Методы управления проектами

Бездефектные  проекты в качестве доминирующего фактора используют повышенное качество.

Обычно стоимость бездефектных проектов весьма высока и измеряется сотнями миллионов и даже миллиардами долларов, например атомные электростанции.

Международные проекты обычно отличаются значительной сложностью и стоимостью. Их отличает также важная роль в экономике и политике тех стран, для которых они разрабатываются.

Такие проекты обычно основаны на взаимодополняющих отношениях и возможностях партнеров. Нередко для решения задач таких проектов создаются совместные предприятия, объединяющие двух или более участников для достижения некоторых коммерческих целей под определенным совместным контролем. При этом каждый партнер вносит свой вклад и определенным образом участвует в прибылях.

2. Сущность системы управления проектами

Проект функционирует в определенном окружении, включающем внутренние и внешние компоненты, учитывающие экономические, политические, социальные, технологические, нормативные, культурные и иные факторы.

Проект всегда нацелен  на результат, на достижение определенных целей, на определенную предметную область.

Реализация проекта осуществляется полномочным руководством проекта, менеджером проекта и командой проекта, работающей под этим руководством, другими участниками проекта, выполняющими отдельные специфические виды деятельности, процессы по проекту.

В работах по проекту могут участвовать представители линейных и функциональных подразделений компаний, ответственных за выполнение возложенных на них заданий, видов деятельности, функций, включая планирование, руководство, контроль, организацию, администрирование и другие общесистемные функции.

Управление  проектом представляет собой методологию организации, планирования, руководства, координации человеческих и материальных ресурсов на протяжении жизненного цикла проекта, направленную на эффективное достижение его целей путем применения системы современных методов, техники и технологий управления для достижения определенных в проекте результатов по составу и объему работ, стоимости, времени, качеству.

3. Управление проектами

 

Искусство эффективного управления во многом определяется способностями и талантами руководителя.

Однако управление все  в большей степени основывается и на научных подходах. Менеджер уже не может полагаться лишь на мнения, суждения, разговоры.

Необходимо использовать системные подходы к подготовке и принятию решений, которые включают в себя методики и средства для сбора, обработки и анализа информации, позволяющие смоделировать развитие ситуации и предвидеть последствия.

Моделирование и системный  анализ имеют решающее значение в  превращении разрозненной информации в знания, имеющие практическое значение.

Принятие любых управленческих решений, как правило, связано с  неопределенностью, которая всегда присутствует при реализации проектов.

Причиной неопределенности может быть невозможность определить точные сроки выполнения исследования в проекте по разработке нового продукта; или нестабильность в поставках материалов и комплектующих в строительном проекте; неясный уровень спроса в маркетинговом проекте; неопределенность с финансированием в государственной программе и т.д.

Обычно, все виды неопределенности, которые могут иметь место  в проекте, в той или иной степени  проявляются.

Менеджер начинает чувствовать  невозможность целенаправленно  планировать и управлять деятельностью. Именно в этой ситуации имеет смысл задуматься об использовании более формализованной системы планирования и управления проектами.

Кроме того, то, что не имело смысла без компьютера (зачем  тратить время, разрабатывать план, если любое вмешательство внешнего хаоса сделает этот план не нужной бумажкой уже через неделю), начинает иметь смысл с использованием компьютера.

Имея информационную модель проекта, менеджер получает возможность постоянно иметь актуальный план работ, соответствующий текущей ситуации и текущему уровню неопределенности.

За сорок с лишним лет, в течении которых применяется  технология управления проектами, был  разработан целый ряд методик  и инструментов, призванных помочь руководителям проектов управлять  этими ограничениями.

Для того чтобы справиться с ограничениями по времени используются методы построения и контроля календарных графиков работ.

Для управления денежными  ограничениями используются методы формирования финансового плана (бюджета) проекта и, по мере выполнения работ, соблюдение бюджета отслеживается, с тем, чтобы не дать затратам выйти из под контроля.

Для выполнения работ  требуется их ресурсное обеспечение  и существуют специальные методы управления человеческими и материальными  ресурсами (например, матрица ответственности, диаграммы загрузки ресурсов).

Из трех основных ограничений  труднее всего контролировать ограничения  по заданным результатам проекта. Проблема заключается в том, что задания  часто трудно и формулировать, и  контролировать. Для решения данных проблем используются, в частности, методы управления изменениями и качеством работ.

Итак, руководители проектов отвечают за три аспекта реализации проекта:

• сроки,
• расходы,
• качество результата.

В соответствии с общепринятым принципом управления проектами, считается, что эффективное управление сроками работ является ключом к успеху по всем трем показателям.

Временные ограничения  проекта часто являются наиболее критичными.

 

Рисунок 3. Управление проектом.

 

Там, где сроки выполнения проекта серьезно затягиваются, весьма вероятными последствиями являются перерасход средств и недостаточно высокое качество работ. Поэтому, в  большинстве методов управления проектами основной акцент делается на календарном планировании работ и контроле за соблюдением календарного графика.

Для эффективного управления проектами система должна быть хорошо структурирована.

Суть структуризации (говорят также - декомпозиции) сводится к разбивке проекта и системы его управления на подсистемы и компоненты, которыми можно управлять.

ТРИ КИТА УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ.

Концепция «ЖИЗНЕННОГО  ЦИКЛА ПРОЕКТА»:  
единый, неразрывный процесс достижения цели.

