Роль коммуникаций в системе управления

Государственное казенное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

"Российская  таможенная академия"

Владивостокский филиал

 

 

Кафедра управления

 

 

 

 

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

 

по дисциплине  Общий менеджмент

 

студента _Костяной А.Н._________________________________________________

группа 125________

факультет Таможенного дела

специальность 036401.65 Таможенное дело

на тему:  Роль коммуникаций в системе управления_______________________

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Научный руководитель: _______________

 

____________________________________

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Владивосток

2014

Оглавление

Введение…………………………………………………………………3

Основная часть…………………………………………………………  4

Заключение……………………………………………………………  10

Список использованных источников……….………………………  .12

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Коммуникация может быть определена как процесс обмена и понимания информации между двумя и более людьми с целью мотивирования определенного поведения или влияния на него. Цель коммуникационного процесса – обеспечение понимания информации.               Обмен информацией происходит только в том случае, когда одна сторона предлагает информацию, а другая воспринимает её. Поэтому эффективные коммуникации требуют от каждой из сторон определенных коммуникативных навыков, умений, взаимопонимания.

Цель данной работы состоит в анализе наиболее эффективных способов взаимодействия между людьми, а так же рассмотреть какие преграды существуют в организационных коммуникациях.

Для достижения поставленной цели сформулированы следующие задачи:

- изучить понятия, цели  и функции коммуникационного процесса;

- проанализировать как коммуникационный процесс влияет на успешность в управлении;

- провести анализ существующих  барьеров в коммуникационной деятельности и выявить способы их преодоления.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Основная часть

 

Коммуникация - это общение людей в процессе их совместной деятельности, это обмен идеями, мыслями, чувствами, обмен информацией. Без коммуникации невозможно существование никакой организованной группы людей. Коммуникация - это средство, с помощью которого в единое целое объединяется организованная деятельность. Ее также можно рассматривать как средство, с помощью которого социальные и энергетические вклады вводятся в социальные системы. Коммуникация является средством, с помощью которого модифицируется поведение, осуществляются изменения, информация приобретает эффективность, реализуются цели. Коммуникация стала темой исследований сравнительно недавно не потому, что древние народы были в неведении о ее важной роли, а потому что все «знали» о ее необходимости и принимали участие в распространении информации. Бернанд был одним из первых и, по крайней мере, одним из наиболее известных авторов, кто серьезным образом рассматривал коммуникацию на крупных предприятиях. Он рассматривал ее как средство, с помощью которого люди объединены в организацию для достижения общей цели. Это до сих пор остается основной функцией коммуникации. Без коммуникации невозможно и управление, потому что оно, с одной стороны опирается на существующие и сложившиеся формы коммуникации, с другой - формирует те формы коммуникации, которые облегчают как совместную деятельность, так и само управление. Хотя коммуникация имеет широкое применение во всех областях управления, она особенно важна для осуществления функции руководства и лидерства. Согласно исследованиям руководитель от 50 до 90% своего времени тратит на коммуникации. Это кажется невероятным, но становится понятным, если учесть, что руководитель занимается этим, чтобы реализовать свои роли в межличностных отношениях, информационном обмене и процессе принятия решений, не говоря об управленческих функциях планирования, организации, мотивации и контроля. Именно потому, что обмен информации встроен во все основные виды управленческой деятельности, можно назвать коммуникации связующим процессом. Поскольку руководитель исполняет три свои роли и осуществляет четыре основные функции, с тем чтобы сформулировать цели организации и достичь их, качество обмена информацией может прямо влиять на степень реализации целей. Это означает, что для успеха индивида и организаций необходимы эффективные коммуникации. Неэффективные коммуникации - одна из сфер возникновения проблем менеджера. Эффективно работающие. Руководители - это те, кто эффективны в коммуникациях. Они представляют суть коммуникационного процесса, обладают хорошо развитым умением устного и письменного общения и понимают, как среда влияет на обмен информацией.

Коммуникационный процесс — это обмен информацией между людьми, целью которого является обеспечение понимания передаваемой и получаемой информации.

Основные функции коммуникации: 
1) информативная — передача истинных или ложных сведений; 
2) интерактивная (побудительная) — организация взаимодействия между людьми, например, согласовать действия, распределить функции, повлиять на настроение, убеждения, поведение собеседника, используя различные формы воздействия: внушение, приказ, просьба, убеждение; 
3) перцептивная функция — восприятие друг друга партнерами по общению и установление на этой основе взаимопонимания; 
4) экспрессивная — возбуждение или изменение характера эмоциональных переживаний.

