Организация закупочной деятельности на ОАО «Славянка»

7. Получение и проверка товаров.

Оприходование сырья - важный этап. Многие компании со временем объединили в одном отделе все функции по получению сырья и товаров, за исключением крупных компаний с многочисленными филиалами. Функция получения сырья настолько тесно связана с функцией закупок, что во многих компаниях отдел по получению сырья прямо или косвенно подчинен отделу закупок.

8. Обработка счета и оплата.

Счет на оплату налагает обязательства на покупателя и требует аккуратного обращения. Обычно счет выписывается в двух экземплярах. Часто на счетах присутствует номер заказа, стоимость изделия и общая сумма к оплате по каждому виду изделия.

 

 

 

 

Глава 2. Организация закупочной деятельности на ОАО «Славянка»

2.1. Характеристика системы  закупок на ОАО «Славянка».

ОАО «Славянка» производит товары лёгкой промышленности, активно сотрудничает с иностранными фирмами, которые в основном являются поставщиками сырья для производства одежды.

Основные разработки предприятия ориентированы в первую очередь на удовлетворение запросов основных бизнес-партнеров и на формирование спроса потенциальных потребителей, в том числе зарубежных. .

Для обеспечения производства тканями, фурнитурой, деталями и комплектующими изделиями в ОАО «Славянка» используется система закупок, базирующихся на следующих принципах:

• закупка продукции требуемого количества, нужного качества, точно в срок;
• закупка продукции с минимальной общей стоимостью затрат;
• предсказуемость и долгосрочность поставок;
• постоянное улучшение качества закупок, с целью постоянного удовлетворения изменяющихся требований потребителей продукции ОАО «Славянка».

Закупку продукции в промышленных объемах осуществляют только на основании договора поставки, содержащего следующие разделы:

• Предмет договора;
• Цена договора;
• Сроки и условия поставки продукции;
• Условия оплаты;
• Качество продукции;
• Приемка продукции;
• Тара, упаковка и маркировка;
• Ответственность сторон;
• Конфиденциальность;
• Форс-мажор;
• Срок действия и условия расторжения договора;
• Порядок урегулирования споров;
• Прочие условия;
• Юридические адреса и реквизиты сторон.

Договор на поставку продукции заключает специалист, назначенный ответственным по подразделению за закупку данного вида ресурсов.

Договор на поставку продукции на следующий период заключают на основании распоряжения коммерческого директора. Распоряжение выпускается за 6 месяцев, предшествующих периоду поставки.

Объем закупок рассчитывают исходя из производственной программы   ОАО   «Славянка»,   которую   формирует  дирекция  по  продажам  до  1 сентября предшествующего года. В соответствии с СТП 37.304.687 производственная программа на год корректируется ежемесячной производственной программой, которая выдается за 4 дня до начала планируемого периода (отв. – дирекция по производству).

При наличии альтернативных поставщиков коммерческий директор несет ответственность за организацию и проведение комиссии по закупкам для распределения объемов поставки и за организацию закупок данного вида продукции в соответствии с положением «О комиссии по закупкам материальных ценностей».

Комиссия по закупкам осуществляет распределение объемов закупок на основании оценки поставщиков, текущих данных о качестве поставляемой продукции и ценовой политики поставщика.

Порядок оформления договоров на поставку материалов и комплектующих изделий с поставщиками определен в действующих приказах и распоряжениях по ОАО «Славянка». Выполнение требований этих документов обеспечивает защиту интересов ОАО «Славянка» в части выполнения поставщиками требований договоров, согласованности деятельности управления коммерческой дирекции и обеспеченности поставок ресурсами.

 

Формирование бюджета закупок.

Для формирования бюджета закупок продукции на планируемый месяц до 20 числа предшествующего месяца начальники отделов направляют специалистам финансово-бюджетного управления следующие данные:

• ожидаемые остатки продукции на начало планируемого месяца;
• ожидаемые кредиторские и дебиторские задолженности поставщиков;
• о закупках на планируемый месяц.

Порядок формирования бюджета закупок определен в действующих приказах и распоряжениях. Ответственными за формирование бюджета закупок являются начальники УСП, УМС, УВК, УМТС, УИЗ.

 

2.2. Выбор и оценка  поставщика на ОАО «ЗМЗ» при  осуществлении процеса   закупок.

Требования к поставщику.

1. Квалификация поставщика.

• Требование к Системе менеджмента качества (СМК)

ОАО «Славянка» ожидает, что его поставщики ввели в действие систему обеспечения качества в соответствии с международными стандартами и дополнительными стандартами лёгкой промышленности (ISO, ISO/TS, QS 9000) и что эта Система Менеджмента Качества применена практически.

Свидетельство наличия и функционирования СМК должно быть доказано документально.

2.  Планирование  качества у поставщика.

• Назначение представителей поставщика

Предварительное условие сотрудничества, основанного на доверии ОАО «Славянка» его поставщикам - назначение представителя поставщика в ОАО «Славянка», наделенного полномочиями решать на месте проблемы связанные с качеством изделий и качеством организации поставок.

• Планирование

Применительно к разработке новых изделий и процессов производства, ОАО «Славянка» ожидает использования поставщиками, зарекомендовавшей себя системы планирования APQP c использованием экспертных инженерно-технических методов.

• Планирование поставщиком тары и упаковки

Упаковка материалов и поставленной фурнитуры, предназначенная для транспортировки и хранения определяется ОАО «Славянка», совместно с поставщиком, на стадии планирования поставок.

