Разновидности документов
по функциям и задачам управления
кадрами включены в «Общероссийский
классификатор управленческой документации»
(документы по приему, переводу и увольнению
работников, по оформлению отпусков, поощрений,
дисциплинарных взысканий и др.).
Наиболее многочисленную
по видам и разновидностям группу
кадровых документов составляет организационно-распорядительная
документация, охватывающая вопросы
организационно-правового обеспечения
деятельности кадровой службы и ее
сотрудников, документирования движения
кадров, аттестации персонала, соблюдения
трудовой дисциплины и многие другие.
При оформлении организационно-распорядительных
документов ОАО «Уралэлектромонтаж» (приказов,
протоколов, актов и т.д.) выполняются типовые
управленческие действия, связанные с
согласованием, подписанием, утверждением
этих документов, с доведением их до сведения
работников под расписку. При этом на документах
проставляются стандартные надписи: подпись,
гриф утверждения, визы согласования и
ознакомления. Отдельные надписи называются
реквизитами документа и влияют на его
юридическую силу, в связи, с чем требуют
правильного оформления в соответствии
с действующими нормативами. Важно подчеркнуть,
что правила оформления отдельных реквизитов
являются общими для разных видов организационно-распорядительных
документов.
Состав реквизитов ОРД,
требования к их оформлению и порядок
расположения реквизитов на стандартном
листе бумаги установлены ГОСТ Р
6.30-2003 «Унифицированные системы документации.
Унифицированная система организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению
документов». ГОСТ введен в действие
с 01.07. 2003 постановлением Госстандарта
РФ от 03.03. 2003. Требования стандарта
являются рекомендуемыми, однако их следует
придерживаться при оформлении постановлений,
распоряжений, приказов, решений, протоколов,
актов, писем и других организационно-распорядительных
документов, включенных в ОК 011-93 «Общероссийский
классификатор управленческой документации».
К организационно-распорядительным
документам, оформляемым или используемым
в кадровой службе ОАО «Уралэлектромонтаж»,
относятся:
организационные документы:
1)положение о кадровой службе,
должностные инструкции работников, 2)правила
внутреннего трудового распорядка, штатное
расписание, график отпусков;
Положение о кадровой службе
состоит из разделов: общие положения,
задачи, структура, функции, взаимоотношения
с другими подразделениями предприятия,
права, ответственность.
Должностная инструкция -
это организационно-правовой документ,
определяющий задачи, функции, основные
обязанности и ответственность
сотрудника предприятия при осуществлении
им служебной деятельности согласно
занимаемой должности
Основой для разработки
должностных инструкций являются квалификационные
характеристики (требования) по должностям
служащих, утвержденные Министерством
труда и социального развития
РФ
Должностная инструкция сотрудника кадровой
службы
Что касается должностной инструкции
работника отдела кадров, то она, как и
любая другая должностная инструкция,
согласно пункту 5 постановления Минтруда
России от 9 февраля 2004 г. № 9 «Об утверждении
Порядка применения Единого квалификационного
справочника должностей руководителей,
специалистов и служащих» должна состоять
из трех разделов: «Должностные обязанности»,
«Требования к знаниям» и «Требования
к квалификации».
Основными должностными обязанностями
начальника отдела кадров являются:
· руководство работой отдела;
· обеспечение выполнения работ;
· разработка необходимой документации,
предложений, рекомендаций, инструкций;
· обеспечение рационального использования
материальных, финансовых и технических
средств;
· проведение работ по защите информации,
составляющей коммерческую тайну;
· обеспечение рационального распределения
нагрузки между работниками отдела;
· создание условий для повышения
квалификации персонала;
· контроль соблюдения работниками
правил внутреннего трудового распорядка,
правил и норм охраны, производственной
и трудовой дисциплины;
· внесение предложений о поощрении
отличившихся работников, наложений
взысканий на нарушителей производственной
и трудовой дисциплины;
· обеспечение составления уставной
отчетности.
Начальник отдела кадров должен знать:
· постановления, распоряжения, приказы,
другие руководящие и нормативные
документы вышестоящих и других
органов, касающиеся деятельности отдела;
· нормативные акты и методические
рекомендации, определяющие порядок
проведения работ в отделе;
· основы экономики, организации труда
и управления;
· правила внутреннего трудового
распорядка;
· правила и нормы охраны труда,
техники безопасности, производственной
санитарии и противопожарной
защиты.
Правила внутреннего трудового
распорядка представляют собой документ,
регламентирующий организацию работы
предприятия. Он состоит из следующих
разделов: общие положения, порядок
приема и увольнения рабочих и
служащих, основные права и обязанности
работодателя, основные права и обязанности
рабочих и служащих, рабочее время и его
использование, время отдыха, поощрения
за успехи в работе, ответственность за
нарушение трудовой дисциплины. При приеме
на работу каждый работник ОАО «Уралэлектромонтаж»
знакомится с правилами внутреннего трудового
распорядка под расписку.
Штатное расписание - документ,
который определяет структуру организации
и численность должностей каждого
наименования в конкретных структурных
подразделениях в организации. В
соответствии с Трудовым кодексом Российской
Федерации штатная структура
и штатное расписание разрабатываются
организацией самостоятельно (Приложение
7).
Штатное расписание содержит
перечень структурных подразделений,
должностей, сведения о количестве
штатных единиц, должностных окладах,
набавках и месячном фонде заработной
платы. Утверждается приказом руководителя
организации или уполномоченным
им лицом. Штатное расписание составляется
и утверждается по состоянию на 1
января ежегодно.
Общее количество должностей
по штатному расписанию составляет 30 человек.
