Самоменеджмент и мифы

     Другой находкой Парето, восхитившей его, было то, что данная схема дисбаланса оставалась неизменной для статистических данных, относящихся к различным периодам времени и различным странам. Будь то данные по Англии за любой период ее истории или доступные Парето данные по другим странам за разные периоды времени, выяснялось, что схема снова и снова повторяется, причем с математической точностью.4

     Если говорить о тайм-менеджменте, то здесь принцип Паретто объясняет следующее: в самом начале нашей трудовой деятельности 80% усилий дают 20% результатов. В процессе нашей трудовой деятельности у нас вырабатываются деловые компетенции, которые необходимы нам для эффективного исполнения своих обязанностей. Если мы хотим быть успешными людьми, то нам необходимо стремиться к тому, что бы 20% наших усилий давали 80% результатов. Это достижимо при условии самосовершенствования, личностного развития и постоянной работы над собой. Повышение профессионализма – залог экономии временного ресурса.

           3. Следующий инструмент - Закон Паркинсона или Растущая пирамида. Работа заполняет время, отпущенное на нее. Это всем известно, что явствует из пословицы: "Чем больше времени, тем больше дел". Так, ничем незанятая старая дама может целый день писать и отправлять письмо племяннице. Час она проищет открытку, час проищет очки, полчаса - адрес, час с четвертью будет писать и двадцать минут -  решать, нужен ли зонтик, чтобы опустить письмо на соседней улице. То, что человек занятой проделает за три минуты, измотает другого вконец сомнениями, тревогами и самим трудом.

   Поскольку работа (написание в особенности) так растягивается во времени, ясно, что объем ее никак (или почти никак) не связан с числом выполняющих ее людей. Когда делать нечего, совсем не обязательно лениться.  Когда делать нечего, не обязательно сидеть сложа руки.5 Таким образом из данного примера следует, что если вы отводите на написание делового письма целый день, то за это время вы его и напишите. Однако если ограничитесь 30 минутами, то вполне можете уложиться в это время. Возможна «разглобализация» крупных задач. Чем менее жесткий срок исполнения у задачи и чем она при этом крупнее – тем труднее, как правило заставить себя её выполнить. Особенно это касается очень крупных задач – «слонов». Решить задачу или «съесть слона» означает разрезать его на маленькие измеримые «бифштексы» и каждый день съедать один такой бифштекс. При этом важно нарезать «слона» на такие «бифштексы», каждый из которых действительно приближает вас к цели.

    4-ый инструмент, которому необходимо уделить внимание – это принцип полотна пилы. Эффективность вашей деятельности плавно снижается по мере увеличения количества помех. Представьте, что вы пришли утром на работу и вам нужно написать отчёт. С начала нужно какое-то время на раскачку, что бы втянуться в работу. В тот момент, когда производительность поднимается от 0 до 100%, раздаётся телефонный звонок. Затем вы опять берётесь за отчёт, но приходит коллега, потом вы идете в столовую, после обеда отвечаете на электронную почту. Таким образом к вечеру, поставленная перед вами задача может быть выполнена лишь наполовину, а то и меньше. Поэтому нужно стараться сократить количество помех, используя все имеющиеся возможности.

     Теперь перейдём к самой методике планирования. В данном пособии мы предлагаем Вам следующий метод планирования – метод Альпы. Этот метод включает в себя различные инструменты, о которых мы говорили ранее. Это пример того как вы можете начать планировать Ваш рабочий день.

 

     Метод Альпы включает пять основных этапов планирования.

 

1. Составление  перечня дел на завтра.

Первым делом вам нужно составить список всего, что вы должны или собираетесь сделать завтра. План обязательно составляется накануне.

Эффективность этапа:

Письменное фиксирование позволяет вам ясно представить весь объем накопившихся дел, а также уменьшает нагрузку на память – ни один пункт не затеряется и не «вылетит» из головы. То, что вы напишете план накануне, даст вам, во-первых, чувство уверенности перед будущим днем, а во-вторых, уже после составления плана ваш мозг бессознательно начнет решать поставленные задачи.

