Документационное обеспечение системы управления персоналом

Личная карточка работника -- документ, обеспечивающий анализ состава и учета движения кадров. В нем содержатся необходимые сведения о работнике. Личные карточки оформляются в кадровых службах на всех работников, принятых на постоянную, временную или сезонную работу.

 

Ведение личной карточки осуществляется в соответствии с Инструкцией  по применению и заполнению форм первичной  учетной документации, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. №1.

 

Личная карточка (форма №Т-2) заполняется  после подписания руководителем  организации приказа о приеме гражданина на работу. В условиях функционирования автоматизированных систем управления в качестве входной формы используется машинно-ориентированный вариант этой карточки (форма № Т-2А).

 

Личная карточка заполняется работником кадровой службы в одном экземпляре. Все записи в личной карточке формулируются  полностью, без сокращений. Основанием для записей являются соответствующие  документы (паспорт, трудовая книжка, военный  билет, документы об образовании  и др.). В личных карточках должны своевременно отражаться все последующие  изменения в анкетно-биографических и учетных данных работника.

 

Для государственных и муниципальных  служащих личные карточки (№ Т-2ГС) имеют  некоторые отличия от общепринятых форм.

 

Личные карточки хранятся в архиве отдельно от личных дел. Личное дело представляет собой совокупность документов, подшиваемых  в папку в хронологическом  порядке, которые содержат наиболее полные сведения о работнике и  его трудовой деятельности. Оно оформляется  кадровой службой после издания  приказа о приеме на работу.

 

Состав и порядок ведения  личного дела гражданского служащего  определен Положением о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации  и ведении его личного дела, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 30 мая 2005 г. № 609. В нем  содержится перечень документов, которые  приобщаются к личному делу, а  также устанавливаются сроки  хранения личных дел гражданских  служащих и обязанности кадровой службы государственного органа, осуществляющей их ведение.

 

Наиболее важными документами  личного дела работника являются личный листок по учету кадров и  дополнение к личному листку. В  некоторых организациях их заменяют оформляемые по стандартному варианту анкеты.

 

Поскольку личное дело имеет длительный срок хранения (в соответствии с  Перечнем документов с указанием  сроков хранения -- 75 лет), в них не рекомендуется вносить документы  второстепенного значения, имеющие  временные (до 10 лет включительно) сроки  хранения.

 

Документы, поступающие в личное дело, как правило, располагаются  в хронологическом порядке. Личные дела хранятся в специальных сейфах (шкафах), и ответственность за их ведение и сохранность несет  непосредственно руководитель отдела кадров (кадровой службы) или инспектор  по кадрам (персоналу).

 

Основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника  является трудовая книжка. Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек устанавливаются Правилами ведения и хранения трудовых книжек, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. №225 «О трудовых книжках», а также Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 19 октября 2003 г. №69.

 

В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу, об увольнении работника, а также  основания прекращения трудового  договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку вносятся лишь в  том случае, если дисциплинарным взысканием является увольнение.

 

3.1 Делопроизводственное обеспечение  системы управления персоналом.

Делопроизводственное  обеспечение системы управления персоналом (кадровое делопроизводство) – это, во-первых, совокупность документов организационно-распорядительного, информационно-справочного  и учетного характера по персоналу  организации и, во-вторых, их создание (или получение извне), обработка  и организация движения по всем уровням  вплоть до передачи в другие подразделения.

Часть кадрового  делопроизводства, непосредственно  связанная с созданием названных  документов в соответствии с установленными требованиями, называется документированием. Вопросы движения и учета документов (получение, обработка, регистрация, контроль исполнения, текущее хранение, отправка) охватываются понятием документооборот. Деятельность по организации долговременного  хранения документов (экспертиза ценности документов, оформление дел, передача в архив, архивное хранение) относятся  к архивному делу.

Основными делопроизводственными  функциями системы управления персоналом являются:

− своевременная обработка поступающей кадровой документации;

− регистрация, учет и текущее хранение документов по персоналу;

− разработка, согласование, печатание документов по кадровым вопросам;

− доведение кадровой документации до соответствующих работников для исполнения;

− контроль за исполнением требований документов;

− размножение документов по кадровым вопросам и др.

 

 

Законы Российской Федерации

Указы Президента РФ и постановления  Правительства РФ

Постановления Госстандарта РФ

Нормативные акты министерств, ведомств, федеральных органов исполнительской  власти

Нормативная документация, в соответствии с которой оформляются документы

Нормативная документация по организации  делопроизводства

Нормативная документация по организации  архивного хранения документов

Нормативно-методические документы, предприятий, местных органов исполнительной власти

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис.1.  Структура законодательной и нормативной базы делопроизводства.

Требования  к оформлению документов базируются на нормативно-правовой базе делопроизводства, которую представляет совокупность законодательных актов Российской Федерации, правовых и нормативных  актов и методических документов, регламентирующих вопросы создания, технологию обработки и хранения деловых документов, а также регулирующих работу служб делопроизводства на всех уровнях управления . 
3.2. Документирование оценки деятельности персонала

 

 

Оценка деятельности персонала  осуществляется:

 

-- при проведении аттестации;

 

-- при присвоении квалификационных  разрядов;

 

-- при вынесении взысканий;

 

-- при выдаче по просьбе работника  характеристики или рекомендательного  письма.

