Определение управления, свойства информационного обеспечения управления

публикуемые источники, такие, как:

отчеты правительственных  агентств,

отчеты торговых организаций,

научные публикации,

торговые журналы,

справочники и списки,

общие публикации,

другие компании: поставщики,

рекламные агентства и  средства массовой информации,

заказчики (включая дилеров  и оптовиков),

конкуренты,

информационная индустрия: фирмы, занимающиеся исследованиями в области маркетинга,

другие специализированные агентства, такие, как служба газетных вырезок, служба проверки рекламы, служба кредита и т.д.

В большинстве компаний львиную  долю используемой менеджерами информации обеспечивают внутренние источники. Специализированная группа работников занята целиком или  частично информационным обеспечением. Она может включать такие отделы, как: маркетинговые исследования, анализ продаж, планирование, экономический  анализ, исследование операций и системный  анализ.

Кроме создания подобных специализированных групп, каждая компания практикует регулярные отчеты линейных руководителей и  служащих, такие, как доклады продавцов  по телефону, разработанные для получения  текущей рыночной информации.

Публикуемые источники поставляют разнообразную информацию по многим вопросам, относящимся к управлению, таким, как население, экономические  условия, производство, продажи, правовые и нормативные акты и т.д. Объем  и надежность такой информации очень  разнятся по отраслям и странам мира. Тем не менее, очень трудно найти  проблему, по которой нет хоть какой-нибудь опубликованной информации.

Другие компании способны поставлять полезную информацию фирмам, с которыми они согласовываются  или связываются, стремясь продать  товары или предоставить услуги. Производитель  потребительских товаров может  получить приблизительную смету  продаж нового продукта конкурента, узнав  с помощью поставщика упаковки количество упаковки, приобретенной конкурентом. Рекламные агентства и средства массовой информации регулярно информируют  рекламодателя: первые - в качестве части своих услуг, а последние - желая продать “время и место”. Покупатели, особенно дилеры и оптовики, часто способны поставлять чрезвычайно  полезную информацию об исполнении товара, проблемах упаковки или обслуживания, а также действиях конкурентов. Даже конкуренты снабжают друг друга  информацией, несмотря на существование  строгих законодательных ограничений  на виды информации, которой можно  обмениваться без риска наказания  за тайный сговор.

В настоящее время, все  большая доля информации поставляется фирмами, специализирующимися на сборе  и анализе информации, предлагаемой впоследствии либо любому заказчику  в виде стандартизированного продукта, либо строго по заказу.

 

 

2.5 ПОЛЕЗНОСТЬ ИНФОРМАЦИИ

К качеству информации предъявляются  определенные требования, прежде всего  требование о том, чтобы она удовлетворяла  пользователей информации, иначе  говоря, была полезной.

Полезность информации оценивается  внутренними и внешними пользователями, которые предъявляют к ее качеству следующие требования:

уместность и своевременность  информации - способность повлиять на принятие решения пользователем  и удовлетворить его интересы в нужный момент или к определенному  сроку;

достоверность информации - гарантия объективности и правдивости  представляемых данных, что предполагает необходимость указания методов  сбора, учета и обработки информации, чтобы пользователи могли правильно  понимать назначение представляемой информации и проверить ее;

сопоставимость информации - возможность сравнения показателей  с данными по другим фирмам, регионам, государствам, что требует применения определенных стандартов в предоставлении информации;

доступность и понятность информации - представление информации в ясной для понимания форме, чтобы пользователь мог применять  ее для принятия решения, не боясь  допустить ошибку. Для ясного понимания  информации необходимо, чтобы формы  ее представления отражали существо вопросов, были четкими, без излишней детализации, правильно переведенные на иностранные языки;

конфиденциальность информации - строгий учет и контроль за распространением информации среди внешних пользователей, а также за ее содержанием и характером.

Таким образом, информация должна быть целенаправленной и ориентированной  на соответствующие уровни управления.

