Информационные технологии менеджмента

     - исходные данные и результаты  расчетов хранятся длительное  время. 

     Выполнить эти требования к управленческой информации способна лишь компьютерная техника с ее быстродействием и большой емкостью памяти. Оптимальный способ хранения производственной информации – создание баз и банков данных, т. е. функционально организованных массивов компьютерной информации, осуществляющих централизованное обеспечение коллектива пользователей или совокупности решаемых в системе задач. При этом способе создания и использования массивов информации, когда одна группа специалистов обрабатывает и вводит в банк данных информацию, а другие специалисты ее используют в различных производственных аспектах, обеспечивается интерактивный, т. е. активный с обеих сторон режим работы».⁷ Информационные базы данных обычно формируются путем объединения первичных статистических показателей деятельности предприятия в укрупненные файлы с необходимыми реквизитами. Базы данных постоянно обновляются в соответствии с ходом технологического процесса и с учетом требований потребителей информации, решающих большой комплекс информационно связанных управленческих задач.

       Информационные  технологии могут быть определены как  аппаратное обеспечение, программное  обеспечение, телекоммуникации, системы  управления базами данных и другие технологические средства хранения, обработки и передачи информации. Эти технологические приемы позволяют менеджерам создавать и обеспечивать доступ к сложным базам данных об организации и потребителях. Они позволяют сотрудникам организации общаться друг с другом способами, которые не так давно невозможно было представить. Доступность информационных технологий и постоянно снижающиеся затраты на их внедрение оказывают постоянное давление на организации, побуждают их к инвестициям в новые аппаратные средства, программное обеспечение и другие технологические возможности обработки информации, поскольку это является непреложным требованием рынка⁸.

       Менеджмент  получил возможность оперативного получения огромных информационных массивов, а значит, информационные технологии способствуют повышению эффективности и производительности труда на каждой стадии процесса принятия стратегических решений. Посредством компьютеризированного производства, общения с потребителями в режиме реального времени, контроля над запасами информационные технологии ускоряют как операционные процессы, так и процессы принятия решений.

       Использование информации, информационных систем и  информационных технологий в условиях интенсивного развития рыночных отношений  становится одним из наиболее важных элементов эффективного управления и маркетинга. Организации все  чаще прибегают к помощи современных информационных систем и технологий, чтобы следить за увеличивающимися внешними и внутренними потоками информации, использовать ее для анализа, прогнозирования, принятия управленческих решений.

       Информационные  системы представляют собой базирующиеся на использовании компьютеров системы, направляющие аппаратные средства, программное обеспечение и человеческие ресурсы на поддержку организационной информации и удовлетворение коммуникативных нужд.

       Информационные  системы менеджмента – это автоматизированные системы, которые представляют необходимую информацию и поддержку принятия управленческих решений⁹. Так же как операционные информационные системы, они включают в себя программное и аппаратное обеспечение и человеческие ресурсы. Например, когда менеджеру отдела производства необходимо принять решение о графике выпуска продукции, ему нужно располагать информацией относительно предполагаемого количества заказов. Прогноз составляется на основе анализа тенденций развития рынка, уровня запасов, численности сотрудников различных специальностей. Все эти данные призвана обеспечить информационная система менеджмента. Распространенной формой такой системы являются информационные системы отчетности, обеспечивающие менеджеров и участвующих в управлении сотрудников необходимыми для принятия повседневных решений отчетами.

         Системы поддержки принятия решений — это интерактивные компьютерные информационные системы, в которых используются различные модели принятия решений и специализированные базы данных, обеспечивающие деятельность ответственных за принятие решений сотрудников. Программное обеспечение таких систем позволяет пользователям определенным образом ставить ряд вопросов типа «что, если», получая в интерактивном режиме соответствующие рассматриваемой ситуации варианты действий.

         Информационные системы исполнительного руководства облегчают принятие стратегических решений на высшем уровне управления. Используемое в них программное обеспечение обеспечивает доступ пользователей к большим массивам комплексных данных, предоставляет возможности их анализа и представления. Такие системы предоставляют высшему менеджменту возможность быстрого доступа к необходимой внутренней и внешней информации, способствуют идентификации проблем и рассмотрению возникающих в связи с ними ситуаций.

     Материально-техническая  база информационного обеспечения  включает в себя организационно-методическое обеспечение информационных технологий¹⁰:

     - нормативно-методические материалы  по подготовке и оформлению  управленческих и иных документов  в рамках конкретной функции обеспечения управленческой деятельности;

     - инструктивные и нормативные  материалы по эксплуатации технических  средств, в том числе по технике  безопасности работы и по условиям  поддержания нормальной работоспособности  оборудования;

       - инструктивные и нормативно-методические материалы по организации работы управленческого и технического персонала в рамках конкретной информационной технологии обеспечения управленческой деятельности. 

2.2. Информационные технологии как условие эффективного менеджмента

       Организация - социальный объект, система управления организацией включает в себя управленческую команду, корпоративный дух, мифы и  пр. Как социо-техническая система, организация меняется каждый день, каждый час с момента возникновения  бизнес-идеи и заканчивая прекращением деятельности предприятия. И вместе с ней непрерывно меняется система управления и информационная система.

