Основные методы тайм-менеджмента

Планирование всегда осуществляется исходя из целей. Основой для любого планирования служит долгосрочная цель или долгосрочные цели. На основе долгосрочных целей устанавливаются цели среднесрочные  и краткосрочные. Это происходит следующим образом: исходя и цели жизни или миссии организации, выделяются ряд подцелей, достижение которых  должно способствовать достижению основной цели жизни. Это цели долгосрочного характера. В каждой из этих целей выделяется ряд подцелей, желательно по временному признаку (которые должны быть осуществлены в ближайшие годы), достижение которых должно способствовать достижению целей долгосрочного характера. Таким же образом на основе целей на год выделяются цели на месяц, декаду, день. Далее осуществляется анализ сильных и слабых сторон человека или организации, которые могут иметь отношение к достижению целей. Это делается для того, чтобы поощрять сильные стороны и работать над слабыми. Этот анализ служит основой для среднесрочного и краткосрочного планирования.

Сам процесс планирования заключаются в том, что формулируются  результаты и устанавливаются сроки, которые отводятся для их достижения. Результаты должны соответствовать  целям. При этом желательно соблюдать  некоторые правила планирования:

1. Следует осуществлять  планирование в письменном виде. Чтобы план был не просто  перечнем дел, которые необходимо  выполнить за день, стоит его  делать еще и мотивирующим  инструментом – ориентировать  его на результат. Например, писать  в списке не "сделать то-то", а "то-то сделано", чтобы по  окончанию дела можно было  поставить рядом с это записью  жирную галочку. Это одно из  сильных мотивирующих средств.

2. Следует учитывать результаты  предшествовавшего анализа использования  рабочего времени. В процессе  данного анализа выявляются ошибки, присущие данному руководителю  в планировании своего рабочего  времени и способы нейтрализации  последствий этих ошибок.

3. Не следует планировать  полностью весь свой рабочий  день. Считается, что следует планировать  не более 60% своего времени,  а 40% оставить незапланированным: 20% непредвиденное время и 20% спонтанное  время.

4. Следует устанавливать  четкие временные нормы на  выполнение дел и решение проблем,  которые не допускали бы доделку  недоделанного и решение недорешенного в незапланированное время. Если эти дела и вопросы должны были быть решенными в запланированное время. Практика показывает, что на любое дело тратится ровно столько времени, сколько его есть в распоряжении, поэтому следует устанавливать четкие временные рамки, которые бы позволяли выполнить необходимое, и при этом не превышали необходимое для выполнения время.

5. Для решения вопроса,  о перепоручении дел следует  разделить дела по степени  их срочности и важности. При  этом наиболее срочные и важные  задачи следует решать руководителю  немедленно. Важные, но не срочные  можно отложить, остальные же 2 категории  дел (неважные, но срочные и  неважные и несрочные) следует  передавать для решения подчиненным.  Несрочные дела следует проранжировать  по времени, необходимому для  каждого из них и при появлении  свободного времени можно заняться  сокращением этого списка –  для этого желательно всегда  иметь его под рукой.

6. Следует регулярно пересматривать  планы, так как в виду постоянного  изменения окружающей среды может  оказаться так, что некоторые  планы руководства организации  и менеджера уже не будут  соответствовать целям организации  и соответственно будут нуждаться  в корректировке.

7. Планы должны быть  реалистичными и согласованными, причем согласованными не только  друг с другом, но и с планами  коллег, подчиненных, более высокого  уровня руководства⁹.