Для планирования тары и упаковки применяются следующие важные критерии:

- рациональная стоимость;

- защита от загрязнения и  повреждения изделий;

- простая и эргономичная обработка;

- маркировка, стойкая к воздействиям  внешней стороны;

- максимальная удобочитаемость  маркировки;

- соблюдение экологических требований  к эксплуатации и утилизации;

- быстрота обслуживания;

- устойчивость и вместимость  изделий;

- удобство хранения.

Необходимо определить и разграничить ответственность за обслуживание тары и упаковки. В период промышленных поставок, любые отклонения, связанные с организацией поставок должны быть согласованы в письменной форме с ОАО «Славянка».

• Защита окружающей среды и экология

Необходимо предусмотреть оценку степени влияния производственных процессов на  окружающую среду и безопасность жизнедеятельности. Это подразумевает постоянное изыскание возможностей производства таких изделий, которые могут быть безопасны для окружающей среды, проектирование производственных процессов с минимальным воздействием на окружающую среду, уменьшение потребления основных ресурсов (почва, вода, воздух, энергия, сырье) и осуществление концепций упаковки, транспортировки и логистики, безопасной для окружающей среды.

Все поставщики обязаны, перед началом промышленных поставок для ОАО «Славянка», провести анализ состава материалов и изделий с точки зрения наличия вредных веществ в соответствии с требованиями действующего в РБ законодательства.

Необходимо проанализировать и обеспечить минимальное воздействие на окружающую среду при утилизации продукции, по истечении срока ее эксплуатации и побочных продуктов, образующихся в результате производства данной продукции.

 

Выбор поставщика.

Славянка не объявляет тендеры, а проводит аудиты действующего или потенциального поставщика. При получении устраивающих результатов оценки заключается рамочный договор на год, и уже комиссия по закупкам ежемесячно определяет объем закупок в рамках годового контракта. \оплата происходит на условиях отсрочки платежа на 20-30 дней.

Выбор поставщика осуществляется на основании результатов оценки поставщика,  которая  производится  в   соответствии   с  положениями СТП 37.304.746. Решение о выборе поставщика выносит отдел по закупкам материальных ценностей ОАО «Славянка».

В области закупки материалов, комплектующих изделий и заготовок ОАО «Славянка»  применяет три основных оценочных показателя достижения целей предприятия, важность которых и приоритет выражены в следующем порядке:

1. Качество изделия.

2. Качество и условия поставки.

3. Цена.

ОАО «Славянка» ориентировано на долгосрочное сотрудничество с поставщиками сырья, которое является основанием для успеха в бизнесе.

Подтверждение реализации требований данного руководства осуществляется посредством анализа текущей деятельности поставщика с использованием оценочных показателей, проведения анкетирования поставщика и аудита поставщика специалистами ОАО «Славянка». Поэтому, все требования должны иметь документальное подтверждение своего наличия и эффективного функционирования.

Если поставщик  выбран, разрабатывается инвестиционный проект, оформляется и проводится заключение договора на технологическую подготовку производства.

По окончании технологической подготовки производства  оформляют рапорт об окончании технологической подготовки производства  в соответствии с СТП 37.304.620. Извещение технического директора  об окончании подготовки производства и начале производства является основанием для заключения договора на поставку продукции.

Комиссия по закупкам осуществляет распределение объемов закупок на основании оценки поставщиков, текущих данных о качестве поставляемой продукции и ценовой политики поставщика.

 

Моделирование существующего процесса управления закупками: построение контура «как есть»:

На мнемосхеме представлен в графической форме процесс управления закупками, показано взаимодействие  подразделений организации в рамках этого процесса.

Мнемосхема существующего процесса представлена на рисунке 3.1.

 

 Рисунок  3.1 – Существующий процесс управления  закупками

 

Примечание -  Источник: [6].

 

 

 

 

 

 

 

Для построения данной модели мы используем программный продукт BPwin, технологию

функционального моделирования IDEF0 (специализированный язык для описания проектов различного рода систем управления).

Функциональные блоки и их декомпозиция до уровня документов приведены ниже.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Описание недостатков и предложения по автоматизации:

   В существующей модели  заключается договор, проставление  цен в контракте на закупку  осуществляется службой снабжения. В этом случае цены могут  быть проставлены не верно  или не за необходимые материалы,  в последствии чего необходимые  материалы могут быть не получены  или получены ненужные материалы. В данном случае Отдел цен  занимается лишь регистрацией  протоколов согласования цен, т. е служба снабжения подает  в отдел цен  протокол. Отдел  цен в свою очередь лишь  регистрирует у себя в базе  этот протокол. 

     В предлагаемой мною   автоматизированной модели эту  проблему можно решить.

Здесь используется принцип новой задачи. После заключения контракта на закупку служба снабжения подает в ОЦ спецификацию контракта с нулевыми ценами вместе с контрактом. ОЦ  в свою очередь, проанализировав договор, регистрирует в своей базе протокол и проставляет цены в  ценнике. Тем самым  в службу снабжения идут договора с точными ценниками. За счет этого идет экономия времени персонала, и не возникает проблем при получении материала.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

     Заключение

Во многих компаниях решение о том, сколько закупить и когда, более важно ввиду сильной зависимости между объемом закупки и ее планируемым использованием. Необходимо проводить разграничение между тем, сколько приобрести при индивидуальной покупке и какую часть общих потребностей удовлетворить путем закупки у одного поставщика. Настоящая глава освещает только объемы индивидуальных заказов.