Определение управления, свойства информационного обеспечения управления

 

МИНОБРНАУКИ  РОССИИ

Федеральное государственное  бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования

 

«РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  ГУМАНИТАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»  (РГГУ)

ИНСТИТУТ ЭКОНОМИКИ, УПРАВЛЕНИЯ И ПРАВА

ФАКУЛЬТЕТ УПРАВЛЕНИЯ

 

 

 

 

Определение управления, свойства информационного обеспечения управления

 

Контрольная работа по информационному  менеджменту студента  2-го курса  очно-заочной формы обучения 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Москва  2013

 

ОГЛАВЛЕНИЕ

Введение…………………………………………………………………….……3

1. Определение управления……………………………………………….…….4

2. Информационное обеспечение  управления…………………………...….…7

2.1 Определение нформации……………………..…………………………..….7

2.2 Типы информации…………………………………………………………….8

2.3 Категории управленческой информации…………………………………....9

2.4 Источники информации…………………………………………………….10

2.5 Полезность информации………………………………………………...…..12

2.6. Информационное обеспечение………………………………………..……13

Заключение……………………………………………………………………….15

Список источников и литературы………………………………………………16

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

Управление является очень  важной областью деятельности для любой  организации, так как в условиях разделения труда только оптимальным  образом скоординированная работа позволит организации добиться поставленных целей.

По мере роста организации  возрастает объем работы по управлению. Для того, чтобы организация могла успешно функционировать, работа по управлению должна быть четко разграничена от других видов работы. Организации должны назначать руководителей, определить круг их обязанностей и ответственности и определить, от кого каждый из них должен принимать указания.

Следует различать понятия  управление и менеджмент. Менеджмент – это область знаний и профессиональной деятельности, направленные на формирование и обеспечение достижения целей организации путем рационального использования имеющихся ресурсов. Следует отметить, что понятие управление шире, чем понятие менеджмент.

В энциклопедическом словаре  «Управление организацией» слово  менеджмент трактуется как «совокупность  действий и процедур, направленных на обеспечение целенаправленного, эффективного и рационального коллективного  труда», а «член организации, осуществляющий руководство людьми, определяющий цели работы, вырабатывающий и принимающий  решения по эффективному взаимодействию людей по достижению намеченных целей, наемный профессиональный управляющий» называется менеджером.

 

 

 

 

 

 

1. ОПРЕДЕЛЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ

Управление – это процесс  планирования, организации, мотивации  и контроля, необходимый для формулировки и достижения целей организации  оптимальным образом. Под оптимальностью следует понимать, что достижение целей организации осуществляется таким образом, что при этом решаются ряд социальных и экологических вопросов внешней среды организации и достигается социальная удовлетворенность работников внутри организации.

Ведущий теоретик в области  управления и организации Питер  Ф. Друкер предложил такое определение. Управление – это особый вид деятельности, превращающий неорганизованную толпу в эффективную, целенаправленную и производительную группу. Управление как таковое является и стимулирующим элементом социальных изменений, и примером значительных социальных перемен.

Д.С. Синк в своей работе «Управление производительностью» дал следующее определение: «Управление есть совокупность искусства и науки, задача которых, во-первых, стимулировать людей и направлять их, чтобы они действовали в рамках порученного им дела так же, как они поступали бы по собственной инициативе при условии понимания ими всех взаимосвязей, причин и последствий каждой конкретной ситуации; и, во-вторых, объединять деятельность всех людей внутри организации…».

Существует много определений  термина «управление». Вот самое  простое. Управление – это организация  выполнения работы другими людьми. Это то, чем должен заниматься менеджер. Некоторые люди думают, будто менеджер это тот человек, который заставляет других двигаться. Хорошие менеджеры  знают, что настоящее управление - это организация выполнения работы. Даже если менеджер вынужден сам делать ее. Организация выполнения работ  – вот ключ к эффективному управлению.

