Деловой этикет в управлении

Министерство  образования и науки Российской Федерации

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение

высшего профессионального  образования

«Владимирский государственный университет 
имени Александра Григорьевича и Николая Григорьевича Столетовых

(ВлГУ) 

 

 

 

Основы теории управления  

 

 

  

 

Кирсанова И.А.

Ст. гр. ЗУПд-112 

 

 

 

Деловой этикет в управлении 

 

 

 

Руководитель:

к.э.н., старший преподаватель

Гундорова М.А. 

 

 

  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Владимир, 2013

 

СОДЕРЖАНИЕ

 

 

Введение……………………………………………………………………3

Глава 1. Понятие ЭТИКИ УПРАВЛЕНИЯ, основные ПРИНЦИПЫ И функции СЛУЖЕБНОГО ЭТИКЕТА

       1.1 Понятие служебной этики и этики управления………………………..5            

ГЛАВА 2. ПОВЫШЕНИЕ ЭФФЕКТИВНОСТИ В ПРОЦЕССЕ ДЕЛОВОГО ОБЩЕНИЯ

2.1 Совершенствование делового этикета………………………………….10

2.2 Предложения по применению новых методов обучения деловому общению………………………………………………………………………13

2.3 Правила деловой переписки…………………………………………….16

Заключение……………………………………………………………...……….18

Список использованных источников…………………………………………..20

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Этикет деловой беседы относится, по своей сущности к этике- науке о морали и нравственности.

В современном мире, когда  в деловой сфере, быту, правительственных  кругах, на производстве, в международных отношениях, возникают конфликты, все чаще разрешение их ведется путем деловой беседы, переговоров.

Сущность конфликтов, причины их  возникновения в  деловых сферах и пути улаживания конфликтов относятся к науке  управления- менеджменту.

Важным моментом в  ведении переговоров  имеют также эмоции, которые необходимо подавлять так называемым методом «выпуска пара», что позволяет освободится от чувства гнева, страха возникающих в спорах. Кроме того, враждебную ситуацию снимают извинения, выражения сожаления, обмен рукопожатиями, недорогие подарки.

Эффективное общение  невозможно без владения нормами  этикета. Оно пронизывает всю  профессиональную деятельность руководителя. Ведь он не сам выполняет работу за своих подчиненных. Его задача - обеспечение выполнения работы с  помощью других людей. Эффективное деловое общение и владение нормами этикета - это связующие процессы среди четырех основных функций управления - планирования, организации, мотивации, контроля.

Появление специалистов по работе с кадрами - управлению персоналом - связано с реализацией принципов научной организации труда, поставившей перед собой задачу максимально эффективно использовать всех работников в рамках высокоорганизованного, высокотехнологичного производства. Соответствующее отношение к работнику со стороны кадровых служб состоит в том, что средний человек предпочитает, чтобы им управляли, старается не брать на себя ответственности, имеет относительно низкие амбиции, ленив, желает находиться в безопасной ситуации. Его надо готовить к выполнению строго определенной профессиональной роли и по возможности минимизировать социальные конфликты и прочие негативные явления, влияющие на снижение производительности труда или повышение издержек производства. Ответственность и обязательства по отношению к целям организации зависят от вознаграждения, получаемого за результаты труда. Наиболее важным вознаграждением является то, которое связано с удовлетворением потребностей в самовыражении и самоактуализации.

Целью исследования являются деловые отношения.

Задачей данной работы является проанализировать теоретические аспекты этики деловых отношений.

Теоретической и методологической основой данного исследования являются труды Иванова Н. С., Кибанова А.Я.

Методология данного  исследования состоит в системном  и функциональном подходах.

В работе использованы такие  методы, как анализ, синтез, индукция.

