Планирование личной работы руководителя

ВАРИАНТ №9

ТЕМА: ПЛАНИРОВАНИЕ ЛИЧНОЙ РАБОТЫ РУКОВОДИТЕЛЯ

 

СОДЕРЖАНИЕ

 

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность. Современное развитие общества показывает, что успешная деятельность организации во многом зависит от умелого и грамотного руководства. В свою очередь необходимо помнить, что любая организация представляет собой единое целое и если работу самого менеджера не организовать должным образом, то менеджер не сможет работать эффективно, что, несомненно, повлияет на работу всей организации. Если менеджер не спланирует и правильно не организует свою работу, то это приведет к потерям рабочего времени, лишнему перенапряжению и, в конечном счете, скажется на качестве управления. Но и следует помнить, что труд менеджера настолько специфичен, что правильно организовать его довольно проблематично.

Предмет изучения – персональный менеджмент.

Объект изучения – организация личной работы руководителя.

Целью данной курсовой работы, является рассмотрение планирования личной работы руководителя.

Задачи работы:

1. Рассмотреть модель трудовой деятельности руководителя.

2. Рассмотреть вопросы, связанные с системой и техникой планирования рациональной организации личного труда руководителя

3. Раскрыть сущность планирования  рабочего дня (распорядка дня).

Методы изучения: сбор, группировка, обобщение, систематизация и анализ информации, формулированное мнение.

 

1. ТЕОРЕТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

1.1 Система  и модель личного труда руководителя

Содержание труда руководителя основывается на управлении производственно-хозяйственной деятельностью предприятия и коллективом. В процессе осуществления управленческой деятельности, руководителю приходится систематически участвовать в решении задач, которые выполняют его подчиненные, постоянно общаться с людьми, получать от них и передавать им управленческую информацию, решать задачи, вытекающие из его личных, служебных обязанностей как руководителя предприятия.

Содержание труда руководителя предприятия включает создание организационно-технических и социально-экономических условий для эффективного труда работников, занятых в технологическом процессе, планирование и организацию личной работы, организацию работы с подчиненными и многое другое.

Определяя формы участия в решении задач производственно-хозяйственной деятельности, руководитель должен распределить свое рабочее время на решение текущих и перспективных задач, рационально разделить функции между работниками аппарата, делегировать им обязанности и полномочия и определить формы своего участия в выполнении функций аппарата управления. От правильного распределения времени на решение текущих и перспективных задач зависит степень реального воздействия руководителя на производственный процесс и эффективность его труда.

Ежедневное решение разного рода задач и проблем менеджером можно представить в виде ряда различных функций, которые находятся в определенной взаимозависимости между собой и, как правило, осуществляются в определенной последовательности.

Процесс может быть представлен как своего рода «Круг правил», наглядно демонстрирующий связи между отдельными функциями.

Во внешнем круге обозначены следующие шесть функций.

1. Постановка цели. Анализ  и формирование личных целей.

2. Планирование. Разработка  планов и альтернативных вариантов своей деятельности.

3. Принятие решений. Принятие  решений по предстоящим делам.

4.Реализация и организация. Составление распорядка дня и  организация личного трудового  процесса в целях реализации  поставленных задач.

5. Контроль. Самоконтроль  и контроль итогов (в случае  необходимости - корректировка целей). Во внутреннем круге расположена дополняющая функция.

6. Информация и коммуникации.

Вокруг этой функции в известной мере «вращаются» остальные функции, поскольку коммуникации как обмен информацией необходимы во всех фазах процесса менеджмента. Отдельные функции не следуют строго одна задругой, как это представлено в данной модели, а многообразно переплетаются.

Определенные рабочие приемы и методы в личной работе менеджера составляют систему личного труда менеджера, которая представлена в приложении 1.

Систему личного труда менеджера можно представить в виде модели требований к качествам менеджера (приложение 2). Данная модель показывает, что она складывается из семи основных блоков личных качеств.