Американские социальные психологи Пол М. Дизель и У. Мак-Кинли  Раньян пришли к выводу, что управлять людьми намного сложнее, чем физическими объектами. Ответные реакции человека, его интересы, стремления, желания и другие мотивы очень разнообразны, и руководитель должен считаться с ними. Если сравнить, как работает машина и как работает человек, то мы увидим, что машина легко слушается команд, а человек может делать вид, что работает, а на самом деле будет бездельничать и приятно улыбаться.

Известный американский ученый Генри Минцберг провел фундаментальные исследования по изучению труда руководителей высшего звена и, обобщив более ранние исследования, опубликовал книгу «Природа управленческого труда», в которой выделил общие черты управленческой работы – роли руководителя. Эти роли, по его мнению, являются набором правил поведения руководителя, соответствующие конкретному учреждению или конкретной должности.

Минцберг выделил основные роли, которые, по его мнению, принимают на себя руководители в различные периоды своей деятельности и в различных ситуациях. Эти роли взаимосвязаны и создают единое целое.

Межличностные роли: главный  руководитель, лидер, связующее звено.

Информационные роли: приемник информации, распространитель информации, представитель.

Роли, связанные с принятием  решений: предприниматель, лицо, устраняющее  нарушения, распорядитель ресурсов, человек ведущий переговоры.

Межличностные роли характеризуют  умение руководителя взаимодействовать  с людьми и являются отражением статуса  и полномочий руководителя в организации. Принимая на себя межличностные и  информационные роли, руководитель может  играть роли, связанные с принятием  решений. Все эти роли определяют объем и содержание работы руководителя независимо от характера работы организации.

 

Есть другая точка зрения, что существует процесс управления, применимый к любой организации. Этот процесс представляет собой  выполнение руководителем неких  управленческих функций.

Питер Друкер – один из самых известных современных теоретиков в области управления полагает, что управление должно начинаться с выработки целей, а затем уже формируются функции, процессы и роли.

Все руководители играют определенные роли и выполняют определенные функции  в организации. При горизонтальном распределении труда руководители играют роли и выполняют функции  начальников отдельных подразделений. При вертикальном разделении труда  некоторые руководители должны координировать работу других руководителей, которые  также координируют работу руководителей  низшего уровня, и так до тех  пор, пока мы не спустимся до уровня руководителей, которые координируют работу уже не управленческих работников, а непосредственных исполнителей. При  этом образуются уровни управления.

В разных организациях число  уровней управления различно и не связано напрямую с их размерами. Однако традиционно руководителей  делят на три категории с точки  зрения функций, выполняемых ими  в организации. Руководители технического уровня занимаются координацией действий работников, необходимых для производства продукции или оказания услуг. Руководители управленческого уровня заняты управлением  и координацией деятельности подразделений  внутри организации. Руководители институционального уровня заняты разработкой перспективных  планов, формулированием целей, управлением  отношений между организацией и  внешней средой, а также обществом, в котором существует организация.

 

 

 

 

 

2. ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ

2.1 ОПРЕДЕЛЕНИЕ ИНФОРМАЦИИ

Термин «информация» - один из самых популярных в нашем лексиконе. В него вкладывается широкий смысл  и, как правило, его объяснение дается на интуитивном уровне. Информация передается по телефону, телеграфу, радио, телевидению. Она хранится в библиотеках, архивах, базах данных. Информация - это и показатели измерительных  приборов, и вкус пищи, и запахи, и  вид звездного неба и т. д

Информация (от латинского informatio - разъяснение, изложение), первоначально - сведения, передаваемые людьми устным, письменным или другим способом (с помощью условных сигналов, технических средств, и т.д.); с середины 20 века общенаучное понятие, включающее обмен сведениями между людьми, человеком и автоматом, автоматом и автоматом.

