Процесс адаптации персонала

 

Очень важно чтобы в плане были представлены конкретные действия, сроки и исполнители. 

Но одного плана адаптации недостаточно, необходимы постоянных контроль и оценка работы новых сотрудников. 

Большую роль в адаптации персонала играет моральная поддержка и мотивация нового сотрудника на преодоление трудностей вхождения в компанию. 

Хорошим инструментом для осуществления контроля, оценки и мотивации новых сотрудников является обратная связь о проделанной работе: что получилось хорошо, что можно сделать лучше и каким образом. Кроме того, регулярная обратная связь позволяет отслеживать настроения новых сотрудников, их впечатления от работы, коллектива, понять насколько совпадают ожидания нового сотрудника от компании и реальность и т.д. Об успешном прохождении новым сотрудником этапа адаптации можно судить по следующим показателям5:

• работа для сотрудника стала привычной, то есть не вызывает чувства напряжения, страха, неуверенности;
• получен необходимый объем знаний и навыков, требующихся для работы;
• новый сотрудник вышел на заданный уровень показателей эффективности деятельности;
• поведение соответствует установленным требованиям;
• у нового сотрудника выражено желание совершенствоваться в профессии, и он связывает свое будущее с данной работой, компанией; 
• успех в работе проецируется на ощущение жизненного успеха;
• установлены дружеские связи с некоторыми членами коллектива и ровные отношения группой. 

Важным вопросом в процессе адаптации персонала является принятие ответственности за результаты этапа не только компанией (исполнителями), но и новым сотрудником. Адаптация персонала вовсе не означает водить нового сотрудника за ручку и во время подкладывать ему необходимые бумаги и т.д.

 

1.2 Виды адаптации

Адаптация персонала - процесс ознакомления нового сотрудника с деятельностью, корпоративной культурой организации и изменение его поведения в соответствии с требованиями среды, для облегчения вхождения в конкретную структуру. Это, в конечном счете, позволяет увеличить эффективность его функционирования.

Цифры статистики неумолимо красноречивы - до 80% людей, которые покинули новое место работы в течение года - приняли это решение в течение первой недели пребывания в новом коллективе. Обычно, вновь принятому сотруднику, приходится столкнуться с большим количеством проблем, связанных с отсутствием информации о социально-психологическом климате и взаимоотношениях в коллективе. Трудовая адаптация персонала – тот важный момент введения нового работника в компанию, которая призвана снять подавляющее число проблем, возникающих в начале работы.

Виды трудовой адаптации персонала6:

1. Профессиональная адаптация – изучение работником содержания своей непосредственной деятельности с помощью руководства и коллег.

2. Психофизиологическая адаптация - приспособление сотрудника к условиям труда и отдыха, существующим в компании.

3. Социально-организационная адаптация - приспособление к новому месту работы, содержащее в себе социально-экономические, административно-правовые, рекреационно-творческие составляющие трудовой деятельности.

4. Социальная психологическая адаптация – взаимодействие личности и существующего социума, направленная которое приводит к оптимальному соотношению целей и ценностей личности и группы создание межличностных и деловых отношений с сослуживцами, на основе корпоративной культуры, ценностей компании и норм поведения.

И если в первых трех случаях роль психолога, не так существенна, хотя он и может оказать помощь на всех этапах, то в последнем случае без него обойтись сложно. Правильно выстроить организацию адаптации работников в внедрить в компанию - далеко нетривиальная задача.

Социально психологическая адаптация персонала, зачастую, является самым трудной и долговременной, особенно если коллектив, в силу каких-то причин, является закрытым и недружелюбным. Она делает все необходимое для формирования активной позиции работника в рамках профессиональных обязанностей, правильной оценки работником его социального статуса и основанного на нем поведения как многочисленных форм развития и реализации индивидуальных возможностей личности в процессе принятия посильного участия в решения общих задач компании.

Что получает компания, от системы социально психологической адаптации персонала7:

• Выявляется потенциал работника;

• Выявляются пробелы системы отбора персонала;

• Совершенствуются управленческие навыки наставников и руководителей;

• Принимаются правильные кадровые решения на перспективу развития сотрудника и при формировании кадрового резерва;

• Повышается лояльность нового работника к компании;

• Выясняется социально-психологический портрет сотрудника, эффективные для него методы стимулирования труда;

• Повышается эффективность системы управления персонала.

