Деятельность огранищации "Рассвет"

1. Цели и задачи бизнеса компании

 

Основной целью своей деятельности «Рассвет» ставит обеспечение потребителя  качественными товарами по доступным  ценам. Целью торговой компании является расширение бизнеса и достижение конкурентных преимуществ перед компаниями подобного типа. Задачи: увеличение прибыли, расширение предприятия, автоматизация всей деятельности.

 

2.  Цели автоматизации компании

 

Для решения проблемы компании, необходимо автоматизировать систему ведения  бухгалтерского и товарного учета, а так же систему по управлению персоналом. Преимущества автоматизации - сокращение персонала до минимума, реальная картина ситуации.

Функции, которые необходимо автоматизировать для решения проблем компании:

1. Бухгалтерские функции - ведение бухгалтерского учета (фиксация, сбор и обработка информации); формирование бухгалтерской отчетности; предоставление бухгалтерской отчетности в сроки и адреса, предусмотренные законодательством, учредительными документами.

2. Функции по работе с персоналом – контроль соблюдения порядка документооборота; составление и корректировка штатного расписания (проекты, штатная расстановка, хранение архивов); прием на работу (учет вакансий, анкетные данные сотрудников, личные карточки, приказы); книга приказов по кадрам, формирование и регистрация текущих приказов (движение по службе, учет командировок, отпусков и пр.).

 

3.  Способ автоматизации компании

 

1. Возможные способы автоматизации:

 

Хаотичная автоматизация.

Хаотичная автоматизация является одним из наиболее неэффективных  видов инвестирования средств в развитие предприятия. Под хаотичностью процесса в данном случае понимается отсутствие стратегического плана. Как правило, при таком подходе процесс внедрения информационных технологий определяется краткосрочными локальными задачами, а не реальными потребностями бизнеса. В качестве критериев принятия решений в этих случаях могут выступать: уровень знаний и предпочтений лиц, принимающих решения, возможность купить сейчас с эксклюзивной скидкой какую-либо технику или программное обеспечение и т. д.

Как правило, в результате предприятие  в лучшем случае получает разрозненные прикладные системы, стоимость интеграции которых в некоторых случаях  может быть сравнима с общей стоимостью комплексного решения. В худшем случае создаются незаконченные фрагменты информационной инфраструктуры и прикладных систем, которые не могут применяться в практической деятельности предприятия. При этом предприятие несет дополнительные затраты на дублирование функций, которые должна была выполнять информационная система, и обслуживание созданных незаконченных прикладных систем.

 

Автоматизация по участкам.

Автоматизация по участкам подразумевает  процесс автоматизации отдельных  производственных или управленческих подразделений предприятия, объединенных по функциональному признаку. Подобный путь автоматизации выбирается в следующих случаях:

• инвестиционные ресурсы предприятия недостаточны для решения задачи автоматизации в полном объеме;
• существуют участки, где применение автоматизированных систем дает значительный экономический эффект, например за счет сокращения персонала;
• технология производства или иные условия не позволяют обходиться без использования автоматизированных систем.

Наиболее часто такой подход применяется для автоматизации  производственных участков. Основное средство автоматизации - специализированные АСУ технологическим процессами. Применение принципа автоматизации предприятия по участкам для ряда предприятий - единственно возможный способ повысить экономические показатели в условиях ограниченных инвестиционных ресурсов. Чтобы автоматизация по участкам была эффективна, необходимы стратегический и оперативный планы автоматизации. При этом стратегический план автоматизации, если выбрана стратегия автоматизации по участкам, должен периодически, не реже раза в год, пересматриваться.

