Повышение эффективности функционирования объекта управления

Программа поддерживает работу по локальной сети. Если у вас достаточно большая гостиница (отель), то не исключено, что одновременно работают несколько администраторов. Можно настроить программу так, чтобы все они использовали единую базу данных. Тогда не возникнет проблемы, когда один администратор попытается заселить гостя в номер, который пять минут назад уже заселил другой администратор. В случае сетевой работы, кассовый отчёт и прочие сводные документы можно делать как для каждого рабочего места по отдельности, так и для всех рабочих мест сразу. Причём, совершенно не имеет значения, на каком рабочем месте делать эти отчёты. Можно, сидя за компьютером администратора N, сделать кассовый отчёт администратора M и наоборот.

Системные требования

Программа работает в  среде Windows 95/98/ME/NT/2000/XP.

Каких-либо специальных требований к типу CPU или объёму оперативной памяти нет.

На жёстком диске  программа со всеми необходимыми для работы файлами занимает не более 10МБ. Для работы необходимо наличие  установленного в системе принтера. 

Если планируете использовать программу вместе с фискальным регистратором, то необходим сам регистратор (пока программа поддерживает только «ШТРИХ-ФР») и установленные драйвера к нему.

Если планируете использовать сетевые возможности программы, то необходимо наличие самой сети (вполне достаточно одноранговой локальной сети на тонком коаксиальном кабеле – лишь бы она была настроена и компьютеры видели друг друга).

Единственное важное требование: для нормальной работы необходим установленный на машине BDE Administrator от Borland. Поэтому вам придётся самостоятельно установить BDE Administrator у себя на машине. Взять его можно практически с любого диска с инструментарием от фирмы Borland. Он 100% входит в состав таких пакетов как Borland Delphi, Borland C++ Builder и многих других. Кстати, многие программы (работающие с базами данных) самостоятельно устанавливают BDE Administrator при инсталляции. Проверить, установлен он у вас или нет можно в Панели Управления (Пуск->Настройка->Панель Управления).

Недостатки

• Первая проблема проявляет себя при работе программы под Windows 2000 (хотя, скорее всего, проявит она себя и под NT/XP). Заключается она в том, что программа не может показывать подготовленные к печати документы в режиме предварительного просмотра.  
• Вторая проблема  – отсутствие установленного на вашей машине BDE Administrator’а.
• Третья проблема: если планируете использовать программу вместе с фискальным регистратором, то необходим сам регистратор, пока программа поддерживает только «ШТРИХ-ФР», и установленные драйвера к нему.

 

Аналогов АРМ администратора гостиницы в Internet можно найти достаточно, и большинство из них можно установить на своё рабочее место совершенно бесплатно. Проблема состоит в обслуживании программы: нет гарантии того, что через неделю или месяц после установки этой программы в гостинице она будет работать, а так как она приобретена через Internet, очень сложно будет найти её разработчика, который сможет устранить неполадки.

 

 

2. ОПИСАНИЕ ПОСТАНОВКИ ЗАДАЧИ

В данной главе рассмотрены  назначение, цели создания, реализуемые функции, входная и выходная информация автоматизированного рабочего места администратора гостиницы «Ермак» г. Сургута.

2.1. Характеристика  задач

В настоящий момент времени практически весь учет работы администратора и хранение данных в гостинице проводится на бумажных носителях, что привело к большой загруженности персонала гостиницы, совершению большого количества ошибок, недостаточной надёжности хранения данных и снижению производительности труда.

Целью создания системы  является повышение эффективности функционирования гостиницы, за счёт формирования базы данных с информацией по работе администраторов гостиницы, создание системы управления базой данных.

Критерии эффективности  функционирования системы

Автоматизация рабочего места администратора гостиницы имеет ряд существенных преимуществ:

• повышение производительности труда;
• снижение вероятности ошибок персонала за счет надежного оперативного информационного обеспечения и автоматизации рутинных операций на различных этапах работы;
• повышение технического уровня, качества и объема получаемой информации;
• сокращение времени обработки информации и формирование необходимых отчетов и выходных файлов.

Перечень должностных  лиц, для которых решается задача

Задача решается для главного администратора, для администраторов гостиницы и обслуживающего персонала, а так же для гостиницы в целом.

