Необходимость документирования управленческих процедур

ОСНОВНАЯ ЧАСТЬ текста строится в соответствии с вопросами повестки дня. Построение записи обсуждения каждого вопроса повестки дня осуществляется по схеме "СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)". Эти слова печатают прописными буквами. Перед словом "СЛУШАЛИ" ставят номер вопроса повестки дня, после - двоеточие. Инициалы, фамилию докладчика (наименование должности указывается в повестке дня) печатают в именительном падеже; после фамилии ставят тире и с прописной буквы пишут содержание доклада в форме прямой речи. Если текст доклада (выступления) застенографирован или представлен докладчиком, то после тире также с прописной буквы пишут "Доклад прилагается".

Слово "ВЫСТУПИЛИ" печатают прописными буквами, после чего ставят двоеточие. Инициалы и фамилию выступающего пишут в именительном падеже. После чего ставят тире и с прописной буквы печатают содержание выступления в форме косвенной речи. В случае необходимости после фамилии выступающего указывается наименование должности. Образец оформления протокола - приложение 20. Форма выписки из протокола дана в приложении 21.

В практике применяется КРАТКАЯ И СОКРАЩЕННАЯ ФОРМЫ ПРОТОКОЛОВ, когда не требуется подробная запись хода обсуждения вопросов. В ПРОТОКОЛЕ КРАТКОЙ ФОРМЫ указываются только список присутствующих, рассматриваемые вопросы и принятые решения. Форма краткого протокола дана в приложении 22.

В СОКРАЩЕННЫХ ПРОТОКОЛАХ после списка присутствующих или приглашенных указывается порядковый номер вопроса по повестке дня и печатается заголовок к докладу. Последняя строка заголовка доклада (пункт повестки дня) подчеркивается и под чертой печатают фамилии докладчиков и выступающих в порядке их выступления. Название каждого доклада заканчивается протокольным решением или постановлением. Форма сокращенного протокола приведена в приложении 23.

В протоколе может быть пункт об утверждении какого-либо документа. В этом случае утвержденный документ прилагается к протоколу и имеет ссылку на его номер и дату, например:

Выписка из протокола содержит следующие реквизиты: наименование предприятия, название вида документа (выписка из протокола), дату (дата заседания), индекс, место составления, заголовок к тексту, текст (повестка дня, слушали, постановили), подписи (без личных подписей, только слова "ПРЕДСЕДАТЕЛЬ". "СЕКРЕТАРЬ" и расшифровку фамилии с инициалами), отметку о заверении копии, отметку об исполнении. Из содержательной части берутся те элементы, которые необходимо довести до сведения заинтересованных должностных лиц.

Информационно-справочные документы. К информационно-справочным документам относятся письма и их разновидности, связанные со способом передачи информации по каналам связи (телефаксы, телеграммы, телефонограммы), акты, справки, докладные и объяснительные записки, заявления и др. Письма оформляются на бланках для писем и содержат следующие реквизиты: адресат, резолюцию, отметку о контроле, заголовок к тексту, текст, отметку о наличии приложения, подпись, отметку об исполнителе, отметку об исполнении, отметку о переносе данных, на машинный носитель, отметку о поступлении. Письма могут быть посвящены одному или нескольким вопросам, т.е. быть простыми или сложными. Рекомендуется составлять простые письма, которые более удобны для последующей обработки, исполнения, хранения и использования в справочных целях.

Оформление деловой корреспонденции в практике экономического сотрудничества с зарубежными фирмами и международными организациями характеризуется рядом особенностей. В деловом письме выделяют следующий типовой состав зон (макет документа):

1.                  Заголовок письма (Issuer Field).

2.                  Ссылка на данные получателя и отправителя (Reference Line).

3.                  Дата (Date).

4.                  Адресат (Address).

5.                  Указание на конкретное лицо (Attention Line).

6.                  Обращение (Solution).

7.                  Общее содержание письма (Subject Line).

8.                  Текст письма (Body of the Letter).

