Постановка целей и организационное планирование

Глава 5. Постановка целей и организационное планирование

 

5.1. Целеполагание  в организации и типы планирования

5.2. Стратегическое  планирование в  деятельности  фирмы

5.3. Типы эталонных  стратегий

5.4. Текущее планирование  в организации

 

5.1. Целеполагание  в организации и типы планирования

 

Каждая из функций менеджмента  имеет огромное значение для управления организацией, но основополагающей является планирование. Именно из планирования «проистекают» все остальные функции, в то же время планирование – самая противоречивая, неоднозначная управленческая функция. Она не позволяет внести ясность в неопределенность будущего или приручить внешнюю среду, тем не менее, дает возможность снизить фактор случайности и придает деятельности целенаправленный характер.

Одной их главных обязанностей менеджеров – определение будущего развития организации. Насколько целесообразны  планы в условиях неопределенности, постоянно изменяющейся внешней среды? На практике можно наблюдать разные подходы к процессу планирования. В некоторых организациях, особенно небольших, планирование носит неформальный характер, в крупных организациях планирование представляет собой систематический непрерывный процесс, в который задействованы все работники компании.

Планирование - одна из функций менеджмента, которая представляет собой процесс определения целей и путей их достижения, заключается в систематическом поиске возможностей действовать и в прогнозировании последствий этих действий в заданных условиях. В основе планирования лежит постановка целей, в ходе планирования разрабатываются планы. Цель – результат, желаемое состояние, которого хочет достичь компания, план является маршрутом движения организации к поставленным целям. План – это намеченная на определенный период работа с указанием ее целей, содержания, объема, методов, последовательности, сроков выполнения. Планом называется официальный документ, в котором отражаются прогнозы развития предприятия в будущем: промежуточные и конечные задачи и цели, стоящие перед предприятием и отдельными подразделениями, механизмы координации и распределения ресурсов. В плане разрабатываются задания для всех видов деятельности, для каждого звена или на один вид работ.

Планирование можно классифицировать по нескольким критериям:

– по степени охвата: общее  и частичное;

– по содержанию в аспекте  предпринимательской деятельности:

• стратегическое – поиск новых возможностей и продуктов;
• тактическое (условий хозяйственных операций – производственных мощностей, средств производства, капиталов, инвестиций, персонала и т.д.);
• текущее (оперативное)  - планирование конкретных действий на краткосрочный период;

–  с точки зрения объекта  планирования и сферы функционирования различают:

• материально-техническое планирование (планирование необходимых для выполнения задач станков, оборудования, запасов, рабочих площадей, мощностей, транспорта, коммуникаций и т.п.);
• финансовое планирование (планирование будущей прибыльности и рентабельности, заработной платы, оборачиваемости средств и т.д.);
• планирование численности персонала;
• календарное планирование (построение сетевых графиков, графиков Ганнта и др.);
• планирование информационных ресурсов.

– по охвату: глобальное, детальное;

– по срокам: кратко-, средне-, долгосрочное;

– по степени адаптивности: жесткое и гибкое;

- по форме планирования:

• бизнес-план (бизнес-проект);
• инвестиционный план (инвестиционный проект).

Бизнес-план – основа предпринимательской деятельности, это специальный инструмент менеджмента для инновационной деятельности. Он позволяет дать оценку перспектив и потенциала бизнеса во времени, всесторонне проанализировать намерения и возможности, дать гарантии. Инвестиционный план – это план долгосрочных вложения средств в масштабные проекты в целях привлечения дополнительных финансовых средств.

На рис. 12 представлены уровни целей и планов в организации. Процесс планирования начинается с  формулирования миссии.

Миссия – основная общая цель организации, четко выраженная причина и смысл ее существования. Цели организации формулируются и устанавливаются на основе общей миссии, которая находится на вершине иерархии целей.  В отсутствие миссии или в случае ее расплывчатой формулировки цели и планы могут противоречить друг другу. В изложении миссии обычно описываются потенциальные рынки и потребители компании, указываются основные точки приложения усилий. Общественность, познакомившись с миссией, должна почерпнуть информацию о корпоративных ценностях, отношении организации к сотрудникам, политике повышения качества продукции и уровня обслуживания потребителей. Она является основой для стратегического уровня целей и планов, которая, в свою очередь, формирует тактический уровень (уровень подразделений) и, далее, операционный (уровень отделов, производственных единиц).

Общие стратегические цели организации относятся не к конкретным подразделениям, а к компании в целом. Топ-менеджеры обычно отвечают за выработку стратегических целей и планов, отражающих основные идеи относительно эффективности и производительности организации.  Как правило, стратегическое планирование имеет долгосрочный характер: действия расписываются на срок от 2 до 5 лет вперед. Например, небольшая компания планирует за ближайшие 3 года добиться расширения принадлежавшей ей доли рынка с 15 до 20%. Достижение стратегической цели предполагает реализацию следующего плана действий: 1) выделение ресурсов на разработку новых, конкурентоспособных продуктов с высоким потенциалом роста; 2) модернизацию методов производства, что позволит добиться увеличения объемов выпуска и снижения издержек; 3) проведение исследований, направленных на поиск альтернативных способов использования продуктов и услуг.

