на запрос клиента создается коммерческое предложение. Оно содержит следующую информацию:

-                     наименование товара;

-                     доступное количество товара;

-                     краткое описание товара;

-                     предварительные сроки исполнения заказа на товар;

-                     условия скидок (например, в зависимости от приобретаемого количества);

-                     информация по сопутствующим и заменяющим товарам;

-                     условия оплаты товара, валюта оплаты;

-                     возможность получения дополнительных скидок в дальнейшем, после выполнения данного заказа;

-                     срок действия коммерческого предложения.

Далее на шаге «PRSA02.02. Оформление коммерческих предложений» созданное предложение оформляется должным образом. Для этого в его позициях указываются следующие атрибуты:

-                     идентификационный номер коммерческого предложения;

-                     содержание коммерческого предложения;

-                     просьба выслать подтверждение о получении.

При выполнении шага «PRSA02.03. Согласование коммерческих предложений» подготовленное и оформленное соответствующим образом предложение согласуется внутри компании и, в случае необходимости, в него могут быть внесены изменения (например, по условиям предоставления скидок).

На шаге «PRSA02.04. Отправка коммерческих предложений» коммерческое предложение отправляется посредством выбранного информационного канала. Данные об отправке заносятся в журнал регистрации исходящих коммерческих предложений:

-                     дата отправки;

-                     идентификационный номер коммерческого предложения;

-                     ответственный сотрудник;

-                     наименование получателя;

-                     информационный канал;

-                     адрес получателя (в выбранном информационном канале).

Основные участники бизнес-процесса:

-                     Ответственный за подготовку коммерческих предложений.

Входящее событие бизнес-процесса:

-                     Создан список клиентов для отправки им коммерческих предложений.

Входящие документы бизнес-процесса:

-                     Список клиентов.

Исходящее событие бизнес-процесса:

В результате выполнения процесса коммерческие предложения должны быть отправлены всем потенциальным клиентам из списка клиентов для отправки предложений.

Исходящие документы бизнес-процесса:

-                     Коммерческие предложения.

PRSA03. Обработка заказов

Описание бизнес-процесса:

Данный бизнес-процесс включает в себя получение, согласование и регистрацию заказов.

На шаге «PRSA03.01. Получение заказа от клиента» от клиентов, которым были отправлены коммерческие предложения и с которыми заключены договоры, принимаются заказы.

В позициях заказа указывается:

-                     идентификационный номер заказа;

-                     наименование клиента;

-                     юридический адрес клиента;

-                     контактный адрес клиента;

-                     дата принятия заказа;

-                     товар;

-                     количество;

-                     цена;

-                     общая сумма заказа;

-                     условия поставки;

-                     валюта.

На шаге «PRSA03.02. Согласование заказа» на основании дополнительных условий (например, наличие дополнительных скидок для клиента или же наличие необходимого товара на складе) в заказ вносятся необходимые изменения, и заказ согласуется с клиентом.

При выполнении шага «PRSA03.03. Регистрация заказа» происходит регистрация заказа.

Основные участники бизнес-процесса:

-                     Ответственный за работу с заказами.

Входящее событие бизнес-процесса:

-                     Коммерческие предложения отправлены.

Входящие документы бизнес-процесса:

-                     Список клиентов;

-                     Заказ.

Исходящее событие бизнес-процесса:

-                     Получены заказы от клиентов.

Исходящие документы бизнес-процесса:

-                     Заказ

PRSA04. Выставление счета-фактуры клиенту

Описание бизнес-процесса:

Данный бизнес-процесс включает в себя подготовку, оформление, согласование и отправку счетов-фактур.

На шаге «PRSA04.01. Подготовка счета-фактуры в соответствии с заказом» в соответствии с заказом клиента и условиями договора подготавливается счет-фактура.

Счет-фактура формируется согласно к Правилам ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 2 декабря 2000 г. № 914 (в редакции Постановления № 283 от 11.05.2006 г.), и в него включается следующая информация:

Заголовок:

-                     № счета-фактуры;

-                     дата выставления счета-фактуры;

-                     наименование продавца;

-                     адрес продавца;

-                     ИНН/КПП продавца;

-                     наименование покупателя;

-                     адрес покупателя;

-                     ИНН/КПП покупателя;

-                     номер договора.

Сроки и итог:

-                     наименование товара;

-                     единица измерения;

-                     количество;

-                     цена за единицу измерения;

-                     стоимость товара, всего без налога;

-                     налоговая ставка;

-                     сумма налога;

-                     стоимость товара, всего с учетом налога;

-                     страна происхождения;

-                     номер таможенной декларации;

-                     всего (общая сумма к оплате по счету-фактуре).

Подписи:

-                     руководитель организации;

-                     главный бухгалтер.

Далее на шаге «PRSA04.02. Оформление счета-фактуры» происходит оформление счета-фактуры.