Передача информации возможна:

- другим лицам;

-для выполнения задач.

Передача информации может осуществляться в следующих направлениях: 
а) сверху вниз: 
- постановка задач (что, когда делать); 
- инструктирование (как, каким образом, кто); 
б) снизу вверх: 
- донесения об исполнении; 
- донесения о проверках; 
- донесения о личном мнении сотрудника;

в) в горизонтальном направлении: 
- обмен мнениями; 
- координация действий; 
- планирование; 
- сообщения об исполнении.

Для осуществления процесса коммуникации необходимы четыре основных элемента: 
1) отправитель информации; 
2) сообщение - собственно информация; 
3) канал - средство передачи информации; 
4) получатель информации. Коммуникационный процесс разбивают на пять этапов:

I этап - начало обмена информацией, когда отправитель должен ясно представить, «что именно» (какую идею и в какой форме ее выразить) и «с какой целью» он хочет передать и какую ответную реакцию получить. 
          II этап - воплощение идеи в слова, символы, в сообщение.       Выбираются и используются различные каналы передачи информации: речь, жесты, мимика, письменные материалы, электронные средства связи: компьютерные сети, электронная почта и т. д. 
          III этап - передача информации через использование выбранных каналов связи. 
         IV этап - получатель информации переводит вербальные (словесные) и невербальные символы в свои мысли - этот процесс называют декодированием. 
         V этап - этап обратной связи - отклик получателя на полученную информацию, на всех этапах коммуникационного процесса могут существовать помехи, искажающие смысл передаваемой информации.

 

Коммуникативная структура - это совокупность позиций членов организации в системах информационных потоков, связывающих членов организации между собой и внешней средой, а так же концентрация у них того или иного объема информации.

 

Главные функции коммуникативных структур заключаются в следующем:

-обеспечивать органы  прямого управления организации  необходимой деловой и специальной  информацией, например, расчетами различных  вариантов для принятия тех  или иных решений; такая информация  представляется в виде предложений, рекомендаций и советов;

-осуществлять сбор и  анализ необходимой информации  и обеспечивать бесперебойную  работу технических средств связи  и обработки информации;

-планировать работу различных  подразделений организации, составлять  графики работы, определять плановые  показатели, разрабатывать всевозможные  стандарты;

-заниматься снабжением  и материальным обеспечением

повседневной жизни организации;

-решать социальные задачи, стоящие перед организацией.

 

Выделяют следующие виды коммуникаций: 
- формальные (определяются организационной структурой предприятия, взаимосвязью уровней управления и функциональных отделов). Чем больше уровней управления, тем выше вероятность искажения информации, так как каждый уровень управления может корректировать и отфильтровывать сообщения; 
- неформальные коммуникации (например, канал распространения слухов); 
- вертикальные (межуровневые) коммуникации: сверху вниз и снизу вверх; 
- горизонтальные коммуникации - обмен информацией между различными отделами для согласования действий; 
- межличностные коммуникации - устное общение людей в любом из перечисленных видов коммуникаций.

Горизонтальные потоки сообщений в организации имеют место чаще, чем вертикальные. Одна из причин состоит в том, что люди более расположены говорить свободно и открыто с равными себе, чем со старшими.

Горизонтальный обмен информацией в этом случае менее подвержен искажениям, поскольку у работников разного уровня взгляды совпадают чаще. Более того, содержание горизонтальных сообщений носит в основном координационный характер, тогда как у вертикальных, идущих сверху вниз, - приказной. Сообщения, движущиеся снизу-вверх, содержат главным образом информацию обратной связи о производственной деятельности.

 

Рассмотрим преграды в организационных коммуникациях.

Искажение сообщений-одна из проблем организационных коммуникаций, состоящая в изменении смысла сообщения. Такое искажение может быть обусловлено рядом причин:

Сознательное искажение информации может иметь место, когда какой-либо управляющий не согласен с сообщением.

Проблемы обмена информацией вследствие искажения сообщений могут возникать также вследствие фильтрации. В организации существует потребность фильтровать сообщения, с тем чтобы с одного уровня на другой уровень организации направлялись только те сообщения, которые его касаются. Для этого их приходится суммировать и упрощать, акцентировать одни и отсеивать другие перед направлением в разные сегменты организации. Такой отбор может и стать причиной искажения содержания.

