Анализ деятельности ООО «Автопробег»

Основные участники бизнес-процесса:

                  Ответственный за определение потребности в товарах;

                  Ответственный за работу с заявками;

                  Ответственный за согласование заявок.

Входящее событие бизнес-процесса:

Наступление плановой даты формирования заявок или появление необходимости в закупке товаров или услуг.

Входящие документы бизнес-процесса:

                  План потребностей в товарах.

Исходящее событие бизнес-процесса:

В результате выполнения процесса должна быть создана согласованная заявка на приобретение товаров или услуг.

Исходящие документы бизнес-процесса:

                  Заявка на товар

                  Справочник товаров

PRPU02. Выбор поставщиков и получение коммерческих предложений

Описание бизнес-процесса:

В рамках данного процесса происходит поиск поставщиков, которые могут поставить необходимое количество требуемого товара. Поиск ведется как среди собственного справочника поставщиков, так и во внешних источниках информации с последующим занесением нового поставщика в общий справочник. После определения списка поставщиков идет рассылка заявок на товары поставщикам с целью сбора коммерческих предложений и составления итогового списка поставщиков, которые могут выполнить заявку.

На шаге «PRPU02.01. Поиск поставщиков» происходит поиск возможных поставщиков на основании полученной заявки на товар. Поиск может происходить как в собственном общем справочнике, так и во внешних источниках, например в Интернете, отраслевых справочниках, каталогах и т. д. Если поставщик найден в собственном справочнике, тогда необходимо перейти к шагу «PRPU02.03. Подготовка списка возможных поставщиков», иначе - к шагу «PRPU02.02. Ввод нового поставщика в справочник».

На шаге «PRPU02.02. Ввод нового поставщика в справочник» необходимо внести полученные сведения о новых поставщиках в общий справочник. Вводится следующая информация:

                  название;

                  адрес;

                  индекс;

                  город;

                  контактное лицо;

                  закупщик.

При выполнении шага «PRPU02.03. Подготовка списка возможных поставщиков» на основании полученной заявки на товар ответственный составляет список возможных поставщиков, состоящий из постоянных поставщиков, с которыми заключены договора на долгосрочное сотрудничество, и, если есть, новых, выявленных с помощью различных информационных каналов, в том числе в результате анализа ранее полученных коммерческих предложений.

Далее, на шаге «PRPU02.04. Отправка запроса в соответствии с заявкой», в соответствии с заявкой на товар, ответственным за работу с поставщиками подготавливается запрос на товар, который представляет собой просьбу к поставщику на поставку товара. Запрос должен содержать следующую информацию:

                  наименование товара;

                  количество;

                  сроки доставки.

Подготовленный и оформленный соответствующим образом запрос согласовывается с ответственным за согласование запроса, и, в случае необходимости, в него вносятся корректировки.

Подготовленный и соответствующим образом оформленный запрос на товар отправляется возможным поставщикам при помощи выбранного средства связи. Отправка запроса фиксируется в соответствующем журнале, в который необходимо внести следующую информацию:

                  номер запроса;

                  дату отправки;

                  отправителя/составителя запроса.

На шаге «PRPU02.05. Получение коммерческих предложений от поставщиков» происходит сбор коммерческих предложений от потенциальных поставщиков.

Далее, на шаге «PRPU02.06. Регистрация коммерческих предложений», полученные предложения должны бать зарегистрированы в установленном порядке в журнале входящих коммерческих предложений. По каждому предложению должна быть следующая информация:

                  заголовок документа;

                  название поставщика;

                  дата поступления;

                  номер запроса;

                  строки документа;

                  название товара;

                  количество;

                  цена;

                  срок доставки;

                  дополнительные условия.

При выполнении шага «PRPU02.07. Выбор подходящих поставщиков» на основании полученных коммерческих предложений, включающих в себя условия и сроки поставки, производится выбор поставщиков, способных исполнить заявку на товары в необходимые сроки.

Основные участники бизнес-процесса:

                  Ответственный за работу с поставщиками.

Входящее событие бизнес-процесса:

Поступление согласованной заявки на приобретение товаров или услуг.

Входящие документы бизнес-процесса:

                  Заявка на товар;

                  Справочник поставщиков;

                  Коммерческое предложение.

Исходящее событие бизнес-процесса:

                  Список поставщиков подготовлен.

Исходящие документы бизнес-процесса:

                  Справочник поставщиков;

                  Коммерческое предложение;

                  Список поставщиков.

PRPU03. Оформление договора с поставщиком и спецификации заказа

Описание бизнес-процесса:

В рамках данного процесса проверяется наличие соглашений на поставку с теми поставщиками, которые на данный момент могут удовлетворить потребности на товары или услуги данной фирмы. Если с поставщиком такое соглашение не заключено или просрочено, то ведется работа по возобновлению отношений с поставщиком. После этого на основании заявки создается заказ на приобретение товаров или услуг и отправляется поставщику.

На шаге «PRPU03.01. Проверка наличия соглашения с поставщиком» ответственный за работу с поставщиками должен проверить наличие действующих соглашений с выбранными для выполнения заказа (заказов) поставщиками. Если такое соглашение отсутствует, необходимо перейти к шагу «PRPU03.03. Оформление заказа», в противном случае - к шагу «PRPU03.02. Оформление или продление соглашения с поставщиком».

