Информация и документ, их взаимосвязи и роль в эффективности менеджмента

Информация может быть также классифицирована по объему, источникам, возрасту, способам передачи и распространения.

 

 

 

 

 

 

 

 

Характеристика  информационных потоков в организации.

 

Поток информации характеризуется  несколькими параметрами:

• формой представления;
• объемом в единицу времени (интенсивностью);
• максимальной интенсивностью;
• задержками в передаче;
• избыточностью;
• дублированием;
• нестабильностью;
• погрешностью.

Этапы движения информации.

Движение информации от отправителя к получателю состоит  из нескольких этапов. На первом происходит ее отбор, который может быть случайным или целенаправленным, выборочным или сплошным, предписанным или инициативным, произвольным или основывающимся на определенных критериях и т.п.

На втором этапе отобранная информация кодируется, то есть облекается в ту форму, в какой она будет доступна и понятна получателю, например, письменную, табличную, графическую, звуковую, символическую и т.п., и соответственно этому подбирается подходящий способ ее передачи –  устный, письменный, с помощью различного рода искусственных сигналов, условных знаков. Считается, что при передаче информации, особенно важной, не стоит ограничивать одним каналом – сообщения по возможности лучше дублировать, не злоупотребляя, однако, составлением по каждому поводу документов, иначе поток бумаг может «захлестнуть».

На третьем этапе  происходит передача информации, а  на четвертом ее получение, восприятие получателем, декодирование, то есть расшифровка, и осмысление.

Обратная связь  и помехи.

Отправитель любой информации всегда ждет, что получатель каким-то образом на нее отреагирует и донесет до него эту реакцию, иными словами, установит с ним обратную связь. Таким образом, обратная связь – есть сигнал, направляемый получателем информации отправителю, в котором подтверждается факт получения сообщения и характеризуется степень понимания (или непонимания) содержащейся в нем информации.

В идеале обратная связь должна быть сознательной, а поэтому планироваться заранее, облекаться в оптимальную форму, соответствующую ситуации, возможности восприятия партнером (а не собственному удобству), устанавливаться без промедления, в ответ на конкретный сигнал (особенно, если о ней просят) и характеризоваться доброжелательностью. Сигналами сознательной обратной связи при устной передаче информации бывают уточнение, перифраз, обобщение, выражение чувства. Поскольку такие сигналы могут быть достаточно слабыми, то за реакцией партнеров нужно внимательно наблюдать.

Устойчивая обратная связь позволяет  существенно повысить надежность обмена информацией и хотя бы частично избежать ее потерь и помех (приложение 1) искажающих ее смысл. К таким помехам, прежде всего, относятся стереотипы, то есть устойчивые мнения по поводу людей и ситуаций, позволяющие судить о них по ассоциации. Пристрастием к стереотипам может страдать как отправитель информации, мак и ее получатель, поэтому при осуществлении коммуникаций необходимо удостовериться в реальном понимании партнерами сути проблемы, а не ограничиваться традиционным вопросом «как поняли?», на который обычно в любом случае отвечают положительно.

Зачастую информация искажается вследствие того, что отправитель и получатель имеют разный статус, положение, предвзято  относятся друг к другу или  к тому, о чем или о ком  идет речь. Конечно, подобный подход «до  добра» не доводит, и его нужно решительно преодолевать, критически, но благожелательно воспринимая поступающие сведения.

Сообщение может не восприниматься из-за отсутствия интереса к нему, непонимания его важности. Этот интерес нужно развивать, доводя до сведения партнера выгоды, которые он может иметь, отнесясь к информации должным образом, и потери, связанные с ее игнорированием.

Препятствием обмену информацией  могут служить и «технические неполадки». К ним, прежде всего, относится разное понимание символов, с помощью которых информация передается, вызванное различиями в образовании, специальности, квалификации, национальными особенностями, либо слабым знанием языка.

Часто вербальная, то есть передаваемая с помощью слов, информация искажается невербальным «довеском», которые также могут по тем или иным причинам восприниматься неоднозначно.

Наконец, искажение или потеря информации происходит под воздействием физиологических и психологических причин: усталости, слабой памяти, забывчивости, рассеянности партнеров, их лени.

Коммуникации между уровнями и подразделениями.

Информация перемещается внутри организации  с уровня на уровень в рамках вертикальных коммуникаций. Она может передаваться по нисходящей, т.е. с высших уровней на низшие. Таким путем, подчиненным уровням управления сообщается о текущих задачах, изменении приоритетов, конкретных заданиях, рекомендуемых процедурах и т.п.

Помимо обмена по нисходящей, организация  нуждается в коммуникациях по восходящей. Передача информации с низших уровней на высшие может заметно влиять на производительность.

Коммуникации  между различными отделами (подразделениями). В дополнение к обмену информацией по нисходящей или восходящей организации нуждаются в горизонтальных коммуникациях. Организация состоит из множества подразделений, поэтому обмен информацией между ними нужен для координации задач и действий. Руководство должно добиваться, чтобы специализированные элементы работали совместно, продвигая организацию в нужном направлении.

К примеру, в сфере  розничной торговли региональные управляющие  сбытом могут периодически встречаться  для обсуждения общих проблем, координации стратегии сбыта и обмена информацией о продукции. В обмене информацией по горизонтали часто участвуют комитеты или специальные группы.

Дополнительные выгоды от коммуникаций по горизонтали заключаются в формировании равноправных отношений. Доказано, что такие отношения являются важной составляющей удовлетворенности работников организации.