     Эффективность деятельности управленческого аппарата организации зависит от целого ряда факторов:

• Оснащение организационной и вычислительной техникой;
• Использование современных технологий;
• Информационное обеспечение управленческой деятельности и др.

     Информация  представляет собой важнейший организационный  ресурс. Она входит в общий комплекс ресурсов фирмы, наряду с кадровыми, финансовыми и т.д. Информация имеет много общих черт с другими ресурсами:

• Информацию необходимо планировать с точки зрения выявления потребностей фирмы в ней;
• Расходы на получение и использование информации можно оценить с экономической точки зрения, и они должны заключаться в общий баланс фирмы.
• Информационные потребности могут и должны быть соотнесены с возможностями их удовлетворения, как из внутренних, так и внешних источников.

     При потреблении информация не исчезает, а изменяет свою ценность. Для управления информационными ресурсами необходимо соответствующее обеспечение (кадровое, техническое), то есть фирме нужна специальная служба, которая будет планировать, оценивать и контролировать приобретение и использование информационных ресурсов. Информация выступает в качестве средства решения управленческих проблем. Информационные массивы должны создаваться и использоваться для решения конкретных задач. Современные технические средства позволяют собирать неограниченные информационные массивы. В результате возникает угроза перенасыщения информационных каналов изменений и ненужной информацией. Необходим контроль за приобретением и использованием информации.

       «Система  управления тождественна самой организации,  реальный, живой процесс управления предприятием, включая формальные и неформальные методики, стили, механизмы. Для системы управления информационная система то же самое, что нервная система для человека. Чем выше уровень управления, тем выше уровень абстракции от процесса выпуска продукции и услуг (цеха), тем значимее роль информации как производственного ресурса и инструмента, чем большая доля рабочего времени и прочих ресурсов уходит на обработку информации и подготовки ее к виду, пригодному для анализа и принятия решения. Работа с информацией – самая важная функция бизнеса. Информационная система решает жизненно важные для организации управленческие задачи и с этой целью потребляет ресурсы предприятия»¹¹.

       Технология  информационной деятельности предполагает использование и создание различных  видов записей, пакетов прикладных программ и т.д.:

       1. Создание системы записей цифровой  и текстовой информации. Ведётся  на основе специальных программ. Они направлены на то, чтобы  облегчить доступ и использование  информации. К важнейшим видам  записей относится технологическая документация, научная документация, данные учёта и финансовой отчётности, тексты контрактов и различных договоров, тексты годовых фирменных отчётов, данные для разработки планов и показатели самих планов. Записи фиксируют первичные данные. Обычно записи первичных данных делят на две группы: стратегические отчётные показатели (текстовая информация, которая характеризует текущее состояние фирмы и перспективы её развития), предложения и рекомендации по вопросам совершенствования управления фирмой в целом и по отдельным направлениям (формируются на основе информации из первой группы).

       2. Использование форм в качестве  носителей информации. Необходимая  индексация заносится на определённые  формы, которые выступают в  качестве носителей этой информации. Представляемый в формах материал позволяет произвести анализ состояния фирмы. Существуют разные виды бланков: формы для хранения информации, формы для регистрации данных, формы статистической и финансовой отчётности, формы..обследований. Потребности управленческого персонала постоянно меняются, поэтому время от времени формы нужно совершенствовать.

       3. Формирование баз данных. Информационные  базы данных включают весь комплекс статистических показателей, которые характеризуют деятельность фирмы и её подразделений. Создание баз данных – резкое ускорение процесса получения информации из круга достоверных данных, поэтому руководители имеют возможность повысить степень объективности.

       4. Создание пакетов прикладных  программ. Квалифицированное принятие  управленческого решения базируется на оперативной, полной и достоверной информации. Использование автоматизированной информационной системы – необходимое условие. Создание автоматизированной ИС – это изменение методов работы, которая базируется на следующих принципах:

       1) Принцип новых задач. Перекладывает на компьютерную технику приёмы управления. Их нужно перестраивать в соответствии с возможностями и приёмами техники.

       2) Принцип системного подхода. Цели  и критерии деятельности фирмы,  а также системы её информационного  обеспечения должны рассматриваться совместно и составлять единую структуру. Создание автоматизированной информационной системы должно осуществляться параллельно с изменениями структуры органов управления, принятых должностных инструкций.

       3) Принцип непрерывного подхода.

       4) Принцип автоматизации документооборота. При создании АИС предполагается, что обмен информацией будет  между управлениями, ЭВМ и сотрудниками.

       5) Принцип единой информационной  базы. В АИС информация накапливается  и обновляется не отдельными частями, а в виде единого целого. Это даёт возможность решать задачи в комплексе и устранить неоправданные дублирования информации и возможность разночтения. Вышеперечисленные факторы способствует повышению эффективности удовлетворения информационных запросов.