Контроль как функция менеджмента

Третье направление предварительного контроля - состояние материальных и денежных ресурсов компании, которые проверяются на их наличие, соответствие настоящих потребностям по структуре и количеству, гарантированность поставок сырья, материалов,  наличие на складах запасов и остатков готовой продукции.     

Средством предварительного контроля денежных результатов компании служит её бюджет, дозволяющий проверить правильность и обоснованность грядущих расходов, и надежность источников доходов.      

Текущий контроль традиционно существует в 2-ух формах: стратегического и оперативного. Объект стратегического контроля - эффективность использования ресурсов компании с точки зрения её конечных целей. Процесс стратегического контроля включает сбор, обработку и оценку информации об уровне производительности труда, внедрении и использовании инноваций, новейших способов работы, технологий и т.п. как в фирме в целом, так и её отдельных подразделениях.     

Оперативный контроль ориентирован на текущую производственную и хозяйственную деятельность компании. К его разновидностям относятся движение изделий в технологическом процессе (соблюдение последовательности операций и нормативов времени на них), загрузка оборудования; соблюдение графика работы; уровень себестоимости; степень организованности работы подразделения в целом (комплекс мер по её увеличению именуется диспетчированием); запасы сырья, готовых изделий, незавершенного производства; качество; текущее поступление и расходование денежных средств.     

Третий вид контроля - заключительный. Он связан с оценкой выполнения компанией собственных планов и просит всестороннего анализа не только результатов деятельности за истекший период, но сразу мощных и слабых сторон, с тем, чтоб получить дополнительную информацию для составления новых планов. Время от времени он может носить общий характер, то есть просто признавать работу в истекшем периоде удовлетворительной либо неудовлетворительной без какой бы, то ни было детализации.     

С точки зрения подхода к реализации контроль делится на внутренний и наружный. Последний осуществляется управлением либо особыми сотрудниками - контролерами. Мысль наружного контроля основывается на том непреложном факте, что люди, по крайней мере, формально, лучше выполняют свои обязанности, если знают, что за ними следит управляющий либо его представитель. В условиях внутреннего контроля исполнители сами смотрят за собственной работой либо её результатами и вносят по мере необходимости коррективы в свою деятельность.       

В процессе контроля используются различные  методы, способы и приемы, которые  позволяют эффективно проводить работу на всех этапах контрольного процесса. Рассмотрим два широко используемых метода организациями практически на всех этапах контрольного процесса, это «бенчмаркинг»  и тотальный контроль.     

По  определению Американского центра производительности и качества, бенчмаркинг – это процесс, включающий:

1. Установление компанией ключевых  сфер совершенствования работы  своей фирмы;
2. Идентификацию и изучение лучшей практики других компаний;
3. Внедрение новых процессов и систем, обеспечивающих рост их производительности и качества.

 

     Исходным  моментом процесса бенчмаркинга является сравнение параметров организации  с достижениями других компаний.     

Тотальный контроль качества характеризуется  тем, что он охватывает все этапы процесса контроля и связывает контроль с другими управленческими функциями - планированием, организацией, координацией и стимулированием.       

 Главная цель метода- это массивная  атака на все процессы организации  для достижения высокого качества и непрерывного поддержания его на высочайшем уровне.   

 

 

 

 

 

 

1.4.Значение контроля  на фирме. 

 

 

     Деятельность  любой организации требует контроля, без которого невозможно не только ее эффективное функционирование и  развитие, но и само существование. Усиление конкуренции на мировых и отечественных рынках, стремительное развитие и смена технологий и другие факторы обуславливают новые требования к контролю на предприятии.     

Контроль  в современных условиях является гарантией успешной деятельности фирмы. Он должен быть направлен на обеспечение основных показателей эффективной работы предприятия. Акценты должны быть смещены с простого фиксирования фактов отклонений от нормы и стандартов в сторону более перспективных, ориентированных на будущее.      

При этом контроль должен отвечать на следующие вопросы:

• Какие альтернативные варианты есть у предприятия и насколько они эффективны с точки зрения достижения поставленных целей
• Какие могут открыться перспективы у предприятия

 

     Таким образом, значение контроля и необходимость  фирмы в нем являются важным основополагающим аспектом деятельности любого предприятия. Ведь от того, насколько правильно будет организован процесс контроля, зависит успех организации.      

Я считаю, что контроль необходим в  любой сфере деятельности, а тем  более на предприятии. Контроль осуществляется на всех уровнях управления и если на каком-то из них произойдет сбой, то это повлечет за собой и сбои в работе всего предприятия. Ведь глубокий и последовательный контроль над каждым сотрудником, группой является важным аспектом деятельности формы. Без контроля невозможно добиться поставленных миссий фирмы и организовать четкое взаимодействие всех работников.

 

 

 

                                    Выводы по Главе 1.

1.  Контроль - это важная и сложная функция управления. Одна из важнейших особенностей контроля, которую следует учитывать в первую очередь, состоит в том, что контроль должен быть всеобъемлющим.  
         Контроль очень важен, для того чтобы организация функционировала успешно. Контроль – это фундаментальный элемент процесса управления. Ни планирование, ни создание организационных структур, ни мотивацию нельзя рассматривать полностью в отрыве от контроля.

2.  Функция контроля играет существенную роль в деятельности менеджера, распределяющего поручения подчиненным. Именно на него возлагается ответственность за повседневную деятельность работников. Контроль можно охарактеризовать как регулярную деятельность менеджеров по оценке и сопоставлению выполненной работы с намеченными в планах заданиями, а также учет использованных сырьевых, финансовых и материальных средств в процессе достижения целей предприятия и поиска более рациональных путей их расходования.     

Процесс контроля состоит из нескольких этапов.     