Коммуникации  руководитель–подчиненный. Некоторые из многочисленных разновидностей обмена информацией между руководителем и подчиненным связаны с прояснением задач, приоритетов и ожидаемых результатов; обеспечением вовлеченности в решение задач отдела; обсуждением проблем эффективности работы; достижением признания и вознаграждением с целью мотивации; совершенствованием и развитием способностей подчиненных; со сбором информации о назревающей или реально существующей проблеме; оповещением подчиненного о грядущем изменении, а также получением сведений об идеях, усовершенствованиях и предложениях.

Коммуникации  между руководителем и рабочей  группой. Коммуникации с рабочей группой в целом позволяют руководителю повысить эффективность действий группы. Поскольку в обмене участвуют все члены группы, каждый имеет возможность поразмышлять о новых задачах и приоритетах отдела, о том, как следовало бы работать вместе, о предстоящих изменениях и возможных их последствиях для этого и других отделов, о недавних проблемах и достижениях, предложениях рационализаторского характера.

Кроме того, иногда рабочая  группа собирается без руководителей  для обсуждения проблем, усовершенствований или надвигающихся перемен. Как  указано выше, такие отношения равенства могут способствовать повышению удовлетворенности сотрудников своей работой.

Неформальные  коммуникации. Канал неформальных коммуникаций можно назвать каналом распространения слухов. Слухи “витают возле автоматов с охлажденной водой, по коридорам в столовых и в любом другом месте, где люди собираются группами”. Поскольку по каналам слухов информация передается много быстрее, чем по каналам формального сообщения, руководители пользуются первыми для запланированной утечки и распространения определенной информации или сведений типа то между нами”.

Приписываемая слухам репутация  неточной информации сохраняется и  до сегодняшнего дня. Тем не менее, исследования показывают, что информация, передаваемая по каналам неформального сообщения, т. е. слухи, чаще оказывается точной, а не искаженной.

 

Характеристика  информационного обеспечения в  деятельности менеджера.

Кодирование информации.

 

Код – это комбинация букв и цифр. Кодирование информации используется для упрощения процедур обработки, стабилизации размера отдельных сообщений, сокращения объема сведений.

Кодирование – это  замена общепринятого представления  реквизита на систему условных обозначений.

Используемые системы  кодов экономической и технологической  информации классифицируют по:

• количеству знаков ( одноразрядные и многоразрядные );
• системе построения (порядковые, серийные, позиционные, специальные);
• форме представления (цифровые, алфавитные, алфавитно-цифровые).

При порядковой системе  шифровка осуществляется посредством  натурального ряда чисел. Эта система наиболее проста, но целесообразна только при небольшом размере классификационного массива. При серийном коде совокупность возможных признаков реквизита делят на группы, каждому из них отводят часть натурального ряда чисел. Позиционную (десятичную) систему кодирования применяют при шифровке информационных характеристик, содержащих несколько характеристик признака, каждый из которых имеет свою группу десятичных разрядов шифра.

Выбор системы кодирования  учитывает особенности процедур обработки массивов по кодируемому признаку, объему работ по кодированию, частоте появления отдельных признаков. Основными параметрами, учитываемыми при разработке кодов, являются максимальное число знаков, максимальная логичность, резервирование, увязка с соответствующими кодами других уровней управления и предприятий-партнеров.

 

 

 

 

 

Безопасность  информации.

 

Проблемы обеспечения  информационной безопасности становятся все более сложными и концептуально значимыми в связи с массовым переходом информационных технологий в управлении на безбумажную автоматизированную основу.

Термин «информационная  безопасность» имеёт различные  определения, общего или частного свойства, однако все они связывают безопасность именно с ее защитой в компьютерных информационных системах.

В Российском законодательстве на национальном уровне политика информационной безопасности регулируется прежде всего Конституцией РФ и рядом федеральных законов, основные из которых следующие: «О безопасности» от 5.03.1992 г., «О государственной тайне» от 21.07.1993 г. с изменениями и дополнениями от 6.10.1997 г. и др.

Постановлением Правительства  РФ установлен перечень сведений, которые не могут быть отнесены к коммерческой тайне. К ним относятся:

• учредительные документы (решение о создании предприятия, договор учредителей, устав);
• документы, дающие право заниматься предпринимательской деятельностью (регистрационное удостоверение, лицензии, патенты);
• сведения по установленным формам отчетности о финансово-хозяйственной деятельности и иные данные, необходимые для проверки правильности исчисления и уплаты налогов и других обязательных платежей в государственную бюджетную систему);
• документы о платежеспособности;
• сведения о численности, составе работающих, их заработной плате и условиях труда, а также о наличии свободных рабочих мест;
• документы об уплате налогов и обязательных платежей;
• сведения о загрязнении окружающей среды, нарушениях антимонопольного законодательства, несоблюдения безопасных условий труда, реализации продукции, причиняющей вред здоровью населения, а также других нарушениях законодательства и размерах причиненного при этом ущерба;
• сведения об участии должностных лиц предприятия в кооперативах, малых предприятиях, объединениях и других организациях, занимающихся предпринимательской деятельностью.

В УК РФ введено понятие  «компьютерные преступления», которое предусматривает неправомерный доступ к компьютерной информации, создание и использование вредоносных программ, нарушение правил эксплуатации ЭВМ или их систем.

Вероятными угрозами информационной базе предприятия представляются следующие:

• несанкционированный доступ;
• перехват информации в каналах связи;
• кража документов;
• уничтожение (случайное / сознательное) информации;
• ошибки в работе персонала;
• разрушение информации вирусами;
• ошибки в программах обработки данных;
• отключение электропитания;
• фальсификация сообщений;
• несанкционированная модификация информации.

Система защиты информации представляет собой комплекс организационных, технических, технологических и иных средств, методов и мер, снижающих уязвимость информации и препятствующих несанкционированному доступу к информации, ее утечке или утрате.