Должностные инструкции и функциональные обязанности и их роль в повышении эффективности работы организации

Если на предприятии разработан пакет Положений о подразделениях, указание в должностной инструкции подчиненности по должности (снизу по иерархии) является избыточным. Для этого формально достаточно указать только непосредственного начальника.  

Как правило, в должностную инструкцию включают требования к персоналу. Однако в мировой практике такие сведения, особенно, личностные требования, включаются в специальные внутренние документы (называемые "Описание должности" или "Описание рабочего места"), которые не показываются сотрудникам и используются руководством при оценке персонала и кадровыми службами при поиске и отборе персонала на вакантные должности.

Правильно составленная должностная  инструкция дает возможность:

• получить четкое представление о трудовой функции работника;
• грамотно распределять трудовую нагрузку на персонал, избегая ее дублирования;
• определять необходимую квалификацию персонала;
• эффективно проводить аттестацию рабочих мест;
• эффективно проводить аттестацию персонала, определяя соответствие лица занимаемой должности;
• снижать судебные риски при привлечении сотрудника к дисциплинарной ответственности за невыполнение возложенных на него трудовых обязанностей.

 

4. Эффективность работы организации и должностные инструкции

В практике регулирования трудовых отношений и организации труда чрезвычайно важна регламентация трудовой деятельности работников, четкое формализованное описание должностных обязанностей сотрудников и средства обеспечения этих обязанностей. 

Для государственных организаций  должностные инструкции являются обязательным документом, а в коммерческих компаниях введение должностных инструкций – свободная воля руководителя. Но без грамотно составленных должностных инструкций невозможно эффективное управление персоналом, а с ним и эффективной работы организации.

Грамотно составленные должностные  инструкции повышают эффективность работу организации с помощью:

• рационально распределенных функциональных обязанностей между работниками;
• возможности контроля своевременности и надежности выполнения задач за счет введения количественных показателей периодичности, трудоемкости, продолжительности и календарных сроков их выполнения; 
• улучшения социально-психологического климата в коллективе, устранения конфликтов между руководителями и подчиненными; 
• четко определенных функциональных связей работника и его взаимоотношения с другими специалистами;
• конкретизированного права работника в части подготовки и принятия управленческих решений и использования ресурсов; 
• коллективной и личной ответственности работников за своевременное и качественное выполнение функциональных обязанностей;
• повышения эффективности морального и материального стимулирования работников;
• возможности свести к минимуму потери рабочего времени и перегрузки.

Итак, мы имеем качественно написанную инструкцию, что же получает руководитель и организация в целом:

1) Повышение результата работы после введения новых должностных инструкций. Во-первых, результатом может быть изготовленный, приобретенный или сэкономленный ресурс – материальный, финансовый, человеческий; результатом может быть документ; результатом может быть наступление или не наступление некоторого события; в определенных случаях результатом может быть мнение или отношение. Во-вторых, результат должен быть численно измерим – в этом случае мы сможем сравнивать "количество результата" за разные периоды или у разных сотрудников компании. Количество ресурсов и документов может быть измерено, их качество может быть оценено; наступление события может быть зарегистрировано; мнение или отношение может быть оценено с помощью рейтингов в ходе специального исследовании. При формулировании результата очень распространена ошибка подмены результата действием. Например – высвобожденное время руководителя, которое ранее поглощалось мелкими и текущими вопросами

2) Изменение в поведении персонала после введения новых должностных инструкций.

Например, желая получить в результате высвобожденное время руководителя, которое ныне поглощается мелкими и текущими вопросами, мы можем планировать следующие изменения в поведении сотрудников: «Сотрудник в точности знает содержание и последовательность своих действий при исполнении стандартных процедур» или «Сотрудник самостоятельно распоряжается выделенными ему ресурсами для достижения поставленных перед ним задач». В каждом из этих случаев определенные пункты в должностных инструкциях будут различаться.

3) Определенное место новых должностных  инструкций среди инструментов управления компанией вообще, и в системе управленческой документации в частности.

Качественная должностная инструкция служит «руководством к действию» для сотрудников. Из нее они могут почерпнуть информацию о том, решения каких задач от них ожидают, каким образом каждый из них участвует в достижении целей предприятия, на основании каких критериев оцениваются результаты их работы.

 

 

 

 

 

 

 

 

Выводы

Как государству необходимы четкие правильные законы и механизмы их реализации, так и любой организации  требуются четкие формализованные описания должностных обязанностей сотрудников и средства обеспечения этих обязанностей. 

Должностные инструкции должны описывать  прямые обязанности специалиста, сферу его компетентности и ответственности, критерии оценки эффективности его работы, управленческую структуру, имеющую отношение к специалисту. И если все это в них отражено, и, более того, соответствует действительности, то организация получает в руки инструмент управления персоналом, значительно облегчающий решение таких проблем, как, например, адаптация и мотивация персонала.  

Также, если инструкция детально описывает  должностные обязанности, ожидаемые  результаты и критерии оценки эффективности  работы, на которые будет ориентироваться  непосредственный руководитель, у работника  появляется дополнительная возможность оценки своей деятельности, что в значительной мере облегчит руководителю применение разнообразных взысканий и поощрении. Кроме того, этим облегчается и процесс внесения корректив в процесс работы. 

Должностная инструкция – это пример разумной бюрократии в лучшем смысле этого слова, т.к. она является главным инструментом в регламентации труда конкретных исполнителей, определяя конкретные действия работника, периодичность и сроки их выполнения, указывая форму участия работника в управленческой деятельности и т.д. 

Должностная инструкция может повлиять на работу организацию, как в худшую (при не грамотном составлении или же при отсутствии), так и повысить эффективность работы в случае качественного составления и неуклонного выполнения всех содержащихся пунктов.

 

Список литературы

1. Украина. Законы. О труде: кодекс законов Украины от 13.05.2011 г.

2. Управление персоналом: Учеб. для вузов/ Под ред. Т.Ю.Базарова, Б.Л. Еремина. — М.: Банки и биржи; ЮНИТИ, 1998. — 423 с.

3. Хаммер М., Чампи Дж. Реинжиниринг корпорации: манифест революции в бизнесе / Пер с англ. — СПб.: Изд-во СПТУ, 1997. — 332 с.

4. Экономика труда и социальных отношений / Под ред. Г.Г. Меликьяна, Р.П. Колосовой. — М.: Изд-во МГУ, Изд-во ЧеРо, 1996. — 623 с.

5. Эволюция подходов к проблеме управления кадрами предприятия // Менеджмент в России и за рубежом. — 2002. — № 5. — С.105—117. 

6. Травин В. В., Дятлов В. А. Основы кадрового менеджмента. — М.: Дело, 1995.—336 с. 

7. Воронкова В. Г.  Кадровый  менеджмент:  учеб.  пособие/  В.Г.  Воронкова –  К.:  ВД «Профессионал», 2004. — 192 с

8. Шекин Г. Организация и психология  управления персоналом: учеб.-метод. пособие / Г. Шекин.  — К.: МАУП, 2002. — 832 с