Система організації та її складові підсистеми

 

Міністерство  внутрішніх справ України

Харківський національний університет внутрішніх справ

НКП у м. Мелітополі

(заочна форма  навчання)

 

Кафедра Екоміки та фінансів

 

Контрольна робота

з менеджменту

 

Варіант № 13

 

Виконала: студентка 1 курсу

Група ПЗзм-13-1ме

                                                                                 Рабчун М.В.

                                                                    Мешкаю: с. Чистопілля

                                                                                       вул. Нова,б. 25

                                                                      71725

                                                                                           тел. 050-761-09-44

 

 

 

 

м. Мелітополь

2013

ПЛАН

 

1. Система організації та її складові підсистеми………………………………..3
2. Список використаної літератури…………………………………………….12
3. Додаток № 1……………………………………………………………………13
4. Додаток № 2……………………………………………………………..........14
5. Додаток № 3……………………………………………………………..........15
6. Додаток № 4……………………………………………………………..........16

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Системи організації та її складові підсистеми

 

Під організацією в теорії управління розуміють соціальне  утворення, об'єднання груп людей, які  вступають у певні соціально-економічні та організаційно-економічні відносини  і взаємодіють. Визначення мети управління — це початковий принцип функціонування і розвитку системи управління. Конкретизацією цього принципу є оптимальне визначення засобів досягнення мети. Хтось повинен вирішити: що, як, коли та ким має бути виконано. Керівництво організації повинно знати, де воно перебуває в цей час, куди хоче рухатися, як збирається це робити. Важливий принцип управління — принцип відповідальності. За невиконання взятих зобов'язань потрібно застосовувати різні санкції з метою відшкодування заподіяних збитків суб'єктам, які зазнали втрат. Для здійснення плану необхідно забезпечити організацію його виконання. Також найскладнішими з усіх функцій є організація і координація. Вони передбачають формування структури об'єкта управління, упорядкування всіх елементів у системі управління і форм їх зв'язку, а також надання активним елементам необхідних прав і ресурсів. 

Координація — це встановлення і підтримання зв'язків між елементами системи. Організація  процесу управління передбачає розподіл і закріплення робіт за етапами, регламентування і нормування їхньої послідовності та термінів, добір та розміщення відповідних робітників, установлення міри дисциплінарних стягнень, введення обов'язкових вимог здійснення процесу управління. Організація і координація поєднують окремі елементи системи управління в одне ціле. Так утворюється організаційна структура управління.[2]

Організація — це складне соціально-економічне утворення. Суспільство складається з безлічі організацій, з ними пов'язане його життя в цілому. Тому важливо знати, що таке організація, які її ознаки, різновиди, навіщо потрібні організації, як вони створюються, функціонують, чому члени організації діють так, а не інакше. Менеджмент організацій дає відповіді на ці запитання.

Сучасна теорія управління відокремлює такі основні ознаки організації:

1. наявність загальної мети, самостійність,
2. здійснення діяльності на основі принципу саморегулювання, яке забезпечується за допомогою внутрішнього організаційного центру,
3. наявність певної організаційної культури.

На сучасному етапі  всі організації розглядаються  як відкриті системи — системи, внутрішні  елементи яких взаємодіють не лише між собою, а й із зовнішнім  середовищем. Відкритій системі  притаманні такі елементи:

1. цілісність (взаємозв'язок і взаємодія всіх складових та певна системна якість, що характеризує цю цілісність):
2. перспективність (розвиток у напрямі вдосконалення);
3. незалежність (можливе відокремлення підприємств);
4. спеціалізованість (здатність виконувати окремі функції);
5. перетворення вхідних елементів на вихідні
6. централізація (одна зі складових стає домінуючою)
7. зростання (тенденція до розширення);[3]

Сучасна відкрита система  має вхід і вихід. Входом для організації  як системи є всі види ресурсів (капітал, робоча сила, природні ресурси, інформація тощо), виходом — продукція, послуги, прибуток, соціальна відповідальність, освоєння ринку, забезпечення працівників. Будь-яка організація як система складається з керуючої та керованої підсистем.[Додаток№1]

