Внутренняя среда организации

2

Содержание

Введение             

1. ОСНОВНЫЕ СОСТАВЛЯЮЩИЕ ВНУТРЕННЕЙ СРЕДЫ ОРГАНИЗАЦИИ             

1.1. Организационная структура             

1.2. Организационная культура             

2.  ЧЕЛОВЕК И ГРУППЫ В ОРГАНИЗАЦИИ             

3. РЕСУРСЫ ОРГАНИЗАЦИИ             

Заключение             

Список литературы             

Приложения

Введение

Любая организация находился и функционирует в рамках внешней и внутренней сред. Они предопределяют успешность функционирования компании, накладывают определенные ограничения на операционные действия и в какой-то степени, каждое действие компании возможно только в том случае, если среда допускает его осуществление.

Внешняя среда является источником, питающим организацию ресурсами, необходимыми для поддержания ее внутреннего потенциала на должном уровне. Организация находится в состоянии постоянного обмена с внешней средой, обеспечивая тем самым себе возможность выживания. Но ресурсы внешней среды не безграничны. И на них претендуют многие другие организации, находящиеся в этой среде, Поэтому всегда существует возможность того, что организация не сможет получит нужные ресурсы из внешней среды. Это может ослабить ее потенциал и привести ко многим негашеным для организации последствиям. Задача эффективного управления состоит в  обеспечении такого взаимодействия организации со средой, которое позволяло бы ей поддерживать ее потенциал на уровне, необходимом для достижения ее целей, и тем самым давало бы ей возможность выживать в долгосрочной перспективе.

Изучение внутренней среды компании дает руководству возможность оценит внутренние ресурсы и возможности компании. Выявляя сильные и слабые стороны компании, руководство имеет возможность расширять и укреплять конкурентные преимущества и, соответственно, предупредить возникновение возможных проблем. Как и в случае с внешней средой, задача менеджмента компании поддерживать и улучшат стороны, которые увеличивают конкурентное преимущество компании в долгосрочном периоде.

Анализ внутренней среды организации — это очень важный для выработки стратегии организации и очень сложный процесс, требующий внимательного отслеживания происходящих в данной среде процессов, оценки факторов и установления связи между факторами, сильными и слабыми сторонами организации, а также возможностями и угрозами, которые заключены во внешней среде.

Внутренняя среда организации является источником ее жизненной силы. Она заключает в себе тот потенциал, который дает возможность организации функционировать, а, следовательно, существовать и выживать в определенном промежутке времени. Но внутренняя среда может также быть и источником проблем и даже гибели организации в том случае, если она не обеспечивает необходимого функционирования организации.

Внутренняя среда как бы полностью пронизывается всеми факторами, которые должны подвергаться серьезному изучению. Не существует аспектов более или менее важных для организации. Организация может существовать только с грамотно поставленной целью, с четко выстроенной структурой и финансированием, но помимо этого ей нужен еще и преданный персонал, а также хорошо сформированный процесс коммуникации. От того, как поступает информация сверху и как она воспринимается снизу, тоже может зависеть успех организации.

Данная работа содержит материалы по: основным составляющим внутренней среды организации; характеристикам организационных структур; организационной культуре человека в организации; роли и месту группы в организации; видам, значению и использованию ресурсов организации.

Цель работы – дать представление о внутренней среде организации и её основных элементах; ознакомиться с основными характеристиками организационных структур, типами организаций и их структурами, основными сферами их использования, большими возможностями использования «человеческого фактора» в организации.

1. ОСНОВНЫЕ СОСТАВЛЯЮЩИЕ ВНУТРЕННЕЙ СРЕДЫ ОРГАНИЗАЦИИ

Внутренняя среда — это внутренние переменные организации, основные характеристики внутреннего устройства организации[1].

К внутренним переменным организации относятся:

1) цели и задачи — это желаемый результат или желаемое конечное состояние организации (получение прибыли, доля рынка, объема продаж, снижение затрат, увеличение числа клиентов, повышение производительности, рентабельность);

2) структура организации — это способ построения взаимосвязи Между уровнями управления и функциональными областями;

3) технологии — это способ преобразования исходных ресурсов в гоотовые продукты (товар, работа, услуги). Основные элементы технологий: оборудование, квалификация, навыки; знания, информация; инфраструктура;

4) люди (персонал) — анализируется поведение людей (отдельных членов, людей в группах, руководителя, лидера и его влияние на поведение других людей), а также их индивидуальные характеристики: способности, предрасположенность, потребности, ожидания, восприятие, отношения, ценности.

К основным подсистемам, составляющим структуру организации, можно отнести следующие:

        социальную – в основе этой подсистемы лежит работа с кадрами;

        экономическую – она обеспечивает совокупность экономических процессов в организации;

        информационную – средства, обеспечивающие организацию и её подсистемы информацией, необходимой для принятия решений;

        производственную – призванную обеспечить переработку получаемых организацией ресурсов в готовую продукцию или услуги;

        маркетинговую – призванную изучать рынок в товарах и услугах, представляемых организацией, создавать систему разработки новых товаров и услуг, создавать систему рекламы и сбыта[2].

1.1. Организационная структура

Одним из центральных понятий в теории организаций является понятие структуры. Будем считать, что структура организации – это совокупность подразделений и отдельных работников с их связями и взаимодействием для выполнения различных работ в процессе достижения определённых целей.

