Контролирование как основная функция менеджмента

Коледж «Освіта»

 

 

 

 

 

 

Реферат на тему:

Контролювання як загальна функція менеджменту

 

 

 

 

 

Підготувала: студентка ІІІ курсу

групи ТО-31

Рудова М.А.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Київ-2014

Зміст:

1. Вступ.
2. Поняття контролю та його місце в системі управління.
3. Принципи і цілі функції управління.
4. Етапи процесу контролювання: формування стандартів вимірювання, порівняння фактичного виконання зі стандартами, оцінка та регулювання.
5. Модель процесу контролювання.
6. Процес контролювання.
7. Зворотній зв’язок при контролі.
8. Види управлінського контролю.
9. Висновок.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Вступ

 

Контроль, стандарти, критерії, масштаб допустимих відхилень, принцип виключення, дисфункціопальний ефект системи контролю. Після вивчення цієї теми ви матимете уявлення про:

 

— сутність і місце контролю в системі управління організацією;

 

— види управлінського контролю, їх сильні та слабкі аспекти;

 

— те, як можна ідентифікувати вимоги до побудови ефективної системи контролю;

 

— причини опору контролю та методи їх подолання;

 

— сутність основних інструментів фінансового контролю діяльності організації;

 

— головні інструменти операційного контролю в організації;

 

— модель, проблеми та засоби контролю поведінки працівників в організації.

 

Контроль — це процес досягнення організацією цілей.

 

Процес контролю полягає у визначенні стандартів, фактично досягнутих результатів та здійсненні корегувань, якщо досягнуті результати суттєво відрізняються від визначених стандартів.

 

1. Поняття контролю та його місце в системі управління

 

Керівники здійснюють функцію контролю з того моменту, як вони сформулювали цілі та завдання, створили організацію. Контроль дуже важливий, для успішного функціонування організації. Без контролю починається хаос і об'єднати діяльність будь-яких груп вже неможливо. Важливо й те, іцо самі по собі цілі, плани та структури організації визначають напрям її діяльності, розподіляючи її зусилля тим чи іншим чином та спрямовуючи виконання робіт. Отже, контроль є невід'ємною складовою сутності будь-якої організації. Це й дало підставу

П. Друкеру заявити: "Контроль і визначення напряму — це синоніми".

 

Невизначеність. Плани й організаційні структури — лише картини того, яким хотілося б бачити майбутнє керівництву. Різні обставини можуть перешкодити тому, щоб реалізувати задумане. Зміни законів, соціальних цінностей, технологій, умов конкуренції та інших змінних величин навколишнього середовища здатні перетворити плани, досить реальні в момент їх формування, через деякий час у дещо недосяжне.

 

Ще одним фактором невизначеності, постійно наявним в управлінні, є люди, які виконують більшість робіт у будь-якій організації. Люди — не комп'ютери, їх не можна запрограмувати на здійснення завдання з абсолютною точністю. Складно спрогнозувати відповідну реакцію працівників на введення нових інструкцій і команд, надання додаткових прав та покладення обов'язків.

 

Запобігання виникненню кризових ситуацій. Помилки та проблеми, що виникають під час аналізу ситуації всередині організації, переплітаються (якщо їх вчасно не виправити) з помилками в оцінюванні майбутніх умов навколишнього середовища та поведінки людей. Імовірність цього в організації дуже велика у зв'язку з високим ступенем взаємозалежності видів діяльності.

 

Функція контролю — така характеристика управління, що дає змогу виявити проблеми та відповідно скорегувати діяльність організації до того, як проблеми переростуть у кризу.

 

Одна з найважливіших причин здійснення контролю полягає в тому, що будь-яка організація безумовно зобов'язана бути здатною своєчасно фіксувати свої помилки та виправляти їх доти, доки вони перешкодять досягненням цілей організації.

 

Підтримка успіху. Важливим є й позитивний бік контролю, що передбачає всебічну підтримку всього того, що є успішним у діяльності організації. Зіставляючи реально досягнуті результати із запланованими, тобто відповідаючи на запитання "Наскільки ми просунулися до поставлених цілей?", керівництво організації може визначити, де організація домоглася успіхів або зазнала поразки. Важливим аспектом контролю є визначення напрямів діяльності організації, які найефективніше сприяють досягненню її загальних цілей.