При выполнении шага «PRPU03.02. Оформление или продление соглашения с поставщиком» необходимо заключить или продлить соглашения с теми поставщиками, содержащимися в списке поставщиков, с которыми не заключены соглашения. Если необходимо заключить соглашение, нужно в справочнике поставщиков найти соответствующую запись и указать номер соглашения, заключенный с поставщиком.

В соглашении необходимо указать следующую информацию:

                  номер соглашения;

                  название поставщика;

                  описание;

                  дату заключения соглашения.

Если соглашение было ранее заключено, но просрочено, то нужно поменять дату заключения соглашения.

На шаге «PRPU03.03. Оформление заказа» ответственный должен на основании выбранного списка поставщиков, коммерческих предложений и согласованной заявки оформить заказ поставщику. В создаваемом документе необходимо заполнить следующую информацию:

Заголовок документа:

                  номер заказа;

                  номер поставщика из общего справочника;

                  название поставщика;

                  контактное лицо;

                  адрес поставщика;

                  дата заказа;

                  дата документа.

Строки документа:

                  номер товара;

                  описание товара;

                  количество;

                  единица измерения;

                  плановая дата поставки.

После оформления заказа его необходимо отправить на согласование.

Далее на шаге «PRPU03.04. Согласование заказа» оформленный заказ нужно согласовать с ответственным сотрудником. Если в ходе этой работы были найдены какие-либо ошибки, тогда необходимо перейти к шагу «PRPU03.03. Оформление заказа», иначе - к шагу «PRPU03.05. Отправка заказа выбранному поставщику».

На шаге «PRPU03.05. Отправка заказа выбранному поставщику» согласованный заказ отправляют поставщику. Факт отправки заказа необходимо зарегистрировать в специальном журнале и внести следующую информацию:

                  номер заказа;

                  ФИО отправителя;

                  дату отправки.

Основные участники бизнес-процесса:

                  Ответственный за работу с поставщиками;

                  Ответственный за работу с заказами;

                  Ответственный за согласование заказов.

Входящее событие бизнес-процесса:

Данный процесс возникает при необходимости закупки определенных товаров и услуг. Важным условием возникновения процесса является подготовка списка возможных поставщиков, которые могут выполнить этот заказ.

Входящие документы бизнес-процесса:

                  Список поставщиков

                  Заявка на товар

Исходящее событие бизнес-процесса:

                  Отправка подготовленного заказа поставщику.

Исходящие документы бизнес-процесса:

                  Заказ

                  Договор

PRPU04. Получение счета-фактуры и выполнение обязательств по оплате

Описание бизнес-процесса:

В рамках данного процесса происходит получение счета-фактуры на отправленный заказ. Если документ не содержит ошибку, тогда необходимо зарегистрировать его поступление в журнале входящих счетов-фактур, в противном случае связаться с поставщиком и исправить обнаруженные ошибки. На основании полученного счета-фактуры производится оплата заказа и отправка уведомления поставщику. В завершение процесса нужно получить подтверждение поставщика о готовности к отгрузке.

На шаге «PRPU04.01. Получение счета-фактуры в соответствии с заказом» ответственный за работу с заказами должен получить счет-фактуру от поставщика в соответствии с отправленным ранее заказом. При получении счета-фактуры в журнале входящих документов заполняют следующие поля:

                  номер счета-фактуры;

                  номер заказа;

                  дата получения счета-фактуры;

                  ФИО сотрудника, получившего документ.

Далее на шаге «PRPU04.02. Проверка счета-фактуры» ответственный за работу с заказами должен сверить полученный счет-фактуру с согласованным заказом. Необходимо сверить следующую информацию:

Заголовок документа:

                  номер заказа;

                  номер поставщика из общего справочника;

                  название поставщика;

                  контактное лицо;

                  адрес поставщика;

                  дата заказа;

                  дата документа.

Строки документа:

                  номер товара;

                  описание товара;

                  количество;

                  единица измерения;

                  плановая дата поставки.

Если в полученном документе расхождений не найдено, тогда необходимо перейти к шагу «PRPU04.03. Согласование полученного счета-фактуры», в противном случае - к шагу «PRPU04.04. Уточнение информации у поставщика».

На шаге «PRPU04.03. Согласование полученного счета-фактуры» полученный и проверенный счет-фактуру нужно согласовать с ответственным. Если при согласовании не возникло никаких вопросов, тогда можно перейти к шагу «PRPU04.04. Уточнение информации у поставщика», иначе - к шагу «PRPU04.05. Выполнение обязательств по оплате заказа».

При выполнении шага «PRPU04.04. Уточнение информации у поставщика» все расхождения, найденные на предыдущих шагах, должны быть согласованы с поставщиком. В случае необходимости могут быть изменены позиции заказа или даже сделан запрос на повторную отправку счета-фактуры. Если при согласовании не возникло никаких вопросов, тогда можно перейти к шагу «PRPU04.05. Выполнение обязательств по оплате заказа», иначе - к шагу «PRPU04.01. Получение счета-фактуры в соответствии с заказом».

Далее на шаге «PRPU04.05. Выполнение обязательств по оплате заказа» ответственный за расчеты с поставщиками должен на основании согласованного счета-фактуры и договора с поставщиком произвести оплату заказа.