Роль информации в системе управления

Розничная торговля алкогольными напитками

Розничная торговля табачными изделиями;

Все реализуемые в магазине товары должны соответствовать определенным нормам. Для этого выдаются специальные документы - сертификаты соответствия, удостоверяющие качество и безопасность реализуемых товаров, выданных или зарегистрированных в Национальной системе сертификации РБ. В сертификате указываются:

орган, выдавший сертификат и осуществляющий инспекционный контроль;

нормативные документы, соответствие которым удостоверяет сертификат;

документы, на основании которых выдан сертификат (документы о гигиенической, ветеринарной регистрации и др.;

наименование аккредитованной испытательной лаборатории и ее регистрационный номер;

номер протокола испытаний и дата утверждения;

сертификат системы качества, сертификат (аттестат) производства, акт проверки).

Сертификат должен быть выписан на бланке специального образца и заверен печатью и подписью выдавшей стороны. Верной признается также цветная копия сертификата, заверенная печатью и подписью уполномоченного представителя органа по сертификации.

Так же обязательными для магазина ”Родная сторона” являются: лицензии на товары, торговля которыми подлежит обязательному лицензированию (спиртные напитки, табачные изделия); товарно-транспортные накладные, реестры, декларации о соответствии, сертификаты/удостоверения о качестве; ассортиментный перечень товаров, утвержденный в установленном порядке, контрольная лента кассового аппарата, санитарный журнал, книга отзывов и предложений и т.д.

Ассортиментный перечень включает в себя более сотни наименований различных товаров. Супермаркет предлагает большой ассортимент высококачественных продуктов питания (бакалея, гастрономия, детское питание, напитки, кондитерские изделия, диетические и диабетические товары, овощи и фрукты, консервация) и товары народного потребления (парфюмерия, косметика, бытовая химия, хоз. товары, детские игрушки), более чем от 500 отечественных и зарубежных производителей. Каждый покупатель, независимо от уровня доходов, может найти для себя товар, устраивающий его по цене и качеству.

Важным правилом ведения торговли является обязательное наличие книги отзывов и предложений. Этот документ должен храниться в торговом зале на видном месте и по первому требованию предоставляться покупателю. Все листы книги пронумерованы и прошнурованы. Заверяется книга печатью и подписью заместителя главы администрации района. Книга отзывов и предложений отражает мнение покупателей и персонала о работе универсама. Здесь можно найти как положительные отзывы, так и критические замечания. Все замечания и предложения рассматривает администрация магазина. Гражданину, сделавшему запись в книге замечаний и предложений, обязательно направляется ответ.

Кроме основных услуг «Родная сторона» предоставляет покупателям дополнительные услуги: изготовление кулинарных и кондитерских изделий на заказ; изготовление суши; пункт обмена валют; живые цветы; продажа видео-аудио сервис; продажа печатной продукции; оформление подарков; банкомат; приобретение товаров по безналичному расчету и по кредитным карточкам (viza , maestro , mastercart); бесплатная парковка;

Формы материальной ответственности

В каждой торговой организации, включая ОАО «Родная сторона» существуют определенные требования при приеме работника в данную организацию. Обязательно с работником заключается договор о материальной ответственности.

Материальная ответственность - это правовое отношение между торговым предприятием и работником. Данное отношение обязывает работника возмещать ущерб нанесенной порчи, хищения, недостачи в результате неправильных действий или бездействий работников. Лица, на которых возлагается материальная ответственность, называют - материально-ответственными лицами.

К материально-ответственным лицам относят: заведующих магазином и их заместителей; заведующих отделами и секциями и их заместителей; продавцы; кассиры-контролеры; и другие работники, чья работа связана непосредственно с приемом, хранением и реализацией товаров, а также прием денежных средств.

Различают два вида материальной ответственности: полная и ограниченная.

Полная материальная ответственность наступает, если между работником и нанимателем заключен договор о полной материальной ответственности и ущерб причинен в результате преступления, или невыполнения условий договора.

Ограниченная ответственность наступает при нанесении ущерба работниками, которые не являются материально-ответственными лицами, по небрежности или в результате неправильного хранения материальных ценностей или непринятия необходимых мер по предотвращению ущерба. В этом случае размер возмещения ущерба не может превышать трех среднемесячных заработных плат сотрудников.

Существуют две формы полной материальной ответственности: индивидуальная и бригадная (коллективная).

Индивидуальная устанавливается, если имеется возможность разграничить ответственность каждого работника за вверенные ему товарно-материальные ценности.

Коллективная - устанавливается при совместном выполнении работ, если невозможно разграничить материальную ответственность каждого работника.

В супермаркете «Родная Сторона» полная индивидуальная материальная ответственность.

В торговом зале имеются аппараты для считывания штрих-кода товара и определения его цены. Это удобно как для продавцов, так и для покупателей. Покупатель в любое время может удостовериться, что цена на ценнике соответствует цене данного товара.

Порядок приемки товаров по количеству и качеству

Приемка товаров - важный элемент торгово-технологического процесса, от которого во многом зависит качество товаров в торговом зале, культура обслуживания покупателей.

Приёмка осуществляется в соответствии с « Положением о приёмки товаров по количеству и качеству» в РБ.

В соответствии с действующим законодательством, обязательными сопроводительным документом, подтверждающим поступление товара, является товарно-транспортная накладная (Приложение В). Согласно "Положению о приемке товаров по количеству и качеству" принимающая сторона обязана во время приемки товара проверить наличие и достаточность сопроводительной документации, соблюдение сроков доставки и установленных правил перевозки товара, обеспечивающих предохранение его от повреждения и порчи. Часто порядок поставки дополнительно оговаривается договором поставки.

