Внутренняя среда организации

Главное предназначение организации, смысл ее существования, отличие  от других, имидж, философию, ценности, культуру отражает миссия. Она может формулироваться также и для ключевых подразделений.

Миссия организации —  это основная общая цель организации, ясно выраженная причина ее существования.

Значение миссии, которая формально выражена и эффективно представлена сотрудникам организации, очень велико. Выработанные на ее основе цели являются критериями оценки всех управленческих решений. Миссия детализирует статус организации и направления для определения целей и стратегий на различных организационных уровнях. Формулировка миссии должна включать: задачу организации по товарам и услугам, основным рынкам и основным технологиям; характеристику внешней среды, которая определяет принципы работы организации; характеристику культуры организации, определяющую ее рабочий климат, тип людей, которых привлекает такой климат. [1 с.85]

Миссия является основой  для принятия основных плановых решений, помогает менеджерам среднего звена  сформулировать свои цели и задачи и увязывает действия с развитием  компании в целом, объединяет и сплачивает членов организации.

С учетом миссии формулируются  генеральная и конкретная цели, общие  и специфические.

Генеральная цель некоммерческой организации в принципе совпадает  с миссией. Генеральная цель коммерческой организации – получение прибыли, поэтому с миссией совпадать  не может.

Общие цели отражают важнейшие  направления деятельности организации, связанные с реализацией миссии и достижением главной цели.

Специфические разрабатываются  в каждом подразделении и определяют направления его деятельности в  свете реализации общих целей. [4 с. 190]

Еще одним направлением разделения труда в организации является формулирование задач.

Задача - это предписанная работа, серия работ или часть работы, которая должна быть выполнена заранее установленным способом в заранее оговоренные сроки. С технической точки зрения задачи предписываются не работнику, а его должности. На основе решения руководства о структуре каждая должность включает ряд задач, которые рассматриваются как необходимый вклад в достижение целей организации. Считается, что, если задача выполнится таким способом и в такие сроки, как это предписано, организация будет действовать успешно.

Задачи организации традиционно  делятся на три категории. Это  работа с людьми, предметами, информацией. Например, на обычном заводском конвейере работа людей состоит из работы с предметами. Задача же мастера - это в основном работа с людьми. В то же время задачи казначея корпорации в основном связаны с информацией. [1 с.27]

Два важных момента в работе - это частота повторения данной задачи и время, необходимое для  ее выполнения. Машинная операция, например, может состоять в выполнении задачи по сверлению отверстий тысячу раз  в день. Чтобы выполнить каждую операцию, требуется всего лишь несколько  секунд. Исследователь выполняет  разнообразные и сложные задачи, и они могут вовсе не повторяться  ни разу в течение дня, недели или  года. Для того чтобы выполнить  некоторые из задач, исследователю  требуется несколько часов или  даже дней. В общем можно сказать, что управленческая работа носит  менее монотонный, повторяющийся  характер и время выполнения каждого  вида работы увеличивается по мере перехода управленческой работы от низшего  уровня к высшему. [1 с.28]

2. Структура

По классической теории организации  и по мнению большинства менеджеров, структура организации должна разрабатываться сверху вниз. Разработка организационной структуры схожа с процессом планирования. Последовательность действий при этом такова:

1. Деление организации  по горизонтали на крупные  блоки, соответствующие важнейшим  направлениям деятельности по  реализации стратегии. Определение  видов деятельности линейных  и штабных подразделений.

2. Установление соотношения  полномочий различных должностей. Руководство устанавливает цепь  команд, производит дальнейшее деление  на более мелкие подразделения,  чтобы эффективно использовать  специализацию.

3. Определение должностных  обязанностей как совокупности  определенных задач и функций  и возложение их выполнения  на конкретных лиц. Руководство  может разрабатывать конкретные  задачи и закрепляет их за  исполнителями, которые несут  ответственность за их удовлетворительное  выполнение.

Успешно функционирующие  организации регулярно оценивают  степень адекватности своих организационных  структур и изменяют их так, как этого  требуют внешние условия. [1 с.112]

Структура организации имеет  несколько аспектов.

Основу технической структуры  составляют материальные объекты и  процессы (помещения, оборудование, условия  труда).

Производственная структура  – совокупность связанных между  собой технологическими бизнес - процессами центров, потребляющих и распределяющих поток материальных и информационных объектов.

Социальная структура  образуется совокупностью участников и их связей в рамках совместной деятельности. Она включает формальные и неформальные группы, ценности, интересы, полномочия, каналы их распределения  и т.д.

Социотехническая структура  – это упорядоченная совокупность рабочих мест, объединяющая работников пространственно и в трудовой взаимосвязи. Она характеризуется  разделением труда, специализацией и интегрирует в себе жесткую  техническую и гибкую социальную структуры.

Управленческая структура  – совокупность взаимосвязанных  административных подразделений. Она  может быть охарактеризована сложностью, степенью формализации и централизации.

Информационная структура  – совокупность субъектов, участвующих  в информационном обмене, и информационных потоков.

Нормативно – правовая структура – совокупность правовых норм, безличных требований, должностных  позиций, стандартов, рассчитанных на абстрактного исполнителя, необходимых  для осуществления функций организации. Является формальной.

Поведенческая структура  – система отношений между  людьми, которые представляют важнейший  элемент внутренней среды организации. [5 с.59]

Структура – упорядоченная  совокупность взаимосвязанных элементов  организации, закрепляющая горизонтальное и вертикальное разделение труда.

