Система управления знаниями. Стратегии персонификации и кодификации. Опыт внедрения за рубежом

 

Государственное образовательное учреждение

высшего профессионального  образования 

«Московский государственный университет экономики,

статистики  и информатики (МЭСИ)»

 

 

Реферат

 

по дисциплине: Управление знаниями в организации

 

на тему: "Система управления знаниями. Стратегии персонификации и кодификации. Опыт внедрения за рубежом"

 

 

 

 

        Выполнил: Узингина Анна Евгеньевна студент,

                                                Специальность антикризисное управление 

                                                Проверил_____________________                                      

 

 

Москва

2012 год 
Содержание

 

Введение                                                                                                                                                 3

1. Система управления знаниями. Стратегии персонификации и кодификации. Опыт внедрения за рубежом                                                                     4

2. Стратегии персонификации и кодификации                                                              8                                         

3. Зарубежный опыт системы управления знаниями                                              12

Заключение                                                                                                                                       20

Список рекомендуемой литературы                                                                                  22

Приложение                                                                                                                                        23

 

Введение

 

Подсчитано: около 45% времени  среднего менеджера средней компании уходит на поиск информации. Примерно 30% условного рабочего дня сотрудник  ищет нужные данные сам и еще 15% тратит на расспросы коллег, подчас о совершенно элементарных вещах. Где найти отчет  о продажах отдельных продуктов  за прошлый год? Насколько аккуратно  в прошлом расплачивался клиент, пожелавший заключить новый долгосрочный контракт? И т.д.

Получается, что почти  половина дня на многих предприятиях - это не работа, а лишь подготовка к ней. Но это утверждение верно  исключительно для тех компаний, в которых не организован процесс  управления знаниями. То есть совокупность различных правил и процедур, направленных на то, чтобы сотрудники оперативно и в нужном объеме получали знания, необходимые им для работы.

Целенаправленное управление знаниями позволяет оптимизировать операционную деятельность в компаниях  практически любого размера и  профиля деятельности.

Многие организации страдают из-за нескоординированности работы между отделами. Информационные ресурсы, созданные или используемые в  одних подразделениях, недоступны для  сотрудников других отделов.

На любом предприятии  нужно выделить особенно важные, "критические" знания, от фиксации и накопления которых  в решающей степени зависит эффективная  работа. Например, консалтинговым фирмам необходимо сохранить и систематизировать  информацию об успешно реализованных  проектах. Производственные предприятия  особенно дорожат своей технологической  документацией. Для торговых компаний - история финансовых взаимоотношений  с оптовыми покупателями и поставщиками. Именно эта информация должна в первую очередь сохраняться и передаваться новым сотрудникам. С ее систематизации может начаться управление знаниями в компании.

 

1. Система управления  знаниями. Стратегии персонификации  и кодификации. Опыт внедрения  за рубежом.

Сегодня необходимо создать  технологию интегрированной логистической  поддержки всех участвующих в  жизненном цикле предприятия  процессов, в том числе информационную поддержку жизненных циклов проектов, продукции и ресурсов, производственных, обеспечивающих управленческих и инвестиционных процессов. Построение в рамках интегрированной  системы менеджмента полного, достоверного и непротиворечивого описания процессов  жизнедеятельности предприятия  как системы в целом, создание единой базы знаний и базы данных, включающей описание материально-технических, трудовых, производственных, информационных и  финансовых ресурсов, обеспечивает оптимальное  решение возникающих в процессе управления задач.

Соответствующая международным  стандартам и объединяющая в единое целое различные спектры деятельности предприятия, такая система является мощным инструментом поддержки принятия решений и оптимального управления производственными, финансовыми, проектными, социальными, экологическими и информационными  рисками.

Интегрированная система  охватывает все существующие направления  управления организацией. В нее могут  входить международные стандарты  ISO серии 9000 на системы управления качеством, ISO серии 14000 на системы управления окружающей средой, стандарты OHSAS 18000 (Occupational Health and Safety Assessment Series) на системы управления (СУ) промышленной безопасностью и охраной труда, а также стандарт SA 8000 (Social Accountability) на системы социального и эстетического управления. Эти стандарты устанавливают конкретные требования к СУ в соответствующих отраслях, что является основой для создания единым требований к СУ организации.

