Организационная структура предприятия

После утверждения должностной инструкции она в обязательном порядке доводится до сведения работника, занимающего данную должность. Этот факт фиксируется с помощью отметки "С инструкцией ознакомлен" и подтверждается личной подписью работника с указанием даты ознакомления. Приказ о внесении изменений издается при необходимости перераспределения функций и должностных обязанностей, при реорганизациях, сокращении штатов и т.д.

Должностные инструкции рекомендуется  разрабатывать с учетом введенных  в действие руководящих и методических материалов и других директивных документов, регламентирующих деятельность служащих. Должностные инструкции должны основываться на положениях о структурных подразделениях с тем, чтобы весь комплекс функций был полностью и четко распределен между работниками данного подразделения.

При этом в должностных инструкциях  руководителям необходимо четко  указать, какие решения по функциям управления: планированию, организации, координации, регулированию, мотивации, контролю и анализу - он принимает  и оценивает исполнение.

Для специалистов определяется круг обязанностей по подготовке решений по соответствующим перечисленным функциям, т.е. это работы, связанные с расчетами, обоснованиями и т.д. Для технических исполнителей определяется круг обязанностей по оформлению решений и сбору исходной информации, рассылке и другой работе, связанной с доведением управленческих решении до исполнителей.

Должностные инструкции периодически пересматриваются. Порядок пересмотра и внесения изменений  тот же, что и при разработке новых.

Приведем  в качестве примера положение о финансово-экономическом отделе ОАО «ПИиНИИ ВТ «Ленаэропроект».

Общие положения

Финансово-экономический  отдел является самостоятельным  отделом института.

Отдел возглавляет начальник финансово-экономического отдела (главный бухгалтер), назначаемый на должность приказом генерального директора.

Начальник финансово-экономического отдела (главный  бухгалтер) имеет:

- заместителя  главного бухгалтера.

- заместителя  начальника отдела.

Работники финансово-экономического отдела назначаются  на должность и освобождаются от должностей приказом генерального директора по представлению начальника финансово-экономического отдела.

Финансово-экономический  отдел состоит из:

- начальника  финансово-экономического отдела  – главного бухгалтера;

- заместителя  начальника отдела;

- заместителя  главного бухгалтера;

- старшего  бухгалтера по расчету заработной  платы;

- бухгалтера-кассира;

-бухгалтера  по учету материально-производственных  ресурсов и основных средств;

- ведущего  экономиста;

- экономиста;

- техника;

Задачи  финансово-экономического отдела:

1. Ведение  бухгалтерского и налогового  учета, формирование полной и  достоверной информации о деятельности  института и его имущественном  положении, необходимой внутренним  и внешним пользователям бухгалтерской  и налоговой отчетности.

2. Осуществление  единой политики института в  области финансов.

3. Организация финансовой деятельности  института с целью наиболее  эффективного использования всех  видов ресурсов в процессе  производства и реализации продукции  (работ, услуг) и получения максимальной прибыли.

4. Контроль  за использованием оборотных  средств института.

5. Анализ  финансово-экономического состояния.

6. Разработка  учетной и налоговой политики.

7. Обеспечение  своевременности налоговых платежей, расчетов с поставщиками.

8. Создание условий для эффективного использования основных фондов, трудовых и финансовых ресурсов института.

Функции финансово-экономического отдела:

1. Управление  движением финансовых ресурсов  института и регулирование финансовых  отношений, возникающих между  хозяйствующими субъектами в целях наиболее эффективного использования всех видов ресурсов.

2. Разработка  финансовой стратегии института  и базы для его финансовой  устойчивости.

3. Участие  в подготовке проектов планов: реализации продукции (работ,  услуг), себестоимости продукции и рентабельности.

4. Разработка  прогнозов ожидаемой прибыли,  расчет налога на прибыль, составление  планов распределения прибыли  на год и поквартально.

5. Оформление  финансово-расчетных и банковских  операций в установленные сроки,  включая предъявление в банк платежных требований, поручений, выписок, счетов.

