Коммуникации и эффективность управления

 

1.3 Коммуникации между  различными отделами

В дополнение к обмену информацией  по нисходящей или восходящей организации  нуждаются в горизонтальных коммуникациях. Организация состоит из множества  подразделений, поэтому обмен информацией  между ними нужен для координации  задач и действий. поскольку организация - это система взаимосвязанных  элементов, руководство должно добиваться, чтобы специализированные элементы работали совместно, продвигая организацию в нужном направлении.

К примеру, представители разных отделов  в школе бизнеса периодически обмениваются информацией по таким  вопросам, как составление расписания занятий, уровень требований в программах для выпускников, сотрудничество в  исследовательской и консультативной  деятельности и обслуживание местного населения. Подобным же образом в  больнице обслуживающий и врачебный  персонал различных отделений должен обмениваться информацией о распределении ресурсов, координации деятельности рабочих групп, контроле за издержками, новых методах лечения и т.п. в сфере розничной торговли региональные управляющие сбытом могут периодически встречаться для обсуждения общих проблем, координации стратегии сбыта о обмена информацией о продукции. В компаниях наукоемких отраслей ключевые руководители среднего звена из производственных, маркетинговых и проектно- исследовательских отделов встречаются для координации действий по обновлению продукции. На основе базовой технологии компании могут выпускать разнообразные продукты, поэтому чрезвычайно важно через научно- исследовательский отдел получать информацию о том, чего хочет рынок. Это позволяет организации сохранять близость к потребителю и продолжать эффективно удовлетворять его запросы. Подобным образом, производственники должны дать обоснование достаточно низких затрат по реализации будущих инноваций проектно- исследовательского отдела с тем, чтобы дальнейшее производство было оправдано. В обмене информацией по горизонтали часто участвуют комитеты или специальные группы.

Дополнительные выгоды от коммуникации по горизонтали заключаются в  формировании равноправных отношений, которые являются важной составляющей удовлетворенности работников организации.

 

1.4 Коммуникации руководитель - подчиненный

Наиболее очевидным компонентом  коммуникации в организации являются отношения между руководителем  и подчиненным. Хотя они служат примером обмена информацией по вертикали , рассмотрим этот вид обмена информацией отдельно, поскольку он составляет основную часть  коммуникативной деятельности руководителя. Исследования показали, что 2/3 этой деятельности реализуется между управляющими и управляемыми.

Некоторые из многочисленных разновидностей обмена информацией между руководителем  и подчиненным связаны с прояснением  задач, приоритетов и ожидаемых  результатов, обеспечением вовлеченности  в решение задач отдела, с обсуждением  проблем эффективности работы, достижения признания и вознаграждения с  целью мотивации, совершенствованием и развитием способностей подчиненных, со сбором информации о назревающей  или реально существующей проблеме, оповещением подчиненного о грядущем изменении, а также получением сведений об идеях, усовершенствованиях и  предложениях.

В дополнение к обмену информацией  между руководителем и подчиненным  имеет место обмен между руководителем  и рабочей группой. Коммуникацией  с рабочей группой в целом  позволяет руководителю повысить эффективность  действий группы. Поскольку в обмене участвуют все члены группы, каждый имеет возможность поразмышлять о новых задачах и приоритета отдела, о том, как следовало бы работать вместе, о предстоящих изменениях и возможных их последствиях для  этого и других отделов, о недавних проблемах и достижениях, предложениях рационализаторского характера.

Кроме того иногда рабочая группа собирается без руководителей для  обсуждения проблем, усовершенствований или надвигающихся перемен. Такие  отношения равенства могут способствовать повышению удовлетворенности сотрудников  своей работой.

 

1.5 Неформальные коммуникации.

Организация состоит из формальных и неформальных компонентов. Канал  неформальных коммуникаций можно назвать  каналом распространения слухов. Кит Дэвис - известный исследователь  установил, что происхождение этого  термина относится к временам Гражданской войны в США. Провода  телеграфной связи, протянутые с  дерева на дерево, напоминали побеги виноградной  лозы и широко использовались армией Севера и Юга. Сообщения, передаваемые по такому телеграфу, часто фальсифицировались и запутывались. В конечном счете  стало общепринятым квалифицировать  неточные сообщения и сведения как "слухи" (прошедшие по системе  тайного сообщения).

Слухи "витают возле автоматов  с охлажденной водой, по коридорам, в столовых и в любом другом месте, где люди собираются группами". Поскольку по каналам слухов информация передается много быстрее, чем по каналам формального сообщения, руководители пользуются первыми для  запланированной утечки и распространения  определенной информации или сведений типа “только между нами”.

Приписываемая слухам репутация неточной информации сохраняется и до сегодняшнего дня. Тем не менее исследования показывают, что информация, передаваемая по каналам  неформального сообщения, т.е. слухи, чаще оказывается точной, а не искаженной. Согласно исследованию Дэвиса, 80-99% слухов точны в отношении непротиворечивой информации о самой компании. Он считает, однако, что уровень точности не может быть таким же высоким, когда  речь идет о личной или о сильно эмоционально окрашенной информации. Дэвис указывает: “Люди склонны  считать слухи менее точной информацией, поскольку реальные ее погрешности  имеют более драматичный характер и потому глубже впечатываются в  память, чем каждодневная рутинная точность". Кроме того, независимо от точности, "все свидетельствует  в пользу влиятельности слухов, будь их воздействие положительным или  отрицательным.

В таблице перечислены некоторые  разновидности информации, передаваемой по каналам распространения слухов в организации.

 

Заключение

Изучение курса «коммуникации  в организациях» призвано в конечном итоге синтезировать знания и практические навыки обучающихся в четырех областях современного менеджмента -  теории управления, теории организации, психологии управления и межличностного общения и собственно теории коммуникации.

«Пробелы», некомпетентность в одной из этих сфер влечет за собой  тиражирование ошибок и малоэффективные  действия во всех других областях.

Это относится не только к работе менеджеров, руководителей  всех уровней, но и к любому специалисту  и так называемым «рядовым служащим, работникам» вовлеченным в процесс  общения, контактирования с другими  людьми.

Как справедливо отмечают американские авторы В.Ховелл и П.Дипбой, рано или поздно человек становится перед выбором: по старинке придерживаться бюрократических, бездушных принципов работы или сделать «человеческий фактор» главной осью своей деятельности? Второй путь требует от человека полной самоотдачи, напряжения интеллекта, готовности к риску, к принятию нестандартных решений и способности отвечать за чужие судьбы. Но игра стоит свеч: результаты такой работы способны превзойти самые смелые ожидания.

Похоже, российские руководители новой формации поставлены сегодня перед тем же выбором. Есть надежда, что изучение основ менеджмента и принципов грамотной коммуникации позволят им не ошибиться в выборе приоритетов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список использованной литературы

1. Менеджмент: основные термины и понятия : словарь/Г. В. Кисляков, Н. А. Кислякова. - 2009

2. Менеджмент: основы теории и деловой практикум : учебное пособие для образовательных учреждений, реализующих программы среднего профессионального образования/Н. А. Добрина, Ю. В. Щербакова. – 2009г.

3. Виханский О.С., А.И. Наумов Менеджмент: учебник – М.: Гардарики, 2008.

4. Герчикова И.Н. менеджмент М.; изд. "ЮНИТИ", 2004г.

5. Десслер Г. Управление персоналом. – М.: Бином, 2002г.;

6. Иванцевич Дж.М., Лобанов А.А. Человеческие ресурсы управления. — М.: Деловая литература, 2003г.;

7. Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента, Москва, 2010 г.