Поставка товара в магазины сети ”Родная Сторона” осуществляется автотранспортом либо непосредственно с предприятий-изготовителей, либо со складов логистического центра. Заключением долгосрочных контрактов с предприятиями, занимается логистический центр. Объём поставки того или иного наименования продукции определяется товароведами на основании анализа спроса на товар.

Приёмка товара производится материально-ответственными работниками в специально отведённой части магазина (рампе), где имеются две ячейки для проведения разгрузочных мероприятий. Таким образом, одновременно может производиться разгрузка двух транспортных средств. Разгрузка производится вручную.

При несоответствии качества товаров или тары требованиям стандартов приёмщик составляет односторонний акт и в течение суток вызывает представителя поставщика для составления двустороннего акта. Поставщик вызывается только, если это оговорено в договоре поставки.

Если представитель поставщика не явился в установленные сроки или вызов его не обязателен, проверка качества может производиться с участием представителя органа, осуществляющего государственный контроль качества или представителя местных органов власти. С согласия поставщика может быть произведена и односторонняя проверка.

По результатам приёмки составляется акт экспертизы или приёмки, в котором чётко указывается причины и основания перевода товара в низший сорт или его забраковки. При возникновении разногласий между приёмщиком и поставщиком приёмщик приглашает эксперта.

Акты о скрытых недостатках на товары составляются в течение 5 дней с момента обнаружения, но в пределах гарантийного срока. На товары без гарантийного срока акт составляется в течение 5 дней со дня обнаружения, но не позднее 4 месяцев со дня поступления на склад.

Данные акты служат основанием для предъявления претензий поставщику, которые направляются ему в течение месяца после составления акта. В этот же срок претензия рассматривается поставщиком или изготовителем товара и результат сообщается в магазин.

Забракованные товары складом не принимаются или принимаются на ответственное хранение, о чём уведомляется поставщик. Если в установленные Положением сроки поставщик товаром не распорядился, магазин вправе сам распорядиться этим товаром (вернуть поставщику, сдать на переработку и т.д.).

Если товар соответствует всем установленным нормативам и стандартам, то осуществляется его приём в соответствии с принятыми установками и прописываются соответствующие документы (товарно-транспортные накладные). После чего товары направляются в места хранения.

 

2. Роль, структура и виды информации в процессе управления торговлей

 

Документ - любой материальный носитель с закрепленной на ней информацией на любом языке и любым способом для последующего обращения в информационных системах.

В правовой науке документ изучается как средство документирования и документных правоотношений.

По государственному стандарту, документ - это средство закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной деятельности и мысленной деятельности человека. Отсюда я могу понять для себя, что документ - прежде всего сознательная деятельность человека. Закрепленная информация, выполненная при прямом участии человека, когда он создает документ, или при косвенном участии, когда информация, закрепляемая техническими средствами, созданными человеком. А также сознательное закрепление информации не может быть выражено без слов или каких-либо знаков или символов, поскольку она является мысленным отображением действительности. Поэтому основное смысловое значение документа обобщается  в определении его как средство закрепления информации. Существенно и то обстоятельство, что информация о фактах, событиях является объективной действительностью и мысленная деятельность человека может быть закреплена различным способом - письмом, графикой, фотографией, звукозаписью, видеозаписью и др. И особенно отменную, немаловажную роль играет, на каком материале документ создается - папирус, пергамент, бумага, фотопленка, видеокассета, дискета и т. д.

Так как я вплотную коснулась понятия “документ”, то будет упущением, если я не опишу, какие функции выполняет документ.

Документ обладает определенными функциями. Это есть его целевое назначение, органически присущее только ему, независимо от того, осознана или не осознана она автором. Иными словами, фиксируя в документе информацию, его автор далеко не всегда программирует какую-либо функцию.

При изучении этих функций появляется возможность:

1. Уяснить подлинную цель создания документа и заключающейся в нем информации;

2. Правильно понять роль документа в данной социальной структуре, в данной системе экономических и социально-политических связей;

3. Провести более четкую научную классификацию документа;

4. Сформулировать определенные требования к их организации, содержанию и форме и к технологии обработки;

5. подвести теоретическую базу под рационализацию документооборота и отчасти управления.

Нет документов, несущих только одну функцию. Критерием классификации функций является специфика содержания документа, которая, в свою очередь, определяется потребностью в реализации той или иной общественной функции.

Можно выделить следующие функции документа: информационную, социальную, коммуникативную, культурную, управленческую, правовую, учета, исторического источника.

Немного более подробно об этих функциях.

Преднамеренная фиксация информации с целью ее сохранения и передачи и определения содержания информационной функции. Особенность ее в том, что она присуща всем без исключения документам, ибо необходимость фиксирования информации - причина появления любого из них.

Все остальные функции документа в принципе можно назвать как различные аспекты, составные части, модификации именно этой основополагающей функции, поскольку они базируются на разных модификациях или интерпретация содержащейся в документе информации.

Важной информацией, которую содержит документ, является социальная - это информация о процессах, происходящих в обществе. Она состоит в закреплении, сохранении и передаче именно социальной информации. Может содержаться в готовом виде, не требующем расшифровки, так и в форме, которая позволяет извлечь ее в результате анализа, с помощью применения специальных методов и приемов исследования.

Можно сказать, что социальная функция документа - это в той или иной степени отражение в нем деятельности места и роли данного человека в данном обществе.

Тесно связана с информацией коммуникативная функция документа. В какой-то степени ее можно рассматривать как частный случай информации, но она выделяется в отдельную функцию потому, что у нее есть своя, ярко выраженная специфика, а именно передача информации во времени и пространстве. По содержанию она есть функция организации и поддержки информационной связи между членами общества и между разными частями общественной и государственной организации.