Проблемы сбора первичной информации

К явной фальсификации  работниками первичной информации приводят и особенности действующей на предприятии структуры управления. Это наиболее характерно для предприятий с высокой степенью централизации, где руководство высшего звена привыкло отдавать приказы и распоряжения.

К экономическим факторам сознательной и явной фальсификации  первичной информации работниками  необходимо отнести следующие. Отсутствие заинтересованности, стимулов в обеспечении  достоверности, в проведении контроля. В данном случае речь идет о прямом стимулировании эффективной проверки достоверности первичных данных. Мы говорим о той ситуации, экономических условиях производственной деятельности, которые моделируют соответствующее этим условиям поведение работника. Эти условия в одном случае делают его равнодушным к достоверному отражению в первичном учете событий и фактов производства, в другом — прямо заинтересовывают в искажении пер­вичной информации, в третьем — заставляют заботиться об обеспече­нии полноты и достоверности первичных данных[6, с. 93].

В принципе, все экономические факторы, приводящие к фальсификации работниками первичной информации, в той или иной степени можно отнести к недостаткам системы оценочных и плановых показателей. Способствуют фальсификации также отсутствие четкой системы взаимоотношений и ответственности, просчеты в нормировании и оплате труда.

Один из юридических  факторов сознательной явной фальсификации первичных данных - отсутствие в некоторых случаях юридической доказательности первичной информации. Это в первую очередь связано с определением причин и виновников отклонений и потерь. К явной фальсификации может привести и отсутствие четко закрепленных прав, обязанностей, функций и ответственности работников в первичном учете, несоответствие действий работников и хозяйственных операций нормативным актам, несогласованность действий работников и фактов хозяйственной деятельности с действующими инструкциями и целями предприятия, а так же действующими законами.

К числу морально-психологических факторов фальсификации первичной информации относятся такие, как использование недостатков (технических, технологических, организационных) в системе сбора, регистрации, передачи первичной информации; низкий уровень культуры работников и культуры производства; сложный морально-психологический климат в коллективе.

К числу факторов сознательной фальсификации первичной информации необходимо отнести скрытое ее искажение работниками. Обнаружить его во многих случаях гораздо сложнее, чем явное. Иногда для этого требуется специально решать вопросы об организации сбора ин­формации и процедуре первичного учета. Скрытое искажение связано: с нарушением сроков представления информации; неполным отражение» информации в первичных документах или нефиксированием ее на носителях информации; согласованием между работниками или структурны­ми подразделениями искажения информации (даже при наличии взаимного контроля) для удовлетворения интересов обеих договаривающихся сторон (например, при срыве поставок цехом-поставщиком его руководство и потребители договариваются с учетом реальной производственной ситуации о том, чтобы не фиксировать в данном отчетном периоде этот срыв в первичной документации при определенных уступках со сто­роны цеха-поставщика и при условии погашения долга в следующем от­четном периоде); с «потерей» первичной информации после ее первоначального фильтрующего контроля (если первичный документ возвращается на дооформление или переделку бухгалтерией из-за ошибок или неправильного оформления, он может быть «потерян», может «выпасть» из обработки в интересах тех или иных работников) [9, с. 23].

Именно на стадии составления первичной документации, на стадии сбора и регистрации информации происходит, как показывает практика, значительное число случаев сознательной фальсификации данных.

Сознательная фальсификация первичной информации, как правило, связана с достижением одной или нескольких целей: 1) завысить, приукрасить результат труда или хозяйственной деятельности для получения завышенной оценки итогов и более высокого вознаграждения; 2) хищения имущества предприятия.

Характерной особенностью хищений имущества является то, что  при их осуществлении обычно используются документы. В теории и на практике подложные документы обычно делят  на два вида: поддельные (материальный подлог), где сфальсифицированы текст, цифровые записи, оттиски печатей и штампов, и внешне правильно оформленные (подлог интеллектуальный), но содержащие сведения, не соответствующие действительности.

Некачественная первичная информация возникает и из-за ошибок работников, регистрирующих первичную информацию.

В обеспечении качества первичной информации не последнюю  роль играют факторы техники, технологии и организации производства и  первичного контроля. К техническим  факторам относятся: отсутствие или недостаточность технических средств контроля; несоответствие параметров технических средств контроля требуемым; погрешности измерений этих средств. Технологические факторы: недостаточный учет технологических особенностей производства при выборе контрольных точек и контролируемых параметров; отсутствие разработанной технологии учета и контроля. К организационным относятся следующие факторы: отсутствие отлаженной системы первичного контроля; слабая увязка и сбалансированность планов и нормативов; недостатки системы первичного документирования и документооборота; отсутствие или недостатки инструктивного обеспечения работников по ведению учета и конт­роля; недостатки в организации и применении специальных методов контроля.

Появлению некачественной, недостоверной информации способствуют различные факторы, связанные с использованием ЭВМ в процессе ее сбора, регистрации и обработки, например недостатки программного обеспечения, особенности обработки информации. Что касается фактора воздействия человека, можно сказать следующее. Хотя в компьютерных системах гораздо сложнее исправление или сокрытие недостатков, в определенной степени это возможно при вмешательстве человека. Даже в крупных компьютерных системах до 0,1 части всех учетных записей выполняют люди. Производители ЭВМ утверждают, что половина всех проблем связана с ошибками, которые они допускают.