2.3. Тайм-менеджмент в масштабах организации

Это все касалось личного  тайм-менеджмента. А как же быть в  случае организационного, или корпоративного тайм-менеджмента? Тайм-менеджмент в  масштабах организации - это движение с нижних слоев иерархии. Действительно, невозможно заставить работников экономить собственное время и таким образом увеличить их производительность труда. У организационного менеджмента есть ряд возможностей для оптимизации временного ресурса, однако это связано с такими понятиями как управление проектами, технологиями производства и т. п., оно не относится к тайм-менеджменту. Тайм-менеджмент же должен начинать свое движение по организации снизу. Для этого следует заинтересовать людей. Работники рассматривают свое рабочее время как "проданное" работодателю время, однако можно внушить им, что хотя оно, и "продано" работодателю, но это по-прежнему невосполнимый ресурс жизни человека. После этого в сотруднике компании достаточно быстро пробуждается понимание, что его ценнейший и невосполнимый ресурс безвозвратно тратится из-за окружающего беспорядка – отсутствия должностных инструкций, нормального корпоративного планирования, и т.п. Поняв и прочувствовав на себе значение организации и планирования, человек гораздо более спокойно и конструктивно воспринимает новации в этой области, исходящие от руководства. Теперь для него внедрение управления проектами, или корпоративной информационной системы, или системы менеджмента качества – не "блажь начальства", а вполне понятный и естественный шаг развития. Даже если первоначально таких людей в организации мало, 5-10%, они вполне способны заразить своим пониманием данной проблемы и энтузиазмом большую часть персонала организации. Глеб Архангельский называет подобную технологию внедрения тайм-менеджмента "бациллой", объясняя сходство действия подобных единичных сотрудников с действиями, производимыми бациллами.

Глебом Архангельским  также предложен интересный метод  стимулирования человека к использованию  тайм-менеджмента в своей деятельности. Этот метод демонстративен и заставляет самого человека задуматься о том, как  много быстро течет его время  и о том, что огромное количество его времени тратится впустую. Обычно осознание этого заставляет человека серьезно задуматься о том, что время следует беречь, использовать рационально. Суть этого метода в следующем. Необходимо изготовить настольный календарь - "пинарик", который выглядит как обычный настольный календарик, но со следующими отличиями: над графиком текущего года изображен список цифр – годы от рождения человека примерно до текущего; под графиком – от текущего где-нибудь до 2030-2050, в зависимости его возраста и уровня оптимизма. Заведя "пинарик", человек берет карандаш и с толком, с чувством, с расстановкой, один за другим вычеркивает прожитые годы. Можно – с лирическими воспоминаниями. Затем таким же образом вычеркивает прожитые дни текущего года. "Пинарик" готов к употреблению.

Каждое утро, приступая  к работе, человек должен зачеркивать  половину наступившего дня. Вечером  – вторую половину. Желательно держать "пинарик" на видном месте, заглядывать  в него почаще, особенно в нижнюю строчку. Можно где-нибудь поблизости прописать стратегические цели, и  соотносить реальный ресурс времени  с процессом их достижения. Как  показывает практика, больше двух-трех недель такой жизни не выдерживает  никто: когда время "материализовано", когда каждый день своими руками человек  отмечает его ход – появляется стимул, как следует задуматься о  проблеме "самого невосполнимого ресурса", и начать что-то делать в этом направлении. Работа с "пинариком" занимает 30 секунд утром и 30 секунд вечером, он был  изобретен Дмитрием Литваком, вице-президентом  московского отделения Института  проектного менеджмента¹⁰.

 

 

 

 

 

3. Практическая часть

3.1.На какие две части  подразделяется имущество, находящееся  в собственности муниципального  образования?

В зависимости от правового  режима объекты муниципальной собственности  делятся на две группы:     
1) имущество, закрепленное за муниципальными предприятиями на права хозяйственного ведения и за муниципальным учреждениями на праве оперативного управления. Оно имеет в основном социальное (образование, медицина, культура) и производственное значение (предприятия жилищно-коммунального хозяйства). Этим имуществом пользуются и распоряжаются в пределах, определенных гражданским законодательством и муниципальными правовыми актами, руководители муниципальных предприятий и учреждений; 
2) имущество, не закрепленное за муниципальными предприятиями и учреждениями, составляющее муниципальную казну соответствующего муниципального образования (например, местный бюджет). Оно призвано удовлетворять потребности населения, связанные с проживанием на территории муниципального образования, а также финансово и материально обеспечивать деятельность органов местного самоуправления. Управляют и распоряжаются этим имуществом непосредственно органы местного самоуправления в соответствии со своей компетенцией.

3.2. Какие критерии подбора муниципальных служащих?