6. Соблюдение  установленного обслуживающим банком  лимита остатка наличных денег  в кассе института и оформление  разрешения на расходование наличных  денег из выручки, поступающей  в кассу.

7. Принятие  мер к своевременному получению  средств за отгруженную продукцию  (выполненные работы, услуги).

8. Обеспечение  своевременной оплаты счетов  поставщиков и субподрядчиков  за материальные ценности, выполненные  работы, оказанные услуги в соответствии с заключенными договорами.

9. Организация  работы по перечислению платежей  и взносов по налогам и сборам  в федеральный бюджет, бюджеты  субъектов РФ, местный бюджет, в  государственные внебюджетные фонды.

10. Подготовка  необходимых материалов для проведения взаимозачетов и актов сверок.

11. Обеспечение  своевременной и полной выплаты  заработной платы работникам.

12. Осуществление  мероприятий по усилению финансовой  дисциплины.

13. Ведение  учета доходов и расходов института.

14. Составление  и представление в установленном порядке и в предусмотренные сроки бухгалтерской и налоговой отчетности.

15. Осуществление  контроля за своевременным и  правильным оформлением первичных  учетных документов и законностью  совершаемых операций.

16. Осуществление  контроля за правильным и экономным расходованием средств в соответствии с целевым назначением, а также за сохранностью денежных средств и материальных ценностей в местах их хранения.

17. Проведение  инвентаризации имущества и финансовых  обязательств, своевременное и правильное определение результатов инвентаризации и отражение их в учете.

18. Ведение  массива нормативных и других  документов по вопросам учета  и отчетности, относящихся к компетенции  финансово-экономической службы.

19. Хранение документов (первичных  учетных документов, регистров бухгалтерского и налогового учета) в соответствии с правилами организации архивного дела.

Права. Финансово-экономический отдел имеет  право:

1. Давать  указания в рамках контроля  за финансово-хозяйственной деятельностью  института по оформлению финансовой документации.

2. Требовать  и получать от других отделов  данные анализа хозяйственной  деятельности, необходимые для деятельности  отдела.

3. Вести  переписку по вопросам методологии  финансового, бухгалтерского, налогового  учета и отчетности, а также другим вопросам, входящим в компетенцию отдела и не требующим согласования с руководителем организации.

4. Не  принимать к исполнению и оформлению  документы по операциям, которые  противоречат законодательству, нарушают  договорную и финансовую дисциплину без соответствующего распоряжения генерального директора.

5. Представительствовать  в установленном порядке от  имени и по доверенности руководства  по вопросам, относящимся к компетенции  отдела во взаимоотношениях с  налоговыми, финансовыми органами, органами государственных внебюджетных фондов, банками, иными государственными и муниципальными организациями, а также другими предприятиями, организациями, учреждениями.

6. Вносить  предложения руководству о привлечении  к материальной и дисциплинарной  ответственности должностных лиц института по результатам проверок.

7. Давать  разъяснения, рекомендации и указания  по вопросам, входящим в компетенцию  отдела.

8. Проводить  и участвовать в совещаниях  по вопросам финансово-хозяйственной  деятельности.

9. По  согласованию с генеральным директором по финансовым, бухгалтерским и прочим экономическим вопросам привлекать экспертов и специалистов в данной области для консультаций, подготовки заключений, рекомендаций и предложений.

10. Начальник  финансово-экономического отдела  визирует все документы, связанные с финансово-экономической и хозяйственной деятельностью института (планы, договора, отчеты, сметы, справки, пр.)

11. Начальник  финансово-экономического отдела  подписывает платежные, расчетные,  кредитные и другие финансовые  документы.

12. Начальник  финансово-экономического отдела  также вправе вносить предложения  в отдел кадров и руководству  института о перемещении работников  отдела, их поощрении за успешную  работу, а также предложения о  наложении дисциплинарных взысканий  на работников, нарушающих трудовую дисциплину.