 

 

 

2.6. ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ

Информационное обеспечение (ИО) — важнейший элемент информационной системы (ИС) и информационной технологии (ИТ) — предназначено для отражения информации, характеризующей состояние управляемого объекта и являющейся основой для принятия управленческих решений.

Информационное обеспечение  включает совокупность единой системы  показателей, потоков информации —  вариантов организации документооборота; систем классификации и кодирования  экономической информации, унифицированную  систему документации и различные  информационные массивы (файлы), хранящиеся в машине и на машинных носителях  и имеющие различную степень  организации. Наиболее сложной организацией является банк данных, включающий массивы  для решения регламентных задач, выдачи справок и обмена информацией  между пользователями. В ходе разработки ИО и ИС определяются состав показателей, необходимых для решения экономических задач различных функций управления, их объемно-временные характеристики и информационные связи. Составляются различные классификаторы и коды, определяется состав входных и выходных документов по каждой задаче, ведется организация информационного фонда, определяется состав базы данных.

Цель разработки ИО и ИТ — повышение качества управления организацией на основе повышения достоверности и своевременности данных, необходимых для принятия управленческих решений.

Основное назначение ИО —  обеспечивать такую организацию  и представление информации, которые  отвечали бы любым требованиям пользователей, а также условиям автоматизированных технологий.

Назначение информационного  обеспечения обусловливает и  требования, предъявляемые к нему.

• Представлять полную, достоверную и своевременную информацию для реализации всех расчетов и процессов принятия управленческих решений в функциональных подсистемах ИТ с минимумом затрат на ее сбор, хранение, поиск, обработку и передачу;
• Обеспечивать взаимную увязку задач функциональных подсистем на основе однозначного формализованного описания их входов и выходов на уровне показателей и документов;
• Предусматривать эффективную организацию хранения и поиска данных, позволяющую формировать данные в рабочие массивы под регламентированные задачи и функционировать в режиме информационно-справочного обслуживания;
• В процессе решения экономических задач обеспечивать совместную работу управленческих работников и компьютера в режиме диалога.

Одна часть информационного  обеспечения учитывает особенности  взаимодействия пользователя с ПК при  выполнении технологических операций по обработке информации, другая связана  с организацией в компьютере различных  информационных массивов, используемых для решения экономических задач  и передачи данных. Поэтому в составе  ИО выделяется внемашинное и внутримашинное информационное обеспечение.

Внемашинное ИО включает систему экономических показателей, потоки информации, систему классификации и кодирования, документацию.

Внутримашинное ИО — система специальным образом организованных данных, подлежащих автоматизированной обработке, накоплению, хранению, поиску, передаче в виде, удобном для восприятия техническими средствами. Это файлы (массивы), базы и банки данных, базы знаний, а также их системы.

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Управление организациями  в условиях рыночной экономики значительно  сложнее, чем в централизованной командно-административной системе. Это  связано как с расширением  их прав и ответственности, так и  с необходимостью более гибкой адаптации  к изменениям в окружающей среде. Возникают новые цели и задачи, которые раньше организации самостоятельно не решали и даже не ставили; создается  много новых предприятий; под  влиянием процессов приватизации меняются формы собственности; налаживаются новые хозяйственные связи; формируются  рыночные механизмы управления. Все  возникающие в связи с этим проблемы невозможно решить без современного профессионального менеджмента, информационного обеспечения управления. Более того, по мере укрепления новых социальных и экономических отношений роль менеджмента будет расти, так как менеджмент – это мощный двигатель и ускоритель общественного развития.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

1. Документоведение. Хрестоматия. Сост. Царева Н.А. Изд-во ВГУЭС. 2010.
2. Информационные технологии управления / Под ред. Г.А. Титоренко.—М.: ЮНИТИ-ДАНА: 2009
3. Костров А.В. Основы информационного менеджмента.—М.: Финансы и статистика: 2009
4. Степанова Е.Е., Хмелевская Н.В. Информационное обеспечение управленческой деятельности. —М.: Форум: ИНФРА-М: 2011
5. Черенков А.П. Информационные системы для экономистов: Учебное пособие. - М.: Экзамен, 2010.