Ведение деловой беседы

Конечно, на практике все  оказывается намного сложнее. Опыт показывает, что собеседники, которых можно было бы безусловно отнести к тому или иному типу, встречаются довольно редко. В большинстве случаев приходится иметь дело с людьми, сочетающими в себе черты разных типов, и можно говорить лишь о преобладании у них каких-либо характеристик. Поэтому один и тот же человек в различных ситуациях общения может повести себя по-разному: «важная птица» стать «почемучкой», а «почемучка» превратиться в «незаинтересованного собеседника» и т. д.

Все это необходимо учитывать, разрабатывая тактику проведения конкретной беседы, чтобы стимулировать в собеседнике проявление тех качеств, которые будут способствовать решению проблем.

 

 

2.2. Виды деловой беседы

 

Характер деловой беседы, особенности ее протекания, тематика обсуждаемых вопросов определяются профессиональными и деловыми интересами ее участников, а также типом отношений между собеседниками, которые бывают субординационные «по вертикали» - «сверху - вниз», «снизу - вверх» и партнерские «по горизонтали».

По характеру обстановки, в которой обсуждаются те или иные вопросы, деловые беседы бывают официальные и неофициальные, то есть с соблюдением и без соблюдения определенных правил и формальностей. Деловые беседы могут проводиться в кабинете, на рабочем месте, в столовой, ресторане, во время прогулки, дружеского застолья.

По характеру обсуждаемых  вопросов наиболее распространенными  считаются следующие виды деловых  бесед:

1. Кадровые. К ним относятся прием на работу, увольнение с работы, перемещения по должности;
2. Дисциплинарные, связанные с нарушением трудовой дисциплины, уклонением от выполнения служебных обязанностей и т.п.;
3. Организационные, которые определяют технологию выполнения задания;
4. Беседы с посетителями.

 

2.2.1. Кадровые  беседы

Правильный подбор и  расстановка кадров оказывает решающее влияние на эффективность работы любой организационной структуры. Важное место в решении кадровых вопросов отводится деловым беседам, которые позволяют руководителю лучше понять и оценить сотрудника или претендента на должность, помогают составить о нем мнение, выявить его сильные и слабые стороны, сформировать собственную позицию для принятия решения.

Кадровые беседы при  приеме на работу обычно называют собеседованиями. Романов А.А. считает, что «В сущности любое собеседование при найме  на работу сводится к восьми основным (стержневым, базовым) вопросам и соответствующим ответам на них». Он предлагает следующую методику проведения таких собеседований:

1. Что вы за человек?

Руководитель-интервьюер просит претендента рассказать о  себе, он хочет знать о кандидате как можно больше.

2. Почему вы ищете  работу?

Для руководителя важно  понять причины поиска новой работы, логичность их обоснования.

3. Чем вы можете  быть полезны?

Руководитель выясняет, насколько поступающий в курсе  дел организации, в которой он хочет работать.

4. Каковы ваши сильные  стороны?

Необходимо, чтобы претендент подтвердил наличие названных качеств примерами из своей практической деятельности, повседневной жизни. Целесообразно предложить ему описать свое поведение в одной из конфликтных ситуаций в вашей организации.

5. Каковы ваши слабые  стороны?

Этот вопрос позволяет  выяснить, насколько кандидат на вакантное  место откровенен, искренен, психологически уравновешен, умеет ли извлекать  уроки из своих ошибок.

6. Каким, на ваш взгляд, должен быть начальник?

Осторожно следует отнестись  к ответам, в которых претендент стремится показать свою покладистость, бесконфликтность.

7. Каковы ваши самые  сильные достижения?

Если кандидат не способен назвать хоть один значительный успех, то вряд ли он готов к серьезной и ответственной работе.

8. На какую зарплату  вы можете рассчитывать?

Если претендент занижает сумму своего вознаграждения, то это  нередко свидетельствует о его  неуверенности в своей квалификации. Предлагаемый претендентом высокий  уровень оплаты может говорить о его завышенной самооценке, отсутствии чувства реальности. Серьезный кандидат, как правило, называет нижнюю и верхнюю границу оплаты.

Заканчивая разговор с претендентом, целесообразно поставить ему  приблизительно такой вопрос: «Не  хотите ли вы обсудить что-нибудь, о чем мы с вами не упомянули в разговоре?». Ответ на этот вопрос покажет отношение кандидата к будущей работе. Серьезный кандидат обязательно поинтересуется содержанием своей работы, о том, что от него ждут именно на данном участке работы, и что ожидают вообще от кандидата на эту должность.