управление  знание персонификация кодификация

Область применения стандарта  по безопасности и его соотношение  со стандартами по качеству и экологии показаны на рис.1:

 

Рис 1.

 

Довольно сложное задание  разработки, внедрения и поддержания  ИСУ способен выполнить только высоко компетентный персонал. Поэтому, по мнению авторов, базовой составляющей ИСУ  является подготовка персонала. В свою очередь, главной цели создания ИСУ - обеспечение стабильного развития организации - можно достичь на основе постоянного внедрения новых  идей, знаний, технологий, оборудования, то есть благодаря инновациям. Таким  образом, для достижения успеха в  условиях конкурентной борьбы организация  должна быть ориентирована на постоянный поиск, сбор и продуцирование новых  знаний. В этом сенсе управление знаниями становится существенным конкурентным преимуществом.

Управление знаниями может  определяться как систематическое  и организованное применение суммы  знаний, которые ежедневно применяются  в организации. Существуют два фазы этого процесса. Первая фаза состоит  в сборе и структурировании информации, которая генерируется в процессе повседневной деятельности организации. Целью этого этапа является сбор, сортировка и организация всех документированных  ресурсов, проектов, индивидуальных способностей и др. При этом следует понимать, что собранная информация очень  быстро устаревает. Поэтому очень  важной является вторая фаза, которая  состоит в создании благоприятной  коммуникационной среды для наиболее широкого распространения собранных  знаний среди персонала, ознакомление с ними и конвертации этих знаний в инновации. Фактически управление знаниями должно способствовать эволюции знаний в новые знания, которые  добавят ценности результатам деятельности организации. Руководствуясь содержанием  процесса управления знаниями, авторы предлагают выделить ключевые элементы этой сферы деятельности, которые  представлены на рис.2.

 

Рис.2 - Пример выделения ключевых процессов компании

 

Очень важной является роль современных информационных технологий для сбора и анализа соответствующей  информации о знаниях в определенных научных направлениях, которые содержатся в документах, опыте, умениях, навыках  сотрудников, которые определяют дальнейшее научное развитие, непосредственно  влияют на стратегическое развитие организации. При этом речь идет о накопление общего массива знаний в определенной сфере деятельности. Структуризация знаний через описание набора умений, навыков, опыта, объединенная с выявлением наилучших специалистов - носителей  уникальных знаний, - дает возможность  получать и генерировать новые знания для решения все новых практических и теоретических заданий, которые  встают перед обществом.

Управление знаниями предусматривает:

создание схемы вербального  обмена информацией между членами  коллектива;

создание схемы документирования и хранения информации;

подбор IT-инструментов, необходимых для выполнения этих задач;

выбор необходимых источников внешней информации.

Управление знаниями позволяет  решить четыре основные задачи:

сохранить накопленные знания ("явные" и "скрытые");

создать систему создания и сохранения новых знаний;

преодолеть информационную перегруженность компании;

оптимизировать взаимодействия между подразделениями компании.

По данным маркетингового исследования, проведенного одним из ведущих деловых изданий России, источником корпоративной бизнес информации на 70% являются личное общение и телефонные переговоры. То есть, цены, сделки, условия, координаты, договоренности, пожелания, требования, вопросы, ответы, удачные  и неудачные фразы, мнения, … все  это аудиоинформация компании.

Современный бизнес невозможно представить без информационных технологий. Задача создания информационной системы, полностью удовлетворяющей  потребностям предприятия и способствующей принятию верных решений, приобретает, таким образом, стратегический характер. Логично предположить, что существует и решение описанных выше проблем. Так, например, находит все большее  применение и корпоративное использование  программно-аппаратный комплект отечественной  разработки CLON. Данная система позволяет собрать, обработать и предоставить статистику по любым аудио-данным компании, а также предоставить аудио-данные для анализа и самообучения сотрудников. Максимальный эффект от внедрения данной системы обусловлен также возможностью гибкой настройки всего комплекса под нужды конкретной компании. Подробнее о применениях CLON по следующему адресу.

