Анализ и построение внутренней среды организации

 

Введение

 

 

Любое экономическое явление  всегда существует в определенной среде. Это можно сказать и об организациях. Изучение элементов внутренней среды  предприятия имеет большое значение для любой фирмы. Внутренняя среда  является источником ее жизненной силы. Она заключает в себе потенциал, необходимый для функционирования организации, но в это же время  может быть источником проблем и  даже ее гибели.

В условиях рыночных отношений  особенно значимыми факторами для  успешного развития предприятий  является ее внутренняя среда. Внутренние факторы формируются самим предприятием, в первую очередь его руководством.

Совокупность внутренних элементов организации (объектов, процессов), так называемых внутренних переменных, придающих ей специфическое лицо, образует ее внутреннюю среду. Такие  элементы, как существующие изначально, так и возникающие в результате управленческих решений, могут (хотя и  не полностью) контролироваться и корректироваться, а также самоорганизовываться.

Внутренняя среда фирмы  является своего рода лакмусовой бумажкой общего состояния компании. Работа с персоналом, отслеживание конфликтов между руководителями и подчиненными, корпоративные издания, совместные мероприятия, отчеты, финансовый контроль и многое другое входит в обязанности  отдела по работе с персоналом или  группы людей в составе департамента PR.

Практика показывает, что  формирование системы управления предприятием требует комплексного подхода, основанного  на координации всех процессов деятельности предприятия, так как с переходом  к рыночной системе хозяйствования перед отечественными предприятиями  встала проблема самостоятельного поиска ресурсов и источников финансирования производственной деятельности. Только при наличии полноценной, эффективной  системы управления предприятие  продолжает развиваться и двигаться  вперед.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1 Понятия и  основы построения внутренней  среды организации.

 

1. Понятие и сущность организации

 

Приступая к изучению внутренней среда организации, первоочередным шагом является определение понятия  организация.

Анализ экономической  литературы, посвящённой данной теме, показывает, что применение термина  организация, в современной науке  и практике настолько же обыденно, насколько и многообразно.

Он используется в оборотах, отражающих и раскрывающих самые  разнообразные области жизни.

Всё, что окружает людей, или то, что можно себе представить, так или иначе рассматривается с позиций организации.

Между тем в понимании  термина организация, можно выделить ряд самостоятельных и наиболее часто встречающихся определений, отражающих достаточно широкий спектр общепринятых представлений и применений.

Организация (от франц. organisation - устройство) - внутренняя упорядоченность, согласованность, взаимодействие частей целого, обусловленные его строением.

Термин организация (от лат. organizare - сообщать стройный вид, устраивать) интерпретируется в науке как достижение структурированности, внутренней упорядоченности, согласованности взаимодействия относительно самостоятельных частей в системном объекте.

Единого понимания организации  до сих пор не выработано. Однако эта дифференциация взглядов не вносит неопределенности в процесс познания организации как явления, скорее наоборот, позволяет более полно  ее изучить.

Организацию характеризует  упорядоченность частей, которые  образуют единство (целое), обратное воздействие  таково, что целое содействует  сохранению частей. Организация представляет собой сознательно координируемое социальное образование с определенными  границами, которое функционирует  на относительно постоянной основе для  достижения общей цели или целей.

В каждодневном бытовом употреблении под организацией, прежде и чаще всего, понимается официальное учреждение или общественная структура (предприятие, компания, институт, орган власти, представительство  и т. д.), то есть реально существующая, целенаправленно функционирующая  социальная система.

Организация определяется и  как внутренняя упорядоченность, согласованность, взаимодействие более или менее  дифференцированных и автономных частей целого, обусловленная ее внутренним строением, это также совокупность процессов или действий, ведущих  к образованию и совершенствованию  взаимосвязи между частями целого, или объединение людей, совместно  реализующих некоторую программу  или цель и действующих на основе определенных процедур и правил.

Уже такой, достаточно поверхностный, первичный анализ приводит нас к  выводу о том, что исключительно  широкое и разнообразное восприятие, понимание и применение термина  организация отражает явления и  события.

Они могут представлять собой  как процесс, так и систему, иметь  субъективную, объективную и смешанную  природу, проявляться в материальных, интеллектуальных и смешанных формах

Любое экономическое явление  всегда существует в определенной среде. Это можно сказать и об организациях.

Совокупность внутренних элементов организации (объектов, процессов), так называемых внутренних переменных, придающих ей специфическое лицо, образует ее внутреннюю среду.

Непрерывные изменения внутренней среды организации с особой остротой ставят вопрос о своевременной адаптации  и корректировке, маневрировании ресурсами. Исполнение данной функции носит  весьма ответственный характер, так  как это одна из форм проявления механизмов саморегулирования и  самосохранения системы. Масштабы координационных  усилий соответствуют деформационным потребностям. Наибольший уровень сложности  принадлежит тем мероприятиям, которые  касаются качественного преобразования всей системы.

Но следует помнить, что  в управлении эти переменные никогда  не должны рассматриваться отдельно. Никто не будет отрицать, что задачи организации влияют на выработку  целей. Точно так и все остальные  внутренние переменные взаимосвязаны  и влияют друг на друга.

Этот рисунок представляет собой модель, показывающую взаимоотношения  внутренних переменных: целей, структуры, задач, технологии и людей. Но нужно  не забывать, что организация - открытая система. И поэтому эта схема  не может быть адекватной полной моделью  переменных, влияющих на успешность действий организации, потому что на нем показаны только внутренние переменные. Правильнее рассматривать этот рисунок как  модель внутренних социотехнических подсистем организации. Внутренние переменные обычно называют социотехническими подсистемами, потому что они имеют социальный компонент (людей) и технический компонент (другие внутренние переменные).