Чтобы программа отбора была действенной, следует ясно сформулировать качества работника, необходимые для  соответствующего вида деятельности. Критерии формируются так, чтобы  они всесторонне характеризовали  работника: образование, опыт, медицинские  и личные характеристики (табл.1). “Эталонные”  уровни требований по каждому критерию разрабатываются исходя из характеристик  уже работающих в органах власти сотрудников, хорошо справляющимися со своими обязанностями. Отбор может  быть невозможным, если список требований к работнику будет слишком  велик.

 

Таблица 1.

Критерии отбора персонала

Критерий	Содержание критерия
Образование	Работодатели предпочитают большее образование меньшему и  высшую степень низшей. Однако эти характеристики должны быть увязаны с успехами на работе, и критерий образованности должен непременно сравниваться с требованиями выполняемой работы. Работодатель изучает продолжительность и тип образования, его соответствие рассматриваемой работе.
Опыт	Работодатели часто отождествляют  опыт с возможностями работника  и с его отношением к работе, считая, что человек, занимавшийся подобной деятельностью ранее и желающий осуществлять такую же работу, любит  её и будет выполнять хорошо. А  поскольку лояльность в отношении  работы и органов власти ценится  высоко, большинство работодателей  предпочитают наём работников с опытом.
Стаж	Одним из способов измерения  опыта работы в органах власти является установление рейтинга трудового  стажа, отражающего время, на протяжении которого человек работал. Трудовой стаж измеряется различными способами: общим временем работы в данных органах  власти, временем работы на определённой должности или в составе определённой структуры и т.д.
Физические (медицинские) характеристики	Существуют многие виды работ, требующие от исполнителя определённых физических качеств, обычно сводящихся к выносливости и силе, которые  легко поддаются тестированию.
Персональные характеристики и типы личности	Одной из важнейших персональных характеристик сотрудника является его социальный статус. Одни работодатели предпочитают принимать женатых работников, считая, что это приводит к меньшей текучести и лучшему качеству работы. Другие с большей охотой приглашают холостых или разведённых работников, которые, по их мнению, мобильнее, охотнее соглашаются на смену места и вида работ, работу в выходные дни и сверхурочно. Второй важной персональной характеристикой претендента является его возраст. Любой конкретный критерий отбора сотрудников, основанный на возрастном делении, должен быть тщательно изучен в отношении преуспевающих сотрудников, занятых в органах власти на данное время.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

Местное самоуправление как  принцип и коллективное право  местных сообществ жителей, вырастающее  из индивидуальных, групповых прав, и наоборот, порождающее их, прежде всего, является средством уточнения, конкретизации правового положения  человека и гражданина, инструментом обеспечения достоинства личности. Местное самоуправление как социальный институт наряду с государством выступает  механизмом осуществления народного  суверенитета, инструментом обеспечения  державности. В силу ч. ч. 2, 3 ст. 3 Конституции  РФ народ осуществляет свою власть непосредственно, а также через  органы государственной власти и  органы местного самоуправления. Высшим непосредственным выражением власти народа являются референдум и свободные  выборы. Последняя норма предполагает референдумы и выборы не только государственного, но и муниципального уровня.

Местное самоуправление раскрывает и обеспечивает исходные конституционные  ценности в тесном взаимодействии с  конституционными положениями о  верховенстве на всей территории страны Конституции РФ, федеральных законов, самоопределении народов, единстве и равенстве гражданства, единстве экономического пространства, равенстве  форм собственности, социальной направленности государства, идеологическом и политическом многообразии и т.п. В частности, в рамках местного самоуправления как  политико-правового пространства должна обеспечиваться действенность всех перечисленных положений.

В работе была изучена одна из актуальных проблем современных  руководителей: эффективное планирование и использование рабочего времени.

Были решены, следующие  задачи:

- Рассмотрены теоретические основы использования рабочего времени;

- найден порядок осуществления различных этапов методики тайм-менеджмента;

- выявлены основные причины дефицита времени;

Так хочется все успеть: и работу выполнить, и поспать, и  пообщаться с родными, друзьями. Когда  мы торопимся, суетимся, время летит  незаметно, поэтому необходимо правильно  планировать и использовать его. Ведь время – это необратимый  ресурс нашей жизни. Но, к сожалению, многие, понимая, что времени не хватает, так и не хотят ничего менять.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список литературы