Структура исследования обусловлена целью и задачами. Работа состоит из введения, трех глав, заключения и списка использованной литературы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА I. ПОНЯТИЕ, ФУНКЦИИ И ПРИНЦИПЫ СЛУЖЕБНОЙ ЭТИКИ И ЭТИКИ УПРАВЛЕНИЯ

 

1. Понятие служебной этики и этики управления

«Служебная этика – самое широкое понятие в сфере профессиональной этики. Под служебной этикой понимают совокупность наиболее общих норм, правил и принципов поведения человека в сфере его профессиональной, производственной и служебной деятельности. Эти нормы должен соблюдать каждый человек, начавший работать. Количество этих норм невелико. Подавляющая часть их формулируется в предельно общем виде, с тем, чтобы быть детализированными применительно к конкретным видам деятельности»¹. Требования служебной этики:

Дисциплинированность. Конкретизация  этого понятия происходит в зависимости  от специфики и содержания труда. Например, в животноводстве понятие  дисциплинированности будет определяться жизненными циклами тех животных, за которыми ухаживают.

Сбережение материальных ресурсов, предоставляемых работнику  для осуществления производственной деятельности. Эти ресурсы могут  быть самыми разными. Необходимость  восполнять утраченные ресурсы тяжким грузом ложится на прибыль и себестоимость продукции, отсюда требование сводить потери к минимуму. В эту норму входит сбережение тепла, зданий, техники, материалов и т.д.

Корректность межличностных  отношений. Человек в сфере своей  трудовой деятельности должен вести себя таким образом, чтобы как можно меньше возникало межличностных конфликтов, и чтобы другим людям было комфортно работать рядом с ним при прямом и косвенном межличностном контакте.

Тут главное требование к подчинённому – признание самого права руководителя отдавать распоряжения, что включает функциональные обязанности, принятые на себя человеком по трудовому договору.

Подчинённый должен, исходя из этих обязанностей, соответствующим  образом строить своё поведение, и не использовать различные формы уклонения от исполнения распоряжений. Уклонение может быть гласным, публичным, с выставлением определённых условий руководителю. Может быть скрытым, принимать характер тайного (с помощью мимики, жестов, отдельных слов) провоцирования руководителя на открытые действия против подчиненного. В этих ситуациях подчинённый для окружения часто может представляться страдающей стороной, а реакция на него руководителя – неадекватной. Одной из причин подобного поведения подчинённых может быть стремление нажить определённый социальный капитал, выглядеть гонимым, приобрести статус неформального лидера, добиться каких либо льгот для себя и т.д.

Этика управления – второе по объему понятие после служебной этики. «Это совокупность норм, правил, принципов, идеалов, определяющих поведение людей в сфере осуществления властно – распорядительных полномочий, т.е. в сфере управления»².

Все нормы этики управления можно разделить на две группы: нормы, связанные с процессом  принятия решения и нормы, регулирующие процесс общения с подчинёнными и другими руководителями (по горизонтали и вертикали).

Нормы, регулирующие процесс  принятия решения условно можно  разбить на три подгруппы:

а)  Нормы, регулирующие процесс выдвижения проблемы и подготовку решения.

Все решения руководителя должна пронизывать ответственность. Требования этики управления распространяются на все уровни управления, от низового до самых высоких, и варьируются в зависимости от уровня управления. Объём этических требований изменяется в зависимости от уровня управления, на верхних уровнях он выше. На низовых уровнях требования не очень существенно различаются в различных видах деятельности, а на верхних – специфика вида деятельности накладывает существенные различия на нравственные требования. Управленец не всегда отдаёт себе отчёт в сложности тех механизмов, которые мешают принятию решения.

Следующее необходимое  качество руководителя – умение предвидеть последствия принимаемых решений  и прогнозировать получаемые результаты. Наличие воображения помогает в принятии решения. Особенностью предвидения и прогнозирования является необходимость просчитывать нравственные последствия принимаемых решений. Решений, которые бы не имели нравственных последствий, нет вообще, только последствия эти могут быть более или менее глубокими. Особенность нравственных последствий и в том, что они могут сменить значение с положительного первоначального результата на отрицательный впоследствии и наоборот.

В широком смысле руководителю необходимы такие качества как профессионализм, компетентность, уверенность в своей компетентности, воля, организаторские способности и общий набор качеств лидера: уверенность в себе, умение увлечь людей, умение «зажечь» интерес к делу и т.д. Но любое из этих качеств, представленное в избытке, способно превратится в свою противоположность. Так воля к достижению цели превращается в навязывание своих желаний, уверенность в своей компетентности – в веру в свою непогрешимость.