Актуальность внедрения  системы растёт каждый год. Каждый год  новые компании выходят на рынок  и начинают конкурировать с вашей  компанией на вашем сегменте рынка. Учитывая статистику, согласно которой  данная система окупается в среднем  за 3-6 месяцев, в зависимости от особенностей конкретного бизнеса, руководители компаний, которые задумываются о  развитии бизнеса, понимают, что ставки надо делать на новые решения и  современные технологии.

2. Стратегии  персонификации и кодификации

 

Существуют две основные стратегии управления знаниями - кодификация  и персонификация. Стратегия кодификации, которая требует существенных инвестиций в развитие компьютерного и информационного  обеспечения, базируется на формировании массива знаний и соответствующих  поисково-справочных системах без привязки их к специалистам, которые их генерировали. Это дает возможность другим специалистам повторно использовать накопленные  знания для решения подобных заданий.

Такой подход позволяет значительно  снизить стоимость самого интеллектуального  продукта, получить его в короткий срок. К тому же, качество и правильность найденного решения является достаточно высоким, поскольку оно проверено  на практике в предыдущих случаях - аналогах ситуаций.

Такая стратегия успешно  используется организациями, которые  работают в сфере предоставления услуг. Например, медицинских относительно формирования схемы лечения на основе массива аналогичных заболеваний  и предлагаемых методов лечения, или предоставление компьютерных систем разной конфигурации для решения  конкретных заданий заказчика оборудования.

Другая стратегия управления - стратегия персонификации. Она  базируется на создании баз данных относительно специалистов - носителей  уникальных знаний. Новые знания генерируются во время очных встреч, обсуждений, мозговых штурмов специалистов, а  также с применением современных  коммуникационных технологий по примеру  теле - и видеоконференций, использование  Интернет, спутниковых линий, телефона, факса, электронной почты и др.

Эта стратегия преимущественно  используется для решения сложных  уникальных заданий, которые отличаются от типовых, которые часто встречаются  в повседневной практике.

В стратегии персонификации основное внимание уделяется сотрудникам - носителям знаний. Неявно выраженное знание, которым обладают сотрудники, передается путем мозговых атак или  в результате диалога и становится таким образом достоянием всей организации. В этом случае люди являются главной  ценностью организации, которая  использует только высококвалифицированных  специалистов.

Отмечается, что, как правило, организация должна делать выбор  между стратегиями. Сочетание стратегий  кодификации и персонификации чаще всего приводит к неудачам. Среди  трудностей, возникающих при реализации проектов управления знаниями, отмечают:

36% приходится на проблемы  организационно-культурного характера;

30% относится к способности  и установкам персонала по  поводу обмена знаниями;

15% приходится на отсутствие  понимания со стороны сотрудников;

10% составляет отсутствие  информационно-технологической инфраструктуры.

Остальное составляет доступность  информационной базы, трудности в  структуризации данных и прочее.

3. Зарубежный  опыт системы управления знаниями

 

Практическое Управление Знаниями (УЗ) развивается за рубежом  уже не первый десяток лет. До начала 21 века преобладал так называемый "технологический  подход" к УЗ, когда под УЗ понималась совокупность технологических решений, которые использовались для совершения определенных действий с информацией (редко со знаниями) в компаниях - ее сохранения, поиска, анализа и  т.д. Поэтому к концу 2000 г многие компании были разочарованы результатами УЗ: технологические решения не вписывались  в каждодневную бизнес-практику, эти  решения были слишком сложны для  пользователей, у которых не было времени на их освоение; внедрение  решений не сопровождалось обучением  пользователей, которые к тому же не видели личной пользы в применении этих решений и пр. Одним словом, отсутствовала вторая необходимая  составляющая УЗ - организационная.