Наименование структурных
подразделений и должностей в
них пишутся в именительном падеже
в соответствии с перечнями должностей
служащих и профессий рабочих, утвержденными
Министерством труда и социального
развития Российской Федерации.
В штатном расписании проставляется
итоговая численность должностей. Должности,
по которым предусматривается содержание
неполной штатной единицы, указываются
в соответствующих долях (0,25, 0,5, 0,75).
В ОАО «Уралэлектромонтаж» к таким должностям
относятся ведущий инженер, техник, начальник
производственно-технического отдела,
сторож, кладовщик и медсестра. По группе
работников, которым установлена сдельная
оплата труда, в штатном расписании указывается
общее число работников этой группы.
Ежегодный оплачиваемый отпуск
может предоставляться в любое
время рабочего года в соответствии
с очередностью, установленной в данной
организации. Указанная очередность определяется
ежегодно в соответствии с графиком отпусков,
утвержденным работодателем.
График отпусков является
обязательным локальным нормативным
актом, утвержденным ежегодно не позднее,
чем за две недели до наступления
нового календарного года.
Утвержденный график отпусков
доводится до сведения всех работников
ООО «Уралэлектромонтаж». Обычно объявляются
работникам под расписку. Однако это не
исключает обязанности работодателя уведомить
каждого работника о времени его отпуска
не позднее, чем за две недели до его начала.
Как правило, это требование трудового
законодательства осуществляется путем
оформления визы ознакомления в приказе
о предоставлении отпуска, который издается
не позднее, чем за две недели до его начала.
В связи с тем, что
в графике отпусков указывается
точная дата начала отпуска, в дальнейшем
не требуется написания заявления
об отпуске, так как отпуск будет
предоставлен «автоматически» по графику
путем издания приказа.
Распорядительные документы:
приказы, распоряжения и указания по вопросам
совершенствования работы с кадрами (распорядительные
документы, относящиеся к основной деятельности
предприятия) и приказы (распоряжения)
по личному составу, отражающие конкретные
управленческие ситуации процессов движения
кадров, их учета, оценки.
Распорядительная деятельность
организации документируется в
основном посредством издания приказов
руководителем организации. По содержанию
приказы делятся на два вида: по
основной деятельности и по личному
составу.
Приказ по основной деятельности
является нормативным документом, отражающим
управленческие решения по вопросам
производственно-хозяйственной деятельности,
планирования, отчетности, финансирования,
кредитования, реализации продукции, внешнеэкономической
деятельности, совершенствования структуры
и организации работы предприятия и т.п.
Проекты приказов подготавливаются
менеджером по персоналу, согласовываются
с главным бухгалтером и подписываются
руководителем ОАО «Уралэлектромонтаж».
Подписанный руководителем приказ регистрируется
менеджером по персоналу. Приказ вступает
в силу с момента его подписания, если
в его тексте не указано другого срока.
По текущим оперативным
вопросам повседневной производственно
- хозяйственной и административной
деятельности руководитель организации
может издавать распоряжения и указания.
Информационно-справочные документы:
протоколы заседаний аттестационных и
квалификационных комиссий, акты о нарушении
трудовой дисциплины, переписка по вопросам
работы с кадрами, докладные и объяснительные
записки, заявления, графики отпусков
и т.п.
Для подтверждения установленных
фактов и событий несколькими лицами ОАО
«Уралэлектромонтаж» составляется акт.
Акты составляются по результатам ревизий
деятельности предприятия и отдельных
должностных лиц, при приеме-передаче
дел, подготовке документов к уничтожению,
приеме объектов в эксплуатацию.
В состав кадровой документации
входят следующие документы:
трудовой договор (контракт):
Т-1 - приказ (распоряжение) о
приеме на работу;
Т-2 - личная карточка;
Т-3 - штатное расписание;
Т-5 - приказ (распоряжение) о
переводе работника на другую работу;
Т-6 - приказ (распоряжение) о
предоставлении отпуска;
Т-7 - графики отпусков;
Т-8 - приказ (распоряжение) о
прекращении трудового договора (контракта);
Т-11 - приказ (распоряжение)
о поощрении работника;
Т-13 - табель учета рабочего
времени;
личные заявление работников
предприятия.
Составление и оформление
документов осуществляется в соответствии
с ГОСТ Р 6.30—2003 «Унифицированная система
организационно-распорядительной документации.
Требования к оформлению документов».
Организационная структура
управления персоналом организации
Служба по управлению персоналом очень
хорошо и слаженно выполняет свои
функции, персонал всего осведомлен
о новых решениях и идеях компании,
о новых приказах и распоряжениях.
Персонал компании знает, где работает,
может хорошо ответить на любой вопрос
о компании, хотя организация довольно
не маленькая, причиной этому является,
скорее всего, возраст работников предприятия,
поскольку они уже давно находятся и работают
в этой организации, некоторые сначала
освоения организации (Приложение 14).
Несомненно, что кадровые
ресурсы, относящиеся к социально-экономической
категории, являются одним из важнейших
аспектов теории и практики
управления. Конкретная ответственность
за общее руководство кадровыми ресурсами
в крупных организациях обычно
возложена на профессионально подготовленных
работников отделов кадров, обычно
в составе штабных служб. Для того чтобы
такие специалисты могли активно содействовать
реализации целей организации,
им нужны не только знания и компетенция
в своей конкретной области, но
и осведомленность о нуждах руководителей
низшего звена. Вместе с тем, если
руководители низшего звена не понимают
специфики управления трудовыми ресурсами,
его механизма, возможностей
и недостатков, то они не могут
в полной мере воспользоваться
услугами специалистов-кадровиков. Поэтому
важно, чтобы все руководители
знали и понимали способы и методы управления
людьми.