2. Распределение  времени.

Вторым этапом, входящим в метод Альпы, является распределение времени: после того, как вы составите список дел, укажите напротив каждого пункта временной интервал, который требуется на его реализацию. Поначалу эта стадия может вызывать некоторые затруднения.

Эффективность этапа:

Самостоятельно устанавливая конкретные временные рамки, вы будете более сосредоточенно выполнять пункты своего плана. А ежедневная тренировка позволит вам значительно лучше оценивать временные затраты на то или иное дело.

3.       Соотношение 60:40.

Как бы ни была размеренна ваша жизнь, невозможно спланировать все на 100%, поэтому необходимо создавать запасы времени. Если вы собираетесь работать восемь часов в день, значит, план составляете только на пять.

Эффективность этапа:

Это поможет избежать стресса из-за невыполненных планов и длительного «засиживания» на работе.

4.       Расстановка приоритетов и делегирование.

Данный этап метода Альпы поможет справиться с ситуацией, если планы, как это часто бывает, превышают 60% рабочего времени. Перепроверьте первоначальный план еще раз: некоторые дела можно выполнить заочно – посредством телефонного звонка или интернет-коммуникации. Некоторые пункты плана вообще можно делегировать другим членам вашей команды.

Эффективность этапа:

Вы научитесь избегать основной ошибки многих менеджеров – неумения выделить главное и попытки сделать все самому. Менеджер не должен делать все сам, он должен уметь распределять обязанности.

5.       Оценка и перенос.

К сожалению, от неожиданностей и форс-мажоров никто не застрахован. Не все, что мы заносим в план, получается реализовать в течение дня. Если переговоры не состоялись, а встреча была отменена, придется перенести их в план следующего дня.6

      Задача тайм-менеджмента заключается в том, чтобы вовремя определить главное дело. Расстановка приоритетов позволяет эффективно управлять списком намеченных дел, присваивая каждой задаче свой уровень важности. После определения важного дела оцените последствия в случае его выполнения или невыполнения. Важная задача имеет серьезные последствия, если не будет выполнена в срок.

Ритмичный отдых в течение рабочего дня – это использование небольшого запланированного отдыха через строго определённые промежутки времени.

Оптимальный режим – примерно 5 минут отдыха через каждый час, либо 10 минут через 1,5 часа.

Длительность от часа до полутора – наиболее комфортный для человека интервал непрерывной работы.

Работа без пяитиминуток – не эффективна.

     Чем сильнее будет переключение во время пятиминутки-отдыха, тем лучше Вы отдохнёте и восстановите силы.

 

 

Ритмичный отдых в течении дня

 

     На 1 балл – оставаясь на том же рабочем месте, в том же положении (сидя), глядя в тот же компьютер, напрягая тот же интеллект – почитать что-то «не по работе» в интернете, либо электронную книгу.

    На 2 балла – оставаясь на том же рабочем месте, отвернувшись от компьютера поговорить с коллегой на нерабочие темы.

    На 3 балла – Дойти до «курилки» и обсудить там рабочие и не рабочие темы, выпить чай с коллегами. Мы сменили местоположение, возможно – сменили темы, которыми озадачен мозг.

    На 4 балла – выйти из помещения на улицу, подышать воздухом, отключившись от рабочих мыслей.

    На 5 баллов – выйти на улицу и сделать несколько несложных упражнений для разминки суставов, дать отдых глазам, отключиться от мыслей о работе.

 

Разумная пунктуальность.

 

     Помните, при опоздании создаётся впечатление, что вы необязательный человек, на которого нельзя положиться в решении серьёзных вопросов.

 

• «Вовремя» – означает, что вы приходите на минуту раньше назначенного времени.

• «Академическое опоздание» – допускается до 15 минут. Если в группе ожидающих более 2-3 человек – такое опоздание будет уже некорректным. Слишком дорого стоит время большой группы людей.

• «Гибкое начало» – если идёт творческий процесс, кто-то может подключаться, кто-то на время отключаться, регламент предельно гибкий

 

 

Заключение.