Ряд требований выдвинутые  руководством  предприятия

1. система должна  быть  экономически  выгодной  для  предприятия,  то  есть  требовать  минимальных  затрат  на  установку;
2. система должна обладать хорошим быстродействием;
3. система должна нормально функционировать на стандартных ПК клона IBM с процессором  Pentium 100 (минимальные требования);       
4. система должна обеспечивать защиту информационной базы данных от несанкционированного доступа;
5. система  должна предусматривать возможность добавления выходных отчетов.   

2.2  Входная информация

Входными документами  являются документы:

1. Заявка (Таблица 2.1)

Таблица 2.1 – Документ «Заявка»

№ п/п	Наименование
1	Номер  заявки
2	Дата заявки
3	ФИО заявителя
4	Дата планируемого  заезда
5	Вид размещения
6	Номер

 

2. Размещение (Таблица 2.2)

Таблица 2.2 – Документ «Размещение»

№ п/п	Наименование
1	Номер  размещения
2	ФИО гостя
2	Дата с
3	Дата по
4	Вид размещения
5	Номер
6	Выехал

 

3. Используемые услуги (Таблица 2.3)

Таблица 2.3 – Документ «Используемые услуги»

№ п/п	Наименование
1	Номер  подсчёта
2	Наименование  услуги
3	Количество  услуги
4	Сумма  услуг

 

4. Счёт (Таблица 2.4)

Таблица 2.4 – Документ «Счёт»

№ п/п	Наименование
1	Номер  счёта
2	Номер  подсчёта
3	Дата использования  подсчёта
4	Сумма  по подсчёту
5	Оплатил

 

5. Оплата (Таблица 2.5)

Таблица 2.5 – Документ «Оплата»

№ п/п		Наименование
1	Номер  счёта
2	ФИО гостя
3	Сумма  по счёту
4	Дата оплаты
5	ФИО администратора

 

6. Вход с систему (Таблица 2.6).

Таблица 2.6 – Документ «Вход в систему»

№ п/п		Наименование
1	Номер  входа
2	ФИО администратора
3	Дата \ время входа
4	Дата \ время выхода

 

2.3 Нормативно-справочная информация

Информацию, которая используется достаточно часто и не изменяется продолжительное время, целесообразно выделить в справочную информацию, к ней будут относится следующие справочники:

1. Персонал

Таблица 2.7 – Справочник «Персонал»

№ п/п	Наименование
1	ФИО администратора
2	Должность
3	Пароль

 

2. Типы номеров

Таблица 2.8 – Справочник «Типы номеров»

№ п/п	Наименование
1	Тип номера
2	Количество  мест
3	Цена номера

 

3. Виды размещения

Таблица 2.9 – Справочник «Виды размещения»

№ п/п	Наименование
1	Вид размещения
2	Тип размещения
3	Количество  мест

 

 

 

 

4. Номерной фонд

Таблица 2.10 – Справочник «Номерной фонд»

№ п/п	Наименование
1	Номер  комнаты
2	Тип номера
3	Последнее  размещение

 

5. Справочник «Услуги»

Таблица 2.11 – Справочник «Услуги»

№ п/п	Наименование
1	Наименование услуги
2	Единицы  измерения
3	Цена
4	Тип услуги

 

6. Гости:

Таблица 2.12 – Справочник «Гости»

№ п/п	Наименование
1		Имя в системе
2		Фамилия
3		Имя
4		Отчество
5		Гражданство
6		Дата рождения
7		Пол
8		Телефон
9		ИНН
10		Вид документа
11		Серия
12		Номер
13		Дата выдачи
14		Кем выдан
15		Место  рождения
16		Фактическое  место жительства
17		Номер  миграционной карты
18		Срок действия  с
19		Срок действия  по
20		Цель приезда
21		Принимающая  организация / Маршрут следования
22		Виза
23		Виза выдана
24		Виза дней
25		Виза с
26		Виза по
27		Пересек  границу
28		Номер  КПП

2.4 Выходная информация

К выходной информации будут  относится отчеты, формируемые данной программой :

1. Отчёт о входе в систему

Таблица 2.13 – Отчёт о входе в систему

№ п/п		Наименование
1	Номер  входа
2	ФИО администратора
3	Дата \ время входа
4	Дата \ время выхода

 

2. Отчёты по загрузке

1. занятые номера