Разделение труда –  качественное разграничение и обособление  различных его видов, закрепляемых за теми субъектами, которые их могут  выполнять наиболее успешно. Оно  служит основой дальнейшей специализации  деятельности, ведущей к усилению их зависимости друг от друга.

Горизонтальное разделение труда является важнейшей чертой организаций.

Если два человека участвуют  в одном и том же процессе, то они должны обеспечивать выполнение разных этапов процесса, т.е. специализироваться. Разделяя работу на многочисленные специализированные задания, организация производит во много раз больше продукции, чем остальные люди, работающие самостоятельно.

Наиболее известным примером горизонтального разделения труда  на предприятии являются производство, маркетинг и финансы. Это основные виды деятельности организации. [1 с.7]

В организациях горизонтальное разделение обычно достигается за счёт образования подразделений, выполняющие  специфические работы и добивающихся специфических целей. Такие подразделения  часто называются отделами, службами, цехами.

Подразделения представляют собой группы людей, деятельность которых  сознательно направляется и координируется для достижения общей цели. Таким  образом, сложные организации состоят  из нескольких, взаимосвязанных организаций  подразделений, специально созданных  для достижения конкретных целей, а  также многочисленных неформальных групп, возникающих случайно. Подразделения, в свою очередь могут состоять из более мелких подразделений.

Так как работа в организации  разделяется на составные части, то для достижения успеха необходимо её координировать. Работу по координации  должен выполнять управляющий - руководитель. Следовательно, в организации существует две формы разделения труда. Первая представляет собой разделение труда  на компоненты, составляющие части  общей деятельности, - это горизонтальное разделение труда.

Вторая форма - вертикальное разделение труда, которое существует между руководителями и исполнителями. Оно образует основу – иерархию, т.е. подчиненность одних звеньев организации другим. Деятельность по координированию работы других людей представляет собой сущность управления. [1 с.8]

2.3 Технология

Технология как фактор внутренней среды имеет гораздо  широкое значение, чем традиционно  считают. Большинство людей рассматривают  технологию как нечто, связанное  с изобретениями и машинами, например с полупроводниками и компьютерами.

Однако социолог Чарльз Перроу, который много писал о влиянии  технологии на организацию и общество, описывает технологию как средство преобразования сырья - будь то люди, информация или физические материалы - в искомые  продукты и услуги. [1 с.28]

Технология может быть производственной, кадровой, управленческой и пр. Она должна быть надежной, соответствовать  биологическим и психологическим  возможностям людей, другим технологиям, организационной культуре. Результат  применения технологии должен быть безопасным, достигаться минимальными затратами  и без побочных эффектов.

Технология, как фактор, сильно влияющий на организационную эффективность, требует тщательного изучения и  классификации. Существует несколько  классификаций технологий. В контрольной  работе приведена наиболее распространенная из них – классификация британской исследовательницы управления Джоан  Вудворд.

В соответствии с ней технология бывает:

1. Единичное, мелкосерийное  или индивидуальное производство, где одновременно изготавливается  только одно или малая серия  одинаковых изделий. Суперкомпьютеры,  космические корабли, мебель и  одежда, изготовляемые по индивидуальным  заказам, могут служить примерами  использования таких технологий.

2. Массовое или крупносерийное  производство применяется при  изготовлении большого количества  изделий, которые идентичны друг  другу или подобны. Такой тип  производства характеризуется механизацией, использованием стандартных деталей  и конвейерным способом сборки. Почти все потребительские товары  изготавливаются на основе таких технологий.

3. Непрерывное производство  использует автоматизированное  оборудование, на котором круглосуточно  изготавливается одинаковый по  характеристикам продукт в больших  объемах. Примерами такого производства  могут служить переработка нефти,  работа электростанций.

[1 с.29]

Социолог и теоретик организации  Джеймс Томпсон предлагает другие три  категории технологий не противоречащие трем предыдущим:

1. Многозвенные технологии, характеризуемые серией независимых задач, которые должны выполняться последовательно. Типичный образец – сборочные линии массового производства.
2. Посреднические технологии характеризуются встречами групп людей, таких, например, как клиенты или покупатели, которые являются или хотят быть взаимозависимыми.
3. Интенсивная технология характеризуется применением специальных приемов, навыков или услуг, для того чтобы произвести определенные изменения в конкретном материале, поступающем в производство.

Эти две категории не так  уж расходятся друг с другом.

Нельзя назвать какой-то один тип технологии лучше другого. В одном случае может быть более  приемлем один тип, а в другом более  подойдет противоположный. Люди определяют окончательную пригодность данной технологии, когда они делают свой потребительский выбор. Внутри организации  люди являются важным решающим фактором при определении относительного соответствия конкретной задачи и содержания операций избранным технологиям. [1 с.30]

4. Люди

Люди являются основой  любой организации. Без них ее не существует. Люди в организации  создают ее продукт, они формируют  культуру организации, ее внутренний климат, от них зависит то, чем является организация.

Поведение человека в обществе и на работе является следствием сложного сочетания индивидуальных характеристик  личности и внешней среды. [1 с.30]

В силу такого положения  люди являются важнейшим элементом  внутренней среды организации.

Работающие в организации  люди, очень сильно отличаются друг от друга по многим параметрам: пол, возраст, образование, национальность, семейное положение, вероисповедание. Все эти отличия могут оказывать  серьезное влияние как на характеристики работы и поведение отдельного работника, так и на действия и поведение  других членов организации.