Производственные технологические процессы предприятия социально-культурного сервиса (на примере выставочного центра ООО «Куб»)

-круглый стол − форма конгрессного мероприятия, когда его участники, чаще всего работающие в одной отрасли или сфере деятельности, обсуждают конкретные вопросы специфического профессионального характера;

-конференция − крупное (чаще всего отраслевое) конгрессное мероприятие, имеющее целью обсудить насущные проблемы развития отрасли в региональном или федеральном аспектах, определить перспективы и пути ее совершенствования;

-конгресс − съезд или совещание, как правило, международного характера, имеющее целью обсуждение вопросов межотраслевого характера, развития нескольких регионов или стран, объединяющее значительное количество участников из различных регионов и стран;

 -форум − крупное комплексное конгрессное мероприятие, которое может включать в себя целый ряд событий другого рода: семинары, круглые столы, конференции5.

Конференция – это один из видов конгрессного мероприятия, представляющий собой специально организованную встречу людей в определенном  месте в установленные заранее сроки, с оговоренной тематикой и возможностью предварительной записи в качестве докладчика6.

В ходе проведения конференции участники активно обмениваются опытом, формулируют основополагающие тезисы и подводят итоги встречи. 
Организация конференций — сложный процесс, требующий квалифицированного подхода и четко поставленных задач. Подготовка к конференции, как и к любому другому деловому мероприятию, отнимает много времени и сил. От того, насколько удачно выбран конференц-зал, организована работа вспомогательного персонала, спланировано проведение кофе-брейков и других немаловажных моментов, зависит успешность конференции.

Конференции, как правило, сильно ограничены по времени, что заставляет участников напряженно работать в течение всего мероприятия. Поэтому важно создать комфортную обстановку, а также продумать множество организационных моментов и непредвиденных ситуаций, которые могут повлиять на проведение конференции. Часто именно от деталей зависит, как пройдет конференция и насколько комфортно будут чувствовать себя ее участники.

Время проведения конференций обычно очень ограничено, что вынуждает всех участников работать в напряженном темпе, и поэтому очень важно знать, что персонал достаточно квалифицирован, обучен и готов для проведения подобных мероприятий.

Основными составляющими в организации конференций являются: планирование, подготовка информационных и демонстрационных материалов, обеспечение техническим оборудованием, подбор вспомогательного персонала, транспортное обслуживание участников, организация питания участников и культурно-развлекательная программа в свободное от лекций и обсуждений время7.

На современном этапе развития науки, бизнеса и экономики услуги по организации конференций очень востребованы и все большее число крупных компаний и фирм регулярно проводят разнообразные брифинги, выставки, презентации, церемонии, семинары, тренинги, конгрессы, благотворительные или спонсорские акции и прочее.

Классификация конгрессно-выставочной деятельности проводится по следующим признакам:

- территориальный;

- тематический;

- характеристики участников;

- уровень значимости;

- место, способ, частота проведения;

- цели организации выставки (ярмарки, ознакомительные и т.д.);

- тип посетителей8.

Конференции, в зависимости от критерия, делятся на несколько видов.

В зависимости от направления:

Научно-теоретическая – это конференция, на которой обсуждаются теоретические подходы к решению различных научным проблем и вопросов, постоянно возникающих в ходе исследований или экспериментов.

Научно-практическая конференция – это такая конференция, на которой осуществляется обмен опытом и знаниями по различного рода практическим и прикладным задачам.

Научно-техническая конференция – конференция, на которой осуществляется обмен опытом и знаниями по различным техническим и технологическим вопросам.

Однако в последнее время стали выделять 4-й вид – бизнес-конференцию. Это конференции, на которых обсуждаются бизнес-проблемы, особенности действующего законодательства, политика государства по отношению к определенным отраслям и т.д.

По классификации, предложенной в лекциях по курсу Апеваловой З.В.9, конференции делятся на научные, научно-практические, студенческие и профессиональные.

