Организация учета расчетов с покупателями и заказчиками гостиницы ООО «Изольда»

Для безналичных расчетов клиентами также используются дорожные и именные чеки.

Для осуществления применения для расчетов пластиковых карт гостиница  оборудована специальным электронным  терминалом.

Использование пластиковых  карт при расчетах ведется с соблюдением  требований Федерального закона от 22 мая 2003 года №54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с  использованием платежных карт».

В соответствии с пунктом 1 статьи 2 и статьей 5 указанного закона организации, осуществляющие наличные денежные расчеты, обязаны применять  ККТ и выдавать покупателям (клиентам) в момент осуществления оплаты, отпечатанные на контрольно-кассовой технике кассовые чеки. Указанным Законом под наличными  денежными расчетами понимаются расчеты за приобретенные товары, выполненные работы, оказанные услуги, произведенные с использованием средств наличного платежа.

Согласно пункту 2 статьи 2 данного закона гостиница ООО «Изольда» для расчетов использует платежных банковские карты клиентов без применения контрольно-кассовой техники.

Так как гостиничная  деятельность ООО «Изольда» представляет собой автоматизированный процесс  учета оказания услуги, то при работе с физическими лицами (гражданами) она использует бланки строгой отчетности, отпечатанные с помощью вычислительной техники. Программные средства предусматривают  соблюдение всех Нормативных документов при заполнении бланков.

Хранение и учет первичных  документов, применяемых гостиницей ООО «Изольда» при оказании услуг  осуществляет бухгалтерия гостиницы  в соответствии с Правилами учета  и хранения бланков строгой отчетности.

Ведение операций по осуществлению  безналичных расчетов в гостинице  ООО «Изольда» осуществляется с  соблюдением Постановлений Центрального Банка России, Правил бухгалтерского учета (ПБУ) и других нормативных  актов.

Для всех работников бухгалтерской  службы гостиницы ООО «Изольда» разработаны должностные инструкции, которые подлежат обязательному исполнению.

В штат бухгалтерской  службы входят кассиры клиентской службы, которые в организационных вопросах подконтрольны руководителю этой службы. Назначение на должность кассиров клиентской службы, их увольнение, контроль исполнения ими своих должностных обязанностей осуществляет Главный бухгалтер  ООО «Изольда» в пределах своих  полномочий.

2.3 Отражение хозяйственных  операций по учету расчетов  с клиентами

ООО «Изольда» через  кассу гостиницы

Кассовые операции занимают одно из центральных мест в хозяйственной  деятельности гостиницы ООО «Изольда».

В гостинице ООО «Изольда»  ведение расчетов с клиентами  гостиницы осуществляется работниками  службы приема и размещения гостей.

Кассир этой службы принимает  платежи и проводит начисления на счета гостей, обновляет информацию о расходах клиента. Наиболее интенсивный  период работы кассира — в час  выезда гостей.

Секция кассовых операций обновляет счета гостей, обрабатывает расчетные чеки, выверяет задолженность, подготавливает ежедневный отчет и  принимает платежи от клиентов.

Персонал секции кассовых операций работает в компьютерной системе  с файлами гостя — документами, фиксирующими все начисления на счета  клиентов за текущий визит. Обычно, начислений накапливается много. Их обработка ведется с помощью  специальной компьютерной программы. Кассовые аппараты соединены с центральной  компьютерной системой, и начисления за приобретенные услуги автоматически  отражаются на счете клиента в  компьютере службы приема и размещения. Это помогает избежать бумажной работы и обеспечивает точность ведения  счетов.

При отъезде гость  получает подписанные чеки и отдельный  счет с полной суммой. Счет может  быть оплачен наличными, кредитной  картой или по счету-фактуре. Оплата по счету-фактуре возможна только при  наличии письменного договора клиента  с гостиницей. В этом случае кассир закрывает счет, и бухгалтерия  высылает счет плательщику, указанному в договоре.

Кассовый аппарат  используется для регистрации операций с наличностью и подведения наличности.

В компьютерном кассовом аппарате предусмотрено множество  функций, облегчающих контроль начисления и ведения гостевых файлов. Они  являются частью общей компьютерной системы службы приема и размещения. Аппараты снабжены устройством для  распечатывания списка операций, чеков, ваучеров, отчетов ревизий и тарифов.

С помощью клавиш в  кассовый аппарат заносится следующая  информация:

· персональные данные кассира;

· цель операции;

· объем покупки;

· отдел (служба);

· тип операции;

· способ оплаты.

