Контроль как функция менеджмента

 

 

Негосударственное образовательное учреждение высшего

профессионального образования

ИНСТИТУТ УПРАВЛЕНИЯ, БИЗНЕСА И ТЕХНОЛОГИЙ

 

 

 

 

 

ТЕОРИЯ МЕНЕДЖМЕНТА

 

 

курсовая работа

 

 

«Контроль как функция менеджмента»

 

 

 

 

 

 

Выполнил: студент 1 курса,

          группа М-1

        

 

          Проверил:

 

 

 

 

 

 

 

 

Калуга 2014

 

 

 

СОДЕРЖАНИЕ

 

ВВЕДЕНИЕ…………………………………………………………………….	3
1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ  КОНТРОЛЯ В МЕНЕДЖМЕНТЕ….......	5
1.1. Необходимость и сущность  контроля в менеджменте…………………	5
1.2. Основные виды контроля  и их задачи…………………………………..	8
2. ОРГАНИЗАЦИЯ ПРОЦЕССА  КОНТРОЛЯ……………………………...	13
2.1. Этапы процесса контроля  и их задачи…………………………………..	13
2.2. Учет поведенческих  аспектов в организации процесса  контроля…….	17
ЗАКЛЮЧЕНИЕ………………………………………………………………..	22
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ…………………………………………………….	24

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

В настоящее время все предприятия нашей страны функционируют в условиях рыночной экономики. Переход к рыночным условиям наблюдается не только на рынке товаров и услуг, но и в деятельности руководителя любого предприятия. В связи с чем, стало уделяться пристальное внимание такому предмету изучения, как «Менеджмент» и его роль в системе управления предприятием.

На деятельность организации оказывают влияние многочисленные факторы внешней и внутренней среды, действие которых предвидеть с достаточной степенью вероятности не всегда удается. Планы не всегда выполняются так, как было задумано. Люди не всегда принимают делегированные им права и обязанности. Руководству не всегда удается должным образом мотивировать людей на достижение поставленных целей. Меняются условия окружающей среды и организация должна к ним адаптироваться.

У руководства появляется возможность обнаружить собственные ошибки и ошибки персонала, а также определить, достигнуты ли поставленные цели благодаря выполнению одной из функций менеджмента - функции контроля без которой  не могут быть реализованы в полной мере другие функции управления: планирование, организация, руководство и мотивация.

Основная задача контроля заключается в установке стандартов, которыми следует руководствоваться при выполнении заданий, измерении фактически достигнутых результатов и проведении корректировок в том случае, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов.

Контроль, в общем виде, можно определить как процесс соизмерения фактически достигнутых результатов с запланированными.

Актуальность данной темы объясняется тем, что без контроля начинается хаос и объединить деятельность каких-либо групп становится невозможно. Важно и то, что уже сами по себе цели, планы и структура организации определяют ее направление деятельности, распределяя ее усилия тем или иным образом и направляя выполнение работ. Контроль, таким образом, является неотъемлемым элементом самой сущности всякой организации. Это и дало основание Диптеру Дукеру заявить: «Контроль и определение направления - это синонимы»1.

Благодаря контролю организация имеет возможность устранять помехи на пути выполнения плановых заданий, поэтому контроль можно определить как процесс, при помощи которого организация обеспечивает достижение своих целей.2

Цель данной работы: изучение функции контроля в менеджменте, определить значение контроля для менеджмента. Исходя из поставленной цели, поставим следующие задачи:

-определить понятие контроля  и его необходимость в менеджменте;

-обосновать значение  контроля в менеджменте;

-изучить функции, виды  и процесс контроля;

-изучить основные характеристики  эффективного контроля.

Объектами курсовой являются функция управления контроля ориентированная на достижении долгосрочных успехов в организациях и на предприятиях.

Предмет исследования данной курсовой работы является понятие, виды и процесс организации контроля в менеджменте.

Источниками курсовой является литература по основам менеджмента и маркетинга.