В зависимости от охваченной территории конференции бывают:

1. Локальные (школьные, факультетские, внутривузовские, межвузовские)

2. Региональные, областные

3. Всероссийские

4. Всероссийские с международным  участием

5. Международные

По тематике конференции делятся на:

1. Узкоспециализированные, т.е. посвященные  какой-либо отдельной тематике:

- общественным и гуманитарным  наукам (журналистика, история, педагогика, социология, экономика, управление  и т.д.);

- техническим наукам (биотехнология, машиностроение, нанотехнологии, телекоммуникации, электротехника и т.д.);

- естественным наукам (археология, химия, геология, биология, математика, фармакология и т.д.)10.

2. Конференции широкой тематики, охватывающие общенаучные вопросы (например, «Наука в современном  мире», «Современные проблемы гуманитарных и естественных наук»)

Существует несколько форм конференций:

1. Очные (участник приезжает на  саму конференцию и принимает  непосредственное участие)

2. Заочные (участник отправляет  свои тезисы и заявку на  почту оргкомитета конференции, конференция проходит без его непосредственного участия)

3. Internet-конференции (конференция проводится  на сайте конференции или организации, чаще всего на форуме, в виде коллективного обсуждения)11.

Таким образом, можно сделать вывод, что конференции могут быть самыми разными по типу, месту организации, тематике, целям и задачам, но их объединяет то, что это заранее организованная встреча, для которой оговорены заранее место, сроки проведения, тематика и возможность записи для выступления.

Организация конференций не ограничивается арендой конференц-залов и необходимого технического оборудования. Немаловажным аспектом любой конференции является размещение участников мероприятия, организация транспортного обслуживания, разработка культурно-развлекательной программы.

Основными составляющими конференции является:

-Планирование конференции;

-Подготовка информационных материалов;

-Подбор площадки для проведения конференции;

-Обеспечение конференции техническим оборудованием;

-Обеспечение конференции вспомогательным персоналом;

-Организация транспортного обслуживания;

-Размещение участников конференции в гостиницах;

-Организация питания участников конференции;

-Разработка культурно-развлекательной  программы12 .

Организация конференций нуждается в комплексном подходе, включающем в себя ряд этапов. От качества и полноты выполнения каждого из них зависит успех намеченного мероприятия

Основные задачи, решить которые обязаны организаторы конференции, заключаются в подборе подходящего помещения и создании атмосферы, полностью соответствующей целям и формату делового мероприятия.

Сегодня комплекс услуг по организации конференций, предлагаемые профильными компаниями, сертифицируется по международному стандарту ИСО-9001. Согласно требованиям сертификата, в комплексную услугу организация корпоративных конференций должна входить разработка договора и составление сметы, информационных листов и заявок, предоставление конференц-залов, визовой поддержки для иностранных гостей.

Кроме этого, комплекс услуг по организации конференций заключается в предоставлении билетов на авиа или железнодорожные рейсы, обеспечение услугами автотранспорта любой категории для встречи в аэропортах и на вокзалах делегатов конференций.

Техническая часть комплекса услуг состоит в обеспечении средствами аудио и видео аппаратуры и услугами синхронного перевода. Нельзя считать полной и качественной подготовку конференции, если не выполнено бронирование номеров в гостиницах, не организовано питание, включая выездное, а также фуршеты и банкеты.

Профессиональный менеджмент, которым обеспечивается организация и проведение конференций, включает в себя регистрацию проездных документов участников, услуги переводчика, а также предоставление экскурсионных и культурно-развлекательных программ.

Особо важное значение в процессе организации корпоративной конференции приобретает задача подбора и аренды помещения (переговорной комнаты, конференц-зала и т.п.), а также нестандартных помещений для проведения мероприятий, таких как музеи и выставочные залы, теплоходы или шатры, крыши небоскребов или роскошные залы старинных усадеб. От правильности выбора в этом случае во многом зависит успех всего мероприятия.

