Понятия и этапы процесса планирования

Понятия и этапы процесса планирования

 

Планирование – это процесс  определения действий, необходимых  для достижения цели или целей  организации. Это действия, с помощью  которых руководство придает  единое направление усилиям всех членов организации.

Планирование – это инструмент управления, направленный на оценку имеющихся  ресурсов, определение перспективы  развития, а также на выбор путей  достижения целей.

Планирование – вид управленческой деятельности по определению перспектив развития управляемой системы: разработки на этой основе заданий на определенный период времени и организационному их оформлению в качестве показателей  деятельности, по которым осуществляется контроль и оценка.

Особенностью процесса планирования является тот факт, что описание или

объяснение многих экономических  явлений представляет собой  процесс  решения неточной задачи, базирующейся  на  субъективных  оценках.  И  действительно, если производственный  процесс  можно  в  известном  приближении  описать  с помощью  математических формул, внося в них  время  от  времени  определенные коррективы,  то,  например,  при  планировании  хозяйственной   деятельности предприятия математические методы уже не дают требуемой точности.  Например,  нельзя (или, во всяком случае, очень рискованно) просчитать  сбыт  продукции даже на ближайший период, опираясь лишь на математический аппарат. В этом, а также во многих других случаях, нет  объективного  критерия, позволяющего сделать прогноз надежным.

Относиться к подобного рода обстоятельствам следует философски,  ведь если было  бы  возможно  владеть всей  опорной информацией,  экономике не потребовались бы  менеджеры в современном понимании этого слова,  да  и специалисты множества других профессий. Так как наряду  с объективными  данными   приходится  использовать субъективную  информацию,  то  возникает   потребность   в соответствующем методологическом обеспечении обработки собранных данных.

Таким образом, потребность в менеджерах, их знание,  опыт  и  интуиция требуются  именно  в  тех  направлениях  производственной   и   коммерческой деятельности, которые менее всего  поддаются формализации.

Процесс планирования состоит из нескольких взаимосвязанных этапов:

1. Определение целей.

2. Генерация и оценка идей.

3. Определение действий.

4. Установление очередности действий.

5. Определение необходимых ресурсов,

6. Пересмотр плана.

7. Подготовка плана действий  и рабочего графика.

8. Контроль и коррекция плана.

 

ОПРЕДЕЛЕНИЕ ЦЕЛЕЙ

Особенно важен момент уточнения  и конкретизации проблемы и путей  ее решения на уровне менеджеров, так  как именно от них зависит дальнейшая судьба всего проекта или направления  работ. Суть такой важности состоит  в том, что менеджеры получают только общие положения проблемы, относительно которой необходимо принять  решение. При получении общего вида решения менеджеры должны детально структурировать и расширить  данное решение, дополнить его своими точными направлениями работ, а  также всеми найденными вариантами. Только в том случае, если менеджеры  понимают суть всей поставленной перед  ними задачи, можно надеяться на то, что решение, принятое впоследствии, будет верным и конструктивным.

Чем точнее будет поставлена цель, тем быстрее, качественнее и экономнее  можно будет провести остальные  этапы планирования процесса принятия решения.

 

ГЕНЕРАЦИЯ И ОЦЕНКА ИДЕИ

Этот этап работы по принятию решения  начинается только после завершения первого этапа по определению  целей, так как поставленную конкретную цель необходимо основать на нескольких вариантах путей решения, которые  нужно в дальнейшем генерировать. Оценка идей строится на нескольких вариантах (например, предложение всем участвующим  в оценке идей сотрудникам придумать  и предложить свои варианты решения  проблемы), такой подход повышает самооценку самих сотрудников и увеличивает  количество возможных путей решения  проблемы. Общераспространенные требования к оценке вариантов: ограниченность временных рамок, определенная стоимость  каждого решения, а также соответствие имеющимся резервам, уровню подготовки и профессионализму сотрудников, возможностям самой организации.

Для того что бы принять необходимое  решение, желательно выработать критерии, по которым надо будет оценивать  предложенные варианты решений.

Можно поставить жесткие рамки  по количеству вариантов решений  перед менеджерами, затем оценить  эти варианты самому руководству, вы брать из общего количества самые  подходящие.

 

ОПРЕДЕЛЕНИЕ ДЕЙСТВИЙ

После принятия конкретного решения  необходимо позаботиться о том, какие  надо выполнить действия для того, чтобы реализовать план по достижению цели. В зависимости от поставленной задачи перечень действий будет различным. Именно поэтому необходимо составить  список тех действий, которые способствуют получению запланированного результата.

 

УСТАНОВЛЕНИЕ ОЧЕРЕДНОСТИ ДЕЙСТВИЙ

Для того чтобы эффективнее выполнять  утвержденный план действий, необходимо четко понимать смысл и последовательность каждого шага. Кроме того, необходимо учитывать тот факт, что некоторые  действия могут выполняться параллельно  друг другу.

 

ОПРЕДЕЛЕНИЕ НЕОБХОДИМЫХ РЕСУРСОВ

Следующим этапом процесса принятия решения будет этап определения  необходимых ресурсов. На данном этапе  следует определиться с теми ресурсами, которые есть в организации и  которые необходимо приобрести на стороне, рассчитать их стоимость и необходимость  их использования, возможность их замены в случае несоответствия стоимости  или других параметров. Кроме того, при определении ресурсов появляется возможность пересмотра предыдущих этапов и внесения корректив в  соответствии с необходимыми ресурсами. Когда известны все действия и  их порядок выполнения, можно будет  с точностью определить ресурсы  и порядок их использования. Также  на данном этапе чаще всего определяется и серединный финансовый план затрат, однако при реализации сложных планов определить точный объем необходимых  ресурсов чаще всего бывает затруднительно.

 

ПЕРЕСМОТР ПЛАНА

Этот этап дает возможность пересмотреть весь план, внести коррективы, дополнить  новыми (запасными) вариантами путей  достижения поставленной задачи, прояснить  вопросы, связанные с ресурсами. А также ответить на многие вопросы, которые до сего момента оставались без точного ответа.

 

ПОДГОТОВКА ПЛАНА ДЕЙСТВИИ И РАБОЧЕГО ГРАФИКА

Предпоследний этап общего плана принятия решения основан на подробной  конкретизации каждого действия. Это кропотливая работа сопряжена  с тем, что некоторые менеджеры  затрудняются с определением точных сроков выполнения конкретного объема работы для каждого сотрудника. Тем  не менее данный этап состоит из работы такого характера: план необходимо основательно конкретизировать до мелочей, т. е. определить какой сотрудник будет выполнять какую работу, в какие сроки и кто должен нести за эту работу ответственность. Также необходимо разъяснить каждому сотруднику его обязанности и что от каждого ожидается. Подготовка такого плана позволит менеджеру скоординировать действия каждого сотрудника, расход ресурсов, время выполнения каждого этапа. Кроме того, этот этап позволит менеджеру самостоятельно определять время на каждое действие, так как именно определение времени вызывает затруднения в составлении общего плана.

 

КОНТРОЛЬ И КОРРЕКЦИЯ ПЛАНА

Заключительный этап составляемого  плана основан на разработке методов  контроля и внесения корректив в  этот план. Общепринято использование  графиков и диаграмм, которые наглядно показывают процесс работ. Такой  метод позволяет контролировать деятельность каждого сотрудника, своевременно принимать необходимые меры по регулированию  ошибочных и некорректных результатов  работы.