 

 

 

1 Теоретические основы контроля в менеджменте

 

1. Необходимость и сущность контроля в менеджменте

Слово «контроль» как и слово «власть» рождает прежде всего отрицательные эмоции. Для многих людей контроль означает прежде всего ограничение (как цепь для собаки), принуждение, отсутствие самостоятельности и т.п.  В общем, все то, что прямо противоположно нашим представлениям о свободе личности. Вследствие такого устойчивого восприятия, контроль относится к числу тех функций управления, сущность которых понимается чаще всего неправильно. Если спросить, что же означает контроль для менеджера, то чаще всего люди ответят вам, что это то, что позволяет удерживать работников в определенных рамках. В принципе, это верно. Один из аспектов контроля действительно состоит в обеспечении подчинения чему-то. Однако сводить контроль просто к неким ограничениям, исключающим возможность действий, наносящих вред организации и заставляющих каждого вести себя строго дисциплинированно, означало бы упустить из виду основную задачу управления.3

Контроль - процесс определения, оценки и информации об отклонениях действительных значений от заданных целей  или их совпадении в результатах анализа. Контролировать можно цели, ход выполнения плана, прогнозы, развитие процесса.

Контроль - процесс установления отклонения от предусмотренных величин и действий людей в хозяйственной деятельности.4

Контроль - это процесс обеспечения достижения организацией своих целей. Процесс контроля состоит из установки стандартов, изменения фактически достигнутых результатов и проведения корректировок в том случае, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов.

Руководители начинают осуществлять функцию контроля с того самого момента, когда они сформулировали цели и задачи и создали организацию. Контроль очень важен, если вы хотите, чтобы организация функционировала успешно. Без контроля начинается хаос, и объединить деятельность каких-либо групп становится невозможно. Важно и то, что уже сами по себе цели, планы и структура организации определяют ее направление деятельности, распределяя ее усилия тем или иным образом и направляя выполнение работ. Поддержание успеха. Равно важной является положительная сторона контроля, состоящая во всемерной поддержке всего того, что является успешным в деятельности организации. Сопоставляя реально достигнутые результаты с запланированными, то есть, отвечая на вопрос «На сколько мы продвинулись к поставленной цели?», руководство организации получает возможность определить, где организация добилась успеха, а где потерпела неудачу.

Предметом контроля может быть не только исполнительская деятельность, но и работа менеджера. Контрольная информация используется в процессе регулирования.

Осуществление производственного процесса немыслимо без проведения контроля, так как невозможно сравнивать фактическое положение дел с плановым. Любой менеджер, управленец - от генерального директора до менеджера первичного уровня - должен разрабатывать и осуществлять контроль, позволяющий регулировать деятельность организации при достижении намеченных целей.

  Контроль состоит из сравнения фактического положения предприятия с намеченными в планах параметрами, а также установления интервалов расхождения между достигнутыми объёмами производства и плановыми в процессе достижения целей предприятия. На основе контроля можно решить, какие действия надо предпринять, чтобы устранить отклонения фактических результатов от запланированных.

  Функция контроля играет существенную роль в деятельности менеджера, распределяющего поручения подчиненным. Именно на него возлагается ответственность за повседневную деятельность работников. По мнению Роберта Маклера, контроль - это регулярная деятельность менеджеров по оценке и сопоставлению выполненной работы с намеченными в рамках заданиями, а также учет использованных сырьевых, финансовых и материальных средств в процессе достижения намеченной цели предприятия и поиск более рациональных путей их расходования.

  Если в процессе текущей ежедневной производственной деятельности удается без каких-либо отклонений выйти на плановые показатели, то нужда в контроле в этом случае отпадает. Но каждый менеджер знает, что в реальной жизни такое случается очень редко. Поэтому контроль является неотъемлемой частью повседневной его работы.

 Контроль относится к одной из пяти основных функции, менеджмента, которая тесно переплетается с остальными.

  Функция контроля тесно связана с планированием. С помощью планирования менеджер устанавливает цели, и в соответствии с ними разрабатываются стандарты, на основе которых происходит сравнение выполненных работ с намеченными. При наличии отклонений фактических объемов работ от намеченных контрольных заданий менеджер должен на основе контроля осуществить корректировку деятельности, которая может включать в себя разработку новых планов и контрольных заданий.

