Самоменеджмент. Понятие, элементы, функции

Обратим внимание на возможности третьего этапа, которые  пока еще недостаточно раскрыты.

“Обогащенный  самоменеджмент”

Базируясь на системном подходе, следует выделить основные подсистемы, которые могут  раскрыть его главные функции. С  учетом этого данная (упрощенная) модель человека будет включать пять составляющих: физическую (ЧФ), нравственную (ЧН), психологическую (ЧП), рациональную (ЧР) и творческую (ЧТ).

Управление  собой - это умение управлять каждой из пяти перечисленных подсистем  и их интегралом - личностью.

С точки зрения ситуационного подхода управлять  собой можно по-разному, применяя различные методы, или иначе системы  управления. Выделим пять систем самоменеджмента - саморегуляцию, анализ, адаптацию, рационализацию и развитие личности.

Структуру предлагаемой концепции самоменеджмента удобно представить в табличной форме, если по одной оси выделить названные подсистемы человека, а по другой - системы управления. В приведенной в приложении (таблица 1) таблице даны пояснения и примеры для одной из подсистем человека - “человека творческого” (ЧТ), а также для личности в целом.

 

 

 

3. Причины дефицита времени

 

Чтобы эффективно использовать рабочее время, прежде всего нужно знать, на что оно расходуется и почему его не хватает. Причины, по которым не хватает времени, тесно взаимосвязаны. Например, если менеджер не планирует свой рабочий день, не организует свою работу - ему не хватает времени. И наоборот, если менеджеру не хватает времени, то он спешит, не планирует свой день, хватается за все дела подряд, стараясь выполнить все сразу. Выйти из этого замкнутого круга можно только начав планировать свое время , а для этого нужно выяснить, на что расходуется время и выявить основные причины дефицита времени.

Причины дефицита времени заключаются  в следующем:

1 Постоянная  спешка. В состоянии постоянной  спешки руководитель не успевает  сосредотачиваться на той задаче, которую он выполняет в данный  момент. Он идет по тому пути, который первым пришёл на ум, вместо того, чтобы подумать о  других, возможно более рациональных  способах решения данной задачи.

2 Отсутствие  четкого распределения работ  по степени их важности. При  этом руководитель начинает заниматься  наиболее легкими и приятными,  не столь важными делами. В  результате у него не хватает  времени на решение ключевых, перспективных задач.

3 Постоянные  доработки дома. Труд управляющего относится в определенной мере к интеллектуальной деятельности, поэтому трудно разделить умственные процессы, связанные с этой деятельностью на осуществляемые в рабочее и свободное время. Это приводит к проникновению рабочего времени в свободное. При этом руководитель не успевает отдыхать, что сказывается на его работоспособности и здоровье.

4 Большой  поток рутинных дел, часто срочных,  работа над которыми занимает  много времени.

5 “Воры времени” - непредвиденные и обусловленные  недостаточным планированием дела . Наиболее крупные воры времени - это телефонные звонки, незваные посетители, дела, за которые менеджер берется потому, что не может отказать в просьбе. Все это отнимает много времени и отвлекает от действительно важных дел.

6 Суетливость.  Это результат плохой организованности  дня, а также иногда зависит  от импульсивности и особенностей  человека.

7 Слабая  мотивация труда. Следствием является  низкая производительность, что  порождает хроническую нехватку  времени.

 

 

 

3.1 Анализ использования рабочего  времени

 

Чтобы правильно  распределить время, необходимо точно  знать, как оно расходуется в  действительности. Анализ использования  времени поможет выявить временные  потери, показать сильные и слабые стороны практикуемого рабочего стиля. Такой анализ просто необходим, если не известно, на что вообще расходуется время, не известно, сколько времени требует выполнение тех или иных дел, не известно, какие факторы стимулируют или ограничивают работоспособность.

Чтобы анализировать  проблему, нужен достоверный учет времени. Самый эффективный способ учета времени - это ведение записей. Расходуемое время можно учитывать в таблицах.

Наиболее  целесообразно вести записи в  процессе работы, т.к. делая это вечером, можно что-то упустить. Степень детализации  записей должна быть такой, чтобы  можно было судить о важности и  необходимости каждого вида работ. Для получения наиболее объективной  картины делать записи нужно в  течение недели (или дольше, если необходимо). Если бизнес является сезонным, то подобный анализ необходимо проводить  с учетом времени года. В листке…  надо фиксировать не только внешние  помехи, но и случаи, когда инициатором  нарушения хода трудового дня  был сам руководитель.

Сильные стороны  использования рабочего времени  нужно выделить и применять в  повседневной работе. Для слабых же сторон нужно выработать стратегию  по преодолению их. Прежде всего, каждую работу нужно проанализировать с  помощью следующих вопросов:

-была ли  работа необходима? (если более  10 % рабочего времени было потрачено  не на необходимую работу, это  говорит о проблемах с делегированием  и определением приоритетов)

-были ли  оправданы затраты времени? (если  более 10% рабочего времени составляли  дела, затраты времени на которые  не оправданы, нужно проанализировать  причины, по которым расход  времени был слишком велик  и постараться учитывать их  в будущей работе)

-было ли  целесообразно выполнение работы? (если более 10% рабочего времени  пошло на задачи, выполнение которых  было нецелесообразно, значит  нужно уделить внимание планированию, организации, самореализации)

-был ли  сознательно определен временной  интервал для выполнения работы? (если более 10% рабочего времени  было потрачено на задачи, временной  интервал выполнения которых  определялся спонтанно, значит, существуют  проблемы с планированием рабочего  времени).