Концепция «КОМАНДЫ ПРОЕКТА»:  
единая организационная структура, отвечающая за успех проекта на всех стадиях.

Концепция «ФИНАНСИРОВАНИЯ  ПРОЕКТА»:  
соответствия затрат объемам и качеству выполненных работ.

 

4. Базовые варианты схем управления проектом

 

Различают следующие  варианты схем управления проектом:   

► "Основная" система.

Руководитель (менеджер) проекта - представитель ("агент") заказчика финансовой ответственности  за принимаемые решения не несет. Им может быть любое юридическое  или физическое лицо участник проекта, имеющее лицензию на профессиональное управление.

В этом случае менеджер проекта  обеспечивает координацию и управление ходом разработки и реализации проекта, в контрактных отношениях с другими  участниками проекта (кроме заказчика) не состоит.

Преимущество системы - объективность проект-менеджера, недостаток - риск за результаты проекта целиком возлагается на заказчика.

► Система "расширенного управления".

Руководитель (менеджер) проекта несет ответственность  за проект в пределах фиксированной (сметной) цены. Менеджер обеспечивает управление и координацию процессов проекта по соглашениям между ним, заказчиком и участниками проекта.

Как и в "основной" системе, им может быть любое юридическое  или физическое лицо - участник проекта, имеющее лицензию на профессиональное управление и способное отвечать по своим обязательствам перед заказчиком. Проект-менеджер управляет проектом, координирует поставки и работы по инжинирингу. В этом случае риск возлагается на менеджера проекта в пределах контрактных условий.

► Система "под ключ".

Руководитель (менеджер) проекта проектно-строительная фирма, с которой заказчик заключает контракт "под ключ" с объявленной стоимостью проекта.

5. Управляемые параметры проекта

Управляемыми параметрами  проекта являются:

• объемы и виды работ по проекту;
• стоимость, издержки, расходы по проекту;
• временные  параметры,  включающие сроки,  продолжительность и резервы выполнения работ, этапов, фаз проекта, а также взаимосвязи работ;
• ресурсы, требуемые для осуществления проекта, в том числе: человеческие или трудовые,  финансовые ресурсы,  материально-технические, разделяемые на строительные материалы, машины, оборудование, комплектующие   изделия   и  детали, а также ограничения по ресурсам;
• качество проектных решений, применяемых ресурсов, компонентов проекта и пр.

Проект и процесс его реализации, осуществления являются сложной системой, в которой сам проект выступает как управляемая подсистема, а управляющей подсистемой является управление проектом.

Проект имеет ряд  свойств, о которых целесообразно  помнить, так как это помогает методически правильно организовать работу по его реализации:

• проект возникает, существует и развивается в определенном окружении, называемом внешней средой;
• состав проекта не остается неизменным в процессе его реализации и развития, в нем могут появляться новые элементы (объекты) и из его состава могут удаляться некоторые его элементы;
• проект, как и всякая система, может быть разделен на элементы, при этом между выделяемыми элементами должны определяться и поддерживаться определенные связи.

Разделение всей сферы деятельности, в которой появляется и развивается проект, на собственно "проект" и "внешнюю среду" в определенной степени условно.

Причины этого заключаются  в следующем:

1. Проект не является жестким, стабильным образованием: ряд его элементов в процессе реализации проекта может менять свое местоположение, переходя в состав проекта из внешней среды и обратно.
2. Ряд элементов проекта может использоваться как в его составе, так и вне его состава.

Типичным примером этому  могут служить специалисты, одновременно работающие как над реализацией конкретного проекта, так и над решением некоторых других проблем (в частности,  над выполнением какого-то другого проекта).

Следует обратить внимание на переходную зону, через которую  между ними осуществляется связь  и перемещение элементов, тем или иным способом участвующих в работе по его реализации.

6. Методы управления проектами

Методы управления проектами  включают такие методы, как сетевое  планирование и управление, календарное  планирование, логистику, стандартное  планирование, структурное планирование, ресурсное планирование, имитационное моделирование на ЭВМ и др.

Методы управления проектами  позволяют:

• определить цели проекта и провести его обоснование; выявить структуру проекта (подцели, основные этапы работы, которые предстоит выполнить);
• определить необходимые объемы и источники финансирования;
• подобрать исполнителей,  в частности,  через процедуры торгов и конкурсов;
• подготовить и заключить контракты;
• определить сроки выполнения проекта, составить график его реализации, рассчитать необходимые ресурсы;
• рассчитать смету и бюджет проекта, планировать и учитывать риски;
• обеспечить контроль за ходом выполнения проекта.

 

Заключение

 

Понятия проект и управление проектами связаны с необходимостью управления изменениями.

Управление проектами является неотъемлемой частью повседневной деятельности руководителей разного уровня.

Многие руководители необходимость использования формализованных  методов управления проектами все  еще связывают с крупными проектами, такими как запуск межпланетной станции, разработка нового вида вооружений или строительство атомной электростанции.

Однако, даже в организациях ориентированных на серийное производство реализация проектов составляет значительную часть деятельности.

Применение формализованных методов управления проектами позволяет более обоснованно определять цели инвестиций и оптимально планировать инвестиционную деятельность, более полно учитывать проектные риски, оптимизировать использование имеющихся ресурсов и избегать конфликтных ситуаций, контролировать исполнение составленного плана, анализировать фактические показатели и вносить своевременную коррекцию в ход работ, накапливать, анализировать и использовать в дальнейшем опыт реализованных проектов.