Самоменеджмент или как правильно распределить время своей деятельности

Совершенно недопустимы раздражение, пренебрежительный тон, даже если выступающие явно пытаются «завести» аудиторию. Противопоказаны грубость и высокомерие, они вызывают только отрицательную реакцию. Единственно возможная тональность ответов на вопросы – доброжелательный разговор на равных.

Есть объективная необходимость особо отметить значимость первого выступления новоявленного руководителя.

«Первому выступлению нового руководителя придается особое значение, - делится своим практическими знаниями Шипунов, - его слушают с особым вниманием, поэтому с назначением на службу руководителю не следует торопиться с выступлением. Сначала нужно подробно проанализировать положение дел в коллективе и узнать людей, коллег по работе» [16, с. 197].

В первом выступлении нужно изложить программу своей личной работы по ознакомлению с коллективом. После того как подчиненные почувствуют, что руководитель конкретно начал знакомиться с новым делом, его фундаментальный доклад воспринимается как деловая программа действий.

В особо сложное положение попадает руководитель при назначении его в отстающий коллектив. В этом случае в первом выступлении необходимо:

- дать профессионально  грамотно анализ сложившейся  обстановки и указать пути  выхода из нее. Здесь менеджер  должен показать свои профессиональные качества, деловитость, реальность предлагаемых планов;

- показать реальные  силы коллектива, его возможности  по преодолению трудностей, улучшению социально-психологического климата; остановиться на возможных причинах конфликтов и путях их разрешения;

- расположить подчиненных  к активному сотрудничеству, дать  понять, что будет внимательно  относиться к инициативе, предложениям, что нуждается в их помощи. Здесь менеджер показывает себя заинтересованным членом коллектива.

2.4 Организация совещаний и приемы  ведения деловых бесед

         Деловое совещание – один из самых ответственных видов деятельности руководителя и важный фактор организации управления.

Совещание – это форма организованного, целенаправленного взаимодействия руководителя с коллективом посредством обмена мнениями.

Эффективность совещаний зависит от того, как ими руководят. Для повышения эффективности совещаний необходимо учитывать, что в зависимости от степени плановости, характера рассматриваемых вопросов, назначения, психологических особенностей проведения и продолжительности совещания могут быть различного типа:

- плановые и неплановые;

- текущие (для обсуждения  ряда взаимосвязанных вопросов) и целевые (по одному или группе  взаимосвязанных вопросов).

По назначению различают

- информационные, оперативные (для обмена информацией в целях  оценки действительного положения  на объекте управления и выработки  решений по дальнейшему управлению);

- дискуссионные (с  целью коллективного обсуждения  возникших проблем);

- учебные (с целью  сообщения дополнительных знаний  и информации);

- разъяснительные;

- проблемные (для выработки  метода решения существующих  проблем).

При подготовке любого совещания необходимо:

• четко и однозначно определить тему совещания и ее цель;
• тщательно разработать повестку дня, выбрать наиболее целесообразную последовательность вопросов;
• заранее познакомить участников с теми фактами, которые могут обсуждаться в ходе дискуссии;
• как можно раньше послать приглашение участникам;
• выбрать помещение для заседаний с удобной планировкой;

На сегодняшний день существует множество видов совещаний. Например, в Японии «совещания без совещаний», телевизионные совещания в Западной Европе и США.

Шипунов предлагает 5 основных приемов деловых бесед, которые могут быть применены в любой ситуации [16, с. 220]. Итак, менеджеру в целях осуществления успешных переговоров необходимо:

1) привлечь внимание  собеседника;

2) пробудить в собеседнике  заинтересованность, и тогда он  будет слушать вас (передача информации);

3) убедить собеседника  в правильности наших предложений  и идей (аргументация);

4) выявить интересы  и устранить сомнения собеседника  в реализации наших идей (нейтрализация, опровержение замечания);

5) преобразовать интересы  собеседника в окончательное  решение (принятие решения).

Наряду с этими пятью принципами ведения деловой беседы предлагается помнить о пяти важных рекомендациях, которые носят универсальный характер:

1) Изучите своего оппонента. Соберите как можно больше информации об интересах, целях и намерениях вашего собеседника. Понимание позиции оппонента позволяет лучше понять его поведение, предсказать его реакцию на те или иные предложения с вашей стороны и выработать решения с учетом интересов другой стороны.

2) Начните с позитивного шага. Уступки имеют тенденцию приводить к взаимности, и, в конечном итоге, к соглашению.

