Разработка структуры управления. Распределение полномочий

3. Распределение полномочий  между подразделениями

3.1. Определение обязанностей  и полномочий

Для эффективной работы организации важно четко и ясно определить функциональные обязанности и полномочия, а также их взаимоотношение. Существуют три метода определения обязанностей и полномочий и их передачи в рамках организации.

Организационные схемы, таблицы. Рекомендуется построить схему структуры организации с системой внутренних взаимосвязей. При построении таких схем необходимо учитывать следующее: схема дает лишь общие контуры структуры организации; она должна быть доступна для понимания, содержать минимальное количество деталей; не существует стандартных построений организационной структуры, каждая фирма имеет свои особенности. Схема должна отражать реальную структуру фирмы и не являться своего рода теоретическим стандартом.

Позитивная сторона использования схематичных построений. На подготовительном этапе построения схемы организации последняя должна быть подвергнута тщательному анализу. Такое исследование принесет большую пользу, поскольку оно обнаруживает «слабые места», накладки полномочий, недостаточно управляемые звенья производственного процесса.

Как источник получения информации схема может быть использована в рамках ознакомления с деятельностью и структурой управления предприятием (в частности, вновь принятых на работу), а также в качестве дополнительного наглядного материала при изучении должностных инструкций.

Наконец, схема используется в качестве справочного материала, позволяет служащим предприятия быстро ознакомиться с происшедшими в рамках организации изменениями.

Недостатки использования схематичных построений. Это, во-первых, статичность. Так как бизнес динамичен, то, несмотря на то что основная структура организации остается неизменной в течение длительного времени, в рамках этой структуры возникает много изменений (например, кадровых), что, естественно, требует внесения определенных замен и дополнений.

Во-вторых, в схеме не отражаются неформальные отношения, что снижает ее практическую значимость.

Схемы могут привести к бюрократизму. Они по существу негибки и отражают устойчивые каналы взаимоотношений, но не указывают наиболее рациональных, коротких связей, которые весьма часто возникают в процессе деятельности организации.

Наконец, нередко возникают трудности в представлении об уровнях значимости. Неправильное впечатление может возникнуть в результате чтения схемы, где на одной горизонтальной линии показаны несколько менеджеров, что якобы подразумевает их одинаковый статус.

Руководство (справочник) по организационному построению предприятия. Такие виды документов часто называются отдельными справочниками или инструкциями. Они содержат перечень должностей с их подробным описанием (часто в форме описания производственных обязанностей, взаимоотношений, полномочий, соответствующих принципов и практики).

Распределение обязанностей означает определение масштаба полномочий и меры ответственности по каждой должности, обозначенной на схеме. Здесь же содержится описание выполняемых функций. В документе «Распределение обязанностей» должны содержаться следующие положения: название должности; отдел, в котором имеется эта должность; уровень положения; описание выполняемых функций; обязанности и права; взаимоотношения с руководством, коллегами и подчиненными; число подчиненных, их особенности; должность непосредственного руководителя; особые полномочия (обязанности); ограничения в полномочиях (например, возможность действовать по своему усмотрению, определение величины денежных средств).

3.2. Определение масштабы  управления

При определении масштабов управления следует учитывать несколько факторов, имеющих существенное значение. Помимо степени сложности, характера выполняемой работы необходимо учитывать субъективные возможности менеджера, его способности сотрудничать с коллективом. Менеджер может уменьшить время, необходимое для управления и контроля, путем: делегирования полномочий на выполнение четко поставленной задачи; составления ясного и краткого плана, разработки соответствующих приемов и подходов; использования контрольно-проверочных нормативов, чтобы иметь возможность убедиться в соблюдении его подчиненными соответствующего плана, графика.

Огромное значение имеет правильное установление пределов распространения полномочий. Следует учитывать, что в случае необоснованно увеличенных масштабов управления теряется личный контакт между менеджером и подчиненными. Менеджер может потерять управление группой, возможно появление подгрупп (с неофициальным руководителем), возникают трудности в проверке результатов деятельности группы, снижается качество профессионального обучения работников, а также ослабляется контроль над выполнением порученных им заданий, что отрицательно сказывается на их моральном состоянии и результатах труда.