Внутренняя среда организации формируется под влиянием внешнего окружения, которое во многом определяет миссию, цели организации и основные её подсистемы. Внутренняя среда организации включает её структуру, процессы функционирования структурных подразделений и элементов и организационную культуру.

В организационной структуре различают звенья, т.е. её структурные подразделения (отделы, отделения и т.п.); уровни управления (ступени); связи – вертикальные (подчинения) и горизонтальные (между подразделениями одного уровня), прямые и обратные.

Формальные и неформальные структуры

Любая организация имеет формальную и неформальную структуры. Формальная структура – это предварительно спланированное распределение полномочий и функций и зафиксированное в документах, определяющих построение организации и регламентирующих её деятельность (положения, распределение обязанностей, штатные расписания, должностные инструкции, правила, процедуры).

В формальной организации предусмотрены только официальные, служебные связи между работниками. Она ориентирована на достижение целей организации и представляет собой инструмент, реализующий её стратегию.

Многие виды взаимодействий между работниками организаций не могут быть описаны формальными правилами и документами. Такие структуры называют неформальными. Для них характерно распределение ролей в организации и её подразделениях в результате действия совокупности психологических связей и отношений, складывающихся между работниками как в процессе трудовой деятельности, так и в процессе общения в нерабочее время.

Наиболее важными показателями уровня развития неформальной структуры являются психологическая и социальная совместимость. Они обеспечиваются направленным подбором, подготовкой и расстановкой работников, обеспечением их общих интересов и потребностей, объективной необходимостью сотрудничества и другими факторами.

Централизованные и децентрализованные структуры

Организационные структуры могут быть централизованными и децентрализованными. В централизованных структурах руководители высшего уровня реализуют большую часть полномочий, необходимых для принятия важнейших управленческих решений. В децентрализованных структурах полномочия распределены по нижним уровням управления.

На соотношение централизации и децентрализации организационных структур оказывают влияние размеры организации, технология производства и оказания услуг, окружающая среда.

Большое влияние на соотношение централизации и децентрализации оказывает окружающая среда. Она включает всё, что находится вне конкретной организации, но оказывает существенное влияние на функционирование данной организации. Иногда окружающую среду называют средой функционирования. К среде функционирования можно также отнести поставщиков, потребителей, государственные учреждения, консультативные и аудиторские организации и т.п. Среда функционирования характеризуется соответствующим уровнем неопределённости.

Уровень централизации структуры определяет ряд следующих факторов:

1. Число управленческих решений, принимаемых на нижестоящих уровнях управления. Чем больше таких решений, тем большая степень децентрализации в данной структуре.

2. Важность решений, принимаемых на нижестоящих уровнях управления. В децентрализованных структурах на нижние уровни передается большое число решений по людским, материальным и денежным ресурсам, а также по некоторым стратегическим направлениям деятельности.

3. Последствия решений, принимаемых руководителями на среднем и нижнем уровнях. Если такие решения затрагивают две или более функций, то считается, что такая организационная структура децентрализована.

4. Объем контроля за работой подчиненных подразделений или сотрудников. В децентрализованных структурах руководитель высшего уровня не вмешивается в решения руководителя нижестоящего уровня и оценивает его работу по достигнутым результатам.

Достоинствами централизации являются:

    улучшение координации деятельности структурных подразделений и работников организации;

    возможность приведения к единому стандарту всех операций в рамках организации;

    повышение эффективности контроля за деятельностью организации;

    устранение дублирования решений на разных уровнях управления;

    уменьшение числа ошибочных решений, принимаемых на нижестоящих уровнях управления;

    снижение возможности для роста одних структурных подразделений за счет других или за счет всей организации;

    эффективное использование знаний и опыта работников вышестоящего аппарата управления;

    более эффективное использование оборудования, производственных площадей.

К недостаткам централизации можно отнести:

    большие возможности для роста бюрократизма;

    задержки с решением большого числа срочных вопросов;

    увеличение объемов внутренней документации;

    значительное число важных решений принимается людьми, малознакомыми с реальной обстановкой на местах.

На выбор уровня централизации или децентрализации структуры организации влияют как внутренние, так и внешние факторы.

К внутренним факторам, определяемым самой организацией, можно отнести следующие:

    передача процесса подготовки и принятия решений на низшие уровни управления.

    степень унификации решений. Степень единообразия принимаемых решений тем меньше, чем больше децентрализована организация.

    автономность в принятии решений;

    специализация определённых видов деятельности в организации (бухгалтерский учет, плановая деятельность, статистический учет, маркетинговая деятельность, работа с кадрами);

    размеры организации. Чем больше размеры организации, тем сложнее координировать деятельность руководителей.

    философия управления (менеджмента), которой придерживаются

    высшие руководители. Именно они решают, какие вопросы решать централизованно, а какие децентрализованно;

    наличие подходящего для данного уровня управления руководителя.

    значительная свобода от непосредственного централизованного контроля.

    использование высокоэффективных методов контроля.

    территориальные факторы. Чем дальше расположены подразделения организации друг от друга, тем большую степень свободы нужно предоставлять этим подразделениям;

    динамика деятельности (бизнеса). Если организация расширяет свою деятельность быстрыми темпами, у руководителей высшего уровня возникает необходимость делегировать часть своих полномочий на средний и нижний уровни.

К внешним факторам, влияющим на уровень децентрализации структуры организации, можно отнести следующие: государственное регулирование той области производства товаров или услуг, в которой осуществляется деятельность организации, политика налогообложения, деятельность профсоюзов, унификация трудовой политики.