Наиболее примечательное свойство информации - способность  вызывать изменения. Когда люди узнают что-то новое, они начинают жить по-другому, меняются и их потребности в информационных услугах. Непременным условием выживания  в условиях рынка и сохранения конкурентоспособности является адаптация  к изменяющимся потребностям. Практически  ценность информации прямо пропорциональна  той роли, которую она играет в  принятии решений, и тому, что поставлено на карту этим решением. Ценность информации определяется тем, как вы распорядитесь  ею. Сама по себе она стоит немного.

Информация, призванная обеспечить принятие решений, вносит существенный вклад в решение. Она становится фактором производства и подобно  труду, материалам и капиталу создает  богатства. В этой своей функции  информация является элементом конкурентоспособности, равным по значению умелости менеджмента.

Информация состоит из всех объективных фактов и всех предположений, которые влияют на восприятие человеком, принимающим решение, сущности и  степени неопределенностей, связанных  с данной проблемой или возможностью. Все, что потенциально позволит снизить степень неопределенности, будь то факты, оценки, прогнозы, обобщенные связи или слухи, должно считаться информацией.

 

2.2 ТИПЫ ИНФОРМАЦИИ

Существует многообразие типов информации, используемых менеджерами: факты, оценки, прогнозы, обобщенные связи, слухи.

Факт: событие или условие, которое наблюдается напрямую (простейший вид информации).

Оценки: отличаются от фактов тем, что базируются скорее на умозаключениях и (или) статистических приемах, чем  на прямом наблюдении и подсчете. Такая  оценка может отличатся от действительного факта по двум направлениям. Так как она базируется на выборке, на нее влияет ошибка выборки; кроме того на нее воздействует также ошибка измерения, ибо она основана не на непосредственном наблюдении. Последствия обеих ошибок могут быть сведены к минимуму: первая - путем увеличения размера выборки, вторая - при помощи более точных методов измерения.

Оценки связаны с прошлым  и настоящим, тогда как прогнозы - с будущим. Частично они основаны на экстраполяции тенденций, частично на аналогии и частично на здравом  смысле.

На практике часто используют обобщенные связи как основу для  оценки и прогноза. Например, они  устанавливаются между объемом  продаж и такими факторами как  национальный доход, доверие потребителя, план расходов корпоративного капитала и т.д.

Слух отличается от факта  только тем, что источник информации менее надежен. Но слух может быть единственным доступным источником отдельных видов информации, например, планов конкурентов. Таким образом, слухи занимают определенное место  в информационной системе любой  компании.

2.3 КАТЕГОРИИ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ИНФОРМАЦИИ

Управленческую деятельность можно условно разделить на три  основные категории. И именно они, на мой взгляд, определяют и характеризуют  преобладающие по важности, по распространению  виды и категории управленческой информации.

Информация по стратегическому  планированию позволяет высшему  управлению нести ответственность  за установление долгосрочных целей, накопление ресурсов для достижения этих целей  и формулирование политики их достижения. Такая информация может включать перспективные оценки среды, экономические  прогнозы и демографические тенденции.

Контрольная управленческая информация используется управляющими среднего уровня для координации  различных подконтрольных им действий, приведения ресурсов в соответствии с задачами и разработки согласованных  оперативных планов. Информация, которая  необходима этим управляющим, может  включать производственные сводки и  действия, предпринимаемые другими  управляющими среднего уровня.

Оперативная информация помогает управляющему нижнего уровня выполнять  обычные и повседневные операции, такие, как расчет заработной платы  и финансовые расчеты, составление  табелей и управление запасами. Этим управляющим были бы необходимы данные о взаимодействии и проблемах, о  политике и процедурах, а также  о деятельности управляющих в  родственных структурах, подразделениях.

 

 

 

 

 

 

 

 

2.4 ИСТОЧНИКИ ИНФОРМАЦИИ

Среди наиболее важных видов  источников информации можно выделить:

источники внутри самой компании:

специализированные группы сотрудников,

деятельность специализированных групп сотрудников,

периодические отчеты,

всевозможные информационные связи,