Анализ организации и технологии приемки товаров на складе на примере ОАО «Оршанский льнокомбинат»

На продолжительность  и характер складских операций оказывают  влияние следующие факторы :

- объем поступления и  отпуска;

- размеры товарных запасов;

- условия транспортировки  (вагон, контейнер, автомобиль);

- ассортиментная структура  товарооборота и способ упаковки  товаров;

- габариты, вес товаров,  тарных мест;

- условия и порядок  хранения;

-площадь склада, состав помещений, их планировка, размеры конструктивных элементов, ширина проходов;

- габариты складских помещений;

- наличие технологического  оборудования, его виды.

Рациональная организация  внутрискладского процесса основывается на соблюдении следующих основных принципов:

- механизации и автоматизации  технологических операций;

- оптимального использования  площади и емкости помещений;

- организации сквозного  товарного потока;

- планомерности и ритмичности  складских работ;

- полной сохранности товаров.

Остановимся на характеристике отдельных, наиболее распространенных операций.

Организация разгрузки и  транспортировки товаров (грузов) к  месту приемки. Поступивший транспорт  с товарами должен быть в кратчайшие (нормативные) сроки разгружен и  принят. Быстрота выполнения разгрузочных операций зависит от наличия и  применения необходимого подъемнотранспортного оборудования (авто- и электропогрузчиков, грузовых тележек, и т. п.) и четкой организации работ по разгрузке транспорта.

Одним из ключевых параметров для оптимизации процесса, связанного с транспортировкой, погрузо-разгрузочными  работами и последующим складированием, является грузовая единица- некоторое количество товаров, которое погружают, транспортируют, выгружают и хранят как единую массу и которая своими параметрами связывает технологические процессы на различных участках логистической цепи в единое целое.

Правильно сформированная грузовая единица позволяет обеспечить:

- высокую степень сохранности  грузов;

- сравнительно низкие  затраты труда;

-эффективность выполнения погрузо-разгрузочных работ за счет их комплексной механизации и автоматизации;

- возможность перегрузки  без переформирования;

- безопасность выполнения  складских работ.

В настоящее время во все  более расширяющемся масштабе для  основной массы потребительских  товаров применяется унифицированная  тара. Ее применение сокращает трудоемкость погрузо-разгрузочных работ, повышает качество хранения и эффективность  поиска и, что главное, позволяет  достичь высокого уровня механизации  и автоматизации.

Применяемая в настоящее  время унифицированная тара в  зависимости от ее предназначения может  быть весьма разнообразной. Классификацию  данной тары можно найти в современной  литературе.

Согласованные размеры грузовых единиц, а также оборудование для  их обработки позволяет эффективно использовать материально-техническую  базу различных участников процесса на всех этапах движения материального  потока.

В качестве основания (платформы) для формирования грузовой единицы, как правило, используются стандартные  европоддоны, для автотранспорта, например, их размер 1200х800 или 1200х1000 мм. Исходя из этих размеров и определен базовый модуль упаковки. В настоящее время существуют различные компьютерные программы, которые с одной стороны позволяют, зная параметры товара, подлежащего упаковке, его физические характеристики, определить размеры потребительской упаковки, размеры транспортной тары и определить рекомендуемые варианты установки груза на поддон.

Выгруженные товары доставляют в зону приемки склада, где производят их проверку. Приемка товаров народного  потребления по количеству и комплектности  ответственная процедура, выявляющая недостачи, повреждения, низкое качество или некомплектность товаров. Вследствие обнаружения недостатков получатели предъявляют поставщикам претензии  и арбитражные иски. Поэтому порядок  проведения приемки товаров регламентируется нормативными актами. Приемка товара по количеству регламентируется "Инструкцией  П-6", а приемка по качеству "Инструкцией  П-7". При нарушении правил и  сроков приемки получатели лишаются возможности предъявления претензий  поставщикам или перевозчикам в  случае недостачи или снижения качества товаров. Инструкции применяются во всех случаях, когда стандартами, техническими условиями, иными обязательными  правилами не установлен другой порядок  приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по количеству, по качеству и комплектности, а также тары под продукцией или товарами. В договорах поставки могут быть предусмотрены особенности приемки соответствующих видов продукции и товаров.