С другой стороны, в случае необоснованно сокращенных масштабов управления возникает слишком много уровней управления. Возрастают административные затраты, больше времени отводится на принятие решений в связи с необходимостью прохождения всех звеньев управления, возрастает степень контроля, что может привести к снижению инициативы и творческой активности, неблагоприятно сказаться на моральном состоянии.

3.3. Передача полномочий

От масштаба полномочий зависит степень централизации и децентрализации. Делегирование полномочий является составной частью децентрализации. При отсутствии делегирования полномочий управление организацией становится слишком централизованным. Уровень централизации тем ниже, чем больше решений принимается непосредственно на рабочих местах, которые незамедлительно выполняются и носят узкий, специальный характер.

Главная цель делегирования полномочий -- сделать возможной децентрализацию управления организацией. Это необходимо делать, когда масштабы управления слишком велики и сам процесс включает в себя передачу полномочий нижестоящим руководителям на выполнение специальных заданий. Передача полномочий может осуществляться в устной или письменной форме. Вместе с тем полномочия не должны быть ни слишком узкими, ни слишком широкими. Принципы передачи полномочий Егоршин А.П. Управление персоналом. - СПб.: Пресс, 2003 - 244 с.

· передача полномочий должна осуществляться в соответствии с ожидаемым результатом. Подчиненный должен обладать достаточными полномочиями для достижения требуемого результата;

· передача полномочий должна осуществляться по линиям управления, с тем чтобы каждый подчиненный знал, кто конкретно его уполномочил, перед кем он несет ответственность;

· руководитель принимает решения в пределах своих полномочий.

· передаются лишь полномочия, ответственность не передается

Искусство передачи полномочий зависит в основном от причин субъективного характера и включает в себя следующее: восприимчивость к новым идеям; готовность передать решение незначительных вопросов низшему звену управления; готовность доверять низшему звену управления; стремление осуществлять лишь общий контроль (а не почасовой, ежедневный).

4. Разработка положения  о структурном подразделении

4.1. Роль и методы разработкиположения  о структурном подразделении

Организационная структура - это скелет предприятия, который должен «обрастать мускулатурой», то есть положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями.

Создание отделов (подразделений) путем группирования аналогичных производственных функций и служащих позволяет добиться более эффективного управления, необходимой гибкости руководства компанией в период расширения ее хозяйственной деятельности.

Методы распределения обязанностей по отделам Волкова К.А. Предприятие: стратегия, структура, положения об отделах и службах, должностные инструкции. - М.: Экономика, 2002 - 275 с:

1. по принципу деления  на равные по размеру группы. Этот метод применяется, когда  профессиональные работники одинаковы, а для достижения какой-либо  цели необходимо определенное  число людей.

2. по функциональному признаку. Это наиболее распространенный способ создания отделов по производству, маркетингу, кадрам, финансовым вопросам и т. д. Их число зависит от потребностей самой организации.

3. по территориальному  признаку. Этот способ наиболее  распространен в случаях, когда предприятие осуществляет свою деятельность на территории разных районов.

4. на основе выпускаемой  продукции. Этот способ в настоящее  время получает все большее  распространение на крупных предприятиях, расширяющих ассортимент производимой продукции.

5. на основе интересов  потребителя. В тех отраслях, где  покупатель является ключевым  фактором, его интересы оказывают  решающее влияние на структуру  организации. Это особенно характерно  для службы сервиса.

В крупных по масштабам деятельности компаниях используются все или некоторые из вышеприведенных способов.

При формировании структур управления во внимание принимаются следующие вопросы Исаева Е.Д. Проектирование организационной структуры управления. - СПб.: Праимевро, 2000 - 89 с:

· стратификация, т.е. сколько может потребоваться уровней управления;

· формализация, то есть насколько формальным должно быть взаимодействие. Чем более бюрократичен стиль, тем более формальной и системной должна быть внутренняя структура;

· централизация, то есть иерархия доведения принятых решений, все ли вопросы должно решать высшее руководство;

· сложность организационной структуры, то есть насколько сложным должно быть управление с организационной точки зрения.