3) Сосредоточьтесь на проблеме, а не на личности. Концентрируйте внимание на важнейших моментах беседы, а не на личностных качествах собеседника. Когда беседа становится жесткой, не атакуйте оппонента. Помните, что вы не согласны с его идеями, а нес ним лично.

4) Стремитесь к взаимовыгодным  решениям. Относитесь к исходным предложениям как к отправному пункту.

5) Создавайте атмосферу доверия  и взаимопонимания. Менеджеры, часто и успешно участвующие в переговорах, как правило, хорошие слушатели; они задают много вопросов, четко формулируют свои аргументы, редко занимают оборонительную позицию и умеют обходиться без слов, которые могут раздражать оппонента (таких как «щедрое предложение», «справедливая цена», «разумная договоренность»).

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Подводя итоги исследования самоменеджмента в современных условиях, прежде всего, необходимо связать возникновение самоменеджмента как нового направление в традиционном менеджменте с общественной потребностью в более полном использовании и развитии творческого потенциала работника.

Самоменеджмент следует понимать как последовательное и целенаправленное использование эффективных методов, приемов и технологий самореализации и саморазвитии менеджера, как оптимальное и рациональное использование рабочего и личного времени. Основные функции самоменеджмента - постановка целей, планирование, принятие решений, реализация и организация, контроль, информация и коммуникация.

Большинство описанных и проанализированных концепций самоменеджмента построены на стержневой идее, вокруг которой формируется система методик и приемов работы человека над самим собой по реализации этой идеи. В концепции Л. Зайверта – это экономия своего времени; в концепции М. Вудкока и Д. Френсиса – преодоление менеджером собственных ограничений; В. Карпичев обозначил контуры как бы междисциплинарной модели самоменеджмента, которая имеет в качестве своей опоры совокупность человековедческих наук; в концепции В. Андреева содержится курс на саморазвитие творческой личности; в концепции А. Хроленко – повышение личной культуры деловой жизни; в подходе немцев Б. и Х. Швальбе – достижение личного делового успеха. Каждый из концептуальных подходов в комплексе с методиками их реализации может использоваться для самооценки и саморазвития деловых качеств работника, повышения им своего делового потенциала, что увеличит шансы и перспективы успешного продвижения по ступеням деловой карьеры. Однако самоменеджмент деловой карьеры должен строиться на основе понимания сущности самой деловой карьеры, знания социально-психологических механизмов ее осуществления и прежде всего адаптивно-развивающего механизма.

Среди слагаемых, положенных в основу эффективного самоменеджмента, особо стоит выделить: самооценку, умение постоять за себя (это умение раскрывается путем способности сказать «нет» и настоять на своем), проявление настойчивости, эффективную борьбу со стрессом. Если следовать предложенным К. Кинан советам, то человек вполне способен научиться управлять собой и получать хорошие результаты в работе.

Современный менеджер обязан хорошо разбираться в том, какие приемы отношений с подчиненными являются этичными и неэтичными. Помимо знания законодательных основ, регламентирующих поведение менеджера, руководитель обязан соблюдать этические нормы, которые в законах не прописаны, но обязательны в целях установления нормальных человеческих взаимоотношений в рабочем коллективе. Человеческий фактор является наиважнейшим условием повышения качества принимаемых решений, эффективности и процветания организации, несмотря на ускоренные темпы развития научно-технического прогресса. Общественное и социокультурное развитие, а также экономическое развитие предъявляет к менеджеру все новые моральные, нравственные требования. В принципе, моральные требования, предъявляемые к менеджеру, обязан соблюдать любой культурный, гуманный и образованный человек. Кроме того, руководитель вправе приобщать своих подчиненных к этическому поведению. Для этого необходимо умение менеджера воспитывать коллектив, всецело его контролировать и являть собой живой пример для подражания.

Что касается социальной ответственности менеджера, то она означает выполнение его организацией установленных обязанностей, норм и правил перед обществом, готовность добровольно участвовать в решении социальных проблем. Конечно, социальная ответственность может повлечь за собой неясные последствия, потерю конкурентоспособности, отступление от главной цели организации, она сложна по своей реализации. Однако социальная деятельность поднимает авторитет организации в глазах общества и других организаций, возможно получение государственных льгот и прочие выгоды. Однако главными остаются чисто человеческие качества, ответственность, личное (моральное) чувство долга, гуманное отношение к людям, готовность отвечать за свои действия.