Специальный сканер считывает  информацию с кредитной карты  владельца, авторизирует ее путем передачи данных в пункт авторизации кредитных карт и распечатывает на ваучере номер кредитной карты, дату и имя владельца. Современные технологии позволяют соединить считывающие устройства с компьютерной системой службы приема и размещения, что дает возможность передавать более полную информацию на пункт авторизации и хранить больше данных в файле .[5].

2.4 Ночной аудит кассовых  операций в гостинице ООО «Изольда»

Баланс счетов клиентов подводится каждый вечер. Это проводится в то время, когда все прочие службы гостиницы уже не работают (для  обеспечения возможности включения  в расчеты всех начислений). Осуществляется это: во время 3-й смены— ранним утром. В ООО «Изольда» работает несколько ночных аудиторов.

Первый шаг в этом процессе - начисление на счета клиентов тех платежей, которые не были в  них внесены ранее. Потом итоговые цифры на счетах в компьютере сверяются  с отчетами других отделов ООО  «Изольда» (с целью проверки правильности начислений).

Следующий этап: занесение  начисления за аренду номеров и итоговые цифры гостевого файла. Таким  образом, формируется окончательный  отчет обо всех суммах задолженности  клиентов гостиницы ООО «Изольда».

Бухгалтерские электронные  системы значительно повышают эффективность  проведения операций по счетам и оперативно управляют счетами гостей. Ежедневное ведение расшифровки дебиторских  счетов, которая проводится ночным аудитором, одновременно проверяет  операций других отделов. После проведенного ночного аудита идет полная распечатка счетов гостей гостиницы ООО «Изольда».

Дежурный аудитор  гостиницы ООО «Изольда» собирает счета в специальную папку гостя, так называемый portfolio. Дежурный аудитор ООО «Изольда» также несет ответственность за проверку тарифов. Тариф — ставка оплаты за определенные услуги. Стоимость номера в документе, подтверждающем бронирование, должен соответствовать фактической стоимости.

3. Отражение хозяйственных  операций по учету расчетов  с клиентами в

гостинице ООО «Изольда»  с помощью автоматизированных систем

Комплексная автоматизация  гостиницы на основе специализированных программных средств позволяет:

· накапливать полную, достоверную, актуальную информацию о  текущем состоянии гостиницы;

· эффективно управлять:

o на оперативном уровне, т.е. быстро реагировать на изменения ситуации в гостинице;

o на тактическом уровне (повышение сервиса для гостей и качества роботы персонала);

o на стратегическом уровне (использовать накопленную информацию);

· полностью автоматизировать бизнес-процесс работы с клиентом - от приема заявок до окончательного расчета;

· достигать наибольшего  заполнения номеров гостиницы.

Автоматизированные  системы управления гостиницей спроектированы таким образом, чтобы была возможность  мгновенного сбора информации по стоимости всех услуг, которые оказываются  постояльцем гостиничными службами ООО «Изольда»: проживание, телефонная связь, телевидение, Интернет, системой индивидуальных сейфов, прачечными и т.п.

Система автоматизации  гостиничного комплекса ООО «Изольда» базируется на скоординированном взаимодействии нескольких систем, поставляемых в гостиницу различными компаниями. Программный комплекс-это совокупность взаимосвязанных программных средств, обеспечивающих автоматизацию всех функций по управления гостиницей.

К функциям управления гостиницей ООО «Изольда» относятся:

o описание и контроль состояния номерного фонда;

o формирование тарифных планов на проживание и дополнительные услуги;

o работа по заявкам, по которым планируется приезд гостей. Заявка – это документ (письмо, телекс, телефонограмма, электронное письмо) от организации- потребителя с просьбой о предоставлении мест для поселения;

o бронирование номеров

o свободное поселение, ускоренное размещение, поселение в забронированный номер;

o ведение счетов гостей; организация оплаты по безналичному расчету;

o контроль оплаты и оформление выезда;

o ведение архива гостей;

o формирование статистики и отчетов о работе гостиницы;

o функции консьержа (хранение и предоставление гостям информации о достопримечательностях и прочих объектах, представляющих интерес для постояльцев);

o ведение кассовых операций (фискальный учет наличных поступлений, формирование кассовой отчетности);

o инвентаризация предметов дополнительного оборудования комнат (кровати, фены, вентиляторы, холодильники, телевизоры, телефонные аппараты);

o управление доходами (формирование гибкой ценовой политики в зависимости от загрузки гостиницы, расчет соотношения гарантированных и негарантированных броней, длительности проживания гостей и др.)