9.                  Завершающая формула вежливости (Complimentary Close).

10.              Подпись (Signature).

11.              Приложения (Enclosure).

12.              Указание на рассылку копий (CC Notation).

Схема 1 Макет делового письма.

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. Сначала указываются причины, послужившие основанием для составления письма (факты, события, ссылки на другие документы), а затем излагаются выводы, предложения, просьбы. В переписке используются следующие формы изложения текста: от первого лица единственного числа - (ПРОШУ); от первого лица множественного числа - (ПРОСИМ); от третьего лица единственного числа - (ПРЕДПРИЯТИЕ ПРОСИТ); от третьего лица множественного числа - (РУКОВОДСТВО ПРЕДПРИЯТИЯ и ТРУДОВОЙ КОЛЛЕКТИВ ПРОСЯТ).

Исходящие письма (отправляемые) визируются заинтересованными должностными лицами (например, письма по финансовым вопросам - главным бухгалтером). Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа копии письма, остающейся на предприятии. Образец исходящего письма дан в приложении 24.

На входящих (получаемых) письмах проставляются отметка о поступлении и резолюции руководящих работников предприятия. Отметка о поступлении располагается в правом нижнем углу документа и включает регистрационный номер письма и дату его получения. Для проставления отметки о поступлении может использоваться специальный регистрационный штамп, включающий: наименование предприятия, место для даты получения и место для регистрационного номера.

Указания по исполнению полученного письма фиксируются в форме резолюции, включающей фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения, срок исполнения. Резолюция обязательно датируется и подписывается. Например:

Если исполнителей документа несколько, они все указываются в резолюции. При этом один из исполнителей назначается ответственным и указывается в списке первым (без пометки "Ответственный"). Резолюция проставляется в правом верхнем углу между реквизитами "адресат" и "текст". При необходимости написания второй и последующих резолюций они проставляются на любом свободном месте лицевой стороны документа. Не рекомендуется писать резолюции на отдельных листах бумаги из-за возможности их потери в дальнейшем. При необходимости создания таких листков резолюций их подшивают в дело вместе с письмом (не приклеивая к письму и не скрепляя их с письмом металлической скобой или скрепкой).

Телеграммы оформляются на специальных типографских бланках, а в случае их отсутствия на обычной бумаге. Печатают телеграмму в двух экземплярах на одной стороне листа через два интервала прописными буквами. Первый экземпляр направляется на телетайп (телеграф), второй - подшивается в дело. Информация, не подлежащая передаче (почтовый адрес отправителя, подпись должностного лица, дата) печатаются строчными буквами (кроме заливных) после черты, отделяющей эти реквизиты от текста, который подлежит передаче. Если предприятие имеет условный телетайпный адрес, то вместо адреса указываются условные обозначения. Текст телеграммы составляется без союзов, предлогов и знаков препинания (если при этом не искажается содержание), без переноса слов. Текст не должен заканчиваться цифрами. В ответной телеграмме следует указывать номер и дату документа без добавления слов "номер", "Ваш", "на Ваш". Знаки препинания допускается обозначать условными сокращениями: точка - ТЧК, запятая - ЗПТ, двоеточие - ДВТ, кавычки - КВЧ. Условно обозначается также слово "номер" - HP.

Телеграмма визируется исполнителем и подписывается руководителем предприятия. Исправления, внесенные при подписании, заверяются исполнителем под чертой телеграфного бланка. Телеграммы, направленные в несколько адресов, подписываются в одном экземпляре. На экземпляре, остающемся на предприятии, указываются все адреса и прилагается список адресатов. Образец телеграммы дан в приложении 26.

Международные телеграммы печатаются русским и латинским шрифтом. Текст международной телеграммы печатается через 1,5 интервала, прописными буквами, без красной строки, абзацев, переноса слов и исправлений. Адрес международной телеграммы включает: отметку о категории телеграммы, наименование адресата, наименование пункта или страны назначения. Текст  международной телеграммы подписывается руководителем предприятия. В левом нижнем углу международной телеграммы указывается номер, дата, фамилия исполнителя, номер служебного телефона. Образец оформления международной телеграммы приведен в приложении 27.

