Організація як відкрита динамічна система

МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ УКРАЇНИ, МОЛОДІ ТА СПОРТУ УКРАЇНИ

НАЦІОНАЛЬНИЙ ТЕХНІЧНИЙ УНІВЕРСИТЕТ УКРАЇНИ

«КИЇВСКИЙ ПОЛІТЕХНІЧНИЙ ІНТИТУТ»

Кафедра математичного моделювання економічних систем

РЕФЕРАТ

 

з дисципліни  «Менеджмент»

 

на тему «Організація як відкрита динамічна система»

 

 

 

 

Виконала:

Студентка групи УК-01

Жовтан Вероніка Анатоліївна

Перевірила:

Григорська Наталія Миронівна

 

Київ – 2012

 

 

 

 
ВСТУП

 

Актуальність теми. Відкрита система визнає динамічну взаємодію з навколишнім світом. Організації одержують свою сировину і людські ресурси саме з навколишнього світу. Вони залежать від стану економіки, міжнародних подій, науково-технічного прогресу, а також від клієнтів і замовників із ззовні, що споживають їхню продукцію. Сьогодні багато дослідників відносять організацію до закритої системи. Як правило, вони, розглядаючи окремі структурні одиниці організації та займаючись проблемами управління і застосування владної дії керівників і підлеглих, лише частково враховують вплив зовнішнього оточення, не замислюючись про те, що організація є його невід'ємною частиною. Але у разі підходу до організації як до закритої, самодостатньої системи, вплив зовнішнього оточення враховується у вигляді дії окремих чинників, що обурюють і навіть змінюють внутрішню структуру організації. Виживання будь-якої організації залежить від зовнішнього середовища. Підходи ж, які розвивали ранні школи, не могли задовольнити всі ситуації, оскільки в них припускалось, що організації являються закритими системами. Вони не розглядали середовище в якості важливої змінної в управлінні, можливо саме тому і досі панують розбіжності у тому, до якої ж системи належать організації.

Розуміння того, що організації представляють собою складні відкриті системи, які складаються з декількох взаємозалежних підсистем, допомагає пояснити, чому кожна з управлінських шкіл виявилася прийнятною лише в обмежених межах. Кожна школа прагнула зосередити увагу на якійсь одній підсистемі організації. Біхевіорістская школа в основному займалася соціальною підсистемою. Школи наукового управління і науки управління - на технічними підсистемами. Отже, вони часто не могли правильно визначити всі основні компоненти організації. Жодна зі шкіл серйозно не замислювалася над впливом середовища на організацію. Пізніші дослідження показують, що це дуже важливий аспект роботи організації. Зараз широко поширена точка зору, що зовнішні сили можуть бути основними детермінантами успіху організації, які зумовлюють - який із засобів арсеналу управління може бути придатним і, найімовірніше, успішним.

Можна сказати, що актуальність даної теми полягає в тому, що вона розкриває зміст поняття організації як відкритої соціально-економічної системи, розширяє знання про діяльність підприємства, його залежність від зовнішнього середовища.

Мета: Ознайомитися детальніше з поняттям організація, дослідити її зв’язки з внутрішнім і зовнішнім середовищем.

Завдання: Довести, що організація є відкритою динамічною системою. Визначити проблеми розвитку діяльності організації як відкритої системи. Проаналізувати життєві цикли організації.

1. Сутність, поняття організації, її ознаки та різновиди
1. Поняття та сутність організації

Поняття організація має кілька трактувань. Організація - це група людей з усвідомленими загальними цілями. Організація - специфічне соціальне утворення, систематично орієнтоване на виробництво товарів і (або) послуг.

Вітчизняні економісти терміном «організація» найчастіше позначають складне виробниче утворення, сформоване із виробничо самостійних, але об'єднаних спільним керівництвом підприємств.

У зарубіжній літературі це поняття розглядають набагато ширше. Наприклад, в американському менеджменті організація визначається як «група людей, діяльність яких свідомо координується для досягнення загальної мети або цілей». Таке трактування дає змогу розглядати проблематику організацій комплексно - від дослідження причин виникнення і організаційного оформлення до побудови ефективних організацій (вибору оптимальних організаційних форм і структур, проведення організаційних змін тощо).