Зал должен соответствовать тематике конференции, быть достаточно вместительным, чтобы свободно принять заявленное количество участников, и при этом допускать возможность организации фуршета или кофе-брейка в непосредственной близости от места проведения. Не только само здание, в котором осуществляется организация научных конференций, но и окружающая его территория должны соответствовать статусу проводимого мероприятия13.

Профессиональный зал для конференций оборудуется мультимедийным проектором и экраном, компьютером, обеспечивается факсимильной, междугородной и конференц-связью. Если местом проведения выбрана гостиница, в ней также должен иметься конференц-зал и переговорные комнаты с соответствующей мебелью и минимальным техническим оснащением (флипчарт, экран и микрофон).

Конференция проводится в несколько этапов:

 

Планирование

Продумывается форма конференции и определяется ее название. Конференция может быть посвящена какому-нибудь юбилейному событию (разовые конференции) или проводиться через определенные промежутки времени (например, ежегодные), что позволяет специалистам поддерживать и расширять контакты с разными группами исследователей, быть в курсе современных разработок и быстрее получать нужную информацию.

1-й организационный  этап

Назначаются и распределяются рабочие группы, оргкомитет, определяется председатель и сопредседатель оргкомитета конференции. Чётко определяется тематика, сектора конференции и т.п.

Информационный этап

Чаще всего о конференциях сообщается в информационном письме (т.н. циркуляре) или на стендовом объявлении. Обычно информационное сообщение – это один лист, часто сложенный вдвое или втрое, формат которого может меняться в широких пределах. Как бы ни выглядело информационное сообщение, в нем обязательно должны быть указаны:

- название конференции и эмблема, дата и место проведения;

- организаторы конференции, тематические  направления, контактные номера  телефонов и факсов, адреса (почтовые  и электронные) и адрес сайта конференции, где доступна более подробная информация;

- информация о том, где и как  можно зарегистрироваться для  участия в конференции, а также что и в какие сроки нужно представить;

- рабочий язык конференции, а  также информация о том, где  и как будут опубликованы материалы  конференции14.

2-й организационный  этап

Поступают заявки, тезисы и оргвзносы от будущих участников конференции, задаются вопросы, появляются проблемы, разворачивается большой круг задач, которые должны быть решены к началу конференции. Проводится отбор участников из числа людей, подавших заявку. Чаще всего, на этом этапе рассылается 2-ое информационное письмо отобранным участникам.

Проведение конференции

На этом этапе проходит заселение участников, открытие конференции (часто сопровождается небольшим концертом) слушанье докладов, просмотр стендовых докладов. Во время конференции обычно устраиваются различные экскурсии в НИИ, университеты, музеи, на предприятия, обзорные экскурсии по городу.

Если конференция длится несколько дней, то, скорее всего, один из дней посвящен научным или научно-популярным лекциям для участников. Между длинными докладами устраиваются кофе-брейки на 15-20 минут. После конференции жюри обсуждают работы, представленные на ней, и присуждают места лучшим докладчикам. Проходит награждение победителей (а зачастую и всех участников). Чаще всего на награждении вручаются и сборники работ, в которых присутствуют отправленные участником тезисы. После конференции практически всегда проходит фуршет или банкет со всеми участниками и оргкомитетом15.

Правила участия в конференции определяются оргкомитетом данной конференции и оговариваются в информационном письме.

Участник должен заполнить заявку на участие по форме, которая прилагается в информационном письме либо на сайте конференции. После этого участник должен написать и отправить тезисы своей работы (краткое описание проделанной работы) на электронную почту конференции или организации, которая ее проводит. Для написания тезисов обычно предписаны строгие правила, это необходимо для того, чтобы не возникло проблем при печати сборника тезисов. Если конференция международная или всероссийская с международным участием, то обычно просят выслать в дополнение к русскому варианту тезисов еще и английский сокращенный вариант. После того как тезисы отправлены, остается только ждать ответа от оргкомитета.