На  первом этапе производится определение  параметров функционирования и развития организации.     

На  втором этапе должна быть составлена модель управления организацией.     

Третий  этап процесса контроля заключается  в снятии информации о полученных результатах и сопоставлении их с существующими нормативами.     

Четвертый этап процесса контроля состоит в  корректировке деятельности организации, пересмотре планов, перераспределение заданий, внедрение новых технологий.

3.  На практике существует три основных вида контроля: предварительный, текущий и заключительный.     

В процессе контроля используются различные  методы, способы и приемы, которые  позволяют эффективно проводить работу на всех этапах контрольного процесса. Мною рассмотрены два широко используемых метода организациями практически на всех этапах контрольного процесса, это «бенчмаркинг»  и тотальный контроль

4.   Значение контроля и необходимость  фирмы в нем являются важным основополагающим аспектом деятельности любого предприятия. Ведь от того, насколько правильно будет организован процесс контроля, зависит успех организации. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 2. Анализ системы контроля в сети магазинов «Привоз»

 

2.1.Общая характеристика сети магазинов «Привоз»

 

 

     Сеть магазинов «Привоз» образовано на основании действующего законодательства РФ в соответствии с Учредительным договором участников и действует на основании Устава.     

Общество  является юридическим лицом по российскому праву: имеет обособленное имущество, приобретает имущественные и личные неимущественные права и несет обязанности, может быть истцом и ответчиком в арбитраже, суде, вправе совершать любые не противоречащие законодательству, Уставу и Учредительному договору сделки на территории России и зарубежных государств.

В соответствии с уставом общество может заниматься следующими видами деятельности:

• посреднической и торгово-закупочной;
• выпуском и реализацией товаров народного потребления;
• рекламной деятельностью;
• консалтинговой (информационной и консультативной);
• другими видами коммерческой деятельности, не запрещенной действующим Российским законодательством.

 

     Основным  географическим рынком деятельности общества является Чита. На этой территории  находится 17 магазинов фирмы занимающихся продажей широкого ассортимента продовольственных товаров. На территории данного города это самая крупная торговая сеть. Учитывая высокую концентрацию расположенных торговых точек, фирма приобрела достаточную известность на данном географическом сегменте рынка.      

Специализированностью торговые точки не отличаются, предлагая  очень широкий ассортимент продовольственных  товаров: масло, копченая рыба, крупы, печенье, конфеты, торты, кексы, йогурты, хлеб, консервы, соки, вино-водочные товары и др.           

Продукция закупается либо у местных производителей, либо на оптовых базах города Чита.     

Помещения магазинов арендуются. Во всех магазинах  имеются подсобные помещения  для хранения товара, однако, при  их нехватке фирма арендует дополнительно  складские помещения (обычно заготавливая запасы перед ажиотажным спросом  перед праздниками).  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Организация процесса контроля в сети магазинов «Привоз»

 

 

     Контроль и анализ являются настолько взаимосвязанными функциями управления, что, характеризуя их проявление на данном предприятии, я считаю целесообразным рассмотреть их в комплексе, так как именно в процессе контроля происходит анализ основных показателей результативности работы предприятия, анализ использования имеющихся ресурсов и разработка последующих планов на основе данного анализа.     

Осуществление функции контроля опирается в  первую очередь на организацию системы учета и отчетности, включающей финансовые и производственные показатели деятельности и проведение их анализа.     

В «Привозе» используют две формы  контроля: финансовый (как основа общего управленческого контроля) и административный.     

Финансовый  контроль реализуется на основании  сопоставления с финансовым планом предприятия достигнутых результатов, он осуществляется путем получения от каждого хозяйственного подразделения финансовой отчетности по важнейшим экономическим показателям деятельности по стандартным формам, принятым в «Привозе»     

Административный  контроль осуществляется за соответствием  хозяйственных результатов показателям,запланированным в текущем бюджете; производится сравнение объема фактических  и планируемых продаж; анализируются,  изменение доли фирмы на рынке,  как в целом, так и по отдельным продуктам и сегментам рынка. Функции планирования и организации помогают в осуществлении предварительного контроля. Основными средствами осуществления предварительного контроля является реализация определенных правил, процедур и линий поведения. Поскольку правила и линии поведения вырабатываются для обеспечения выполнения планов, то их строгое соблюдение - это способ убедиться, что работа развивается в заданном направлении. В качестве форм осуществления предварительного контроля используются должностные инструкции, положения о структурных подразделениях, правила трудового распорядка и т.п. В данной организации предварительный контроль используется в трех ключевых областях - по отношению к человеческим, материальным и финансовым ресурсам. Предварительный контроль в области человеческих ресурсов достигается за счет тщательного анализа тех деловых и профессиональных знаний и навыков, которые необходимы для выполнения тех или иных должностных обязанностей и отбора наиболее подготовленных и квалифицированных людей.     

Важнейшим средством предварительного контроля финансовых ресурсов является бюджет (финансовый план предприятия), который  позволяет также осуществить  функцию планирования. Бюджет является механизмом предварительного контроля в том смысле, что он дает уверенность: когда организации потребуются наличные средства, эти средства у нее будут. Бюджеты устанавливают также предельные значения затрат и не позволяют тем самым какому-либо отделу или организации в целом исчерпать свои наличные средства до конца.     

Текущий контроль. Как это следует из его названия, текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Его объектом являются подчиненные сотрудники, а сам он традиционно является прерогативой их непосредственного начальника. Текущий контроль над деятельностью продавцов осуществляется заведующими магазинов, за деятельность заведующих - заместителем коммерческого директора и т.п. Формой проявления текущего контроля является выявление недостач, замечаний в книге жалоб и предложений, неявки на работу, в том числе по неуважительным причинам и т.д.