 

Обсяг контролю. Одна з найважливіших особливостей контролю, яку потрібно враховувати, насамперед, полягає в тому, що контроль має бути всеосяжним.

 

Контроль — фундаментальний елемент процесу управління. Ні планування, ні створення організаційних структур, ні мотивацію не можна розглядати повністю окремо від контролю. Справді, майже всі ці процеси вони є невід'ємними частинами загальної системи контролю в певній організації. Види контролю (попередній, поточний, заключний) мають одну й ту саму мету: сприяти тому, щоб фактично одержані результати були якомога подібними до таких, що вимагаються.

 

2. Принципи і цілі функції  контролювання

 

Контролювання як функція менеджменту є логічним завершенням дій менеджера. Суть його полягає у з’ясуванні можливості досягти поставленої мети, оскільки недосяжну мету немає сенсу формулювати.

 

Контролювання як функція менеджменту — визначення якості й коригування виконуваної підлеглими роботи з метою забезпечення виконання планів і завдань, спрямованих на досягнення цілей організації.

 

Радянська управлінська наука і практика зміст функції «контролювання» розглядала тільки в контексті пошуку відхилень фактичної діяльності організації, окремих посадових осіб від встановлених норм, порядку тощо. Вважали, що контролювання є функцією управління, яка полягає у виявленні відхилень фактичних параметрів керованої системи від нормативів, які служать критеріями оцінювання (поставлені цілі, планові завдання, законодавчі норми і т. д.).

 

Тому воно передбачало систематичне спостереження за діяльністю людей для виявлення відхилень від встановлених норм, правил і вимог планових завдань у процесі їх виконання. Розробляли регламентуючі норми самі контролюючі органи, кожен з яких намагався видати їх якомога більше, щоб утвердити своє існування і створити різноманітні пастки для ініціативних керівників.

 

Насправді передумовою успішної діяльності підприємства є його здатність зіставити реальні результати зі сподіваними, проаналізувати причини відхилень та якнайшвидше поправити виявлені похибки і запобігти їх появі, передбачивши зміни навколишнього середовища.

 

Оскільки адміністративно-командна система управління спиралася на розвинуту структуру зовнішніх контролюючих інстанцій, контролювання було спрямоване на пошук порушень, відхилень, зловживань, а ринкова внутріфірмова система контролювання покликана забезпечувати усунення допущених помилок. Основним для нього є не пошук винних, а конструктивне поліпшення діяльності організації.

 

Перехід економіки України до ринку потребує концептуальних змін в організації та здійсненні контролювання, визначенні його мети і завдань, спрямованості, ролі і значення в забезпеченні ефективного функціонування виробничо-господарських організацій, що передбачає творче, критичне засвоєння зарубіжного досвіду.

Функції організації – комплекси дій і операцій, які здійснює організація як єдине ціле, або делеговані нею працівники, у внутрішньому і зовнішньому середовищах задля функціонування та розвитку організації.

 

На думку А. Файоля, організація здійснює такі функції: технічну (виробничу); комерційну (закупівля, збут, обмін, маркетинг); фінансову (раціональне використання власного та залученого капіталу); бухгалтерську (облік, статистика, аналіз); захисну (захист майна і людей); адміністративну (управлінську).

 

Технічна функція – об’єднує основні та допоміжні операції виробництва: науково-дослідні і проектні розробки, освоєння і випуск продукції, планування виробництва, контролювання якості продукції і т.д.

 

Комерційна функція – об’єднує операції закупівлі сировини і обладнання, енергоресурсів, робочої сили, інформації, кредитних ресурсів, а також маркетингові дослідження і заходи, збут продукції, послуг, реалізацію надлишкового і непотрібного обладнання, основних фондів, фінансових ресурсів, інформації і т.д.

 

Фінансова функція – передбачає управління фінансовими потоками організації, управління прибутками й витратами, фінансування виробництва, кредитування діяльності, бюджетування коштів, розрахунки з постачальниками і покупцями тощо.

 

Бухгалтерська функція – охоплює облік руху товарів, матеріальних цінностей, фінансів, доходів і витрат тощо.

