Коммуникации в организации и их влияние на организационное поведение

ОГЛАВЛЕНИЕ 

ВВЕДЕНИЕ………………………………………………………………………3

ГЛАВА I. СУЩНОСТЬ КОММУНИКАЦИЙ……………………………..5

1. Сущность и виды коммуникаций……………………………….……… 5
2. Деловое общение…………………………………………………………9
3. Коммуникационные барьеры……………………………………………12
4. Паблик рилейшнз…………………………………………………………16

ГЛАВА II. МЕЖЛИЧНОСТНЫЕ КОММУНИКАЦИИ…………………22

2.1 Межличностные  и организационные коммуникации……………………..22

2.2 Проблемы  в межличностных контактах……………………………………29

ЗАКЛЮЧЕНИЕ…………………………………………………………..……32 

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК ……………………………..……….34

ВВЕДЕНИЕ

       По  общему признанию, коммуникации имеют  огромное значение для успеха деятельности предприятий и представляют одну из сложных проблем менеджмента. По существу это своего рода «кровеносная система» единого организма фирмы. Эффективно работающими руководителями считают тех, кто эффективен в  коммуникациях. Менеджеры должны в  совершенстве владеть искусством коммуникации, так как, образно говоря, они выполняют  работу «чужими руками».

       Роль  коммуникаций очевидна как на малых  фирмах, так и в мощных компаниях  и корпорациях. От эффективности  коммуникационных связей и взаимодействий зависит будущее не только предприятия, как хозяйствующего субъекта на рынке, но также и людей, работающих на данном предприятии, а на глобальном уровне и благополучие всей страны в целом [8;354].

       В рамках вышесказанного актуальность выбранной  темы подчеркивается опытом зарубежных и отечественных руководителей, их заинтересованностью в изучении коммуникационных связей и их эффективному развитию.

       Поскольку в нашей стране появление и  становление коммуникаций (как и  всего менеджмента) произошло не так давно (10 лет - это небольшой  период), то огромную роль в дальнейшем их развитии играет правильный подход к изучению опыта компаний зарубежных стран и современных российских предпринимателей.

     Актуальность  данной работы обусловлена, с одной стороны, большим интересом к теме "Коммуникации в организации и их влияние на организационное поведение" в современной науке, с другой стороны, ее недостаточной разработанностью. Рассмотрение вопросов связанных с данной тематикой носит как теоретическую, так и практическую значимость.

     Объектом  данного исследования является анализ условий "Коммуникации в организации и их влияние на организационное поведение". При этом предметом исследования является рассмотрение отдельных вопросов, сформулированных в качестве задач данного исследования.

     Целью исследования является изучение данной темы точки зрения новейших отечественных и зарубежных исследований по сходной проблематике.

     Работа  имеет традиционную структуру и  включает в себя введение, основную часть, состоящую из двух глав, заключение и библиографический список. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

       ГЛАВА I. СУЩНОСТЬ КОММУНИКАЦИЙ 

       1.1. Сущность и виды  коммуникаций. 

     Коммуникации - это обмен информацией между двумя людьми и более. На коммуникации руководители тратят от 50 до 90% времени. И это ясно, если учесть, что руководителю необходимо реализовать свою роль в межличностных отношениях, участвовать в принятии решений и выполнять управленческие функции планирования, организации, мотивации, координации, регулирования и контроля. Все виды управленческой деятельности основаны на обмене информацией, поэтому коммуникации и называют связующими процессами.

       Руководителю  приходится осмысливать большие  объемы информации, среди которой  есть информация, не влияющая на процесс  управления. Обмен информацией, которая  оказывает влияние на процесс  управления, носит название эффективных  коммуникаций. Эффективный менеджер - это тот, кто из общего потока коммуникаций умеет быстро отобрать эффективные, т.е. полезные для процесса управления.

       Коммуникации  осуществляются в повседневной работе при общении с подчиненными руководителями, на собраниях, при чтении документов, разговорах по телефону, составлении  документов. Коммуникациями признан  весь процесс производства и управления [4;176].

       Коммуникации  подразделяются на две большие группы: между организацией и её средой и  между уровнями управления и подразделениями.

       К первой группе относятся коммуникации, которые представляют собой информационное взаимодействие с внешней средой: это средства массовой информации, потребители, надзор за качеством продукции, органы государственного регулирования, политические группы, комитеты, поставщики и т.п. Возникновение коммуникаций внутри предприятия в виде собранной, обсуждений, телефонных переговорах, отчетов и т.д., как правило, являются реакцией на воздействие внешней среды.

       В качестве коммуникаций для организации  используются различные формы. Так, для реализации товара используются программы маркетинга и рекламы. Для соблюдения норм государственного регулирования требуется письменное оформление документов. Изучение рынка  ведется при помощи специальных  организаций, т.е. существует множество  способов коммуникаций.

       Ко  второй группе относятся межуровневые коммуникации, коммуникации между различными подразделениями, коммуникации «руководитель - подчиненный», коммуникации между  руководителем рабочей группой, неформальные коммуникации.

       В процессе управления осуществляются коммуникации по вертикали и по горизонтали  между подразделениями. По нисходящей передается информация о принятых решениях на высших уровнях. Эта информация может передаваться из одного уровня на другой вплоть до рабочих исполнителей [11;148].