Тактические цели и планы, которые полностью вытекают из стратегических целей, составляют менеджеры среднего звена: главы основных подразделений или функциональных единиц. Как правило, они имею более короткий горизонт планирования, обычно - ближайший год. В оперативных (текущих) планах определяются процедуры и процессы для нижних уровней организации, т.е. для отделов и работников. Менеджеры низового звена и мастера разрабатывают оперативные планы решения конкретных задач и осуществляют конкретные производственные процессы, необходимые для достижения тактических и оперативных целей. Оперативное планирование предполагает разработку планов-графиков как для менеджеров отделов, так и для отдельных сотрудников.

Оперативное планирование должно быть увязано с возможностями бюджета, так как для выполнения каждого пункта плана предполагает выделение соответствующих ресурсов.

Очень часто менеджеры  пренебрегают долгосрочным стратегическим планированием или вообще отказываются в своей деятельности от планов, сосредотачиваясь на краткосрочных результатах и оперативной деятельности. Но в таком случае работа организации становится похожа на работу пожарников по спасению ситуации, когда нет возможности обдумывать правильность управленческих решений. Необходимо задавать себе вопрос: На правильном ли пути находится организация? К чему она стремится? Какой она будет в будущем?

Видение                                                                                            Совет директоров

организации

                                                                                                                              Высший

                                                                                                                              уровень                                                                                                                           

 

Миссия организации

 

 

 

Долгосрочные 

стратегические  цели

 

 

 

 

Тактические цели

организации

                                                                                                                              Средний

                                                                                                                               уровень

                                                                                                                              

 

Цели

подразделений

 

 

 

 

Оперативные цели

производственных                                                                                                Низовой

  единиц                                                                                                                    уровень

 и     отделов                                                                                                                                                                                                                                                                                                             

 

                                                                                                                                

 

Индивидуальные

цели персонала

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 12. Иерархия целей  в организации

 

Значение целей  и планов

Миссия детализирует статус фирмы, обеспечивает направления и  ориентиры для определения целей и стратегии организации на различных уровнях организации.  Для внешних заинтересованных групп (инвесторов, потребителей, поставщиков) заявление о миссии несет информацию об обоснованности действий компании,  а значит, они и общество в целом благосклонно относятся к организации.

Кроме того, четко сформулированная, привлекательная декларация о миссии положительно воздействует на работников компании, способствует повышению степени их вовлеченности в процесс труда и мотивации, ибо сотрудники ясно видят цели, к чему стремится компания. Наличие плана подсказывает сотрудникам, какие действия они должны предпринять для достижения целей, они снижают уровень неопределенности, задают четкие ориентиры, являются руководством к действию.

Цели и планы являются основой для принятия решений, которые  нацеливают внутреннюю политику, роли, деятельность, структуры, продукты и расходы на получение желаемого результата. Решения должны соответствовать принятому плану.  Цели и планы определяют результаты, а значит стандарты деятельности, критерии оценки, позволяющие осуществлять управленческий контроль. Таким образом, планирование и цели на каждом уровне поддерживают нижеследующие и не противоречат вышестоящим, составляя иерархию целей.

Требования в  постановке целей

Вспомним старый анекдот: "В целях усиления борьбы с  вредителями Министерство сельского  хозяйства Китая объявило, что  за каждую сданную саранчу будет выплачен один юань. Теперь все крестьяне разводят саранчу..." Чтобы в практике управления избегать ситуаций, в которых сотрудники могут неправильно трактовать поставленные перед ними цели и задачи, необходимо научиться правильно их формулировать, придерживаясь определенных правил и рекомендаций. Умение ставить четкие, практические цели и задачи своим сотрудникам – это одна из основных базовых компетенций эффективного руководителя.

В первую очередь, цели должны быть умными. Что это значит? В  практике управления существуют так называемые SMART-критерии, которым должны соответствовать цели. SMART – это аббревиатура, образованная первыми буквами английских слов. Согласно ей цели должны быть:

• конкретными (specific);
• измеримыми (measurable);
• достижимыми (attainable);
• значимыми (relevant);
• соотносимыми с конкретным сроком (time-bounded).

Конкретность  цели (specific) предполагает точность формулировки и адекватное восприятие ее исполнителями. Ставя сотруднику задачу, прежде всего, нужно задать себе вопрос: что вы хотите получить в результате ее выполнения, т.к. цели в представлении руководителя и исполнителя могут быть разными.

Измеримость цели (measurable) предполагает наличие критериев (измерителей, количественных показателей). Когда отсутствуют измерители достижения цели, невозможно контролировать ее выполнение и оценивать результаты работы. Цели должны выть выражены следующим образом: «увеличение прибыли на 2%», «снижение объема забракованной продукции на 1%». Не все цели могут быть количественно выражены, особенно на высшем уровне они могут иметь качественный характер, например, «повышение мотивации и удовлетворенности работников». Главное при этом, чтобы они были точны и позволяли их контролировать.

Достижимость  цели (attainable) означает, что реалистичность, напряженность, обеспеченность ресурсами и квалификацией цели, скорее всего, будут достигнуты. Постановка заранее недосягаемых целей, также как и простые цели приведут к снижению мотивации персонала к их реализации, поэтому рекомендуется ставить перед работниками высокий, но достижимый уровень целей.

Значимость цели (relevant)  - это следующий критерий постановки умных целей. Размышляя над тем, обладает ли задача значимостью, нужно ответить на вопрос, зачем сотруднику необходимо выполнить эту задачу, то есть, почему она важна с точки зрения целей более высокого уровня (вплоть до стратегических).