 

Захисна функція (безпеки) – реалізує систему заходів щодо збереження матеріальних цінностей, фінансових та інших активів, захисту інформації, комунікацій, персоналу ( в тому числі заходи з безпеки і охорони праці).

 

Адміністративна функція – організації об’єднує сукупність операцій з управління підприємством (функції менеджменту).

 

Роль і значення кожної функції організації визначають характер її діяльності та етап розвитку, на якому вона перебуває.

 

Контролювання як функція менеджменту – визначення якості й коригування виконуваної підлеглими роботи з метою забезпечення виконання планів і завдань, спрямованих на досягнення цілей організації.

 

Зміст загальної функції менеджменту «контролювання» виявляється у видах контролю, які класифікують за певними ознаками:

 

1. За сферами (контроль стану  матеріально-технічного забезпечення; контроль виробництва; контроль  маркетингу і збуту).

 

Контроль стану матеріально-технічного забезпечення передбачає оцінювання ступеня задоволення потреб організації в постійних ресурсах (обладнання, персонал, інформаційні системи), системи і т.д.

 

Контроль виробництва охоплює процеси перетворення ресурсів організації на продукцію або послуги.

 

Контроль маркетингу і збуту охоплює: оцінювання і коригування комерційної політики; конкурентоспроможність продукції; ефективність маркетингових заходів тощо.

 

2. За змістом (контроль ресурсів; контроль процесів).

 

Контроль ресурсів – виробничо-господарську діяльність організації забезпечують ресурси: матеріальні, фінансові, людські, інформаційні. Контролю матеріальних ресурсів підлягають: система регулювання запасів, стан матеріальних ресурсів і відповідальність їх потребам виробництва, якість матеріальних ресурсів тощо.

 

Контроль процесів – повинен підтвердити, що прості операції здійснюють згідно з існуючими правилами, які позбавляють необхідності постійних перевірок. Це стосується адміністративної діяльності і процесу виробництва.

 

3. За етапами проведення (попередній, поточний, підсумковий).

 

Попередній контроль – стосується передусім якості матеріальних, фінансових, людських, інформаційних та ін. ресурсів на вході організації.

 

Поточний контроль – здійснюють у процесі виробничо-господарської діяльності. Його мета – виявити і усунути поточні перешкоди, недоліки, помилки, які можуть завадити досягненню цілей організації.

 

Підсумковий контроль – проводять, як правило, після завершення певних робіт, фінансово-господарського року тощо. Його метою є зіставлення запланованого з фактичним результатом, виявлення відхилень і пошук їх причин з метою недопущення в майбутньому.

 

4. За формами організації (централізований, децентралізований, самоконтроль).

 

Централізований контроль – здійснюють спеціальні підрозділи, що функціонують у системі управління організації (контролери, ревізійні відділи, відділи внутрішнього аудиту). Різновидом централізованого контролю є аудит – експертиза фінансової звітності та іншої інформації про господарсько-фінансову діяльність суб’єкта господарювання для з`ясування його реального фінансового стану.

 

Децентралізований контроль – локалізують на рівні функціональних і виробничих підрозділів організації. Наприклад, бухгалтерія контролює стан обліку у виробничих і допоміжних підрозділах організації тощо.

 

Самоконтроль – полягає в контролюванні працівником власних дій, операцій, виробленої продукції тощо.

 

5. За способами (суцільний, вибірковий).

 

Суцільний контроль – є повним (тотальним) контролем, що охоплює

кожну роботу, кожну одиницю виробленої продукції (послуг).

 

Вибірковий контроль – здійснюється за якістю робіт, товарів та послуг шляхом вибірок і проб із загального обсягу.

 

Процес контролювання – комплекс контрольних дій (заходів), виконуваних суб’єктом контролювання над об’єктом.

 

Процес контролювання повинен органічно вписуватися в систему контролювання.

 

Система контролювання – комплекс елементів і відносин, які забезпечують здійснення контролювання як функції менеджменту.

 

Менеджери різних рівнів керівництва справедливо відзначають, що багато наявних проблем у нашій економіці пов’язані саме із відсутністю правильно поставленого дієвого контролю.

 

3. Етапи процесу контролювання: формування стандартів вимірювання, порівняння фактичного виконання зі стандартами, оцінка та регулювання