Должностные инструкции и функциональные обязанности и их роль в повышении эффективности работы организации

Тема:

Должностные инструкции и функциональные обязанности и  их роль в повышении эффективности работы организации

 

 

План работы:

Введение

1. Понятие должностной инструкции и функциональных обязанностей

2. Разработка должностных инструкций

3. Структура и содержание должностной инструкции

4. Эффективность работы организации  и должностные инструкции

Выводы

 

 

Введение

«Обязанность без права  есть рабство: право без обязанностей – анархия»

Ф. Р. Ламеннэ

 

Эффективность деятельности организации зависит от множества факторов, и не последним из них является производительность труда ее персонала.

Человеческий ресурс, с одной  стороны, один из самых сложных для  управления, с другой стороны, правильное его использование позволяет  значительно повысить эффективность предприятия. Производительность труда, в свою очередь, зависит от организации производственных процессов. Система документарного оформления производственных процессов в организации представляет собой нескольких жестко взаимосвязанных звеньев, деятельность каждого из которых оформляется определенным документом. Именно поэтому многократно возрастает роль должностной инструкции, являющейся документом, регламентирующим производственные полномочия каждой должности и содержащим требования к работнику, занимающему эту должность.

Должностные инструкции должны описывать прямые обязанности специалиста, сферу его компетентности и ответственности, критерии оценки эффективности его работы, управленческую структуру, имеющую отношение к специалисту. И если все это в них отражено, и, более того, соответствует действительности, то организация получает в руки мощный инструмент управления персоналом.

В данной контрольной работе будут рассмотрены понятия и место должностной инструкции в деятельности организации, ее структура, порядок разработки, утверждения и внесения в нее изменений, а также роль в повышении эффективности работы организации.

 

 

 

1. Понятие должностных инструкций и функциональных обязанностей

В соответствии со ст. 29 КЗоТ работодатель обязан ознакомить работника с правилами  внутреннего трудового распорядка, коллективным договором, разъяснить им их права и обязанности, сформировать представление работников об их участке работы и предъявляемых к ним требованиях.

С целью реализации указанной функции  работодателя на предприятиях разрабатываются и утверждаются должностные инструкции.

Должностная инструкция – это организационно-правовой документ, в котором устанавливаются основные задачи, функциональные обязанности, права и ответственность должностных лиц предприятия в процессе осуществления ими своей деятельности.

Должностные инструкции четко обозначают требования к определенным должностным лицам, обеспечивают рациональное распределение обязанностей между работниками, делают возможной объективную оценку деятельности работника, являются нормативной основой для применения к ним мер воздействия.

Требования  должностных инструкций учитываются  при подборе кадров (приеме на работу), переводе на другую работу, аттестации работников и привлечении их к дисциплинарной ответственности в случае невыполнения или ненадлежащего выполнения обязанностей, нарушения правил внутреннего трудового распорядка и т. п.

Следовательно, должностная инструкция регламентирует повседневную деятельность работника предприятия и его правовое положение. Кроме того, должностная инструкция возлагает ответственность на работника предприятия за нарушение ее положений или превышение своих полномочий.

Должностные инструкции разрабатываются по каждой должности, предусмотренной в штатном расписании предприятия, для следующих профессиональных групп работников:

• руководители;
• профессионалы;
• специалисты;
• технические служащие.

Исключение могут составлять отдельные  руководители, правовое положение которых определено в уставе предприятия или в Положении о структурном подразделении, где указаны основные задачи, обязанности, права и ответственность этих руководителей.

Для работников рабочих профессий разрабатываются рабочие инструкции. Должностные инструкции после их утверждения руководителем предприятия или уполномоченным им лицом, обязательно доводятся до работника под роспись.