Условия приемки импортных  товаров по количеству и качеству устанавливаются в договорах  с иностранными поставщиками. Если порядок и сроки приемки товаров  не были специально оговорены в договоре, то необходимо руководствоваться "Инструкцией  о порядке и сроках приемки  импортных товаров по количеству и качеству, составления и направления  рекламационных актов".

Порядок и сроки приемки  товаров зависят от договорных условий  и от того, в какой таре (упаковке) доставлен товар, от физикохимических свойств и особенностей тех или иных товаров, способа доставки и некоторых других причин.

Нормативно существуют следующие  сроки приемки товаров:

- поступившие без тары (упаковки), в открытой или поврежденной  таре (упаковке) - в момент получения  от поставщика, либо в момент  вскрытия опломбированных и разгрузки  неопломбированных транспортных  средств;

- поступившие в исправной  таре (упаковке) - по весу и количеству  мест в вышеуказанные сроки,  по количеству товарных единиц  в каждом грузовом месте - одновременно  со вскрытием тары (упаковки), но  не позднее 10 дней с момента  получения товара.

Если приемка осуществлена в указанные сроки, она считается  своевременной.

При приемке грузов от транспортных фирм (от перевозчика) в соответствии с действующими правилами перевозок  грузов следует: - убедиться в наличии  на транспортных средствах или контейнерах  пломб отправителя или пункта отправления, их исправности, оттисках на них, состояния транспортных средств  или контейнеров, снятые пломбы необходимо сохранить до момента окончания приемки и оприходования товаров;

- установить, соблюдались  ли правила перевозки, обеспечивающие  предохранение груза от порчи  и повреждения (укладка груза,  вентилирование, температурный режим  и др.).

Вместе с товарами (грузами) склад получает сопроводительные докумен-ты: товарно-транспортные накладные, счета-фактуры, инвойсы и т.п. Эти документы регистрируются в журнале учета поступающих грузов и транспортных средств. В процессе приемки происходит сверка фактических параметров поступившего груза с данными товарно-сопроводительных документов. Это позволяет актуализировать информацию о количественном и качественном составе принимаемого товара путем его идентификации.

Идентификация товара может  производиться путем считывания текстово-числовой информации или штрих-кода, расположенных на упаковке. Приемка упакованных товаров в зависимости от договорных условий может осуществляться грузовыми местами или по номенклатуре. Приемка по грузовым местам заключается в проверке соответствия их количества и веса указанным в транспортных и сопроводительных документах отправителя.

Отсутствие документов, пломбы, какое-либо несоответствие или повреждение  тары (упаковки) не приостанавливает приемки. В этих случаях необходимо составить  коммерческий акт, который будет  служить в дальнейшем основанием для предъявления претензий к  перевозчику, если по его вине произошла  недостача или порча груза, или  к поставщику.

При автомобильных перевозках коммерческий акт, как правило, не составляется, а факты, свидетельствующие о  несохранной перевозке, фиксируются  записями в товарно-транспортных накладных  и удостоверяются подписями уполномоченного  лица склада и водителя. Акт составляют лишь в случае, когда между грузополучателем (складом) и перевозчиком возникают  разногласия, а также, если требуется  подробное описание сложившихся обстоятельств, что не может быть сделано в товарно-транспортном документе. Ни одна из сторон не имеет права отказаться от составления акта.

Каждая сторона при  несогласии с содержанием акта излагает свое мнение о нем. О составлении  акта делается отметка в товарно-транспортной накладной. При приемке товара по номенклатуре вскрывается упаковка и производится индентификация товаров, их количество в каждом грузовом месте.

Если будет обнаружена недостача количества товарных единиц в отдельных местах, несоответствие массы брутто (упаковка при этом не вскрывается), склад при необходимости  обязан приостановить приемку остальных  мест, сохранить и предъявить уполномоченному  лицу владельца товара, вызванному для участия в дальнейшей приемке, тару и упаковку вскрытых мест и продукцию, находящуюся внутри упаковки. При этом в акте приемки товара должно быть указано количество фактических вложений, их стоимость и заключение о возможных причинах образования недостачи и другие данные.