4.2. Анализ положения  об отделе маркетинга 

В приложении приведен пример положения об отделе маркетинга, который был разработан на основе материала и рекомендаций, представленных в книге Волковой К.А. «Предприятие: стратегия, структура, положения об отделах и службах, должностные инструкции».

Пример носит иллюстративный характер, и, естественно, при разработке положения об отделе маркетинга для конкретного предприятия необходимо учесть особенности предприятия:  стратегические цели, задачи, организационную структуру управления, сферу деятельности, количество видов бизнеса, финансовые,  трудовые ресурсы и много другое. Кроме особенностей предприятия должны быть учтены действующее законодательные и нормативные документы.

Данное положение об отделе маркетинга рассчитано на достаточно большое предприятие с большим ассортиментом продукции, широким охватом рынков сбыта и большими объемами продаж. Такому предприятию необходим отдел маркетинга с большим количеством работников, что связано с проблемой четкой организованности и слаженности работы коллектива.

Так как предприятие оперирует достаточно большими суммами, риск убытков очень велик и неправильная работа отдела маркетинга может привести к большим потерям. Для этого в Положении четко определяются цели и задачи отдела (пункт 2).

Так как ассортимент товара велик в пункте 3 «Структура отдела маркетинга» выбран товарно-функциональный принцип управления. Весь персонал отдела разделен на две группы: первая отвечает за проведение маркетинговых исследований, анализа и планирования маркетинговой деятельности, вторая - за продвижение товара и доведения его до потребителя. Такое деление представляется целесообразным с точки зрения четкости распределения функций и отсутствия дублирования обязанностей. Каждая группа подчиняется своему руководителю. Так как сферы деятельности групп не пересекаются, то возможность возникновения разногласий между руководителями групп сводятся к минимуму.

Также в данном положении четко сформулированы функциональные обязанности (должностные инструкции) работников отдела маркетинга. Вместе с тем дается четкое распределение обязанностей по выполнению отдельных функций маркетинга, что конкретизирует должностные инструкции работников.

В итоге можно заключить, что данное положение об отделе маркетинга содержит объем информации, достаточный для слаженного и продуктивного функционирования отдела маркетинга.

35

Заключение

Структура организации, ее иерархия скрывают в себе глубочайший смысл. Корни этого вопроса уходят далеко в фундаментальные разработки экономической теории, маркетинга и теории отраслевых рынков, а эти основополагающие исследования признаны учеными всего мира.

Эволюция организационных форм управления последовательно отражала основную тенденцию развития организации общественного производства - углубление разделения и кооперации труда, усиление его специализации, ускорение научно-технического прогресса и его роли в производстве, повышение разнообразия и сложности условий, в которых функционируют производственно-хозяйственные организации.

Построение организационной структуры управления, адекватной объективным условиям, - это творческая задача, которая отнюдь не сводится к использованию типовых структур (или систем) управления, оправдавших себя в некоторых достаточно ограниченных условиях хозяйственной деятельности. Это не означает отрицания возможности и необходимости классификации структур управления как предмета исследования и проектирования, но требует системного подхода учеными всего мира.

В заключении важно подчеркнуть, что экспериментирование с разработкой и введением новых структур управления стало характерной чертой последнего десятилетия XX в. В ходе этих экспериментов нередко используются самые разнообразные комбинации известных видов и типов структур, приспосабливаемых организациями к конкретным условиям их функционирования. Но все же главная тенденция состоит в том, что каждая последующая структура становится более простой и гибкой по сравнению с ранее действовавшими.

Можно не сомневаться в том, что в ближайшем будущем мы столкнемся с большим разнообразием структур, каждая из которых будет отвечать потребностям конкретной организации.

Список использованной литературы

1. Акбердин Р.З., Кибанов А.Я. Совершенствование структуры, функций и экономических взаимоотношений  управленческих подразделений предприятий  при формах хозяйствования. Учебное  пособие. - М.: ГАУ, 1999 - 201 с.

2. Ансофф И. Стратегическое  управление. - М.: Экономика, 2001 - 189 с.

3. Волкова К.А. Предприятие: стратегия, структура, положения  об отделах и службах, должностные  инструкции. - М.: Экономика, 2002 - 275 с.