Менеджеру эта модель обеспечивает следующие преимущества:

•  Выполнение работы с меньшими затратами.

•  Лучшая организация личного труда.

•  Меньшая загруженность работой.

•  Меньше ошибок при выполнении своих функций.

•  Больше удовольствия от работы, большая мотивация труда.

• Меньше спешки и стресса.

•  Рост квалификации.

• Лучшие результаты труда.

• Достижение профессиональных и жизненных целей кратчайшим путем.

Чтобы правильно выполнять свои функции и достичь своих целей, менеджер должен правильно организовывать труд. Чем бы конкретно менеджер ни занимался, круг его обязанностей гораздо шире узких профессиональных рамок. Сотни дел мелких, важных, незначительных, сиюминутных, срочных постоянно находятся в поле его зрения. Что же повышает эффективность труда, превращает поток хаотических операций и дел в более или менее стройную систему? Таких важнейших составляющих четыре:

1. Планирование.

Это основа любой производственной деятельности. Оно включает в себя целый набор операций и действий, а именно: различного рода исследования, анализ результатов, тестирование, сопоставление, консультации, разработка самого плана и доведение его до исполнителей.

2. Реализация плана.

Именно на этой стадии принимаются решения. Все конкретные задачи разбиваются на две категории. Первая - это задачи индивидуального уровня, решение которых сопряжено с личной свободой руководителя. Вторая - это задачи, выполнение которых сопряжено с рядом операций и привлечением других людей. Их решение дает важный общий конечный результат с их нарастающей сложностью. В любом случае задачи в каждой из категорий так или иначе переплетаются друг с другом и взаимосвязаны с планированием.

3. Мониторинг и контроль.

Любая работа должна проверяться как в отношении исполнительности, так и с точки зрения получения оптимальных результатов. Проверка может быть самой простой или очень сложной, сопряженной со множеством дополнительных операций.

4. Взаимодействие с другими  людьми.

На коммуникации руководители тратят от 50 до 90% времени, ведь руководителю необходимо реализовать свою роль в межличностных отношениях, участвовать в принятии решений и выполнять управленческие функции планирования, организации, мотивации, координации, регулирования и контроля.

2. Система планирования  личного труда руководителя

Заблаговременно составленные планы работы менеджера дисциплинируют его труд и исключают невыполнение важных мероприятий. Без плана его рабочий день обычно заполняется текущими делами и не остается времени на решение перспективных вопросов, повышение своей квалификации, реализацию духовных интересов и отдых.

Планирование ежедневной работы, средне- и долгосрочных действий и результатов означает также выигрыш во времени, достижение успехов и большую уверенность в себе. Чтобы успевать больше в меньшее время, требуется всего две вещи: организованность и самодисциплина.

Практический прием - деление каждой планируемой работы на элементы: чем детальнее это будет сделано, тем легче себе представить затраты времени на ее выполнение.

Чтобы система планирования личного труда руководителя  могла быть действенной им следует упорядочить свою работу согласно следующим ниже изложенным правилам:

1. Периодический анализ использования рабочего времени. Его рекомендуется проводить не реже двух раз в год методом самофотографии или фотографии рабочего времени.

2. Ведение дневника руководителем, который представляет собой либо специально разработанный на предприятии дневник, сброшюрованный в книгу с расчетом на календарный год, либо выпускаемый промышленностью ежегодник.

3. Предварительное ежедневное планирование рабочего дня с указанием перечня работ, которые необходимо выполнить, и приблизительных затрат времени на их выполнение. Дневник позволяет планировать распределение рабочего времени и на более далекую перспективу: неделю, месяц, а по крупным проблемам и в разрезе года.

4. Эластичность  распределения рабочего времени. Под этим термином понимается обязательное выделение резерва времени для исполнения непредвиденных работ, а также работ, затраты времени на которые установить сложно. Рекомендуется иметь резерв времени не менее 30% от длительности рабочего дня.