Зважаючи на принцип внутрішнього життя, сукупність організацій як соціальних утворень можна класифікувати на формальні і неформальні.

Формальну організацію характеризує певний порядок, зафіксований у статуті, правилах, планах, нормах поведінки, що дає змогу свідомо координувати соціальні взаємодії для досягнення конкретної загальної мети. Формальна організація не може існувати за відсутності в її складі індивідів, які спілкуються між собою, мають спільну мету, є учасниками групових дій.

Неформальна організація ґрунтується на товариських взаєминах, особистому виборі зв'язків, вона відображає реальний стан справ, який може не відповідати формальній організації і виявляється в наявності «малих» груп (до 10 осіб). Соціальні взаємодії у неформальній організації не мають загальної або свідомо координованої спільної мети.

2. Ознаки організації

Головною ознакою організації вважається саме наявність мети, до досягнення якої прагнуть її члени. Загальна мета організації утворює фундамент для розробки стратегії розвитку та встановлення ключових цілей за таких найважливіших функціональних підсистем організації, як маркетинг,виробництво, НДР (науково-дослідні розробки), персонал, фінанси,менеджмент. Кожна з цих підсистем реалізує свої цілі, які логічно випливають з місії, як загальної мети організації.

Іншою ознакою організації є її відособленість, що виражається в замкнутості внутрішніх процесів, яка забезпечує наявність кордонів, що відокремлюють організацію від зовнішнього оточення. Ці кордони можуть бути «Прозорими» або «непрозорими», матеріальними у вигляді стін і зборів або «Ідеальними», які базуються на різного роду приписи та заборони щодо тих чи інших дій.

 Третьою ознакою організації можна вважати здійснення її діяльності на основі принципу саморегулювання, який передбачає можливість в певних рамках самостійно вирішувати ті чи інші питання організаційного життя і по-своєму з урахуванням конкретних обставин реалізовувати зовнішні команди.

Організацію характеризують такі риси:

• множина осіб або суборганізацій;
• певна структура і порядок взаємодії між її складовими та співробітниками;
• поділ праці;
• загальні, взаємоузгоджені прагнення, спрямовані на досягнення визначених цілей;
• ієрархія; свідома координація (планування) внутрішньої і зовнішньої діяльності;
• замінність персоналу (організація не зникає, якщо хтось піде, а інший вступить до неї);
• виключність щодо навколишнього середовища, яка виявляється в особливому ритуалі вступу до організації, ознаках належності до неї, символах, титулах, традиціях тощо, доступних лише належним до організації.
3. Структура організації

Внутрішнє середовище підприємства або мікросередовище організації містить п'ять складових: цілі, структуру, завдання, технологію та персонал організації, тобто те, що характеризує виробничий цикл і потребує уваги керівництва.

Ціль - це конкретний кінцевий стан, або бажаний результат, якого прагне досягти група, працюючи разом. Під час процесу планування керівництво розробляє цілі і доводить їх до відома членів організації.

Організація може мати різноманітні цілі. Бізнесова організація зосереджена на створенні певних товарів в рамках специфічних обмежень - за витратами і отриманим прибутком. Відповідно, цілі - рентабельність (прибутковість) і продуктивність. Для цього необхідна координація зусиль у таких галузях, як частка ринку, розробка нової продукції, якість послуг тощо. Державні органи не мають на меті отримання прибутку, але витрати їх хвилюють. Звідси, їх цілі - надання конкретних послуг в межах певних бюджетних обмежень. При виконанні більшу увагу будуть приділяти соціальній відповідальності.

 Цілі підрозділів  повинні робити внесок у цілі організації і не суперечити їм.

Найрозповсюдженіші цілі організацій:

1. зростання доходів;
2. збільшення обсягів виробництва та продажу;
3. збільшення частки ринку;
4. зниження собівартості;
5. підвищення якості продукції;
6. підвищення конкурентоспроможності;
7. розширення номенклатури та поліпшення якості товарів послуг;
8. поліпшення обслуговування клієнтів;
9. підвищення продуктивності праці;
10.   соціальна відповідальність;
11. добробут найманих працівників.

 Як вже зазначалось, формальна організація складається  з декількох рівнів управління  і підрозділів (функціональних областей), таких як маркетинг, виробництво, навчання персоналу чи планування  фінансів.