По данным исследований, должностные  инструкции, утвержденные руководителем предприятия, сегодня имеют менее 40% украинских специалистов. Существующие должностные инструкции либо выполнены еще в 1970-80-х годах, либо представлены крайне схематично, как правило, на одной или двух машинописных страницах и не отвечают требованиям современного уровня управления производством. Большинство же работников коммерческих фирм в своей деятельности основываются на устных указаниях руководства и сложившемся стихийно распределении функциональных обязанностей на предприятии. В условиях современного бизнеса возникает закономерный вопрос: «Стоит ли тратить время и средства на создание должностных инструкций, не проще ли положиться на опыт и знания руководителей предприятий и их подразделений?»

Поэтому следует отметить, что последствия стихийной организации управления общеизвестны:

• неравномерная загрузка персонала в течение года, при которой потери рабочего времени и перегрузки могут составлять до 25% от общего фонда времени;  
• текущая работа по разовым поручениям руководителя, отвлекающая работников от выполнения основных обязанностей; 
• значительная продолжительность рабочего дня руководителей, достигающая 10-12 ч. в день, большие трудности работы в новой должности молодых руководителей и специалистов. 

Не случайно подавляющее большинство  опрошенных работников высказывается создание хороших инструкций, исключающих дублирование функций между подразделениями.

 

2. Разработка должностных инструкций

Разработка грамотной должностной  инструкции требует тщательного  описания и моделирования трудовых процессов.

Достижение этой цели требует более профессионального подхода к разработке пакета должностных инструкций с использованием методов современного менеджмента.

Следует отметить, что стандарта для написания должностных инструкций нет. Каждая организация имеет право на свое видение описания рабочего места. Однако существуют общие подходы и правила, которые полезно использовать при их разработке. 

Прежде всего, разработка должностных  инструкций имеет смысл при наличии  в компании стратегического плана  развития. Главной целью должностной инструкции является описание того, что от работника требует и хочет получить организация в рамках достижения своей стратегической цели. 

Существует несколько подходов к разработке должностных инструкций:

• анализ и корректировка существующего на предприятии пакета базовых кадровых документов (положения об организационной структуре, положений о подразделениях, штатного расписания, должностных инструкций);
• анкетирование работников предприятия;
• использование тарифно-квалификационных справочников и других внешних нормативных документов.

 

 Наибольший эффект достигается при сочетании этих подходов. Каждый из них с разной степенью точности помогает определить, что делает или должна делать каждая структурная единица (от подразделения до конкретного работника).

Особенность должностной инструкции в том, что она не «привязывается» к характеристикам сотрудника – в ней определяются требования к должности, независимо от того, какой человек будет эту должность занимать. Назначение должностной инструкции – объяснить сотруднику, что от него требуется, определить круг его обязанностей и прав. В практике управления считается, что должностная инструкция должна составляться по каждой штатной должности организации, носить безличный характер и объявляться сотруднику под расписку при заключении трудового договора (контракта) с ним.

Составление должностной инструкции – это достаточно сложный и кропотливый процесс. При этом он может значительно отличаться в зависимости от того, составляется ли она на уже существующую и занятую должность или же на должность, планируемую к введению. Однако во всех случаях он состоит из нескольких этапов.

• Подготовительный этап. На данном этапе оценивается необходимость введения новых должностных единиц, определяется общий круг обязанностей и место в организационной структуре.
• Разработка проекта должностной инструкции. На этом этапе документ наполняется реальным содержанием. Фиксируются обязанности, определяются права.
• Согласование проекта должностной инструкции.
• Утверждение должностной инструкции.
• Ознакомление с должностной инструкцией персонала, занимающего соответствующие должности.

Наиболее трудоемкими являются первый и второй этапы работы. Остальные, по сути, представляют собой организационные действия, необходимые для эффективного использования данного документа. Серьезным подспорьем в разработке должностной инструкции могут послужить квалификационные справочники, классификатор профессий, КЗоТ и другие нормативные акты трудового законодательства.

На практике зачастую обязанность  по разработке должностных инструкций работников возлагается на работников кадровой службы.