Чтобы собеседование прошло эффективно, руководитель должен иметь под рукой  описание рабочего места, должностную  инструкцию с указанием требований, предъявляемых к данной должности. Целесообразно также составить словесный портрет требуемого на определенное место сотрудника, содержащий такие характеристики, как пол, возраст, образование, семейное положение, стаж работы в данной области и т.д. Некоторые руководители составляют перечень основных показателей, по которым они оценивают претендентов в баллах. Например: внешний вид, культура речи, коммуникабельность, деловые качества, профессиональные знания и т.д. Этот метод особенно удобен, когда собеседование проводится совместно с коллегами. Сопоставление объективных оценок каждого позволяет сделать правильный выбор.

Успех собеседования также во многом зависит от соблюдения его участниками  следующих правил поведения:

• Собеседование должно начаться в строго обозначенное время. Претендента следует заранее оповестить о месте, дате и времени встречи;
• Пришедший на собеседование должен иметь возможность привести себя в порядок (причесаться, посмотреть на себя в зеркало, пристроить свои вещи и т.д.);
• Хозяин кабинета должен подняться на встречу вошедшему, приветливо улыбнуться, протянуть руку для рукопожатия, предложить сесть, расположиться по удобнее;
• Следует подумать о пространственном расположении руководителя и претендента в кабинете: руководитель может оставаться за своим рабочим столом, сесть напротив претендента за отдельным столом, сесть рядом с ним и т.д.;
• Важно расположить к себе собеседника, помочь преодолеть скованность, неловкость в новой обстановке. Необходимо создать атмосферу доброжелательности и заинтересованности;
• Руководителю следует обращаться к кандидату на вакантное место по имени и отчеству.

Канадский исследователь  Ганс Селье подчеркивал, что «самое главное – заставить человека почувствовать себя свободно, чтобы  он раскрылся в процессе беседы».

Не менее важное значение имеют деловые беседы при увольнении сотрудника с работы. Увольнение чаще всего происходит по двум основаниям: сотрудник сам принимает решение об уходе с работы, либо руководство организации решает уволить своего работника.

Следует иметь в виду, что увольнение человека с работы, независимо от ситуации, всегда сопряжено с переживаниями, волнениями, хлопотами, а нередко и конфликтами. Исходя из этого, очень важно, чтобы та и другая сторона сохранили свое лицо, достойно вышли из трудного положения. Сотрудник не должен прослыть скандалистом. Администрации необходимо создать имидж гуманного и справедливого хозяина, чтобы обеспечить организации солидную и безупречную репутацию. Названные ситуации во многом определяют характер собеседования при увольнении.

В случае, когда сотрудник  сам принимает решение об уходе  с работы, руководителю необходимо определить свою собственную позицию  по отношению к факту увольнения и решить для себя будет он уговаривать сотрудника остаться или нет. Важно создать благоприятную и доброжелательную атмосферу для делового конструктивного разговора, попытаться устранить имеющиеся разногласия, а также использовать беседу для обсуждения условий трудовой деятельности, характера взаимоотношений в коллективе, задач, стоящих перед организацией.

Если руководитель не заинтересован в увольнении сотрудника, то он должен предпринять некоторые  меры. Когда человек увольняется, будучи обиженным в силу каких-либо обстоятельств, то для снятия напряжения и изменения принятого работником решения одной беседы может оказаться недостаточно. Целесообразно до встречи с руководителем подключить для разговора его друзей по работе, лиц, пользующихся у него доверием и авторитетом, неформальных лидеров.

Деловая беседа при увольнении с работы по решению руководства организации имеет свои особенности. Наиболее распространенной ситуацией в этом случае является сокращение штатов. Эта ситуация довольно болезненно воспринимается всеми участниками данного события, особенно теми, кто непосредственно попадает под сокращение. Беседуя с таким человеком, важно не просто успокаивать его и говорить о том, что руководство не виновато, а постараться помочь сотруднику решить его проблему, обсудить с ним возможные варианты дальнейших действий, сделать конкретные предложения по трудоустройству.