Суспільство — це складно-організована упорядкована система, яка включає  окремих індивідів, організації  та соціальні спільноти, об'єднані в  ціле різноманітними суспільними зв'язками і взаємовідносинами. До його складу входить велика кількість формальних і неформальних організацій, кожна  з яких не існує сама по

собі, а пов'язана з  іншими компонентами соціальної системи  та, у свою чергу, також є системним  утворенням. Отже, організація —  це системне соціальне утворення, яке  свідомо регулюється і функціонує для досягнення спільної мети. . Управлінська теорія виокремлює три типи зв'язків:

• функціонально необхідні зв'язки, за якими формуються соціально-економічні відносини;
• синергетичні зв'язки спільної дії, які забезпечують збільшення загального ефекту;
• надлишкові — зайві для певної системи (організації).
• Наприклад світ, у якому ми живемо, складається з найрізноманітніших систем: окремі тіла, явища, процеси, що вступають між собою у взаємодію; людські думки, наукові теорії, абстрактні об'єкти, між якими склалися певні співвідношення і взаємозалежність. Серед багатьох спеціалізованих теорій систем сучасної науки, які вивчають різні типи й аспекти систем, саме вивчення системної природи організацій є прикладом побудови конкретно-наукового знання про соціальну систему у сфері менеджменту. Управління організацією повинно спиратися насамперед на основні загальнометодологічні принципи системного підходу, який становить стратегію наукового пізнання і практичної діяльності в різних сферах дійсності, а також у сфері менеджменту. Отже, системний підхід у менеджменті — це особливий спосіб мислення, методологія розгляду різних соціально-економічних утворень, яка дає змогу глибше і краще осмислити їх сутність (структуру, організацію, функціонування) і знайти оптимальні шляхи і методи впливу на розвиток таких комплексів і систем управління ними. Найбільш загальними принципами системного підходу є:
• принцип цілісності, згідно з яким досліджуваний об'єкт є інтегрованою в єдине ціле сукупністю окремих складових;
• принцип примату цілого над його складовими, за яким ціле визначає функції як окремих компонентів, так і системи взагалі;
• принцип ієрархічності, який передбачає відносність у розрізненні понять "система" та "елемент", оскільки кожен елемент може також бути складним об'єктом і системою нижчого рівня, тоді як кожна система — елементом системи вищого рівня, внаслідок чого таке співвідношення набуває вигляду певної ієрархії систем;
• принцип полісистемності, за яким кожен складний об'єкт може розглядатися як деяка сукупність систем, що входять одна в одну.[5]

Поняття підсистем використовується стосовно єдиної системи елементів, функціонування яких залежить один від  одного, коли зміна одного з них  неминуче зачіпає інші. Керівництво  організацією здійснюється як вплив  на єдине ціле. Менеджери повинні  чітко усвідомлювати взаємозв'язок усіх систем компанії. Тому за впровадження певних рішень, спрямованих на поліпшення якості менеджменту, компаніям часто  необхідно змінювати всю організаційну  структуру, взаємозв'язок усіх елементів  організації, робочі процеси і навіть культурні цінності. Внаслідок таких  дій вертикальну ієрархію може замінити скоординована командна діяльність. Однак за умов взаємопов'язаності підсистем  організації на реалізацію подібних змін може знадобитися досить багато часу.