Однако должностные инструкции не относятся ни к документации по управлению кадрами, ни к документации по оценке трудовой деятельности. Кроме  того, работники отдела кадров не должны разрабатывать должностные инструкции работникам других подразделений, потому что не знают, да и не могут знать, всех тонкостей работы на каждом конкретном рабочем месте. Отсюда следует, что поручать разработку таких инструкций кадровой службе предприятия, по меньшей мере, неэффективно.

Как правило, должностные инструкции работникам разрабатывает руководитель каждого структурного подразделения, для которого такая инструкция составляется, или уполномоченное им лицо. Только руководитель может определить, какие задачи должен решать сотрудник для достижения целей, стоящих перед подразделением и предприятием в целом. Разработку отдельных пунктов целесообразно поручить подразделениям, контролирующим соблюдение требований законодательства об охране труда, пожарной безопасности, экологии.

Кроме того, при составлении должностной  инструкции для уже работающего сотрудника целесообразно привлечь и его к процессу разработки. Такой подход позволит работнику сосредоточить внимание на поставленных перед ним задачах, четко и однозначно сформулировать и уяснить круг обязанностей и предоставленные полномочия, осознать свою ответственность, определиться во взаимосвязях с сотрудниками своего и других подразделений, увидеть проблемы и недостатки в организации работы и получить возможность ее совершенствования.

Методическое руководство и  контроль правильности оформления должностных инструкций, своевременности их утверждения и внесения изменений осуществляет подразделение, в функции которого входит организация процессов управления (например, отдел по организации труда и заработной платы).

 

3. Структура и содержание должностной инструкции

Должностная инструкция должна охватывать все аспекты деятельности сотрудника. В ней оговариваются его обязанности, права и ответственность. Именно в соответствии с этим документом руководство может оценить работу сотрудника.

Следует обратить внимание на то, чтобы  каждой задаче (группе задач) соответствовал один сотрудник, на которого возлагается персональная ответственность за ее выполнение. После определения ответственных лиц нужно составить перечень их обязанностей, выполнение которых обеспечивает решение поставленных задач. Затем перечисляются права ответственного лица, соответствующие его обязанностям.

Единых требований к структуре должностной инструкции не существует, она обычно включает следующие основные разделы:

1. общие положения;
2. полномочия (обязанности и права) работника;
3. взаимоотношения (связи по должности) работника;
4. ответственность работника;
5. заключительные положения.

Раздел «Общие положения» может иметь следующую внутреннюю структуру:

• основания для разработки документа;
• функциональное назначение документа;
• область применения документа;
• порядок замещения должности;
• компетенция работника (за что отвечает работник);
• квалификационные требования, предъявляемые к работнику (образование, стаж работы, дополнительные требования);
• чем должен руководствоваться работник в процессе своей деятельности плюс документы, знание которых для работника является обязательным.

 Раздел «Полномочия (обязанности и права) работника» построен по следующему принципу: сначала перечисляются наиболее значимые права и обязанности работника.

 Раздел «Взаимоотношения (связи по должности) работника» может иметь следующую внутреннюю структуру:

• виды и способы взаимодействия;
• объекты взаимодействия (структурные подразделения и должностные лица предприятия, сторонние организации и др.);
• порядок взаимодействия (периодичность и сроки выполнения действий, операций, формы и виды представляемой и получаемой информации, в том числе документированной).

 Раздел «Ответственность работника» содержит информацию:

• о порядке привлечения работника к ответственности;
• виды и меры ответственности;
• полномочия руководства предприятия по привлечению работника к ответственности и оценке результатов его труда.

 Раздел «Заключительные положения» может содержать сведения о порядке и периодичности внесения изменений в должностную инструкцию, о порядке вступления документа в силу.

Выбор включаемых в должностную инструкцию разделов и степень их детализации зависят от всей системы внутренних документов, действующей на предприятии.

Например, если на предприятии существует описание бизнес-процессов, в должностной инструкции нет необходимости указывать "горизонтальные" связи и соответствующий им документооборот. Эти сведения с достаточной степенью точности приведены в описании бизнес-процессов, и нет смысла перечислять их в каждой должностной инструкции в отрыве от описания самого бизнес-процесса.