Документационное обеспечение системы управления персоналом

Министерство образования и  науки Российской  Федерации

Филиал  федерального государственного бюджетного  образовательного учреждения высшего профессионального образования «Сочинский государственный университет»

в г. Нижний Новгород Нижегородской  области

 

Факультет Менеджмента, туризма и физической культуры

 

Кафедра: менеджмента

 

Дисциплина: Управление персоналом

 

Контрольная работа

 

Тема: Документационное обеспечение системы управления персоналом.

  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

	Выполнила студентка  5  курса  ЗФО Костина Елена Андреевна                                                            Группа  М-56-08
	Проверил Преподаватель: Шигина А.Е                                     Оценка_______________________________ Дата «_____»______________2013________ Подпись преподавателя_________________
	Дата поступления  работы «___»____2013__

 

 

 

 

 

Нижний Новгород

2013

 

Содержание:

 

Введение…………………………………………………………………….…….3

1.Основные понятия в области  создания документов……………………..…..5

2.Основные термины и определения  в делопроизводстве ……………….…...6

2.1.Нормативно-методическая база  делопроизводства …………………….…7

3.Документационное обеспечение  управления персоналом………………....10

3.1.Делопроизводственное обеспечение  системы управления персоналом  ..17

3.2.Документирование оценки деятельности  персонала…………………..…19

4.Организация работы с кадровой  документацией……………………………21

Заключение………………………………………………………………………23

Список использованной литературы………………………………………......24

 

Введение:

 

Управление людьми представляет собой  компонент управления любой организацией, наряду с управлением материальными  и природными ресурсами. Однако по своим  характеристикам люди существенно  отличаются от любых других используемых организациями ресурсов, а следовательно, требуют особых методов управления. Специфика человеческих ресурсов состоит в следующем.

 

Во-первых, люди наделены интеллектом, их реакции на внешние воздействия (управление) – эмоционально осмысленные, а не механические, и значит, процесс  взаимодействия между организацией и сотрудником является двусторонним.

Во-вторых, люди способны к постоянному  совершенствованию и развитию, в  том числе, и к совершенствованию  своих профессиональных навыков.

В-третьих, трудовая жизнь человека продолжается 30-50 лет в современном  обществе, соответственно отношения  человека и организации могут  носить долговременный характер.

В-четвертых, в отличие от материальных и природных ресурсов, люди приходят (в большинстве случаев) в организацию  осознано, с определенными целями и ожидают от организации помощи (предоставления возможности) в реализации этих целей. Удовлетворенность сотрудника взаимодействием с организацией является таким же необходимым условием продолжения этого взаимодействия, как и удовлетворенность организации.

 

По мере развития и усложнения рыночных отношений и усиления конкуренции  именно эффективное управление персоналом обеспечивает устойчивое преимущество в современной экономике.

 

Нельзя сказать, что эффективность  производства зависит исключительно  от эффективного управления персоналом. Существует множество иных факторов, оказывающих влияние на эту величину, однако тенденции развития производственного  потенциала в странах с эффективной  экономикой показывают, что управлению персоналом в системе управления предприятием уделяется первостепенное значение. Это обусловлено тем, что в современных условиях глобальной конкуренции и стремительного движения НТП, когда продукция, технологии, операционные методы и даже организационные структуры устаревают с небывалой скоростью - основным источником конкурентоспособности и долгосрочного процветания любой организации (компании, предприятия) становятся знания и навыки ее сотрудников, их лояльность к организации, их мотивация к высокопроизводительному труду и т.д. Иными словами, в основе процветания предприятия в современной экономике лежит адекватная современным условиям система управления персоналом. Логика развития НТП привела к переосмыслению человеческого фактора в обеспечении конкурентоспособности, признанию того, что компетентность и активность сотрудников становятся важнейшими факторами эффективности, которая выражается не только и не столько в прибыльности и стабильности положения предприятия, а скорее в ее готовности своевременно адаптироваться к изменяющейся внешней среде, непрерывно производить “человеческий капитал” высокого качества и интегрировать усилия персонала для достижения целей организации.

Таким образом, предприятие для  того, чтобы сохранить или повысить эффективность деятельности, должно непрерывно воспроизводить человеческие ресурсы, то есть улучшать количественный и качественный состав персонала, его  структуру.  По мере развития и усложнения рыночных отношений и усиления конкуренции  именно эффективное управление персоналом обеспечивает устойчивое преимущество в современной экономике.

 

Сам сложный механизм управления регламентируется комплексом организационно-распорядительной документации.

 

Предметом настоящего исследования является процесс документирования (документационного  обеспечения) управления персоналом современного российского  предприятия.

Цель данной работы: раскрыть роль и значение документационного обеспечения  управления  в системе управления предприятием, а также выявить  пути оптимизации этого процесса в современных условиях российских предприятий.

 

1.Основные понятия в области  создания документов.

Обязательным  условием эффективного управления, обеспечивающего  устойчивую конкурентноспособную деятельность предприятия, является его информационная обеспеченность. Выделяется два вида информации:

-техническая, технологическая – методы изготовления продукции, программное обеспечение, основные производственные показатели, результаты испытаний и т.п.;

-деловая – прогнозы, стратегия действий, результаты исследований, база данных и пр.

Под информацией  понимаются сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах  независимо от формы их представления. Всякое управленческое решение всегда базируется на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту. От объективности, достоверности, оперативности и полноты информации зависят своевременность и правильность принятого решения. Носителем информации (т.е. результатом отражения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека) выступает документ.

