Коммуникации в организации

 

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И  НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

федеральное государственное автономное образовательное  учреждение

высшего профессионального  образования

«Северный (Арктический) федеральный  университет имени М.В. Ломоносова»

 

Гуманитарно-экономический факультет

 

Кафедра менеджмента

 

 

 

КУРСОВАЯ РАБОТА

По курсу: «Управление персоналом»

Тема: «Коммуникации в организации»

 

 

 

 

Выполнила: студентка 5 курса

  Гуманитарно-экономического   факультета

специальности «Государственное и муниципальное  управление» Трофимова Анастасия Александровна

 

Научный руководитель:

ассистент кафедры менеджмента

Цилибина Таисья Васильевна

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2012

 

Содержание

Введение……………………………………………………...………………3

1. Сущность коммуникационного процесса……………………………....5

   1.1. Основные элементы, этапы коммуникационного процесса………6

   1.2. Коммуникационные стили……..........................................................13

   1.3. «Законы» психологической организации  субъекта и объекта управления……………………………………………………………………….15

2. Анализ коммуникационного процесса Открытого акционерного общества  «Архангельская сбытовая компания» (ОАО «Архэнергосбыт») Архангельской области…………………………………………………………21

2.1. Общая характеристика организации………………………………21

2.2. Анализ коммуникационного процесса в организации……………22

2.3. Рекомендации по совершенствованию коммуникационного процесса в организации…………………………………………………………26

Заключение………………………………………………………………….30

Список  использованных источников………………………………...........33

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

В обыденности  коммуникации являются передачей информации от человека к человеку. Без обмена информацией люди не могут вместе работать, формулировать задачи и  решать их, поэтому в менеджменте  коммуникации – это обмен информацией  между людьми, на основе которого руководитель получает информацию, необходимую для  принятия решений, и доводит принятие решения до работников организации.

Руководитель  тратит большую часть своего времени  на коммуникации, в  связи с этим он должен понимать, каким образом  среда влияет на обмен информацией, и владеть искусством устного  и письменного общения, т.к. образно  говоря, он выполняет работу «чужими  руками».

Таким образом, коммуникации являются важнейшим элементом  обеспечения эффективности управления. Не только слово, цифра и другая информация, которая может быть представлена письменно или графически, занимает основное место и является важнейшим  в коммуникационном процессе, но и  другие элементы (жесты, мимика, паузы) могут быть определяющими с позиций  оценки эффективности управления. Эффективность  коммуникаций в свою очередь зависит, прежде всего, от психологического настроя  коллектива, поэтому важно учитывать  все проблемы, которые возникают  в организации в процессе работы.

Роль  коммуникационного процесса очевидна как на малых фирмах, так и в мощных компаниях и корпорациях. От эффективности коммуникационных связей и взаимодействий зависит будущее не только предприятия, как хозяйствующего субъекта на рынке, но также и людей, работающих на данном предприятии, а на глобальном уровне и благополучие всей страны в целом.

Актуальность  выбранной темы заключается в  неотъемлемости рабочего процесса от коммуникационного, т.к. без общения  между сотрудниками организация  не сможет добиться хороших результатов.

Целью данной работы является исследование сущности коммуникационного процесса и определение коммуникативные особенности управления организации.

Задачами  данной работы было показать:

- рассмотреть  сущность, виды, цели и способы  коммуникаций в организации;

- изучить  основные элементы и этапы  коммуникационного процесса в  организации;

- проанализировать  систему коммуникаций на основе Открытого акционерного общества «Архангельская сбытовая компания» (ОАО «Архэнергосбыт»);

- разработка  рекомендаций по совершенствованию процесса в ОАО «Архэнергосбыт».

Объектом  изучения является коммуникационный процесс в управлении как поведенческая активность субъектов. Предметом – эффективное использование коммуникаций руководителями для достижения целей организации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Сущность коммуникационного процесса

 

Люди, в  частности руководитель, тратят на коммуникации 50—90% своего времени, т.к. на протяжении рабочего и личного времени они общаются, исполняют роли межличностного общения, информационные роли и роли, связанные с принятием решений, а также выполняют все управленческие функции. Именно потому, что коммуникации являются неотъемлемой частью всех основных видов деятельности менеджера, их называют связующим процессом [13].

Все три  основные ролевые установки менеджеров и все четыре основные управленческие функции нацелены на формулировку организационных  целей и их достижение, и степень  реализации этих целей, как правило, напрямую зависит от качества коммуникаций. Следовательно, эффективные коммуникации просто необходимы для успеха, как  отдельного работника, так и организации  в целом.

Основная  задача менеджмента – получение  прибыли, что напрямую зависит от умения руководителя управлять делами. Можно увидеть связь между коммуникацией, информацией и умением руководителя работать. Известно, что обмен информацией в организациях не всегда так эффективен, как следовало бы. На деле люди общаются между собой менее эффективно, чем им это кажется.

Этот  факт отлично проиллюстрировало  исследование Р. Лайкерта, проанализировавшего деятельность бригадиров и их подчинённых одного из предприятий коммунального обслуживания.

В то время  как 85% бригадиров считали, что их подчинённые могут свободно обсуждать важные деловые проблемы, лишь 5 % признались, что действительно это делают. В ходе другого исследования руководитель отдела сообщил, что дал инструкции и донёс до подчинённых решения по 165 конкретным моментам. Однако, по сведениям подчинённых, они знали лишь о 84 его распоряжениях. Ещё один исследователь проанализировал деятельность калифорнийской компании в сфере здравоохранения и выявил серьёзные расхождения в оценке эффективности коммуникаций представителями менеджмента высшего, среднего и низшего уровней.