Взаимоотношения (служебные связи)

Для выполнения функций и реализации прав, предусмотренных настоящим  положением, финансово-экономический  отдел взаимодействует:

1. С  административно-хозяйственным отделом  по вопросам:

Получения:

- основных  средств, материальных ценностей,  необходимых для производственных  и административных отделов

- отчетных  данных о движении материально-технических  ресурсов, об их остатках на  конец отчетного периода

Предоставления:

- заявок  на необходимые оборудование, инвентарь и канцелярские принадлежности

- отчетов  по использованию и сохранности  оборудования и инвентаря

- итогов  инвентаризации материально-технических  ресурсов

2. С  производственными и техническим  отделами по вопросам:

Получения:

- отчетов о движении основных средств, актов на передачу оборудования

- отчетов  о расходе материалов

- приказов, распоряжений и других документов, необходимых для бухгалтерского  и налогового учета

- отчетов  о выполнении плана по производству  продукции (работ, услуг)

- данные  о затратах трудовых ресурсов, использования рабочего времени

3. С  отделом главных инженеров проектов  по вопросам:

Получения:

- данных, необходимых для финансово-экономического  анализа

- договоров  и соглашений на выполнение  работ, оказание услуг

- отчетов  о выполнении графиков и других  условий договоров

Предоставления:

- планов  производства для заключения  договоров с контрагентами

- утвержденных  цен на продукцию (работы, услуги)

- информации  о не оплаченных контрагентами  счетах

4. С  отделом кадров по вопросам:

Получения:

- сведений  о приеме, перемещении и увольнении  работников

- данных  о текучести кадров

Отдел взаимодействует со всеми отделами по вопросам:

- определения  потребности в персонале отделов

- распределения  фондов оплаты труда сотрудников

- премирования  сотрудников

Ответственность

Ответственность за надлежащее и своевременное выполнение функций отдела несет начальник  финансово-экономического отдела.

На начальника финансово-экономического отдела возлагается персональная ответственность в случае:

1. Несоответствия  законодательству издаваемых отделом  инструкций и указаний по вопросам  финансово-экономической деятельности  общества, финансового, бухгалтерского  и налогового учета и отчетности.

2. Составления,  утверждения и предоставления  недостоверной сводной отчетности и нарушения сроков ее предоставления в соответствующие государственные органы, генеральному директору и прочим пользователям.

3. Необеспечения  или ненадлежащего обеспечения  руководства института информацией  по финансово-экономическим вопросам.

4. Несвоевременного, а также некачественного исполнения  документов и поручений руководства  института.

5. Несоблюдения  трудовой и производственной  дисциплины сотрудниками отдела.

Ответственность сотрудников финансово-экономического отдела устанавливается их должностными инструкциями:

1. За  разглашение сведений, составляющих  государственную тайну, которые  были доверены по работе.

2. Политику  в области качества.

3. Цели  в области качества.

4. Функционирование  системы менеджмента качества.

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Успех современных организационных  структур все в большей мере зависит  от внешних, чрезвычайно быстро меняющихся условий их функционирования. К числу  этих условий можно отнести интенсивную  конкуренцию, приобретающую глобальный характер, быстрое технологическое развитие, ужесточение требований к интеллекту и потенциалу управленческих кадров, рост их автономии и ответственности.

Не  требует доказательств тот факт, что каждая организация представляет собой весьма сложную в техническом  и экономическом плане структуру. И от выбора стратегии ее работы, от конкретного способа взаимодействия и сопряжения звеньев ее составляющих, зависит если не успех предприятия целиком, то очень значительная его часть.

Организационные структуры управления – как раз  тот связующий элемент, который позволяет всем разрозненным подразделениям осуществлять свою работу согласованно, в едином ключе поставленной перед организацией задачи. Совершенно логично, что каждому предприятию, занимающемуся конкретным видом деятельности необходима определенная организационная структура, которая отвечала бы именно таким требованиям, какие предъявляются к этому предприятию в его специфических условиях.