Усложнение форм, средств  и методов машинной обработки экономической информации приводит к тому, что она становится все более уязвимой из-за постоянного увеличения объема данных в ограниченных местах, расширения числа потребителей, имеющих непосредственный доступ к информации, системе обработки данных, усложнения режимов эксплуатации вычислительных систем и др.

Проблемы получения  качественной первичной информации для управления решаются созданием системы первичного контроля, которая базируется на самоконтроле и взаимном контроле работников, а также автоматизированном контроле информации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

Сбор и анализ информации в процессе предпрогнозных исследований во многом определяют как эффективность, достоверность прогноза, так и затраты на него.

Тщательный анализ информационных условий исследования систем управления соответствует возрастающей значимости информационных ресурсов по отношению к другим видам ресурсов исследования систем управления, может предопределить выбор и эффективность метода исследования.

Исследование систем управления имеет целью разработку долгосрочных мероприятий по совершенствованию  организации, ее структуры, методов и моделей управления, и должно осуществляться на основе системного похода. Только тогда выводы, полученные в результате такого исследования, могут стать реальной основой для перестройки существующей системы управления. В то же время практика показывает, что многие предприятия до сих пор работают "по старинке" и не имеют в своем составе подразделений, направленных на собственное совершенствование (в качестве примера таких можно назвать лабораторию по совершенствованию хозяйственного механизма или отдел экономических исследований). Это можно объяснить такими причинами, как:

- недостаток квалифицированных специалистов, способных к исследовательской работе;

- отсутствие методической разработки исследования систем управления, в отличие, например, от анализа хозяйственной деятельности;

- низкая заинтересованность руководства в изменении сложившихся методов управления.

Поэтому разработка методики исследования систем управления носит  практическую значимость для развития экономики России в целом на теперешнем этапе ее развития, когда необходимо новое осмысление понятия менеджмента и его функций. Как известно, предметом и результатом процесса управления является информация. Как предмет труда она имеет следующие особенности:

- многократность использования;

- способность к саморазвитию;

- низкая стоимость хранения и копирования;

- необходимость защиты организационными, программными, техническими и законодательными средствами;

- лавинообразное накопление объемов, что требует компьютерной обработки.

Учет на практике последней  особенности играет определяющую роль в формировании скорости принятия решения  в системе управления.

 

 

 

Используемая  литература

 

1. Ананькина Е.А., Данилочкина Н.Г. Управление затратами. - М.: «Издательство ПРИОР», ИВАКО Аналитик, 1998. - 64 с;
2. Глущенко В.В. Менеджмент: системные основы, г. Железнодорожный, М.О., НПЦ «Крылья», 1998. -224 с, изд. 2-е.
3. Глущенко В.В. Управление рисками. Страхование, г. Железнодорожный, Моск. обл.: ТОО НПЦ «Крылья», 1999, - 334 с.
4. Глущенко В.В., Глущенко И.И. Исследование систем управления. – Московская область: Крылья 2000.
5. Гольдштейн Г.Я. Основы менеджмента: Учебное пособие, изд 2-е, дополненное и переработанное. Таганрог: Изд-во ТРТУ, 2003.
6. Игнатьева А.В., Максимцов М.М. Исследование систем управления: Учебное пособие. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2000.
7. Карлоф Б. Деловая стратегия: Пер. с англ.-М.: «Экономика», 1991.-239 с.
8. Ковалев В.В. Финансовый анализ: Управление капиталом. Выбор инвестиций. Анализ отчетности. - М.: «Финансы и статистика», 1996.-432 с.
9. Коротков Э.М. Исследование систем управления: Учебник. – М.: ДЕКА 2000.
10. Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента: Пер. с англ.-М.: «Дело», 1993. -703с.
11. Мишин В.М. Исследование систем управления: Учебник для вузов. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003. – 527с.
12. Мишин В.М. Исследование систем управления: Учебник. – М.: ДЕКА 2000.
13. Общая теория финансов: Учебник/Л.А. Дробозина, Ю.Н. Константинова, Л.П. Окунева и др.; Под ред. Л.А. Дробозиной. -М.: Банки и биржи, ЮНИТИ, 1995. -256 с.
14. Рузавин Г.И. Методология научного исследования: Учебное пособие. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 1998.
15. Управленческий учет/Под ред. В. Палия и Р. Вандер Вила. -М.:ИНФРА-М, 1997.-480 с.
16. Фахрутдинов Р.А. Инновационный менеджмент: Учебник. – Бизнес-школа, 1998.
17. Финансы/ В.М. Родионова, Ю.Я. Вавилов, Л.И.Гончаренко и др.; Под ред. В.М. Родионовой. - М.: «Финансы и статистика», 1995,-432 с.
18. Хорнгрен Ч.Т., Фостер Дж. Бухгалтерский учет: управленческий аспект: Пер. с англ./Под ред. Я.В. Соколова.- М.: «Финансы и статистика», 1995.-416 с.