       Не  менее важными являются коммуникации и по восходящей линии. Предприятие  не может функционировать без  информации о ходе производственного  процесса. По восходящей передается информация о загрузке оборудования, количестве работающих, поступлений сырья, выпуске  продукции и т.д. Иногда возникает  ситуация, когда для решения вопроса  на низовом уровне требуется вмешательство  руководителей высшего звена. И  тогда информация по ступеням управления снизу передается на самый высокий  уровень. Так, например, вопрос об изменении  технологии, возникший на производственном участке, должен решать руководитель организации.

       Для координации задач и действий подразделений организации требуется  обмен информацией между ними, поэтому устанавливаются потоки информации между подразделениями  по горизонтали. Таким образом координируется деятельность рабочих групп по контролю за издержками, распределением ресурсами, сбытом продукции. Руководители различных подразделений информируют друг друга о ходе внедрения новой техники. Помимо координации действий горизонтальные коммуникации способствуют установлению равноправных отношений между подразделениями, что положительно сказывается на работе всей организации [18;183].

       Две трети всей деятельности на предприятии - это деятельность, основанная на коммуникациях  «руководитель - подчиненный». Они относятся  к коммуникациям по вертикали, но выделяются в отдельную группу, так  как оказывают непосредственное влияние на производственный процесс. Поскольку подчинённые объединены в рабочие группы, то коммуникации с ними руководителя являются важным компонентом для достижения эффективности управления. участие в обмене информацией каждого члена рабочей группы позволяет выработать более правильные отношения группы с руководителем, а руководителю более активно вовлекать подчинённых в дела организации.

       Определённую  роль играют также коммуникации с  неформальными группами. Часто мнения, складывающиеся в неформальных группах  и поступающие к руководителям  по неформальным каналам, дают возможность  понимать более правильные решения  или предупреждать конфликтные  ситуации.

       Информационный  процесс охватывает все подразделения  и все  
стороны деятельности предприятия, поэтому естественно, что его  
деятельность в значительной степени зависит от эффективности коммуникационного процесса. Но в процессе коммуникаций информация может быть искажена, неправильно понята или воспринята. Эффективность обмена информацией достигается только в том случае, когда одна сторона передает информацию, а другая - правильно её воспринимает. Поэтому главной задачей коммуникационного процесса является обеспечение понимания и правильного восприятия передаваемой информации.

       Коммуникации  пронизывают все элементы организации. Их основная цель - обеспечить взаимопонимание людей, участвующих в информационном обмене. Однако сам факт обмена информацией еще не гарантирует эффективности общения. Довольно часто передаваемое сообщение оказывается неправильно понятым и, следовательно, коммуникации - неэффективными. Для того чтобы лучше понять сущность процесса обмена информацией и условия его эффективности, рассмотрим основные элементы и стадии коммуникационного процесса [2;366].

       Процесс коммуникации возможно осуществлять при наличии следующих основных элементов: отправитель, сообщение, канал связи, получатель. Отправитель – лицо, стремящееся донести определенные идеи с помощью передаваемой им информации. Сообщение – информация, имеющая определенную форму и закодированная с помощью соответствующих символов. Канал связи – средство передачи информации. Получатель – лицо, которому отправитель адресует передаваемое сообщение. 

1.2. Деловое общение 

       Важным  направлением коммуникационной деятельности организации является деловое общение. Под деловым общением понимается взаимодействие между людьми внутри организации и вне ее, включающее передачу и прием информации и ее восприятие участниками.

       Основными формами делового общения являются: деловые разговоры; деловые беседы; деловые совещания; деловые переговоры; симпозиумы; семинары.

       Деловой разговор - это речевой контакт. Он может осуществляться при непосредственном общении, а также с помощью технических средств: телефона, радио, видеотехники, компьютеров. Деловой разговор предполагает обмен участников информацией по поводу конкретной управленческой ситуации. В таком разговоре имеет место обращение или запрос одной из сторон контакта, содержащий просьбу о предоставлении информации, а также ответ запрашиваемой стороны, содержащий необходимые сведения либо утверждение об их отсутствии [14;147].

       Целью делового разговора обычно является достижение определенной договоренности по рассматриваемым вопросам, принятие соответствующих решений, проведение согласованных действий.

       Деловая беседа предполагает более продолжительный по сравнению с деловым разговором контакт участников для обсуждения заранее запланированных проблем. Беседа, как правило, предполагает непосредственный контакт участников, Беседа может проходить в форме монолога (один говорит, остальные слушают), в форме диалога (двое говорят по очереди), а также в форме многостороннего делового общения.

       Беседа  имеет целью проанализировать возникшую  проблему или ситуацию, прозондировать настроение подчиненных, партнеров или потребителей, выработать предложения для взаимоприемлемых решений.

       Беседа  требует тщательной подготовки, включающей определение места ее проведения, состава участников, регламента, постановки вопросов, а также требуемого результата.

       Деловое совещание, в отличие от беседы, обычно носит официальный характер. Совещание может проводиться как при непосредственном контакте, так и при его отсутствии (диспетчерское совещание, электронная конференция и т. п.) [5;388].

       Основной  целью совещания является коллективная подготовка управленческих решений по всему кругу управленческих задач: планированию, организации работы, изменению структуры организации, методам стимулирования, результатам контроля и учета, устранению недостатков. Совещание может быть также нацелено на решение экономических, финансовых, маркетинговых проблем. Совещание тщательно готовится. При этом устанавливается время его проведения, регламент, состав участников, повестка дня. Обычно заранее готовится проект решения совещания.