Какая польза от тайм-менеджмента?

Каково значение тайм-менеджмента в Вашей жизни и на работе? Насколько важно управлять своим временем на самом деле?

Время - ограниченный ресурс.

Как много часов в одном дне, но ни один из них мы не можем освободить. Даже если Вы занимаетесь тайм-менеджментом, время невозможно накопить, сохранить или занять. Если оно ушло - оно ушло. Тайм-менеджмент учит тому, как использовать время наиболее эффективно.

Тайм-менеджмент помогает быстрее делать как можно больше дел, которые Вам необходимы. Чем быстрее Вы выполните свои задачи, тем быстрее можно отвлечься на хобби, книги, кино и другие приятные вещи. Работать надо умнее, но не прилагая больше сил и не тратя больше времени, чем необходимо.

Так чем же может быть полезен тайм-менеджмент в нашей жизни?

Вы спокойны и у Вас всё под контролем.

Использование тайм-менеджмента очень важно хотя потому, что эта техника даёт возможность уменьшить количество стресса, которое Вы получаете каждый день. У Вас всегда будут появляться дела. От этого никуда не деться. А в чём хорошие новости? Вы находитесь на правильном пути, если хотите с умом распределить своё время, чтобы стать более спокойным и крепко спать по ночам.

Вы успеваете больше.

Люди обычно думают, что тайм-менеджмент - это что-то о задачах на день, ежедневниках, плановиках и т.д. На самом деле всё гораздо глубже. Тайм-менеджмент начинается с решений, которые Вы принимаете, основываясь на каких-нибудь данных. Когда Вы знаете, что важно, Вы будете работать эффективно и без затрат чудовищного количества времени. Тайм-менеджмент помогает понять, что важно для Вас не только на работе, но и в жизни вообще.

Вы энергичны.

Интересно, но факт - завершение той или иной задачи приносит человеку удовлетворение и много энергии. Способность человека управлять своим временем напрямую влияет на количество положительной энергии и на готовность развивать хорошие привычки, чтобы улучшить здоровье сейчас и в будущем.

Вы приобретаете полезные навыки.

Когда Вы начнёте применять новые навыки, методы и стратегии, Вы обнаружите, что они работают только в сочетании с качествами, которые у всех есть, но которые мало кто использует. Терпение, настойчивость, самодисциплина и уменее быть напористым - вот что Вы получите, занимаясь тайм-менеджментом. Если вы будете использовать тайм-менеджмент, Ваши управленческие навыки тоже будут улучшаться. Например, если Вы настроены высоко подняться по карьерной лестнице, навыки управления - одни из базовых и важнейших навыков, которые необходимо развивать.

Вы достигаете своих целей быстрее.

Один из плюсов тайм-менеджмента - это то, что Вы научитесь завершать начатые дела быстрее. Вы почувствуете разницу между "делается" и "сделано" на уровне задач, проектов, действий. Мы все знаем, как потратить время, но устранять проволочки может не каждый.

Вы больше наслаждаетесь жизнью.

В конце концов, тайм-менеджмент своей целью ставит улучшение жизни человека. Чем лучше Вы будете понимать важность времени, тем острее будете чувствовать необходимость в отдыхе, простых человеческих радостях, жизни, а не вечной гонке за деньгами и повышением. Важность тайм-менеджмента зависит от того, какое значение Вы придаёте своему времени. Когда мы ценим важность времени и учимся управлять им, мы можем с уверенностью говорить, что оно было потрачено не зря.

 

 

1  «Как управлять временем» С.В. Потапов, М. «Эксмо» 2006г.

2 П.Г. Перерва. Искусство самомаркетинга. Трудоустройство без проблем. — Х. 2009.

3 «Практикум по управлению временем.» С.И. Калинин, «Речь» С-Пб 2006г.

4 http://arbuz.uz/t_pareto.html

5 http://www.lib.ru/DPEOPLE/PARKINSON/parklaws.txt

6 http://www.zaruka.ru/time-management-alpa-method/#.Uvx6V7qG134