Коммуникации в организации

- совещания по внутрифирменной организации, где предметом обсуждения становятся вопросы структурирования организации, координации действий структурных подразделений, делегирование полномочий и др.;

- совещания по контролю за деятельностью работников посвящены обсуждению результатов деятельности, достижения поставленных целей, проблемам срывов, низкой производительности;

- совещания, специфические для организации, где обсуждаются оперативные вопросы управления в связи с ситуацией в организации, инновации и возможности их внедрения, проблемы выживания, конкурентоспособности, имиджа, стиля.

     Правила поведения на совещании для руководителя:

- начать и завершить совещание в точно назначенное время;

- сообщить о регламенте;

- согласовать правила работы, уточнить повестку дня;

- назначить ответственного за регламент и протокол;

- регулировать деловитость и направленность выступлений;

- соблюдать корректность дискуссии;

- использовать разнообразные приемы для активизации внимания

участников  совещания;

- подводя итоги, обобщить все сказанное, сформулировать выводы,

определить  задачи на будущее;

- в заключение оптимизировать ситуацию, настроить персонал на

эффективную работу.

     Правила поведения на совещании для участников:

- не следует бояться взять на себя ответственность за то, что вы говорите;

- не рекомендуется использовать провокационные вопросы или вопросы-

ловушки, которые провоцируют конфликты, становятся причиной ухода от

проблемы;

- в высказываниях быть конкретным, четким, корректным;

- оставаться естественным — самим собой, а «не играть роль»;

- выражать собственную позицию.

     После совещания необходимо направить усилия на выполнение принятых

решений: проанализировать ход и результаты; внимательно просмотреть

протокол  результатов; создать условия для реализации намеченных

мероприятий. 

Пресс-конференция

     Пресс-конференция – мероприятие, направленное на информационную и рекламную поддержку имиджа организации. Этот вид деловых контактов во многом обеспечивает эффективность взаимодействия с внешней средой.

     Структура пресс-конференции. В вводной части обязательны следующие элементы: приветствие; разъяснение причины проведения; программа; представление выступающих; информация о материалах, представляемых прессе.

     В ходе пресс-конференции: докладчик кратко зачитывает текст заявления, в котором отмечается о причинах ее проведения; репортеров просят задавать вопросы докладчику; определяется очередность ответов на заданные вопросы, при этом репортеры не должны отклоняться от объявленной темы.

     Ведущий на пресс-конференции должен: не допускать преувеличений, называть вещи своими именами; проявлять уважение к своим конкурентам, политическим противникам; не стремиться убедить других в том, что успех - исключительно ваше личное достижение; не вступать в споры, не использовать «закрытые» ответы типа «Да», «Нет»; не затрагивать тем, освещение которых в прессе нежелательно; не проявлять пристрастия или неприязни к кому-либо из участников пресс-конференции. 

Деловые переговоры

     Деловые переговоры – специфический вид деловой коммуникации, имеющий свои правила и закономерности, использующий совместный анализ проблем. Деловые переговоры – инструмент как внутренних, так и внешних коммуникаций.

     Выделяют два подхода к переговорам: конфронтационный и партнерский. Конфронтационный подход к переговорам – это противостояние сторон, своеобразное поле битвы, т. е. каждая из сторон уверена, что целью переговоров является победа, а отказ от полной победы означает поражение. Партнерский подход реализуется на основе совместного с партнером анализа проблем и поиска взаимоприемлемого решения, при котором в выигрыше оказываются оба участника.

     Цель переговоров может состоять в налаживании связей, принятии решений, заключении различных договоров, координации совместных условий, согласовании мероприятий. Стратегическая цель переговоров - найти взаимоприемлемое решение, избегая крайней формы проявления конфликта.

Заключение

     В последние годы все шире используется вопрос о создании общего коммуникационного пространства, внутри которого беспрепятственно будет осуществляться обмен информацией. Появилась необходимость внедрения новых  систем,  которые  выполняли  бы  функции  как общемировой, так и локальной сети  организации.  Причем,  желательно,  чтобы стоимость таких систем была минимальной.

     Решение  было  найдено:  если  практически  каждая   организация   уже подключена к Internet, если  у нее уже есть своя локальная   сеть,  то  почему бы не объединить  эти две вещи воедино?  Проблема  лишь  заключается  в том, чтобы обеспечить секретность внутренней  информации,  поскольку Internet  – система, открытая всем и каждому. Новая система получила название Intranet.

     С  недавних  времен  возникла  необходимость  постоянно   переосмыслять характер связей  человек-организация и  человек-человек  внутри  нее.  Теперь каждый служащий может немедленно  отчитаться  о  работе,  сообщить  о  своих решениях, передать опыт любому  человеку.  Власть  служащего  также  создает набор обязательств для всех членов организации.  Intranet  может  заставлять компанию переоценивать себя полностью: инфраструктуру, политику,  процедуры, роли и обязанности. Таким образом, коммуникационный процесс продолжает развиваться благодаря новым технологиям, которые совершенствуют наше информационное пространство с каждой минутой.