Сообщения, отправляемые наверх, могут искажаться в силу несовпадения статусов уровней организации. Руководители высшего звена обладают более высоким статусом, поэтому возникает тенденция снабжать их только положительно воспринимаемой информацией.

Преграды на путях обмена информацией могут также быть следствием перегрузки каналов коммуникаций. Руководитель, поглощенный переработкой поступающей информации и необходимостью поддерживать информационный обмен, вероятно, не в состоянии эффективно реагировать на всю информацию. Он вынужден отсеивать менее важную информацию и оставлять только ту, которая кажется ему наиболее важной; то же относится и к обмену информацией.

К другим аспектам, которые могут вызывать проблемы в коммуникациях, можно отнести неудовлетворительный состав и использование комитетов, рабочих групп, кадров вообще, а также способ организации власти и распределения задач. Наконец, создавать проблемы при обмене информацией могут конфликты между различными группами или отделами организации. Ясно, что плохо проработанная информационная система может снижать эффективность обмена информацией и принятия решений в организации.

 

 

 

Заключение

 

Почти невозможно переоценить важность коммуникаций в управлении. Едва ли не все, что делают руководители, чтобы облегчить организации достижение ее целей, требует эффективного обмена информацией. Если люди не смогут обмениваться информацией, они не сумеют работать вместе, формулировать цели и достигать их. Однако коммуникации-это сложный процесс, состоящий из взаимозависимых шагов. Каждый из этих шагов очень нужен для того, чтобы сделать наши мысли понятными другому лицу. Каждый шаг-это пункт, в котором, если мы будем небрежны и не будем думать о том, что делаем, смысл может быть утрачен.

Согласно исследованиям, руководитель от 50 до 90% всего времени тратит на коммуникации. Это кажется невероятным, но становится понятным, если учесть, что руководитель занимается этим, чтобы реализовать свои роли в межличностных отношениях, информационном обмене и процессах принятия решений, не говоря об управленческих функциях планирования, организации, мотивации и контроля. Именно потому, что обмен информацией встроен во все основные виды управленческой деятельности, мы называем коммуникации связующим процессом.

Поскольку руководитель исполняет три свои роли и осуществляет четыре основные функции, с тем, чтобы сформулировать цели организации и достичь их, качество обмена информацией может прямо влиять на степень реализации целей.

Это означает, что для успеха индивидов и организаций необходимы эффективные коммуникации.

Неэффективные коммуникации-одна из главных сфер возникновения проблем. Глубоко осмысливая коммуникации на уровне личности и организации, надо стараться снижать частоту случаев неэффективных коммуникаций и становиться лучшими, более эффективными менеджерами. Эффективно работающие руководители-это те, кто эффективны в коммуникациях. Они представляют суть коммуникационного процесса, обладают хорошо развитым умением устного и письменного общения и понимают, как среда влияет на обмен информацией.

Коммуникативная структура в той степени, в какой она развита, повышает гибкость и саморегуляционные возможности организации. Она является основным средством обучения и совершенствования менеджеров среднего звена управления. Развитие коммуникативных структур в организациях стимулируется техническим прогрессом и использованием передовых технологий.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список использованных источников

 

1. Базилевич, А.И. Малый бизнес: учебное пособие /А. И. Базилевич. - М.: КНОРУС, 2009.   

2. Басовский, Л.Е. Менеджмент: учебное пособие для студентов вузов / Л. Е. Басовский. - М.: ИНФРА-М, 2010.

3. Веснин, В.Р. Основы менеджмента: учебник /В. Р. Веснин. - М. :Проспект, 2011.

4. Глумаков, В.Н. Менеджмент малого бизнеса: учебник для студ. вузов /В. Н. Глумаков, В. Я. Горфинкель, М. М. Максимцов. - М.: Вузовский учебник, 2007.  

5. Глухов, В.В. Менеджмент: учебник /В.В. Глухов. – 3-е изд. СПб.: Питер, 2010.

6. Зельдович, Б.З. Менеджмент: учебник для студ. вузов /Б. З. Зельдович. - 2-е изд., стереотип. - М.: Экзамен, 2009.

7. Зуб, А.Т. Принятие управленческих решений. Теория и практика: учебное пособие для студентов вузов /А. Т. Зуб. - М.: ФОРУМ : ИНФРА-М, 2010.