Далее – о рациональном использовании рабочего времени. Рекомендовано составлять перечень дел в порядке их выполнения, браться сперва за наиболее важные и срочные дела, не отвлекаться на посторонние моменты в процессе выполнения срочного дела, не «перескакивать» с вопроса на вопрос, делегировать полномочия между подчиненными, оптимизировать систему контроля, не загромождать стол бумагами и документами, освоить технику скоростного чтения, экономить время на совещаниях.

При организации выступлений специалисты советуют управленцу учиться доходчиво, не расплывчато и вместе с тем увлекательно рассказывать о сложных и серьезных вещах. Необходимо также учитывать контингент слушателей, на который рассчитано выступление, иметь своей целью воздействие на мысли, чувства, желания слушателей. И, естественно, менеджеру никак не обойтись без отличного владения своим голосом и речью. При ответах на вопросы аудитории очень важно сохранять доброжелательность, уметь расположить людей к себе.

При подготовке совещания необходимо определить его цель, разработать четкую последовательность вопросов, как можно раньше уведомить участников о предстоящем совещании и проводить его в комфортной обстановке.

Деловая беседа строится на привлечении внимания собеседника, на пробуждении в нем заинтересованности, концентрировании на сути проблемы и стремлении к взаимовыгодным решениям. И, конечно, не последнюю роль играет атмосфера взаимного понимания и доверия.

 

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

 

1 Абчук, В.А. Менеджмент: учебник. – СПб. : Союз, 2006. – 463 с.

2 Андреев, В И. Саморазвитие  менеджера / В.И. Андреев. – М. : Нар. Образование, 2007. – 430 с.

3 Бородина, Г.В. Психология  делового общения: учебник / Г.В. Бородина. – 3-е изд., перераб. – М.: ИНФРА-М, 2005. – 320 с.

4 Вудкок, М. Раскрепощенный менеджер: для руководителя-практика / М. Вудкок, Д. Френсис: пер. с англ. В.А. Львова; под ред. Л.И. Евенко. – М.: Дело, 2006. – 320 с.

5 Зайверт, Л. Ваше время – в Ваших руках / Л. Зайверт: пер. с нем. Л.Н. Цедилина; под ред. Н.А. Врублевской. – М.: ИНФРА-М, 2005. – 268 с.

6 Ильин, Е.П. Мотивация  и мотивы / Е. П. Ильин. - СПб.: Питер, 2007. – 512 с.

7 Карпичев, В.Б. Самоменеджмент: введение в проблему / В.Б. Карпичев // Проблемы теории и практики управления. – 1994. - № 3. – С. 103-106.

8 Кинан, К. Самоменеджмент / К. Кинан : пер. с англ. Л.В. Квасницкой; под ред. Н.В. Шульпиной. – М.: Эксмо, 2006. – 80 с.

9 Лукашевич, Н.П. Теория  и практика самоменеджмента: учеб. пособие / Н.П. Лукашевич. – 2-е изд., испр. – К.: МАУП, 2006. – 360 с.: ил.

10 Менеджмент и самоменеджмент  в системе рыночных отношений / Ф.Н. Русинова [и др.]. – М.: ИНФРА-М, 2005. – 450 с.

11 Мескон, М. Основы менеджмента / М. Мескон, Х. Франклин: пер. с англ. А. И. Кравченко; под ред. Л.И. Евенко. – М.: Дело, 2007. – 800 с.

12 Роббинс, С.П. Менеджмент / С.П. Робинс, М. Коултер: пер. с англ. О.В. Медведь; под ред. И.Н. Герчиковой. – 7-е изд., перераб. - М.: Издательский дом «Вильямс», 2007. – 880 с.: ил.

13 Хроленко, А.Т. Самоменеджмент / А.Т. Хроленко. – М.: Экономика, 2005. – 250 с.

14 Швальбе, Б. Личность, карьера, успех / Б. Швальбе, Х. Швальбе: пер. с нем. Л.Н. Цедилина; под ред. В.В. Шолерова. – М.: Прогресс, 2005. – 240 с.

15 Шейнов, В.П. Практические  приемы менеджмента: учеб. пособие / В.П. Шейнов. – М.: Амалфея, 2005. – 160 с.

16 Шипунов, В.Г. Основы  управленческой деятельности: учеб. пособие / В.Г. Шипунов. – М.: Высшая шк., 2006. – 275 с.