Определив критические  моменты, вредные привычки, наиболее частые ошибки рабочего стиля, так называемые поглотители времени, нужно определить их причины и выработать меры по их устранению, наиболее подходящие для  данного бизнеса и конкретного  руководителя.

Сильные стороны:

сортировка  почты (это рациональнее, чем сразу  отвечать на все письма);

не самые  важные дела (ответ на письма) - в  конце дня, когда на важные и требующие  больших затрат времени дела не остается времени;

каждым делом  менеджер занимался определенное время, не смешивая его с другими, вся работа, проделанная в этот день, была необходима;

помехи, которые  желательно если не ликвидировать, то свести к минимуму, отняли сравнительно мало времени.

Слабые стороны:

временной интервал для выполнения нескольких задач определялся спонтанно (если бы он был определен заранее, возможно; и подготовка документов, и совещание заняли меньше времени); непредвиденную задержку в дороге можно было использовать для подготовки отчета или составления плана на следующий день.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4. Реализация и организация

 

Предполагает  составление распорядка дня и  организация трудового процесса в целях достижения поставленных целей. Организация своего рабочего дня должна соответствовать основному  принципу: “Работа должна подчиняться  мне, а не наоборот”. Существует 23 правила, которые можно разделить на 3 группы: правила начала дня, основной части  дня и конца дня.

Правила начала дня:

• начинать день с позитивным настроением;
• начинайте работу по возможности в одно и то же время;
• перепроверка плана дня, составленного накануне
• вначале - ключевые задачи;
• приступать без раскачки;
• согласовать план дня с секретарём (он будет эффективнее работать и сможет оградить руководителя от ненужных помех);
• утром заниматься сложными и важными делами, т.к. потом менеджер обычно бывает занят текущими делами;

Правила основной части дня:

• Хорошая подготовка работы;
• Влиять на фиксацию сроков в собственных интересах;
• Перепроверять все акции с точки зрения их необходимости;
• Отклонять дополнительно возникающие неотложные проблемы;
• Избегать незапланированных импульсивных действий;
• Своевременно делать паузы и соблюдать размеренный темп;
• Небольшие однородные задачи выполнять сериями (при этом только один раз проводится подготовка и в течение определенного времени руководитель занимается однородной деятельностью; благодаря непрерывности и концентрированности процесса достигается экономия времени);
• Рационально завершать начатое (отвлечение и последующее возвращение к работе требует некоторого времени, поэтому начатое дело нужно либо доводить до конца, либо прерывать в целесообразном месте)
• Использовать незапланированные временные промежутки для подготовительной или рутинной деятельности;
• Работать антициклично (т.е. в начале дня целесообразно заниматься важнейшими задачами, а в более беспокойный период - делами менее важными);
• Выкраивать спокойный час;
• Контролировать время и планы;

Правила завершения рабочего дня:

• Завершить начатые небольшие дела;
• Контроль за результатами и самоконтроль;
• План на следующий день;
• Каждый день должен иметь свою кульминацию.

Помимо этих правил также важно  соблюдать естественный дневной  ритм.

У разных людей разная психология и организм. Вследствие этого работоспособность  людей различна в различные периоды  времени. Некоторые люди продуктивнее работают утром, некоторые днём, а  некоторые вечером. Но при этом нельзя сказать, что одни из них работают лучше, а другие хуже. Просто пик  работоспособности у этих людей  приходится на разные периоды дня. Абсолютные значения пика и спада продуктивности индивидуально различаются, но что  одинаково для всех людей - так  это относительные, ритмичные колебания. Все это необходимо учитывать  в своей работе.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5. Контроль

 

Контроль  над результатами служит улучшению, а в идеальном случае - оптимизации  трудового процесса. Все вышеперечисленные  функции самоменеджмента будут не столь эффективными, если не будет проводиться соответствующий контроль. Контроль охватывает три задачи:

1. осмысление физического состояния
2. сравнение запланированного с достигнутым
3. корректировка по установленным отклонениям

Необходимо  регулярно, через равные промежутки времени проверять свои планы  и организацию труда, анализировать  свою деятельность и своё время и  составлять листок дневных помех.

Контроль  над результатами труда должен в  любом случае производиться после  выполнения задачи. В конце рабочего дня необходимо контролировать и  отражать не только выполнение поставленных целей, но и личную ситуацию.

“Тот, кто хочет себя по-настоящему разгрузить не может отказаться от самоконтроля”.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

6. Информация и коммуникации

 

Это самая  важная фаза, т.к. все остальные фазы нуждаются в ней. Информация и  коммуникация составляет сердцевину самоменеджмента, вокруг которой постоянно вращаются другие функции. На руководителя каждый день обрушивается поток информации с которым ему приходится справляться. В реальной жизни руководитель обрабатывает намного больше информации, чем это необходимо. Для того чтобы экономить своё время руководителю необходимо разработать рациональный подход к обладанию информацией.

Рациональное чтение:

Это важно для руководителя, поскольку  рационализация чтения помогает ликвидировать  потери времени на бессистемное чтение.

Независимо от скорости чтения, можно  путём целенаправленного, селективного чтения сэкономить массу времени. Рациональное чтение предполагает, прежде всего, определение  того, надо ли этот материал читать вообще, и если надо, то в каком объёме. Чтобы чтение было результативным, при просмотре и чтении надо думать о том, какую информацию из него нужно  получить; перед тем, как начать читать, надо просмотреть название глав и  разделов, пробежать глазами краткое  содержание, а также предисловие  и введение и выяснить, что необходимо прочитать более интенсивно.