5. Ранжирование в распределении рабочего времени. Оно предусматривает установление приоритетов, т.е. очередности работ в зависимости от их важности, как с точки зрения текущего момента, так и с позиций перспективного развития объекта управления.

6. Делегирование функций в нижестоящие звенья, т.е. передача в них всех работ, которые могут быть исполнены там с неменьшим успехом. Около 30% вопросов, которые в настоящее время решаются начальниками цехов, могут быть переданы нижестоящим руководителям.

7. Выполнение сходных по характеру работ без перерыва, т.е. в заранее установленный период. Это позволяет сократить затраты времени за счет сокращения «периода врабатываемости».

8. Своевременная  корректировка плана распределения  рабочего времени, если возникли какие-либо непредвиденные ситуации. Корректировка должна сопровождаться извещением других должностных лиц, связанных с руководителем совместными работами.

9. Сведение к  минимуму затрат времени на  систематически повторяющиеся функции  управления (проведение оперативных совещаний, выдача заданий и т.п.).

10. Тщательная  подготовка собраний и совещаний с обязательным установлением сроков их начала и конца, контролем соблюдения этих сроков.

11. Тщательная подготовка вопросов, с которыми необходимо выходить на вышестоящие уровни управления. Здесь должно предусматриваться и представление вышестоящему руководителю возможных вариантов решений по существу рассматриваемой проблемы.

12. Отказ от  практики откладывания без объективной  необходимости принятия решений по назревшим проблемам. Эта «лазейка» нередко используется руководителями и ведет не только к необоснованной затяжке в рассмотрении вопросов, что, безусловно, не способствует повышению эффективности производства, но и вызывает чувство неудовлетворенности у самого руководителя и требует, в конечном итоге, больших затрат времени.

«Долог лишь тот труд, к которому не решаешься приступить: он становится кошмаром» (Ш. Бодлер).

13. Ежедневный  контроль исполнения намеченных  работ. Он производится в конце рабочего дня параллельно с планированием на следующий рабочий день.

14. Правило «чистой  страницы». Оно требует обязательного перенесения на другие дни всего, что не удалось сделать за истекший день.

Чтобы руководителю всерьез подойти к планированию личной работы, то целесообразно придерживаться также системы, которая выполняется в следующей последовательности:

• анализ бюджета времени;
• определение содержания планируемых дел;
• определение времени, необходимого для выполнения этих дел;
• сопоставление необходимых затрат времени на планируемые дела с вашим личным бюджетом времени и своими личными возможностями;
• составление списка основных дел на год;
• составление тематического списка дел на месяц;
• составление плана действий на неделю;
• запись текущих дел и составление рабочих планов на день.

По истечении соответствующего планового периода посредством сравнения «план-факт» определяются результаты периода, которые могут учитываться для корректировки планов на последующий период.

После определения бюджета времени и уточнения затрат на планируемые дела, необходимо сопоставить эти данные. Прежде всего, оценивается их суммарное взаимоотношение. Оно сразу может выявить несоответствие между объемом планируемых дел и реальными возможностями их выполнения. Ясно, что если они не совпадают, то нужно пересмотреть перечень планируемых дел. Если же они соответствуют друг другу, то такое сопоставление для проверки можно продолжить и узнать, насколько реально выделено необходимое для работы время в те или иные конкретные периоды. В конечном итоге получается уточненный перечень планируемых дел и ряд практических соображений по поводу последовательности их выполнения.

При составлении плана на день наряду с обычными моментами необходимо учитывать расположение временных зон, чтобы, например, планирование второстепенных работ не попало во временные зоны «первого класса», т. е. в зоны, наименее всего подверженные помехам.

Менеджер должен самостоятельно ежедневно, завершая очередной день, проверять, выполнен ли план этого дня, составлять новый план, подготавливаясь к наступающему рабочему дню.