Чтобы определить стратегию  поведения организации и провести эту стратегию в жизнь, руководство  должно иметь углубленное представление  о внутренней среде организации, ее потенциале и тенденциях развития, так и о внешней среде, тенденциях развития и месте, занимаемом в ней  организацией. При этом внутренняя среда и внешнее окружение  изучается стратегическим управлением  в первую очередь для того, чтобы  вскрыть те угрозы и возможности, которые организация должна учитывать  при определении своих целей  при их достижении.

Управление организацией является одним из основных видов  всей совокупности управления. Представляет собой способ воздействия на процесс  производства, каких - либо благ или  услуг с целью его упорядочения на основе объективных законов развития производства.

Управление в организации  является взаимоотношением между руководителем  и подчиненным ему персоналом, направленное на достижение результатов  деятельности организации. Управление соединяет все человеческие и  материальные ресурсы с целью  выполнения задач, стоящих перед  организацией.

Эффективность работы предприятия  существенно зависит от организационной  формы, выбранной для управления им. Поэтому организационная структура  должна соответствовать конкретному  объекту управления (предприятию), его  целям и условиям, в которых  осуществляется функционирование объекта  и управление им.

В новых условиях необходимо широко использовать принципы и методы проектирования организации управления на основе системного подхода.

Без развития методов проектирования структур управления Затруднено дальнейшее совершенствование управления и  повышение эффективности производства, так как:

Во-первых; в новых условиях в целом ряде случаев нельзя оперировать  старыми организационными формами, которые не удовлетворяют требованиям  рыночных отношений, создают опасность  деформации самих задач управления;

Во-вторых, в сферу хозяйственности  управления техническими системами. Комплексный  подход к совершенствованию организационного механизма ранее во многом был  подменён работой по внедрению и  использованию автоматизированных систем управления;

В-третьих, создание структуры  должно опираться не только на опыт, аналогию, привычные схемы и интуицию, но и на научные методы организационного проектирования;

В-четвёртых, проектирование сложнейшего механизма - механизма  управления - должно возлагаться на специалистов, владеющих методологией формирование организационных систем.

При разработки принципов и методики проектирование структуры как застывшего набора органов, соответствующих каждой специализированной функции управления. Оно, прежде всего, включает систему целей и их распределение между различными звеньями.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Внутренняя среда организации и ее переменные

 

Изучение внутренней среды  организации является важным и значимым условием, определения внутренних возможностей и потенциала, на которые фирма  может рассчитывать в конкурентной борьбе для достижения поставленных целей. Анализ внутренней среды позволяет  также лучше уяснить цели и  задачи организации.

Менеджер формирует и  изменяет, когда это необходимо, внутреннюю среду предприятия, представляющую собой ограниченное сочетание ее внутренних переменных. Но для этого  он должен уметь выделять и знать  их.

Внутренние переменные - это ситуационные факторы внутри компании, которые в основном, являются результатом управленческих решений. В то же время есть факторы, не зависящие  от руководства компании [4]. Например, монотонность и принудительный ритм работы на конвейерах крупнейших современных  компаний не могут быть преодолены руководством без угрозы банкротства  ввиду резкого снижения эффективности  производства.

Внутренняя среда каждой организации формируется под  воздействием переменных, оказывающих  непосредственное влияние на осуществляемые здесь процессы. Именно они предопределяют структуру предприятия, необходимые  ресурсы и культуру, которые отражают состояние и главные черты  внутренней среды.

Все выше перечисленное составляет среду, в которой осуществляется функционирование фирмы. Среда воздействует на это функционирование. Для эффективного управления фирмой нужно понимать действие факторов среды, уметь не только определять влияние на организацию множества факторов, но и предвидеть это влияние. Факторы среды принято называть переменными. Эти факторы действуют как внутри организации, так и вне ее.

Основными переменными, которые  требуют внимания руководства, являются (рисунок 2): цели; структура; задачи; технология; люди.

Цель - это конкретное конечное состояние или желаемый результат, к которому стремится группа людей, работающих вместе.

Компании, которые занимаются бизнесом, сосредоточены, в основном, на создании определённых товаров и  услуг в рамках специфических  ограничений - по затратам и прибыли. Например, для того, чтобы получить желаемую прибыль, руководство компании должно сформулировать цели в таких  областях деятельности компании, как:

-Доля рынка;

-Разработка нового ассортимента  товаров или услуг;

-Качество услуг;

-Подготовка и расстановка  руководителей;

-Социальная ответственность.

Последняя цель относится, в  основном, к некоммерческим организациям. Лежащие в основе этой цели этические  понятия и нормы являются скорее философией конкретных организаций, чем  следствием их природы как коммерческих и некоммерческих организаций.

Цели подразделений должны быть направлены на конкретный вклад  в цели компании в целом, а не вступать в противоречие с целями других подразделений. Среди целей отдельных подразделений могут быть, например, уменьшение кредитных потерь (цель финансового подразделения), сокращение количества жалоб (подразделение маркетинга) и т.д.

 

Структура компании - это  логические взаимоотношения уровней  управления и функциональных областей, построенные в такой форме, которая  позволяет наиболее эффективно достигать  целей компании. Основным моментом в структуре компании является специализированное разделение труда, т.е. закрепление  конкретной работы за специалистами. Примером специализированного разделения труда  может служить разделение управленческого  труда между экспертами по маркетингу, финансам и производству и т.д. Задача - это предписанная работа, серия  работ или часть работы, которая  должна быть выполнена заранее установленным  способом и в заранее установленные  сроки.

Руководитель должен твёрдо знать, что с технической точки  зрения, задачи предписываются не работнику, а его должности.

Задачи компании традиционно  делятся на три категории [2]:

1. Работа с людьми;

2. Работа с предметами;