Это, в свою очередь приводит к:

• уменьшению стартовых издержек на профессиональную адаптацию;

• сокращению текучести рабочей силы;

• экономии времени руководства и коллег по работе;

• развитию удовлетворенности работой.

Организация трудовой адаптации работников.

При организации системы адаптации работников наши психологи-консультанты помогут вашим сотрудникам:

• Приобрести и закрепить интерес к работе. Стать заинтересованными не только в личных достижениях, но и в достижениях организации;

• Наладить личные и деловые контакты с коллегами, влиться в общественную жизнь компании;

• Выработать лояльность к корпоративной культуре компании;

• Принять существующий ритм, темп, объема интеллектуальной и физической нагрузки, мобилизовать свой потенциал;

• Снять эмоциональную напряженность, связанную с вхождением в новый коллектив, развить умения приспосабливаться к новой обстановке;

• Исходя из вышесказанного - повысить производительность труда.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Основные технологии  адаптации

2.1 Этапы адаптации

 

Процесс адаптации нового сотрудника можно разделить на несколько этапов, каждый из которых подразумевает проведение определенных адаптационных мероприятий и применение конкретных инструментов адаптации8.

1. До начала работы нового сотрудника в компании.
2. Вводный: первый день сотрудника в компании.
3. Ознакомление и общая ориентация: первая неделя работы.
• введение в организацию;
• введение в подразделение;
4. Вхождение в должность.
5. Действенная адаптация.
6. Функционирование.
7. Завершение:
• оценка: за две недели до конца испытательного срока (если длительность периода адаптации приравнена продолжительности испытательного срока);
• принятие решения: за три дня до конца испытательного срока (если длительность периода адаптации приравнена продолжительности испытательного срока);

Для каждой категории сотрудников (в зависимости от должности и начального уровня подготовки) желательно применять свой набор адаптационных инструментов.

До начала адаптации требуется понять уровень подготовленности новичка, так как от этого будет зависеть индивидуальный набор адаптационных мероприятий. Если есть возможность дифференциации, то наполнение адаптационной программы лучше всего сделать разным.

Рассмотрим, чем характеризуется каждый из этапов и что именно необходимо предпринять в ходе каждого из них.

До начала работы нового сотрудника.

1. Подготовить рабочее место. В случае если, например  речь идет о сотруднике сотрудника       производственного подразделения, необходимо заранее подготовить инструменты, которые потребуются ему для работы, и комплект рабочей одежды (информация о размерах одежды сотрудника может быть включена в анкету, которую он заполняет на этапе собеседования). Если речь идет о сотруднике офиса, то к его приходу следует подготовить рабочее место: стол, стул, компьютер, другую технику. Для удобства решения этого вопроса в заявку на подбор персонала может быть включен пункт о необходимости оборудования нового рабочего места, если должность будущего сотрудника является новой для подразделения, что позволит АХО и ИТ службе спланировать свои действия по приобретению необходимой мебели и техники.
2. Составить план вхождения в должность с целью облегчить задачу для наиболее многочисленных должностей в компании, например, для продавцов-консультантов в магазине. Объем такого документа не должен превышать одной страницы.
3. Определить наставника. Включить сотрудника в группы на обучение в рамках корпоративного учебного центра, если в этом есть необходимость.
4. Подготовить Комплект новичка.
5. Направить сотрудника на медицинский осмотр, если это является обязательным условием трудоустройства специалиста, например, на предприятии химической промышленности.
6. Проинформировать коллектив о новом сотруднике.
7. Предложить кандидату на должность руководителя познакомиться с коллективом до выхода на работу.

Первый день работы сотрудника9.

1. Оформить его в отделе кадров, ознакомить с положениями, должностной инструкцией, локальными нормативными актами. Предоставить необходимые документы (правила внутреннего трудового распорядка, трудовой договор).
2. Провести ознакомительную беседу с новичком, ключевые моменты обсуждения:
• инструктаж по техники безопасности и охране труда;
• оплата труда;
• премии и бонусы;
• условия переработок;
• условия изменения оплаты;
• рабочий график, отпуска, больничные;
• наказания, штрафы;
• поощрения;
• испытательный срок;
• какие параметры контролируются;
• кто и на какие вопросы может ответить.
3. Вручить «книгу сотрудника», «комплект новичка», последние выпуски корпоративной газеты.
4. Познакомить нового сотрудника с коллегами, провести экскурсию по подразделению.
5. Организовать беседу с руководителем и/или наставником. Разъяснить план вхождения в должность.
6. Обеспечить допуск в базы данных, и информационные системы компании, создать электронный адрес.