Документ  – материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком  способом ее передачи во времени и  пространстве. Документ может быть получен различными способами: посредством  письма, рисунка, графики, звукозаписи. Зафиксировав (отобразив) информацию, он тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени.

В процессе управления информация, зафиксированная  в документе, является не только основанием для принятия решения, но и доказательством  его исполнения, источником для анализа  и обобщений, материалом для справочно-поисковой  работы. Таким образом в управленческой деятельности документ выступает как предмет труда и результат труда. Учетно-отчетные документы поступаю с нижнего уровня управления на верхний; по ним можно оценить состояние дел в управляемых объектах. Эта информация является базой при планировании и прогнозировании. Организационно-распорядительные документы зарождаются на верхнем уровне управления и спускаются вниз.

 

 

2. Основные термины и определения  в делопроизводстве

 

Знание каждым работником сферы  управления персоналом делопроизводственной терминологии является одним из условий  грамотного, квалифицированного исполнения служебных обязанностей в рамках своей компетенции. Нечеткое представление  о границах основных понятий делопроизводства, неверное их толкование чреваты служебными ошибками.

 

Принятая в работе с документами  терминология нормативно закреплена в  ГОСТе Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденном Постановлением Госстандарта России от 27 февраля 1998 г.

 

Термином «делопроизводство» определяется самостоятельная отрасль административно-управленческой деятельности организации, учреждения, предприятия, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами, создание документационной информационной базы на различных носителях  для использования управленческим аппаратом в процессе выполнения своих функций.

 

В научной литературе последнего десятилетия  в качестве синонима термина «делопроизводство» стало использоваться понятие «документационное  обеспечение управления», чем подчеркивается информационно-технологический характер современной организации делопроизводства.

 

Важнейшей частью документационного  обеспечения управления является документирование, представляющее собой регламентированный процесс фиксации на различных материальных носителях и оформления на основании  установленных требований и норм всей необходимой для управленческой деятельности информации.

 

В результате процесса документирования появляется документ (лат. documentum -- свидетельство, доказательство) -- зафиксированная на материальном носителе первичная информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. В документе, выступающем одновременно и средством, и способом выполнения возложенных на аппарат управления функций, отражаются все формы управленческой деятельности, определяя его полифункциональность.

 

Обязательным элементом оформления документа, обеспечивающим его юридическую  силу, является реквизит. ГОСТом Р 6.30--2003 устанавливается максимальное число (30) и порядок расположения реквизитов для организационно-распорядительных документов.

 

Юридическая сила документа есть свойство официального документа, сообщаемое ему  действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным  порядком оформления.

 

Организация работы с документами -- составляющая делопроизводства, которая включает организацию документооборота, а также систему хранения документов и использования их в текущей деятельности органа управления.

 

Документооборотом организации, учреждения, предприятия называется совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в организации  с момента их создания или поступления  до завершения исполнения или отправки.

 

Система хранения документов представляет собой совокупность средств, способов и приемов учета и систематизации документов с целью их сохранения, поиска и использования в текущей  деятельности организации, учреждения.

 

2.1.Нормативно-методическая база делопроизводства.

 

Общие принципы организации документационного  обеспечения управления закреплены в ряде статей Гражданского кодекса  Российской Федерации, Уголовного кодекса  Российской Федерации, Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях, Трудового кодекса Российской Федерации. В них устанавливаются виды и разновидности документов, создаваемых в целях фиксации актов гражданских взаимоотношений, фактов их возникновения или прекращения, подтверждения правоотношений и т.д., определяется ответственность за неправомерные действия с документами и информацией.

 

Отдельные стороны работы с информацией  регулируются специальными законами:

 

- использование изображения Государственного  герба Российской Федерации на  бланках документов регламентируется  Федеральным конституционным законом  от 20 декабря 2000 г. №2-ФЗ «О Государственном  гербе Российской Федерации»;

 

- порядок использования государственного  языка в официальных документах  устанавливается Федеральным законом  Российской Федерации от 1 июня 2005 г. № 53-ФЗ «О государственном  языке Российской Федерации»;

 

- правовое обеспечение процедур  прохождения государственной гражданской  службы и формирования ее кадрового  состава закреплено в статьях  Федерального закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» и указах Президента Российской Федерации, изданных в развитие положений закона;

 

- Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных  технологиях и о защите информации»  утверждает правовой режим создания, хранения и использования информационных  ресурсов.

 

Указом Президента Российской Федерации  от 28 декабря 2006 г. № 474 Правительству  Российской Федерации поручено утверждение  ряда нормативных документов по обеспечению  совершенствования системы дополнительного  профессионального образования  государственных гражданских служащих (Положение о программе государственного органа по профессиональному развитию гражданских служащих и примерная  форма программы, Положение о  стажировке гражданских служащих, государственные  требования к профессиональной переподготовке, повышению квалификации и стажировке гражданских служащих, примерная  форма государственного контракта на профессиональную переподготовку и повышение квалификации гражданских служащих), а также утверждено Положение о дополнительном профессиональном образовании государственных гражданских служащих Российской Федерации, которое предусматривает включение в документационное сопровождение процедур новых форм документов (Заявка на обучение федеральных государственных гражданских служащих по образовательным программам дополнительного профессионального образования, Государственный заказ на профессиональную переподготовку, повышение квалификации и стажировку федеральных государственных гражданских служащих).