 

Порядок работы аттестационной (квалификационной) комиссии регламентируется Положением о проведении аттестации государственных  гражданских служащих Российской Федерации, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 1 февраля 2005 г. №110, и  Положением о порядке сдачи квалификационного  экзамена государственными гражданскими служащими Российской Федерации  и оценки их знаний, навыков и  умений (профессионального уровня), утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 1 февраля 2005 г. №111.

 

Документационное сопровождение  работы аттестационной комиссии включает:

 

правовой акт государственного органа, содержащий положения о формировании аттестационной комиссии; об утверждении  графика проведения аттестации; о  составлении списков гражданских  служащих, подлежащих аттестации; о  подготовке документов, необходимых  для работы аттестационной комиссии;

 

график проведения аттестации, в  котором указываются: наименование государственного органа, подразделения, в которых проводится аттестация; список гражданских служащих, подлежащих аттестации; дата, время и место  проведения аттестации; дата представления  в аттестационную комиссию необходимых  документов с указанием ответственных  за их представление руководителей  соответствующих подразделений  государственного органа;

 

мотивированный отзыв об исполнении подлежащим аттестации гражданским  служащим должностных обязанностей за аттестационный период, содержащий следующие сведения о гражданском  служащем:

 

а) фамилия, имя, отчество;

 

б) замещаемая должность гражданской  службы на момент проведения аттестации и дата назначения на эту должность;

 

в) перечень основных вопросов (документов), в решении (разработке) которых гражданский  служащий принимал участие;

 

г) мотивированная оценка профессиональных, личностных качеств и результатов  профессиональной служебной деятельности гражданского служащего с учетом исполнения должностного регламента;

 

сведения о выполненных гражданским  служащим поручениях и подготовленных им проектах документов за указанный  период, содержащиеся в годовых отчетах  о профессиональной служебной деятельности гражданского служащего, которые прилагаются  к отзыву;

 

решение, принятое комиссией по результатам  аттестации;

 

аттестационный лист гражданского служащего;

 

протокол заседания комиссии, в  котором фиксируются ее решения  и результаты голосования;

 

правовой акт государственного органа или решение представителя  нанимателя о том, что гражданский  служащий:

 

-- подлежит включению в установленном  порядке в кадровый резерв  для замещения вакантной должности  гражданской службы в порядке  должностного роста;

 

-- направляется на профессиональную  переподготовку или повышение  квалификации;

 

-- понижается в должности гражданской  службы; специальный правовой акт  (приказ, распоряжение), который издается  в том случае, когда гражданский  служащий отказывается от прохождения  профессиональной переподготовки, повышения квалификации или перевода  на другую должность.

 

Оценка деятельности работника  может быть отражена и в таких  документах, как характеристика, рекомендательное письмо, рекомендации, а также приказы  о поощрении, премировании или наложении  взыскания.

 

 

 

4. Организация работы с кадровой документацией

 

Одной из важнейших функций служб  документационного обеспечения  управления персоналом является организация  документооборота, т.е. движения документов с момента их создания или получения  до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи на хранение.

 

Порядок движения документов в организации  можно разделить на следующие  этапы:

 

-- обработка поступающей и передаваемой  документации;

 

-- доведение документации до  исполнителей -- работников системы управления персоналом;

 

-- регистрация, учет и хранение  документов по личному составу;

 

-- формирование дел в соответствии  с номенклатурой дел, утвержденной  для данной организации;

 

-- копирование и размножение  документов по кадровым вопросам;

 

-- контроль исполнения документов  по личному составу;

 

-- передача документов по вертикальным  и горизонтальным связям;

 

-- хранение дел.

 

Группировка исполненных документов в дела называется формированием  дел. Она осуществляется в соответствии с заголовками дел по заранее  составленной номенклатуре дел организации  с целью обеспечения их сохранности  и оперативного поиска. Приказы по личному составу формируются  отдельно от приказов по основной деятельности.

 

Кадровые документы оформляются  лицом, ответственным за работу с  этими документами. Дела оформляются  частично или полностью в зависимости  от сроков хранения, которые устанавливаются  для каждого документа на основании  Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного руководителем  Федеральной архивной службы России 6 октября 2000 г.

 

Все дела, подготовленные к архивному  хранению, делятся на две группы:

 

-- дела по личному составу  организации;

 

-- дела по основной деятельности.

 

На каждую группу дел составляются отдельные описи: опись № 1 (дела по основной деятельности) и опись  № 1 л/с (дела по личному составу). В  описи по личному составу дела располагаются в следующем порядке:

 

-- книга учета сотрудников (если  она ведется);

 

-- приказы по личному составу;

 

-- личные дела или личные карточки;

 

-- лицевые счета по заработной  плате;

 

-- невостребованные трудовые книжки.