Вера в непогрешимость, соединённая с избыточной волей, порождает специфический тип руководителя, который ощущает себя всегда правым и стремится при любых условиях и, не взирая на возможные последствия, настоять на своём во что бы то ни стало.

Противоположный тип  людей среди управленцев получает характеристику «обучаемых», «внушаемых» и т.д.

На первом этапе подготовки управленческих решений часто возникает  противоречие между знанием о  необходимости конкретных изменений  и незнанием конкретных путей, методов  и средств этих изменений, незнание механизма функционирования объекта, которым надо управлять. Необходимо чёткое осознание того факта, что любая возникающая управленческая проблема имеет как минимум два, а чаще – множество возможных решений. Решения различаются:

• Продолжительностью достижения желаемого результата;

• Материальными затратами;

• Количеством привлекаемых средств и структур;

• Особенностью удовлетворения палитры интересов различных людей, социальных групп, организаций, политических сил, заинтересованных в данном решении.

Общество становится всё более раздробленным. Это  касается и конкретной организации, в которой отражаются процессы, происходящие в обществе. Из-за наличия большого числа различных групп появляется раздробленность интересов, что меняет само понятие профессионализма. Под профессионализмом управленца (в особенности в сфере государственной службы) всё чаще понимается умение в процессе подготовки и принятия решения общаться с представителями различных групп интересов, и в процессе этого общения стремиться осознать природу интересов, специфику их возможного учёта в управленческих решениях, возможность достижения согласия интересов в различных вариантах решения. Чем больше разрастается общество, тем сложнее становится процесс принятия решения (нужно стремится удовлетворить как можно больше групп населения, а вместе с тем возрастает количество вариантов в принятии решения).

в)  Нормы, регулирующие процесс обсуждения и принятия решения.

На этапе обсуждения и принятия решения руководитель должен стремиться, чтобы в обсуждении принимали участие, по возможности, представители всех групп, слоёв населения, все те, чьи интересы могут быть затронуты принимаемым решением. Необходимо, чтобы на обсуждение были представлены, возможно, более полные данные экспертизы и статистические данные по возможным вариантам решения.

При подготовке экспертиз и обзоров каждого из вариантов решения, необходимо, чтобы были представлены аргументированные позиции «за» и «против» каждого варианта решения во всём, что касается материальных затрат, необходимых ресурсов, вовлечённости различных структур и специфики возможных позитивных и негативных следствий.

Если в процессе обсуждения становится, очевидно, что предпочитаемый руководителем вариант решения менее удовлетворяет интересам различных групп, чем какой – либо другой, руководитель, ведущий обсуждение, должен иметь мужество отказаться от своего мнения в пользу большинства, а не настаивать на неправильном варианте решения, который выбрал именно он.

с)   Исполнение и контроль за исполнением решения.

Существует точка зрения, что исполнение решения – чисто административный процесс, в который входят оформление решения, определение исполнителей, доведение до их сведения поставленных задач, составление плана выполнения решения и т.д. На самом деле главное в исполнении решения то, что в момент своего исполнения решение, принятое в отношении какой либо организации (системы) может ввести эту систему в состояние нестабильности. Главная обязанность управленца в процессе контроля за исполнением решения –  контролировать состояние системы для обнаружения признаков нестабильности. В случае появления таких признаков необходимо либо прекращать процесс исполнения решения, либо проводить какие-либо корректирующие действия. 

 

 

ГЛАВА 2. ПОВЫШЕНИЕ ЭФФЕКТИВНОСТИ В ПРОЦЕССЕ ДЕЛОВОГО ОБЩЕНИЯ

2.1 Совершенствование делового этикета

Если талантливый мужчина может  сделать карьеру, даже имея неудачный  имидж, то для женщины это практически  невозможно. Ключевыми факторами, которые  производят положительное впечатление  на окружающих, являются: элегантная одежда; привлекательная прическа; тонкий макияж; впечатляющие аксессуары.

Модный костюм - еще не гарантия быстрого продвижения по службе, но если женщина лишена вкуса, ее шансы  равны нулю. Практика показывает, что  у многих женщин отсутствует вкус в выборе одежды. Причина этого - недостаток необходимых знаний. Обычно женщины формируют свой стиль методом проб и ошибок, которых может оказаться слишком много.