Увольнять людей с  работы приходится также в связи  с выходом человека на пенсию, из-за серьезных нарушений трудовой дисциплины, допущенных сотрудником, а также в силу других обстоятельств. Во всех этих ситуациях администрации не рекомендуется занимать позицию оправдывающейся стороны, которая испытывает чувство вины и угрызения совести, не следует произносить фразы, типа: «Мы бы, конечно, оставили вас, но…», «Нам бы очень хотелось продолжать с вами работать, но…» и т.д. Это вселяет надежду увольняющемуся, и он пытается найти различного рода основания, чтобы остаться. Данная ситуация ставит в неловкое положение обе стороны.

При проведении деловых  бесед, связанных с увольнением, следует соблюдать ряд правил:

• Не следует приглашать на беседу увольняемого сотрудника накануне выходных или праздничных дней;
• Беседу лучше проводить в кабинете руководителя, а не на рабочем месте в присутствии других работников;
• Такая беседа не должна быть продолжительной. Обычно она длиться не более 20 минут.

Соблюдение правил проведения деловой беседы при увольнении, а так же сдержанный, корректный и одновременно доброжелательный тон беседы позволит ее участникам избежать обострения отношений, снять почти неизбежную в этих случаях напряженность, ослабить стрессовое состояние.

К кадровым, относятся  и беседы в связи с переменой  должностного положения работника. Перемещения по должности могут быть и по вертикали, и по горизонтали. Повышение в должности обычно радует человека, понижение огорчает, а к переходу на другую работу, родственную прежней, человек относится чаще всего спокойно. С учетом этого руководитель и должен строить стратегию и тактику своего поведения во время беседы. Особого внимания требуют люди, которых освобождают от руководящей должности, но которые остаются работать в коллективе. Причины могут быть самые различные: пенсионный возраст, состояние здоровья, серьезные просчеты в работе, появление более достойного кандидата. Как правило, бывшие руководители очень тяжело переживают изменение своего статуса. Поэтому при деловой беседе в связи с переменой должностного положения работника в этом случае приходится щадить самолюбие человека, подчеркивать уважительное к нему отношение.

Таким образом, кадровые деловые беседы должна носить творческий характер. У опытных руководителей, как правило, имеются свои «секреты мастерства» и свои методы и приемы ведения разговора с работающими и потенциальными сотрудниками, что позволяет им в большинстве случаев сделать правильный выбор, принять верное решение.

 

2.2.2. Дисциплинарные беседы

В каждой организации  случаются нарушения трудовой дисциплины, отступления от правил внутреннего  распорядка, несвоевременное или  небрежно выполненное задание. Это  неизбежно приводит к необходимости  проведения с сотрудниками так называемых дисциплинарных бесед, которые во многих случаях могут предотвратить административные меры наказания (выговор, предупреждение о неполном служебном соответствии, увольнение). Проведение таких бесед требует от руководителя большой выдержки, такта, чувства меры, а также твердости, уверенности и принципиальности.

Готовясь к беседе, нужно хорошо разобраться в ситуации, собрать и проанализировать нужную информацию. В начале разговора следует  дать возможность сотруднику самому объяснить причину своего поступка. Если причины уважительные, то требуются одни меры, а если это халатность, недобросовестное отношение к делу, пренебрежение своими служебными обязанностями, то другие.

Самое трудное в подобных беседах – выбрать правильный тон общения. Руководитель должен задать себе вопрос: «Какой результат принесут мои слова?». Если он уверен, в том, что сотрудник осознал свою вину и раскаялся в своих действиях, то беседа может быть мягкой, иногда в форме доброй, дружеской шутки.

Важным условием успешного  проведения дисциплинарных бесед является то, что не следует говорить с сотрудником сразу, «по горячим следам», в пылу эмоций, в возбужденном состоянии. Так как в этом случае руководитель может быть субъективен и несправедлив. Однако не рекомендуется и откладывать беседу более, чем на сорок восемь часов.

Иногда в организациях возникают конфликтные ситуации, которые разрешаются с помощью  проблемных бесед. В этой ситуации руководитель и оппонент для доказательства своей  правоты используют веские аргументы, ссылки на нормативные документы, убедительные доводы. Важнейшей особенностью такой беседы является глубокий и всесторонний анализ конфликта, выяснение причин и обстоятельств его возникновения, рассмотрения социальной практики снятия подобных конфликтов, наконец, поиск взвешенного и обоснованного решения.

 

2.2.3. Организационные беседы

К деловым беседам относятся организационные беседы, в ходе которых обсуждается технология выполнения того или иного производственного задания, анализируются полученные результаты, высказываются критические соображения по поводу решения поставленных задач.