  Функции контроля осуществляются после изучения всех других,  можно считать, что именно эту функцию менеджер реализует уже после исполнения всех остальных функций менеджмента. Подобный подход может создать впечатление, что контроль реализуется только после того, как событие уже произойдет.5

Потребность в контроле возникает тогда, когда обнаруживается ошибка в том или ином процессе. Но, видимо, лучше всего рассматривать контроль как функцию, которая реализуется одновременно с другими функциями менеджмента.

  Механизм контроля может включаться до, во время и после производственного процесса. Работники часто относятся к функции контроля отрицательно, так как объёмы контрольных мероприятий в подразделении могут определять границы свободных действий, отводимых им при выполнении работ. Тем не менее, большинство работников понимают, что предельный объём контроля существенным образом регулируется поведением и трудовой деятельностью в большинстве ситуаций. Они знают, что без контроля возможны беспорядок, снижение эффективности и даже хаос.6

 

1.2 Основные виды  контроля и их задачи

 

Контроль есть фундаментальнейший элемент процесса управления. Ни планирование, ни создание организационных структур, ни мотивацию нельзя рассматривать полностью в отрыве от контроля. Действительно, фактически все они являются неотъемлемыми частями общей системы контроля в данной организации. Это обстоятельство станет более понятным после того, как мы познакомимся с тремя основными видами контроля:

1. Предварительный  контроль

2. Текущий контроль

3. Заключительный  контроль

По форме осуществления все эти виды контроля схожи, так как имеют одну и ту же цель, а именно, способствовать тому, чтобы фактически получаемые результаты были как можно ближе к требуемым. Различаются они только временем осуществления.7

- Предварительный  контроль.

Этот вид контроля называется предварительным потому, что осуществляется до фактического начала работ. Прежде всего, он применяется по отношению к трудовым (человеческим), материальным и финансовым ресурсам.

1. Человеческие ресурсы. Предварительный контроль в области  человеческих ресурсов достигается  в организациях за счет тщательного  анализа тех деловых и профессиональных  знаний и навыков, которые необходимы  для выполнения тех или иных  должностных обязанностей и отбора  наиболее подготовленных и квалифицированных  людей. Для того чтобы убедиться, что принимаемые работники окажутся  в состоянии выполнить порученные  им обязанности, необходимо установить  минимально допустимый уровень  образования или стаж работы  в данной области и проверить  документы и рекомендации, представляемые  нанимаемым. Существенно повысить  вероятность привлечения и закрепления  в составе организации компетентных  работников можно также путем  установления справедливых размеров  выплат и компенсаций, проведения  психологических тестов, а также  при помощи многочисленных собеседований  с работником в период перед  его наймом. Во многих организациях  предварительный контроль человеческих  ресурсов продолжается и после  их найма в ходе курса обучения. Обучение позволяет установить, что же дополнительно нужно  добавить и руководящему составу, и рядовым исполнителям к уже  имеющимся у них знаниям и  навыкам, прежде чем приступать  к фактическому исполнению своих  обязанностей. Курс предварительного  обучения повышает вероятность  того, что нанятые работники будут  трудиться эффективно.

2. Материальные ресурсы. Контроль материальных ресурсов  осуществляется за качеством  сырья, чтобы произвести качественный  товар.  Поэтому промышленные  фирмы устанавливают обязательный  предварительный контроль используемых  ими материальных ресурсов. Такой  контроль осуществляется путем  выработки стандартов минимально  допустимых уровней качества  и проведения физических проверок  соответствия поступающих материалов  этим требованиям. Один из способов  предварительного контроля в  этой области состоит в выборе  такого поставщика, который убедительно  доказал свои возможности поставлять  материалы, соответствующие техническим  условиям. К методам предварительного  контроля материальных ресурсов  относится также обеспечение  их запасов в организации на  уровне, достаточном для того, чтобы  избежать дефицита.