Ознакомление и общая ориентация (В первую неделю работы).

На данном этапе происходит ознакомление нового сотрудника с компанией, корпоративными правилами, историей, структурой, трудовым распорядком, традициями, политиками в области управления персоналом и т.д. Оценка уровня подготовленности новичка необходима для разработки наиболее эффективной программы адаптации. Если сотрудник имеет не только специальную подготовку, но и опыт работы в аналогичных подразделениях других компаний, период его адаптации будет минимальным. Однако поскольку организационная структура зависит от ряда параметров, таких, как технология деятельности, внешняя инфраструктура и персонал, новичок неизбежно попадает какой-то степени в незнакомую ему ситуацию.

Цели - формирование положительного отношения к организации; обеспечение понимания принципов функционирования компании; прояснение требований и ожиданий со стороны компании, обеспечение понимания принципов функционирования отдела, внутренних и внешних коммуникаций отдела; формирование командного духа и лояльности.

Организационные мероприятия необходимые на этом этапе:

1. Обеспечить его участие в Welcome! Тренинг, который может включать экскурсию по предприятию, просмотр фильма о компании, посещение музея.
2. Познакомить его с руководителями других подразделений.
3. Предоставить необходимую корпоративную документацию.

 

 Введение в организацию.

От результатов этого процесса в значительной степени зависит, будут ли сотрудники усваивать одобряемые организацией ценности, установки, будут ли испытывать чувство приверженности к ней или же у них останется негативное чувство. Спланированная работа по введению в организацию предполагает обеспечение сотрудника основной информацией об организации и о перспективах, которые он может иметь, работая в ней. Работнику сообщают сведения об истории организации, ее перспективах, политике и правилах. Сюда же включаются сведения об организационной структуре, порядке работы, количестве подразделений и филиалов и их расположении и др. Работника знакомят с политикой организации в отношении персонала: принципы найма, дисциплинарные требования, установленные порядки, льготы для работников, возможности для продвижения и т. д. На этом этапе сотрудник получает информацию об обедах, мотивации, отпусках, перекурах, куда и в каком случае обращаться - то есть бытовую информацию, которая очень важна для него в этот момент. Часто эти сведения содержатся в корпоративных буклетах. Также проводятся лекции, ознакомительные экскурсии, показываются видеофильмы. Ознакомление новых сотрудников с этой информацией может проводить менеджер по персоналу либо непосредственный руководитель.

Введение в подразделение10.

От успешности завершения этого процесса будет зависеть Формирование установок на командную работу, на лояльность компании. Сотрудника знакомят с работниками и руководителями подразделения, с людьми, с которыми ему необходимо общаться по характеру выполняемой работы, а также со всеми отделами и подразделениями, с которыми приходится тесно взаимодействовать в процессе работы и жизнедеятельности в компании. Кроме того, сотрудник знакомится с внутренними правилами отдела. Именно на данном этапе ему представляют наставника. Наставники могут меняться на определенных этапах развития сотрудника. На этапе введения в подразделение его наставником может быть либо менеджер группы, либо более опытный сотрудник, это зависит от специфики работы организации. Хорошо, если за этот этап будет отвечать руководитель отдела, уделив сотруднику, хотя бы пять минут своего времени, - это очень важно для формирования организационной приверженности. Часто в период адаптации сотрудника сопровождают два человека: непосредственный руководитель и инструктор, то есть наставник. Иногда наставник подключается на этапе практического освоения работы (особенно это касается отделов продаж). На первые выезды к клиентам новый сотрудник ездит с наставником.

Вхождение в должность.

Второй этап включает ознакомление с функциями и целями подразделения, целями и задачами самого сотрудника, процедурами и правилами, а также установление отношений с коллегами. Инструментами данного этапа являются Положение о подразделении, Должностная инструкция сотрудника, составленный План работы нового сотрудника на первые три месяца, содержащийся в Адаптационном листе, утвержденные регламенты и правила.