Підсистеми впливають  на досягнення кінцевих результатів  системи, тому мають бути створені за певними ознаками, що чітко виявляють  необхідний функціональний зв'язок між  ними і з системою в цілому, прив'язуватися  до цілого за допомогою визначених відношень кожної частини до будь-якої загальносистемної характеристики, що має функціональний зв'язок із виконанням загальносистемних завдань. Як зазначалося, підсистема є частиною системи і  формується з елементів.[6]

Вивчення функціонування організації як єдиного цілого і різних його підсистем, а також розв'язання практичних проблем управління, пов'язаних із побудовою узагальнених моделей, що відображають усі фактори і взаємозв'язки реальної ситуації в її діяльності, вимагають також дотримання таких найважливіших принципів системного аналізу (системного підходу):

• процес прийняття рішень повинен починатися з виявлення і чіткого формулювання кінцевих цілей;
• слід розглядати всю проблему як ціле, як єдину систему і виявляти всі наслідки і взаємозв'язки кожного конкретного рішення;
• необхідні виявлення та аналіз можливих альтернативних шляхів досягнення цілі;
• цілі окремих систем не повинні вступати в конфлікт із цілями всієї системи (програми).

Структура — це найважливіша, але не єдина, характеристика організаційної системи. Тому виділяють різні чинники внутрішнього середовища організації: структура, цілі, завдання, технології, персонал, спільні цінності, стиль організації, фінансова система, інформаційна система, стратегія, навички персоналу, бізнес-процеси, влада, культура організації та деякі інші параметри.

Одним із підходів до групування чинників внутрішнього середовища може бути визначення їх через певні загальні характеристики, параметри — це наявність загальних цілей, перетворення ресурсів, залежність організації від зовнішнього середовища, розподіл праці, утворення підрозділів, необхідність та наявність органу, що управляє.[Додаток№2]

Таким чином, однією з найбільш відомих в Україні і за кордоном позицій щодо виокремлення чинників внутрішнього середовища, є розроблена М. Месконом, М. Альбертом і Ф. Хедоурі теорія, відповідно до якої основними змінними внутрішнього середовища виступають цілі, завдання, структура, технологія, а також люди (персонал організації). На наш погляд, ця позиція — це розвиток відомої теорії "діаманта" Г. Лівітта, який виділив чотири змінні організації: завдання або місія; структура; технологія; індивіди. Дослідник підкреслював значення кожного елементу та взаємозв'язків, наявних між ними, — зміна в одному з них обумовлює трансформації в інших[Додаток№3]

Також цікавий підхід до формування внутрішнього середовища організації розробили Д. Бодді і Р. Пейтон. Вони створили інтегральну модель організації, яка включає такі елементи: цілі, бізнес-процеси, технології, люди, влада, структура, культура організації. Д. Бодді і Р. Пейтона складається з наступних елементів.

Цілі. У центрі моделі (символічно) — цілі, на досягнення яких спрямована діяльність членів організації, що є бажаним станом організації в майбутньому. Технології. Устаткування, використовуване індивідами для перетворення ресурсів на корисний продукт (будівлі, верстати, офіси, комп'ютери, телекомунікації та інформаційні системи). Люди. Маються на увазі насамперед індивіди, які є членами організації та роблять для досягнення її мети внесок у формі навиків, знань та участі в процесі праці. Не слід забувати і про індивідів, що формально не є членами організації, але впливають на її діяльність. Влада. Відносини влади утворюють ядро менеджменту, формування якого здійснюється в міру відособлення управління як особливого виду діяльності та його інституціоналізації в організації. Деякі учені розглядають насамперед роль відносин менеджменту та працівників у досягненні балансу влади в суспільстві, предмет дослідження інших — проблеми розширення владних повноважень індивідів в ієрархії організації. Структура. Це спосіб розділення та координації праці в організації в широкому сенсі. Візуально вона виступає у формі організаційних діаграм. Формальну структуру зазвичай доповнюють неформальні механізми, що роблять не менш істотний вплив на роботу організації. Культура. Порівняно з іншими елементами організації це поняття базується в основному на нематеріальних категоріях. Нині багато менеджерів вважають організаційну культуру одним із найважливіших інструментів виконання поставлених завдань. Члени організації виробляють особливі методи праці, які у свою чергу можуть впливати на способи виконання робочих завдань та спілкування колег, включаючи новачків.[4]