 Структура організації - це логічні взаємовідносини  рівнів управління та функціональних  областей, побудовані у формі, яка  дозволяє ефективно досягати  цілей організації.

 Існує дві основні  концепції відносно до структури: спеціалізований розподіл праці та сфера контролю.

 Майже у всіх організаціях  має місце розподіл праці по спеціалізованих лініях - по горизонталі. Спеціалістів групують разом в межах функціональної області.

 Вертикальний розподіл  праці, тобто відокремлення роботи  по координації від безпосереднього  виконання завдань, дає ієрархію  управлінських рівнів. Кількість  осіб, підлеглих одному керівнику, є сферою контролю.

 Завдання - це робота, серія робіт або частина роботи, що повинна бути виконана заздалегідь встановленим способом у визначений термін. З технічного боку, завдання адресовані посаді, а не працівнику, що її займає.

 Характеристики завдань полягають у тому, що вони традиційно поділяються на три категорії. Це робота з людьми, предметами (машинами, сировиною, інструментами) та інформацією.

 Технологія розглядається, як засіб трансформування сировини (люди, інформація чи фізичні матеріали) в продукти чи послуги, заздалегідь  заплановані. Люіс Дейвіс резюмує:

"Технологія - це поєднання  кваліфікаційних навичок, обладнання, інфраструктури, інструментів і відповідних технічних знань, необхідних для здійснення бажаних перетворень у матеріалах, інформації чи людях".

 Всі типи технологій  поділяються на три категорії:

1) одиничне, дрібносерійне, або індивідуальне виробництво;

2) масове або багатосерійне  виробництво;

3) безперервне виробництво.

 Існує ще одна класифікація  технологій:

1) багато ланцюгові технологи - характеризуються серією взаємозалежних  завдань, які повинні виконуватись  послідовно;

2) посередницькі технології - характеризується застосуванням спеціальних прийомів, навичок та послуг для того щоб викликати певні зміни в конкретному матеріалі, що надходить у виробництво (монтаж фільму).

 Відносно персоналу  організації та її кадрового потенціалу необхідно передбачити як поведе себе конкретна людина в даній ситуації. З цією метою враховують її здібності, обдарованість, схильність до певної діяльності, потреби, сподівання, сприйняття, ставлення, точку зору тощо.

 Всі внутрішні зміні  взаємозв'язані. Зміни однієї з них певною мірою впливають на всі інші.

Організаційні процеси відрізняються соціальною сутністю, а взаємодія членів організації через організаційні процеси для досягнення єдиної спільної мети має бути чітко збалансованою.

Організації створюються й існують внаслідок того, що задана ціль не може бути досягнута однією людиною або навіть групою людьми, які працюватимуть незалежно та некоординовано. Менеджери займаються організаційною діяльністю, щоб виконати три речі:

• процес організації підвищує ефективність і якість роботи. Тільки в процесі організації можуть бути створені умови для досягнення синергії (спільної, об’єднаної та знеособленої енергії двох або більше людей, направленої на досягнення єдиної для всіх цих людей мети). Групи людей, які ефективно працюють разом, можуть зробити набагато більше, ніж якби вони працювали по одному;
• потреба в процесі організації зумовлена необхідністю встановлення відповідальності. Будь-які зусилля людей більш ефективні, коли вони розуміють свої специфічні обов’язки, добре орієнтуються у предметі своїх зобов’язань. Крім того дуже важливо, щоб кожна особа, знала перед ким вона має звітувати і хто буде доручати їй роботу та контролювати її виконання. Корисно також, щоб кожен робітник був ознайомлений зі структурою влади в організації. Взаємовідносини різних органів влади повинні бути зрозумілими всім, починаючи від робітників, що знаходяться на найнижчому щаблі організаційної піраміди, й закінчуючи вищим керівництвом;
• полегшення комунікацій. Формальна комунікація прямо слідує за структурою влади в організації. Так, коли людина знає, хто її керівник і якими підлеглими керує вона, то формальні лінії зв’язку встановлюються у двох напрямках. Цей процес охоплює всіх, тому існує комунікаційна лінія, що проходить згори до низу через усю організацію.