 

Автоматизация по направлениям

Автоматизация по направлениям подразумевает  автоматизацию отдельных направлений  деятельности предприятия, таких, как  производство, сбыт, управление финансами. Подход, связанный с автоматизацией по направлениям, часто применяется при использовании систем класса MRPII, ERP, когда конечной целью работ является полная автоматизация предприятия. От автоматизации по участкам этот подход отличается следующим. Автоматизация по направлениям деятельности предполагает участие в этом процессе всех организационных подразделений, функционирование которых связано с автоматизируемым направлением. Обычно любое направление деятельности охватывает практически все подразделения предприятия. Например, процесс снабжения. В этом процессе принимают участие все подразделения: от производственных до управленческих и непосредственно сам отдел снабжения и транспортные службы. Поэтому подход, связанный с автоматизацией по направлениям, в принципе нельзя рассматривать как локальный. Его реализация связана с созданием как минимум коммуникационной инфраструктуры предприятия. В большинстве случаев автоматизация по направлениям связана с “реинжинирингом бизнес-процессов” и требует создания модели всего предприятия. Все сказанное выше относительно повышения эффективности при использовании подхода автоматизации по участкам остается в силе и в рассматриваемом случае. Ревизия стратегического плана автоматизации должна производиться после окончания автоматизации какого-либо направления и оценки полученных результатов.

 

Полная автоматизация  управления предприятием.

АСУП как система состоит  из большого количества элементов различных  уровней и различного назначения. К ним относятся подсистемы, модули, блоки управления, задачи, управленческие процедуры, функции, операции и т. п. Базовые системы типа ERP, как правило, представляют собой иерархические структуры, состоящие в итоге из элементарных управленческих процедур, предназначенных для включения в АСУП.

 

Комплексная автоматизация.

 Комплексная автоматизация – это прикладное решение, решающее задачи комплексной автоматизации управления и учета для широкого круга коммерческих предприятий. В единой информационной базе ведется управленческий, бухгалтерский и налоговый учет как одной, так и нескольких организаций. Это существенно снижает трудоемкость ведения учета за счет использования общих массивов информации. Управленческий учет по предприятию может вестись в любой выбранной валюте, бухгалтерский и налоговый учет ведется в национальной валюте. Регламентированная отчетность для каждой организации формируется раздельно. Комплексная автоматизация позволяет организовать на предприятии единую информационную систему, охватывающую основные задачи управления и учета:

• управление отношениями с клиентами (CRM); ценообразование;
• управление денежными средствами и взаиморасчетами;
• управление продажами, запасами и закупками;
• упрощенный производственный учет;
• оперативное ресурсное планирование;

 Прикладное решение "Комплексная  автоматизация" охватывает основные  бизнес-процессы предприятия, обеспечивая "бесшовную" автоматизацию и создание единого информационного пространства для отображения финансово-хозяйственной деятельности всего предприятия, что позволяет оперативно оценивать эффективность работы и получать информацию для принятия управленческих решений.

 

Вывод:

На данный момент в компании действует  способ автоматизации по участкам. Разработанные компанией системы  на данный момент не удовлетворяют  предъявляемым требованиям своей  функциональностью и скоростью  обработки данных, поэтому необходимы расширение функциональных возможностей информационной системы компании и увеличение скорости обработки информации. Проанализировав преимущества и недостатки всех существующих способов автоматизации, пришли к выводу, что для данной компании подходит комплексная автоматизация.

 

4.  Ограничения

Величина инвестиций, которые компания способна вложить в развитие автоматизации-$500000.

Временные ограничения- 5 лет, до 2005 г.

Возможные ограничения, связанные  с влиянием человеческого фактора:

отношение персонала компании к  автоматизации; новые процедуры  работы, которые могут потребоваться  после автоматизации;

 увеличение нагрузки на персонал  в первое время работы ИС;

необходимость обучения персонала;

прием дополнительного персонала  после автоматизации;

 перестановки персонала после  автоматизации.

 Возможные технические ограничения:

низкая скорость обработки данных – необходимы новые технические средства (компьютера);

 нет единого сервера по  приему, хранению и обработки информации;

все компьютеры должны поддерживать данную программу автоматизации.

Функции ИТ службы компании: разработка, поддержка систем ведения бухгалтерского и товарного учета поддержка работоспособности системы.

	Наименование системы	Разработчик	Автоматизируемые функции	Год установки системы
1	Система ведения бухгалтерского учета	Торговая компания «Рассвет»	Операции по банку и кассе; взаиморасчеты  с организациями; дебитором и  кредиторами; расчеты по зарплате; расчеты  с бюджетом; учет товаров;	1998
2	Система ведения товарного учета	Торговая компания «Рассвет	Ведение учета складских запасов  и их движения; оформление счетов поставщикам; формирование необходимых первичных  документов	1999

Таблица 1- существующие в компании ИС.

