Необходимость документирования управленческих процедур

3. Введен впервые 01.07.98.

1. Область применения

Настоящий стандарт распространяется на организационно - распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно - распорядительной документации (УСОРД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее - документы), включенные в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) (класс 0200000) и используемые в деятельности: (в ред. Постановления Госстандарта РФ от 21.01.2000 N 9-ст)

- федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, включая субъекты Российской Федерации, имеющие наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, органов местного самоуправления: (в ред. Постановления Госстандарта РФ от 21.01.2000 N 9-ст)

- предприятий, организаций и их объединений независимо от формы собственности и организационно - правовой формы. (в ред. Постановления Госстандарта РФ от 21.01.2000 N 9-ст)

Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам и оформлению документов; требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации.

2. Состав реквизитов документов

2.1. При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - код формы документа;

06 - наименование организации;

07 - справочные данные об организации;

08 - наименование вида документа;

09 - дата документа;

10 - регистрационный номер документа;

11 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

12 - место составления или издания документа;

13 - гриф ограничения доступа к документу;

14 - адресат;

15 - гриф утверждения документа;

16 - резолюция;

17 - заголовок к тексту;

18 - отметка о контроле;

19 - текст документа;

20 - отметка о наличии приложения;

21 - подпись;

22 - гриф согласования документа;

23 - визы согласования документа;

24 - печать;

25 - отметка о заверении копии;

26 - отметка об исполнителе;

27 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

28 - отметка о поступлении документа в организацию;

29 - идентификатор электронной копии документа. (в ред. Постановления Госстандарта РФ от 21.01.2000 N 9-ст)

2.2. Исключен. - Постановление Госстандарта РФ от 21.01.2000 N 9-ст.

2.3. Исключен. - Постановление Госстандарта РФ от 21.01.2000 N 9-ст.

3. Требования к оформлению реквизита-адресата организационно-распорядительной документации.

3.14. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы указываются перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например (здесь и далее по тексту стандарта и в приложении Б примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными):

                                         Минюст России

                                         Управление систематизации

                                         законодательства

(в ред. Постановления Госстандарта РФ от 21.01.2000 N 9-ст)

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

                                  АОЗТ "Болшевский текстиль"

                                  Бухгалтерия

                                  Старшему экономисту

                                  А.С. Николаеву

                                  или

                                  Президенту АОЗТ

                                  "Ломоносовский фарфоровый завод"

                                  В.И. Петрову

(в ред. Постановления Госстандарта РФ от 21.01.2000 N 9-ст)

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

                                             Администрации районов

                                             Московской области

В состав реквизита "Адресат" при необходимости может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи. (в ред. Постановления Госстандарта РФ от 21.01.2000 N 9-ст)

Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке. Например:

                                Председателю садового товарищества

                                         "Можайские дали"

                                           В.А. Бунееву

(абзац введен Постановлением Госстандарта РФ от 21.01.2000 N 9-ст)

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем количестве адресатов составляют список рассылки документа.

Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

                          Всероссийский научно - исследовательский

                          институт документоведения и архивного

                          дела

                          101000, Москва, Центр,

                          Милютинский пер., д. 7а

При адресовании документа физическому лицу указывают почтовый адрес, затем фамилию и инициалы получателя, например:

                                         301264, Тульская обл.,

                                         Киреевский р-н, г. Липки,

                                         ул. Садовая, д. 5, кв. 12

                                         И.П. Калинину

(в ред. Постановления Госстандарта РФ от 21.01.2000 N 9-ст)