Интерфейс- это компьютерная программа, обеспечивающая интеграцию компонентов программного комплекса  на уровне обмена данными. Компоненты программного комплекса автоматизации  гостиницы ООО «Изольда» являются функционально обособленными программами, предназначенными для эксплуатации в разных службах гостиницы. Эти системы могут различаться по внутренней архитектуре, дизайну экранных форм. Интерфейс обеспечивает передачу ключевых данных из одной системы в другую. Это позволяет минимизировать дублирование информации в системах гостиницы.

Интерфейсные программы  разработаны для следующих систем гостиницы ООО «Изольда»:

§ бухгалтерские системы, которые осуществляют передачу финансовых данных из системы управления гостиницей в систему бухгалтерии;

§ системы телефонной тарификации производят начисление на счет гостя сумм за пользование  телефоном;

§ система управления энергоснабжением осуществляет контроль микроклимата в номерах;

§ система управления гостевыми факсами начисляет  на счет гостя суммы за отправленные факсы;

§ система интерактивного телевидения производит начисление на счет гостя сумм за пользование  телевидением;

§ система тарификации  Интернета в номерах также  осуществляет начисление на счет гостя  сумм за пользование Интернетом;

§ система электронных  дверных замков осуществляет контроль доступа в номера путем создания карточек-ключей при поселении гостя;

§ электронные мини-бары

§ системы управления рестораном (начисление на счет гостя  сумм за услуги по точкам продаж, обслуживание клубных карт);

§ система электронных  сейфов (активация гостевых сейфов, начисление на счет гостя стоимости  услуги пользования индивидуальным сейфом;

§ управление с телефонной станции телефонным соединением  в номере, индикация гостевых сообщений, обновление статуса номера горничной, управление голосовой почтой, отображение  на дисплее оператора фамилии  гостя и номера его комнаты.

Приведенное описание интерфейса автоматизированных систем управления гостиницей показывает, насколько упрощен  процесс учета и расчетов с  гостями ООО «Изольда» по всем видам расходов. Интерфейс автоматизированных систем позволил значительно сократить штат работников осуществляющих учет расходов по всему спектру услуг, оказываемых гостиницей и централизовать бухгалтерский учет гостиницы ООО «Изольда».

Заключение

Становление рыночной системы  в России определяет динамичный, развивающийся  характер нормативно-правовой базы, влияющей на прибыльность предприятий.

Это вызывает необходимость  более полного отслеживания бухгалтерией ООО «Изольда» законов РФ, указов Президента, постановлений Правительства, инструкций Государственной налоговой  службы РФ и иных ведомств по формированию свободных и регулируемых цен, налогообложению, таможенному регулированию и  вопросам бухгалтерского учета операций, совершаемых путем наличных и  безналичных расчетов.

Для повышения качества обслуживания клиентов Главному бухгалтеру ООО «Изольда» рекомендуется решить такие важные вопросы: как обучение кассиров клиентской службы, повышение их квалификации, возможность обмена профессиональным опытом.

Ценовая политика отелей очень разнообразна и отличается высокой гибкостью. Размещение гостей по опубликованным тарифам допускается  только в крайнем случае. Необходимо активизировать работу по предложению  клиентам более доходных тарифов. Виды дополнительных тарифов: корпоративные; семейные; государственные; сверх экономные; горячие; Интернет - тарифы; предложения «бизнес-класса»; специальные тарифы для пожилых. Правильный выбор цен при контакте гостя с кассирами клиентской службы гостиницы ООО «Изольда» позволяет получать дополнительный приток денежных средств.

В данной работе описана  автоматизированная система управления гостиницей, которая способствует созданию целого ряда преимуществ, позволяющих  ООО «Изольда» повышать качество услуг, диверсифицировать предлагаемые услуги в рамках сегмента рынка, увеличивать  индивидуализацию обслуживания потребителей.

Менеджменту персонала  для увеличения объемов услуг, оказываемых  ООО «Изольда» на основе дополнительного  привлечения клиентов, рекомендуется  рассмотреть возможность централизованного  предоставления гостиницей ряда услуг  по бронированию мест путем привлечения  к совместной деятельности туристских фирм города.