К акту прилагаются все  необходимые документы, подтверждающие те или иные обстоятельства недостачи.

Если возникла необходимость  приемки товаров по качеству, то с этой целью может быть приглашен  эксперт торгово-промышленной палаты или представитель другой независимой  организации.

Акт о ненадлежащем качестве товара оформляют в соответствии с установленными требованиями. В  нем приводят точные сведения о состоянии  упаковки в момент осмотра, наличии  упаковочных листов, пломб, количестве и полном наименовании товара, подробном  описании обнаруженных недостатков, дают их характеристику, перечисляют основания, по которым товары забракованы, дают заключение о характере выявленных недостатков и причине их возникновения.

После завершения приемки  товаров (грузов) производится ввод информации в базу данных, складской информационной системы, генерация складских этикеток на грузовые места или упаковки товарных единиц с обозначением необходимых  параметров для складского учета  и размещения ( № партии, владельца товара, количества поступивших грузовых мест и т.п.) и формирование шаблона приходного ордера на каждую партию товара, в котором в случае учета товаров по номенклатуре против каждого наименования обязательно должен быть записан товарный код поставщика (артикул).

При необходимости товарной единице на складе присваивается  свой код, который, как и код поставщика, является важным параметром для идентификации  и контроля за движением товара.

Следует отметить, что товары приходуются в единицах измерения, указанных в сопроводительных документах, но при этом следует учесть, когда  товар поступает в одной единице  измерения, а расходуется в другой, то его оприходование и отпуск учитываются и отражаются в документах одновременно в двух единицах измерения, когда товар поступает в более  крупных единицах измерения, а расходуется  в более мелких, то его приходуют  и учитывают в тех единицах, в которых он расходуется.  Принимая от поставщика однородный товар, прибывающий несколько раз в течение дня, можно составлять один приходный ордер в целом за день. При этом на его оборотной стороне делают отметку о каждой отдельной приемке с подведением общего итога за день. Проведение приемки на всех этапах движения материального потока от первичного источника сырья до конечного потребителя позволяет постоянно актуализировать информацию о его количественном и качественном составе.

 

2. Организация приемки товаров по количеству и качеству на складе

 

Товары, доставленные в сектор приемки на складе, принимаются ответственными представителями по количеству и  по качеству.

При приемке товаров по количеству следует:

- отобрать тарные места  для вскрытия;

- вскрыть тару;

- подсчитать число единиц  товара или взвесить груз, произведя  сверку с сопроводительными или  транспортными документами;

- уложить товар на имеющиеся  поддоны.

При приемке товаров по качеству следует выполнить такие  операции:

- переместить товары к  рабочему месту складского товароведа;

- вскрыть тару (упаковку);

- детально проверить качество  товаров;

- уложить проверенные  товары на имеющиеся поддоны.

Следует особо подчеркнуть, что приемка товара по количеству и качеству - это одно из эффективных  и весьма действенных средств  недопущения проникновения в  торговую сеть недоброкачественных  товаров.  Приемка по количеству и качеству является серьезной и ответственной составной частью технологического складского процесса, которая предусматривает проверку надлежащего выполнения поставщиками склада договорных обязательств по общему количеству, обусловленному ассортименту и согласованному качеству товаров, их упаковке и расфасовке.

Приемка товаров должна производиться  в строгом соответствии с правилами, которые содержатся в соответствующих  инструкциях о порядке приемки  продукции производственно-технического назначения и товаров народного  потребления по количеству и по качеству. Эти инструкции применимы во всех случаях, кроме тех, когда утвержденные государственные стандарты, технические  условия или другие обязательные правила не предусматривают другого порядка приемки товаров по их количеству и качеству.

Во время приемки грузов от транспортных организаций следует  использовать нормативные документы, которые утверждены для соответствующего вида транспорта (например - Транспортный устав железных дорог РФ и проч.).

Приемка товаров по их количеству заключается в сверке поступивших  товаров по факту с показателями сопроводительной и транспортной документации (товарно-транспортные накладные, счета-фактуры, упаковочные листы и проч.). Количество поступивших на склад товаров  определяется в единицах измерения, указанных в сопроводительных документах.