Телефонограмма включает следующие реквизиты: наименование предприятия, вид документа, адресат, дата, индекс, текст, подпись, отметки о времени передачи и указание должностей и фамилий /или только фамилий/ лиц, принявших и передавших телефонограмму. В случае отсутствия бланков для телефонограммы применяются листы бумаги формата А5. Телефонограммы составляются в одном экземпляре, подписываются руководителем предприятия или непосредственным исполнителем. Текст телефонограммы не должен включать более 50 слов. Если, телефонограмма передается нескольким адресатам то прилагается список учреждений - адресатов и номеров телефонов. Форма телефонограммы приведена в приложении 28.

Акт. Для подтверждения установленных фактов и событий несколькими лицами составляется акт. Акты составляются по результатам ревизий деятельности предприятия или его структурного подразделения и отдельных должностных лиц, при приеме-передаче дел, подготовке документов к уничтожению, приеме объектов в эксплуатацию и т.д. В акте содержатся следующие реквизиты: наименование предприятия, название вида документа, дата и индекс, место составления или издания, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложения, подписи. Акт подписывается лицами, принимавшие участие в ого составлении, при этом указывается не наименование должностей, а распределение обязанностей между членами комиссии: председатель, члены комиссии. Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей. Во вводной части указываются: наименование документа, в соответствии с которым была образована комиссия, его номер и дата, или наименование, дата и номер документа, на основании которого проводится ревизия, проверка, или событие, факт, послужившие основанием для составления акта. Далее во вводной части перечисляется состав комиссии: председатель (должность, фамилия, инициалы), члены комиссии (должности, фамилии, инициалы). Фамилии членов комиссии приводятся, как правило, в алфавитом порядке, нумеруются арабскими цифрами и печатаются через 1,5 интервала. Во вводной части указываются также лица, не являющиеся членами данной комиссии, но присутствовавшие при проведении проверки.

В констатирующей части излагаются цели и задачи, сущность и характер проведенной комиссией работы, указываются документы, на основании которых работа проводилась, фиксируются установленные факты. Акт составляется в том количестве экземпляров, которое определяется потребностью заинтересованных лиц. Сведения о количестве экземпляров акта и их местонахождении помещают в конце текста перед отметкой о наличии приложения к акту. Образец акта дан в приложении 29.

Для отражения производственной деятельности предприятия или подтверждения сведений о его работниках составляются справки.

Справки по вопросам производственной деятельности предприятия оформляются на бланке, подписываются исполнителем и содержат факты, послужившие основанием для ее написания, и конкретную информацию. При наличии в справке сведений финансового характера она подписывается руководителем предприятия, главным бухгалтером и заверяется печатью. Образец оформления справки приведен в приложении 30.

Докладная записка может оформляться рукописным способом на стандартном листе бумаги Докладная записка является документом, содержащим обстоятельное изложение вопроса, отражающего производственную деятельность предприятия. Докладная записка содержит следующие реквизиты,: наименование предприятия, наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дату, номер, заголовок к тексту, текст, подпись, резолюцию, отметку об исполнении. Форма докладной записки приведена в приложении 31.

Объяснительная записка- это документ, в котором работник предприятия объясняет причины невыполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой или производственной дисциплины Объяснительная записка может оформляться рукописным способом на стандартном листе бумаги. Объяснительная записка содержит следующие реквизиты: наименование предприятия, наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, номер, заголовок к тексту, текст, подпись. Форма объяснительной записки приведена в приложении 32.

Государственный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-97 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ

Предисловие

1. Разработан Всероссийским научно - исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Федеральной архивной службы России.

Представлен Федеральной архивной службой России.

Внесен Научно - техническим управлением Госстандарта России.

2. Принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 31 июля 1997 г. N 273.