Кроме того, зачастую переданное сообщение неправильно  понимается его получателем, что  также является признаком неэффективных  коммуникаций. Дж. Майнер, выдающийся исследователь в сфере менеджмента, считает, что всего 50% контактов в организации приводят в результате к взаимопониманию сторон. И, как правило, причиной этому является неспособность людей учесть тот факт, что коммуникации представляют собой обмен. В ходе обмена активную роль играют обе стороны.

Итак, коммуникационный процесс - это обмен информацией между двумя или более людьми, основной целью которого является обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена, т.е. сообщений. Однако сам факт обмена информацией не гарантирует эффективности общения участвовавших в обмене людей [13].

 

1.1  Основные элементы, этапы коммуникационного процесса

 

В процессе коммуникационного обмена выделяют четыре базовых элемента:

1) отправитель  - лицо, генерирующее идею либо собирающее информацию и передающее;

2) сообщение  - информация, закодированная в виде символов;

3) канал - средства передачи информации;

4) получатель (реципиент) - лицо, которому предназначена информация и которое её интерпретирует [8].

При обмене информацией отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных  этапов. Их задача - составить сообщение  и использовать канал для его  передачи таким образом, чтобы обе  стороны поняли и разделили исходную идею. Каждый этап коммуникационного процесса очень важен, т.к. смысл идеи может быть искажен, или полностью утрачен.

На коммуникационный процесс оказывает влияние и  то, как развиты и развиваются у сотрудников коммуникативные способности и умения: общительность, доступность, умение слушать и быстро схватывать суть сообщения, быстро и правильно решать, кому передать информацию, умение хранить и быстро находить нужную информацию, чётко, ясно и кратко передавать сообщение и др. Срывы могут возникать и из-за перегрузки отдельных точек, лиц в коммуникативных сетях, превышающей их психологическую пропускную способность. 

Коммуникационный  процесс включает в себя следующие этапы: (рис.1)

1)  генерирование идеи;

2)  кодирование и выбор канала;

3)  передача;

4)  декодирование.

Рис.1. Простая  модель процесса коммуникаций

Хотя  весь процесс коммуникации нередко  требует всего нескольких секунд и, следовательно, выделить в нем  этапы довольно трудно, нужно проанализировать каждый из них и выявить  проблемы, возникающие на каждом из этапов.

1) Генерирование идеи

Коммуникации  начинаются с формулирования идеи или  отбора информации. Отправитель решает, какую важную идею или сообщение  надо донести. К сожалению, многие такие  попытки дают сбой уже на первом этапе, поскольку отправитель не уделяет достаточного времени обдумыванию  идеи. Важность данного этапа подчёркивает К. Дэвис: «Неудачно составленное сообщение не улучшат ни глянцевая бумага, ни громкоговоритель. Девиз данного этапа — «Не начинай говорить, не начав думать».

Важно помнить, что на этом этапе идея ещё не воплощена в словах или в другой форме, в которой она будет передаваться. Отправитель только решил, какую именно концепцию он хочет донести. Чтобы сделать это эффективно, надо учесть множество факторов. Например, руководитель, желающий сообщить людям о результатах оценки их деятельности, должен чётко понимать, что ему необходимо донести до подчинённых конкретную информацию об их сильных и слабых сторонах и о способах улучшения результатов. Его сообщение не должно состоять из смутных похвал общего характера или критики.

Этот  пример также отражает взаимосвязь  между восприятием и коммуникацией. Если руководитель считает, что его подчинённые способны развиваться и совершенствоваться и, следовательно, информация об оценке результатов их деятельности им будет полезна, то он, по всей вероятности, найдёт позитивные конструктивные идеи. Если же руководитель воспринимает подчинённых, как детей, которым нужно, чтобы им точно сказали, в чём они не правы, и указали им верный путь, то, скорее всего, доносимые им сообщения будут основываться на негативной критике, что свойственно такому образу мышления.

Также одним  из примеров потенциальных проблем на этапе генерирования идеи является то, что если руководитель не обдумает, как следует донести эту информацию до подчинённых, и просто передаст им полученное сверху сообщение, вполне может возникнуть непонимание, поскольку рабочие в лучшем случае поймут только то, какие изменения необходимы. Если же руководитель тщательно продумает идеи, которые ему необходимо донести, он сделает следующие выводы:

1) важно, чтобы рабочие поняли, какие именно изменения необходимы;

2) важно, чтобы рабочие поняли, почему нужны эти изменения, иначе они могут сделать вывод, что организация просто хочет, чтобы они работали больше и столько же получали, что вызовет их негодование.

3) важно, чтобы рабочие поняли, как осуществить изменения, иначе продуктивность понизится, а не увеличится, как это подразумевалось в исходном сообщении руководства.

Рукjводители, недостаточно эффективно действующие в процессе коммуникации, часто действуют так потому, что именно так поступают по отношению к ним их начальники, поскольку руководители высшего звена часто служат для подчинённых ролевой моделью. Если начальник высшего звена действует по методу принуждения или неоткровенен с руководителем другого уровня, то, вполне вероятно, что этот в свою очередь поведёт так же в процессе коммуникации со своими подчинёнными. Но следует помнить, что положение руководителя отличается от положения высшего начальства, и совсем необязательно копировать его стиль, даже если тот эффективен. Но что действительно необходимо, так это понять, какую идею начальник хочет донести до того, как руководитель отправит сообщение, и быть уверенным в адекватности и уместности этой идеи для конкретной ситуации и цели.

1. Кодирование и выбор канала

Прежде  чем передать идею, отправитель должен закодировать её в определённые символы: слова, интонацию и жесты (язык тела). Именно такое кодирование превращает идею в сообщение.