 

 Используемые технические средства: кассы, компьютеры (Pentium), программное обеспечение.

5. Анализ требований к ИС

 

Расширение вычислительных мощностей  ИС за счет апгрейда оборудования и  создания  централизованного узла получения, обработки и хранения поступающей информации. Причем следует  учитывать дальнейшее развитие компании, и ИС должна в будущем иметь возможность обрабатывать намного большее количество информации. Желательно установка системы в каждом магазине, чтобы оперативно получать информации из локальных точек. Также следует автоматизировать следующие функции компании,- складской и хозяйственный учет, бухгалтерский учет, налоговый учет, работу касс. В результате чего получим следующие преимущества: более наглядно видеть запасы и расход товаров, сможем оперативно реагировать не изменение количества товаров в каждом магазине, более быстрая обработка информации, что намного упростит её последующий анализ. Уменьшается вероятность проявления человеческого фактора, как например- ошибка на кассе, или при учете товара.  Информационная система управления для промышленного предприятия не должна замыкаться только в рамках управления бизнес-процессами. Данная система должна объединить в себе все три уровня управления процессами происходящими на предприятии:

·управление бизнес процессами

·управление проектно-конструкторскими разработками ·управление технологическим процессом производства. Единство информационной системы управления предприятием состоит в том, что данные, полученные или введённые на любом уровне системы, должны быть доступны всем её компонентам (принцип однократного ввода).Мировой опыт применения информационных технологий говорит что структура такой единой информационной системы управления предприятием должна быть следующей:"Становым хребтом" единой информационной системы управления предприятием является система управления бизнес процессами предприятия - система класса ERP (Enterprise Resources Planning - Планирование ресурсов предприятия). Необходимым элементом являются системы автоматизации проектно конструкторской деятельности и технологической подготовки производства (САПР/АСТПП - CAD/CAM/CAE/PDM), обеспечивающие снижение времени производственного цикла и повышения качества продукции. Третий элемент - системы управления технологическим процессом производства. Связующее программное обеспечение обеспечивает взаимодействие всех ранее описанных решений в рамках единой информационно - аналитической системы управления предприятием. Система управления бизнес процессами промышленного предприятия Классические системы ERP обеспечивают управление следующими задачами:

·Управление финансами.

·Планирование и управление производством. ·Управление размещением и распределением запасов. ·Управление реализацией  и маркетингом. ·Управление снабжением. ·Управление проектами. ·Управление  сервисным обслуживанием. ·Управление процедурами обеспечения качества продукции. ·Современная автоматизированная система управления должна сочетать в себе максимально возможный комплекс функций для управления всеми бизнес-процессами предприятия: управления маркетингом и продажами, управления снабжением, управление финансами, жизненный цикл изделия от конструкторских разработок до массового производства и сервисного обслуживания.·В системе должна быть реализована стратегия производства, ориентированного на потребителя, независимо от того, разрабатывает предприятие продукцию под заказ, производит на склад, ведет единичное, мелкосерийное или крупносерийное производство. ·Система должна управлять производственным процессом и непрерывно контролировать его параметры на отклонение от допустимых значений, начиная со стадии планирования заказа на реализацию до отгрузки готовой продукции потребителю ·Система должна реализовывать методику управления затратами и центрами затрат. Такая методика требует планирования себестоимости изделий, утверждения плановых нормативов и контроль отклонений фактических затрат от их нормативов для своевременного принятия мер. Учет затрат должен осуществляться по местам их возникновения и позволять управленческому персоналу вести анализ.·На основе производственного плана и нормативной себестоимости система должна рассчитать смету затрат на производство. Система должна обеспечить единство данных финансового и управленческого учета. ·В современных условиях функционирования предприятия совершенно необходимо, чтобы данные, введенные в систему, были доступны сразу после регистрации хозяйственной операции всем, кто испытывает в них потребность: от учетчика в цеху до управляющего предприятием. Например, единство данных финансового и управленческого учета. Финансово-хозяйственные операции должны регистрироваться в системе сразу после их совершения. Это позволит осуществлять контроль за производством на уровне производственных смет.