На шаге «PRSA04.03. Согласование счета-фактуры» подготовленный счет-фактура соответствующим образом согласуется (в случае необходимости в его данные могут быть внесены изменения, если, например, клиенту понадобилось большее или меньшее количество товара).

Согласованный счет-фактура на шаге «PRSA04.04. Отправка счета-фактуры клиенту» отправляется клиенту по выбранному каналу связи.

На шаге «PRSA04.05. Регистрация отправки счета-фактуры клиенту» отправленные счета-фактуры регистрируются в журнале счетов-фактур, куда заносится следующая информация:

-                     номер счета-фактуры;

-                     клиент;

-                     товар;

-                     цена единицы товара;

-                     количество;

-                     сумма к оплате;

-                     дата отправки.

Основные участники бизнес-процесса:

-                     Ответственный за подготовку счета-фактуры

Входящее событие бизнес-процесса:

-                     Заказы клиентов должны быть зарегистрированы.

Входящие документы бизнес-процесса:

-                     Заказ

Исходящее событие бизнес-процесса:

-                     Зарегистрирована отправка счетов-фактур клиентам.

Исходящие документы бизнес-процесса:

-                     Счет-фактура

PRSA05. Выполнение обязательств по договору

Описание бизнес-процесса:

Данный бизнес-процесс включает в себя оплату клиентом товара и передачу распоряжения на отгрузку товара.

На шаге «PRSA05.01. Получение от клиента уведомления о выполнении условий по оплате» ответственный за работу с клиентами получает от клиента уведомление о выполнении условий по оплате, регистрирует его в журнале оплат и осуществляет контроль выполнения клиентом обязательств по оплате.

В журнал оплат заносится следующая информация:

-                     номер счета-фактуры;

-                     клиент;

-                     дата отправки;

-                     сумма;

-                     дата оплаты;

-                     дата получения уведомления.

После получения от клиента уведомления о выполнении условий об оплате на шаге «PRSA05.02 Отправка клиенту уведомления о готовности к отгрузке» происходит отправка уведомления о готовности к отгрузке.

Далее на шаге «PRSA05.03 Контроль выполнения клиентом обязательств по оплате» происходит контроль выполнения клиентом обязательств об оплате и отправка распоряжения на склад об отгрузке товара.

Основные участники бизнес-процесса:

-                     Ответственный за работу с клиентами;

-                     Ответственный за расчеты с клиентами.

Входящие документы бизнес-процесса:

-                     Уведомление о готовности к оплате;

-                     Банковская выписка;

-                     Договор.

Исходящее событие бизнес-процесса:

-                     На склад передано распоряжение об отгрузке.

Исходящие документы бизнес-процесса:

-                     Уведомление о готовности к отгрузке.

PRPU01. Подготовка и оформление заявки на товар

Описание бизнес-процесса:

Процесс «PRPU01. Подготовка и оформление заявки на товар» включает в себя задачи по определению потребности в товаре, ведение справочника товаров и создание, просмотр, редактирование заявок на основании плана потребностей в товарах на определенный период.

При выполнении шага «PRPU01.01. Определение потребности в товарах» происходит определение потребности в товаре исходя из анализа исторических данных о продажах, анализа рыночной ситуации и прогноза спроса. В результате определяются базовые характеристики требуемого товара, необходимое его количество и сроки поставки. На основании данной информации составляется проект заявки на товар и передается в отдел закупок.

На шаге «PRPU01.02. Проверка наличия товара в справочнике» необходимо проверить наличие товаров, которые нужно заказать в общем справочнике. Если товар не найден, необходимо перейти к шагу «PRPU01.03. Заведение нового товара в справочник», иначе - к шагу «PRPU01.04. Подготовка заявки на товар».

На шаге «PRPU01.03. Заведение нового товара в справочник» необходимо занести информацию по новому товару в общий справочник. Нужно внести в систему следующие данные:

                  название;

                  единица измерения;

                  цена единицы;

                  себестоимость единицы;

                  наименование поставщика.

При выполнении шага «PRPU01.04. Подготовка заявки на товар» на основании проекта заявки на товар составляется список товаров, которые необходимо приобрести. В заявке необходимо указать:

                  код товара;

                  количество товара;

                  дату заказа.

На шаге «PRPU01.05. Согласование заявки на товар» исполнитель, подготовивший заявку на товар, согласует ее содержание с руководителем функционального отдела. Если в процессе согласования потребовалось внести изменения, исполнитель проводит повторную подготовку и согласование заявки на товар. В этом случае необходимо перейти к шагу «PRPU01.04. Подготовка заявки на товар», иначе - к шагу «PRPU01.06. Оформление заявки на товар».

На шаге «PRPU01.06. Оформление заявки на товар» согласованную заявку необходимо оформить в соответствии с внутренними правилами компании.